MANUAL PARA EL MANEJO DE CONTABILIDAD ELECTRÓNICA El siguiente manual describe los pasos necesarios para poder generar la información necesaria para el envió de la de la contabilidad electrónica contemplando los siguientes puntos Asociación de XML a los documentos de compras (lectura del UUID) Creación de cuentas bancarias asociadas con los proveedores Asignación de código agrupador las cuentas del catalogo Asignar el código de banco a las cuentas bancarias según el catálogo del sat Asociación de movimientos y comprobantes a las pólizas contables Esta es la primera versión que se libera relacionado con la contabilidad electrónica, en próximas fechas se liberaran nuevas versiones para complementar el proceso ya que el SAT aún no termina de establecer al 100% las reglas para generar y validar los archivos que se van a generar, a este manual se adjuntara la última resolución en la cual se establece que la regla entra en vigor en el año 2015. Sin embargo con esta versión los usuarios ya se pueden ir dando una idea de que información necesitan registrar en el sistema para poder generar la información posteriormente. Cabe señalar que el sistema genera en automático la información de los egresos (cheques y transferencias), la parte de ingresos estamos en espera de alguna confirmación si también va a ser requerida ya que la complejidad para generar esta información aumenta significativamente.
ASOCIAR XML A DOCUMENTOS DE COMPRAS Y DEVOLUCIONES (COMPROBANTES) Una vez generada la compra en el sistema, en el listado de documentos de compras presionar la letra I sobre el registro de la compra a la cual se quiere asociar el XML. Al presionar la letra I aparecerá una pantalla de información del documento, se debe seleccionar la pestaña con la leyenda XML. Una vez posicionado en esa pantalla dar doble clic sobre el área de texto debajo de la casilla del dato del UUID, y buscar el archivo en el explorador. El asignar el XML a los documentos facilitara la generación de registros de comprobantes para las pólizas contables, en resumen al momento de contabilizar los documentos el sistema generara en automático los registros de los comprobantes sobre las pólizas contables. Nota: en los documentos de venta este paso se omite ya que en ese tipo de documentos la asignación se realizara al momento de generarse el timbrado.
CREAR CUENTAS DE PAGO PARA PROVEEDORES Para generar una cuenta de pago de un proveedor se debe ingresar a la pantalla de los datos del proveedor en modo de edición y presionar el botón con el signo + para agregar. Al presionar el botón flotara una pantalla de captura donde se debe capturar lo siguiente Banco (opcional) Cuenta Código banco Concepto Una vez generada se debe asignar seleccionando del listado de métodos de pago y dando clic en el botón guardar para cerrar la operación. Nota: si no se asignan cuentas para el proveedor se deberán llenar estos datos en un paso adicional directamente sobre la póliza contable.
ASIGNAR CODIGO AGRUPADOR DEL SAT Existen dos maneras de asignar el código del sat a las cuentas del catalogo Al dar de alta una cuenta nueva Pantalla de código agrupador
ASIGNAR CODIGO DE BANCO A CUENTAS BANCARIAS En el módulo de cuentas bancarias entrar en modo de edición y asignar el código de banco correspondiente. Nota: hay cuentas por ejemplo caja chica (si se utiliza) que no es necesario asignar el código
CONSULTA E INSERCIÓN DE REGISTROS DIRECTAMENTE EN LA PÓLIZA Una vez generada la póliza se pