MANUAL DE GESTION Y CONTROL

de 14 TABLA DE CONTENIDO NOTAS DE CAMBIO --------------------------------------------------------------------------- 2 1. INTRODUCCIÓN -------------------------------------------------------------------------- 3 2. PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD POR PARTE DEL ALCALDE ----------------------------------------------------------------------- 4 3. OBJETIVO DEL MANUAL DE GESTION ----------------------------- 5 4. ALCANCE DEL MANUAL GESTION ---------------------------------- 5 5. DEFINICIONES ---------------------------------------------------------------------------- 6 6. RESPONSABLES ------------------------------------------------------------------------- 6 7. GENERALIDADES DEL MUNICIPIO DE MUNICIPIO URRAO ANTIOQUIA ---- 6 7.1. Datos Generales:... 6 7.2. Estructura Organizacional funcional:... 7 8. PLATAFORMA ESTRATÉGICA DEL MUNICIPIO ----------------------------------- 9 8.1. Compromiso ético... 9 8.2. Acuerdos... 9 8.3 estilo de la dirección... 9 8.4 Misión... 9 8.6 política de Calidad... 9 8.7 Objetivos de Calidad... 9 9. SISTEMA DE GESTIÓN ----------------------------------------------- 10 9.2. Exclusiones:... 10 9.3. Mapa de Procesos del Municipio... 11 9.4. Descripción de los procesos y su interacción.... 11 9.5. Tabla de Correlación entre el MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2004... 13 9.10 Comunicaciones... 14 9.11. Caracterización de los Procesos... 14 10. ANEXOS ------------------------------------------------------------------------------- 14

de 14 NOTAS DE CAMBIO NOTAS DE CAMBIO No Versión Inicial Naturaleza del Cambio 1 000 El presente documento modifica el Manual de Calidad adoptado por medio del decreto 116 del 31 de Diciembre de 2007. En este se realiza la integración del Modelo Estándar de Control Interno y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública llamándose MANUAL DE GESTION. Se actualiza la política y los objetivos de calidad; además de referenciar todos los documentos que hacen parte de estos dos modelos como lo son el código de ética, el código de buen gobierno, las políticas de talento humano, políticas de riesgo, entre otros. Se actualiza el organigrama y mapa de procesos de acuerdo al funcionamiento y manejo de la administración, los sistemas de información y comunicación, la nomenclatura de cada proceso y algunos datos de la reseña histórica del Municipio. Versión Final 001

de 14 1. INTRODUCCIÓN El Municipio de Municipio Urrao, como ente territorial y en función de dar cumplimiento al Artículo 311 de la Constitución Política de Colombia, el cual establece: Al municipio como entidad fundamental de la división políticoadministrativa del Estado le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes, ha implementado en el año 2006 un Sistema de Gestión de la Calidad y un modelo estándar de Control Interno, con el fin de cumplir su objeto social eficaz y eficientemente, propiciando un cambio en la cultura organizacional de tal manera que se dé un enfoque hacia el cliente, mediante la implementación de diferentes procesos. Con la definición de una clara política y objetivos de calidad, enfocados al cumplimiento de la misión del Municipio, de conformidad con la Constitución y la Ley, y teniendo en cuenta una cultura de mejoramiento que es la base de estos Sistemas, el Municipio ha detectado las siguientes ventajas que se reflejaran en última instancia, en la satisfacción del usuario final o comunidad: Se reduce el desgaste organizacional mediante la eliminación de actividades que no generan valor. Permanentemente, se detectan oportunidades de mejora mediante la medición del desempeño de los procesos y la retroalimentación con la comunidad. Se promueve la participación activa y motivación de los funcionarios. Mayor facilidad para dar cumplimiento a los requisitos de carácter legal y facilita la rendición de cuentas a los diferentes entes de control. Permite una relación de mutuo beneficio con proveedores y contratistas. La implementación de este sistema se ha realizado con base en las normas NTCGP 1000:2004, establecida por medio de la Ley 872 de 2003 que crea el Sistema de Gestión de la Calidad para el sector público, y el decreto 4110 de 2004 que adopta la Norma Técnica de Calidad y el modelo estándar de Control Interno MECI 1000:2005, instituida por la ley 87 de 1993 y el decreto 1599 del 2005. El compromiso permanente, por parte de la Dirección, Secretarios de Despacho, Jefes de Dependencia, Líderes de Proceso y funcionarios en general, ha sido el factor de éxito en la implementación, desarrollo, y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad. Los mecanismos de difusión han permitido que toda la información relacionada con el Sistema, sea socializada en forma permanente con los

de 14 funcionarios, proveedores, contratistas y con la misma comunidad, lo que ha generado un proceso de retroalimentación constante mejorando día a día el sistema y la prestación de servicios objeto social del Municipio. 2. PRESENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD POR PARTE DEL ALCALDE La administración Municipal de Urrao, tiene como objetivo fundamental la satisfacción de las necesidades de la comunidad y superar las expectativas, por tal razón se ha implementado un Modelo Estándar de Control Interno y un Sistema de Gestión de la Calidad, que nos permita dirigir y evaluar continuamente el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios. Nuestra misión institucional está enmarcada dentro de los principios de compromiso, interés general, cuidado de la vida en todas sus formas, conservación de los bienes públicos, liderazgo, enfoque hacia el cliente, para hacer de Urrao un Municipio Competitivo. Aunando esfuerzos con el equipo de trabajo que me acompaña, asumimos la responsabilidad de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad bajo las normas ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004, como herramientas administrativas que facilitan el manejo integral de la Administración Municipal, propiciando un cambio en la cultura organizacional de tal manera que se dé un enfoque hacia el cliente (comunidad), mediante la implementación de un modelo operativo por procesos plasmado en este Manual de Gestión y Control; compuesto por 14 Procesos (Gestión Estratégica y Planeación, Gestión de Comunicaciones, Gestión del Talento Humano, Gestión Documental, Gestión Comunitaria, Gestión de Agroambiental, Gestión Salud, Gestión Seguridad y Orden Público, Gestión Obras Públicas, Gestión Educación, cultura y deporte, Gestión Transito y Transporte, Gestión Financiera, Gestión de Mejora) y una guia. Este Manual de Gestión y Control, constituye una herramienta fundamental del Sistema Gestión de Calidad y Control del Municipio de Urrao ya que además de Identificar Procesos, determina su secuencia e Interacción. Con la implementación de estos sistemas, se obtienen beneficios como: Estandarización de procedimientos; Caracterización y homologación del que hacer diario de una entidad pública a pesar de los constantes cambios de la normatividad Colombiana; Facilita el cumplimiento de los requisitos establecidos por la legislación vigente, integrados a los requisitos propios de los clientes; Motivación y compromiso del personal; mejoramiento del clima organizacional; planificación y

de 14 organización del trabajo; Intensificación del trabajo en equipo; mayor conocimiento de las necesidades de la comunidad; mejora la imagen institucional ; gestión con eficacia, eficiencia y efectividad para ser competitivos. 3. OBJETIVO DEL MANUAL DE GESTION Este Manual tiene por objetivo definir y referenciar el Sistema de Gestión y Control de la Administración Municipal del Municipio Urrao, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos del cliente. El sistema de Gestión y Control de la Calidad de la Alcaldía de Municipio Urrao está orientado a la satisfacción de la comunidad, mediante la mejora continua del desempeño de la Administración y la prevención de todo evento que pueda afectar la satisfacción de dicha comunidad. 4. ALCANCE DEL MANUAL GESTION El Presente manual describe la Administración Municipal, responsabilidades y estructura del Sistema de Gestión de Calidad del Municipio de Municipio Urrao, de acuerdo con los requisitos específicos de la norma NTC-ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004, incluidos los procesos: Procesos Estratégicos: Gestión Estratégica y Planeación Gestión Comunicaciones Procesos Misionales: Gestión Salud Gestión Agro ambiental Gestión Comunitaria Gestión de Seguridad y Orden Público Gestión Obras Públicas Gestión Educación, Cultura y Deporte. Gestión de Transito y Transporte Procesos de Apoyo: Gestión Talento Humano Gestión Financiera Gestión de Bienes y Servicios Gestión Documental Procesos de Evaluación: Gestión de la Mejora

de 14 5. DEFINICIONES Aplican todas las definiciones contempladas que están dentro del modelo MECI y la NTCGP: 1000 6. RESPONSABLES Son responsables de velar por la aplicación e implementación de este Manual; el Alcalde como Director del SGC, el Representante de la Dirección, Coordinador del SGC y Líderes de Procesos, los Secretarios de Despacho y Directores o Coordinadores de Área, además, de los integrantes del comité de gestion y calidad mencionados en la resolución 450 del 17 de octubre de 2008. 7. GENERALIDADES DEL MUNICIPIO DE MUNICIPIO URRAO ANTIOQUIA 7.1. Datos Generales: Ubicación: Localizado en la parte norte del Suroeste lejano Antioqueño y fundado el 12 de junio de 1781 por Vasco Núñez de Balboa, tiene una extensión de 2.556 Km2. y a una distancia de Medellín de 157Km. De Medellín, según estadística local cuenta con 40.000 habitantes, 24.000 en el área rural y 16.000 en el área urbana; 1 corregimiento, 102 veredas, de las cuales 90 tienen Junta de Acción Comunal debidamente registradas, 14 asentamientos indígenas y 1500 Aborígenes Katíos aproximadamente, 14 barrios y 9 urbanizaciones. Temperatura: 20 grados. La cabecera municipal esta situada a 1800 metros sobre el nivel del mar y la altura del territorio va entre los 100 metros y 4.080 metros en el Cerro de Campanas, máxima altura de la Cordillera Occidental en Antioquia. Además cuenta con una temperatura de 18 C. Límites del Municipio: Por el norte con Abriaquí y Frontino. Por el occidente con Vigía del Fuerte, por el sur con el departamento del Chocó y Salgar y por el Oriente con Betulia, Concordia, Caicedo y Anza. Reseña histórica: La etnia de los aborígenes Catíos, antiguos habitantes de esta región, lucharon ferozmente contra los españoles para mantener sus pertenencias. Registros confiables indican que fue Vasco Núñez de Balboa el primer conquistador en llegar, a principios del siglo XVI. Se viene así a la memoria la importancia que tuvo en esta comarca y en general en todo el suroeste antioqueño un cacique indígena de nombre Toné, recordado conductor indígena que supo liderar, aunque sucumbiría luego,

de 14 fieras batallas contra los ibéricos, y con cuyo nombre hay bautizadas docenas de localidades y establecimientos por toda la región suroeste de Antioquia. Antiguamente el poblado fue llamado Xundabé, San Carlos de la Isleta, Olimpia y San José de Urrao. Algunas versiones sobre el origen del nombre actual dicen que en esta región habito un indígena llamado Gaspar Urrado y al Suprimirse al D quedo Urrao, o que pudo venir de los vocablos Catíos Uro que significa Cera y Do, rió, entonces seria rió de Cera o Camino de Cera. El pueblo se convirtió en paso obligado, o en asentamiento, para viajeros entre Antioquia y Chocó, y esta condición despegó su progreso Apelativo: Urraeño / ña Ecología Parque Nacional Las Orquídeas: área natural protegida de Colombia perteneciente a la jurisdicción de los municipios de Urrao, Abriaquí y Frontino, en el departamento de Antioquia. El parque comprende una porción de la selva andina adscrita a la cordillera Occidental en su vertiente occidental, así como también al páramo del sol, abarcando altitudes que oscilan entre los 300 y los 3.850 metros. Economía El Municipio de Urrao cuenta con el 60% de su población en el área rural distribuida, en 117 veredas, los cuales basan su economía en la producción agropecuaria siendo sus principales productos el frijol cargamanto, la granadilla, el tomate de árbol, la caña, el maíz, las hortalizas, además de esto la ganadería de levante y lechera es una de las principales fuentes de ingresos, junto con la minería, la explotación maderera y el comercio. Vías de comunicación Aéreas: Medellín - Urrao (20 minutos) Terrestres: Medellín-Amagá-Bolombolo-Concordia - Urrao (4 Horas y 1/2). Medellín Santafé de Antioquia Caicedo Urrao (5 horas) Medellín - cangrejo Altamira - Urrao (5 horas)

de 14 7.2. Estructura Organizacional funcional: La estructura de la Administración Municipal está conformada por las siguientes Secretarías y dependencias: ORMANIGRAMA DEL ALCALDE H. CONCEJO MUNICIPAL EPU. EMPRESAS PÚBLICAS DE URRAO ESE. HOSPITAL SANVICENTE DE PAUL DIRECCION DE CONTROL INTERNO PERSONERO SECRETARIA DE HACIENDA Y DESARROLLO ECONOMICO SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO ADMINISTRATIV O DIRECCION LOCAL DE SALUD DIRECCION DE BIENESTAR SOCIAL SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y OBRAS PÚBLICAS DIRECCION UMATA SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE SECRETARIA DE EDUCACION, CULTURA Y DEPORTES CARCEL MUNICIPAL CENTRO ADMINISTRACIO N DE DOCUMENTOS INSPECCION DE POLICIA COMISARIA DE FAMILIA SISBEN DIRECCION CULTURA DIRECCION DEPORTES 7.3 Estructura organizacional por procesos: El municipio de Urrao cuenta con una estructura organizacional por procesos acorde con su funcionamiento. (Ver anexo 1) 7.4 Talento Humano: La administración de Urrao para generar los resultados esperados y el logro de los objetivos institucionales, adopta mediante el decreto 126 del 20 de Noviembre de 2008, las políticas de talento humano, donde se consignan los principios y políticas del empleado.

de 14 8. PLATAFORMA ESTRATÉGICA DEL MUNICIPIO 8.1. Compromiso ético: La administración del Municipio de Urrao, se compromete a acoger y a cumplir los compromisos éticos mencionados en el código de buen gobierno en el titulo II y titulo III, para el óptimo funcionamiento de todas sus dependencias. 8.2. Valores éticos: los empleados de la entidad tendrán muy presente en su quehacer diario el código de ética y los valores de transparencia, respeto, honestidad, confianza, compromiso, responsabilidad, imparcialidad y equidad, amparados en el decreto117 del 31 de Octubre del 2008. 8.3 Estilo de la dirección: El estilo de la dirección me determina la manera como se dirige la administración y las directrices a seguir con todas las partes interesadas de la administración, estas directrices fueron adoptada por medio de decreto 118 de 1 de noviembre de 2008. Código del buen gobierno. 8.4 Misión: Somos una entidad territorial del orden municipal, que fundamenta en el compromiso, la equidad y la transparencia su gestión pública, para mejorar la calidad de vida de la comunidad. 8.5 Visión: Urrao en el 2019 será líder en el suroeste antioqueño, en los sectores agro ambienta, turístico y desarrollo social. 8.6 política de Calidad: La Administración municipal de Urrao adopta como política de calidad la siguiente: Seremos mejoradores de la calidad de vida de la comunidad, a través de la gestión pública, que nos permita ser líderes en el suroeste antioqueño en los sectores, agroambiental, turístico y desarrollo social, comprometidos con la normatividad como el desarrollo del talento humano y el mejoramiento continuo. 8.7 Objetivos de Calidad: Fortalecer los aspectos de seguridad, orden público, convivencia y paz. Estructurar, divulgar y fortalecer una cultura de convivencia.

de 14 Mejorar la cobertura a los servicios de educación y salud, a personas en situaciones de desprotección y vulnerabilidad. Mejorar el nivel de vida de la comunidad a través del trabajo productivo. Mejorar condiciones para la comunicación y movilidad en nuestro territorio. Preservar los recursos naturales del territorio. 8.8 planes y programas El plan de desarrollo se convierte en el mecanismo de despliegue de toda la plataforma estratégica, ya que integra todo el contenido misional y todos los esquemas de trabajo necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales; estos fueron aprobados por el Honorable Concejo Municipal en el Acuerdo Municipal 015 del 2008. 8.9 gestion de riesgos: La identificación de los riesgos y el tratamiento de los mismos, establece las guías de acción necesarias a todos los servidores públicos, permitiéndoles tomar las decisiones adecuadas, es por esto que la administración municipal adopta políticas de riesgo (decreto 127 de 20/2008) y tener la forma de administrarlos. 9. SISTEMA DE GESTIÓN 9.1. Alcance del Sistema de Gestión y Control: Aplica para todos los procesos definidos en el mapa de procesos del municipio de Urrao, enmarcados entre las normas constitucionales y legales aplicables a la gestión pública municipal 9.2. Exclusiones: Se excluyen del Sistema de Gestión y Control los siguientes requisitos planteados en las normas NTCGP 1000:2004 Requisito 7.3: Diseño y Desarrollo. Se excluye este requisito del sistema de Gestión y Control del municipio de Municipio Urrao, puesto que la entidad no desarrolla actividades de diseño y desarrollo de productos y servicios. Requisito 7.6: Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición. Se excluye este requisito del sistema de Gestión y Control del municipio de Municipio Urrao, puesto que no es una actividad que desarrolla la Administración Municipal.

de 14 9.3. Mapa de Procesos del Municipio MAPA DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS GESTION ESTRATEGICA Y PLANEACION GESTION COMUNICACIONES C L I E N T E 4,1-4,2,1-4,2,2-5,1-5,2-5.3. - 5.4-5-5-5,6-6.1-8.2.3-8.4 7.2.3 7,1 GESTION SALUD GESTION DE SEGURIDAD Y ORDEN PUBLICO GESTION TALENTO HUMANO PROCESOS MISIONALES GESTION OBRAS PÚBLICAS GESTION AGROAMBIENTAL 6.3-7.6 7.1-7.2-7.5.1-7.5.2-7.5.4-7.5.5-8.2.1-8.2.3-8.2.4 PROCESOS DE APOYO GESTION FINANCIERA 6.2.1-6.2.2-6.4 7.4 8.2.3 GESTION EDUCACIÓN CULTURA Y DEPORTE GESTION DE BIENES Y SERVICIOS GESTION COMUNITARIA GESTION TRANSITO Y TRANSPORTE GESTION DOCUMENTAL C L I E N T E PROCESOS DE EVALUACIÓN GESTIÓN DE LA MEJORA 4.2.3-4.2.4-7.5.3 8.1-8.2.2-8.3-8.5.1-8.5.2-8.5.3 9.4. Descripción de los procesos y su interacción. 9.4.1. Procesos Estratégicos Gestión Estratégica y Planeación (GEP): Este proceso define y planifica toda la implementación, desarrollo, mantenimiento y mejora del SGC del Municipio Urrao; Permite realizar toda la planeación financiera, administrativa, de programas y servicios a través de la elaboración de diferentes planes y proyectos como el plan de desarrollo, plan de acción, plan financiero, entre otros.

de 14 Gestión de comunicaciones (GCO): Consiste en facilitar la comunicación entre el personal de la entidad y el público externo creando espacios de información, participación y opinión 9.4.2 Procesos Misionales Gestión de Salud (GSA): Proporciona las directrices para la gestión de relacionado con la prestación del servicio de salud para la población del municipio. Gestion Agroambiental (GAA): Proceso que esta orientado a promover el manejo sostenible de las diferentes actividades agropecuarias. Gestión Seguridad y Orden Público (GSO): Permite velar por el cumplimiento normativo Espacio Público, Establecimientos de Comercio, Inspecciones de Policía, Control de detenidos y todo lo relacionado con el cumplimiento de las normatividades del Municipio de Urrao. Gestión Comunitaria (GCM): Permite organizar, sistematizar y medir las actividades de formación, apoyo social, asesoría y asistencia brindadas a la comunidad. Gestión de Obras Públicas (GOP): Permite reestablecer la funcionalidad del municipio con relación a su parte de infraestructura de la municipalidad, así mismo permite tener en buenas condiciones las instalaciones de la Administración Municipal y de las entidades municipales. Gestión Educación, Cultura y Deporte (GED): Contribuye al fortalecimiento de las capacidades, habilidades, destrezas, conocimientos y competencias de la comunidad a través del buen esparcimiento de la comunidad en general. Gestión Tránsito y Transporte (GTT): Permite velar por el cumplimiento del Código de Tránsito y Transporte y la normatividad expedida por el Ministerio de Transporte Nacional, y todo lo relacionado con el cumplimiento de las normatividades del Municipio de Urrao. 9.4.3. Procesos de Apoyo Gestión del Talento Humano (GTH): Contribuye al fortalecimiento de las capacidades, habilidades, destrezas, conocimientos y competencias del recurso humano de la Administración Municipal Gestión Documental (GDO): Permite administrar técnicamente el patrimonio documental del Municipio de acuerdo a la normatividad vigente.

de 14 Gestión de Financiera (GFI): Proporciona los recursos necesarios para el funcionamiento eficiente y eficaz de los proyectos, planes y programas encaminados al fortalecimiento institucional y el beneficio de la comunidad en general y para facilitar la prestación efectiva de los servicios. Gestión Bienes y Servicios (GBS): Proporciona los lineamientos para la contratación de servicios y adquisición de bienes necesarios para la prestación de los servicios a la comunidad por parte del Municipio. 9.4.4. Procesos de Evaluación Gestión de la Mejora (GME): Evalúa los diferentes procesos y procedimientos del sistema de gestión y control del Municipio, verificando el cumplimiento de los requisitos respectivos, realizando auditorías internas. Establece las directrices e instrumentos para analizar toda la información que resulte de los procesos, proveedores y clientes del Municipio e implementar las acciones correctivas, preventivas y de mejora necesaria que conlleven al incremento de la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema. 9.5. Tabla de Correlación entre el MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2004 (Ver Anexo 2) 9.6. Matriz de Correlación de los procesos, objetivos y líderes de las diferentes áreas del Municipio de Urrao (Ver Anexo 3) 9.7 Normograma (Ver Anexo 4) 9.8 Sistemas de Información: Sistema de información primaria: conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, toda la información definida en la caracterización de los procesos que tengan como origen entes externos, comunidad, proveedores, contratistas, entes reguladores, las fuentes de financiación entre otros; incluyendo quejas y reclamos y encuestas de percepción y satisfacción Sistema de información secundaria: conformado por el conjunto de datos que se origina y/o procesan la interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función, se obtiene de os diferentes sistemas de información que soportan la gestión

de 14 de la entidad. Toda la información que en la caracterización esta registrada como salida se constituye en información secundaria, además hacen parte de esta información, los manuales de procedimiento, los resultados de información que generan los diferentes procesos (indicadores), actas de reuniones, registros contables y de operación. 9.10 Comunicaciones Conjunto de elementos de control que apoya la construcción de la misión, la visión y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos; facilitando el cumplimiento de los objetivos institucionales y sociales. El componente de comunicación se fundamenta en tres elementos: comunicación organizacional, comunicación informativa y medios de comunicación. Ver matriz de comunicaciones en el proceso de comunicación 9.11. Caracterización de los Procesos (Ver Anexo 5) 10. ANEXOS 10.1. ANEXO 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS 10.2. ANEXO 2 TABLA DE CORRELACIÓN MECI 1000:2005 Y LA NORMA NTC ISO 9001:2000 10.3. ANEXO 3 MATRIZ DE CORRELACION DE LOS PROCESOS 10.4. ANEXO 4 NORMOGRAMA 10.5. ANEXO 5 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS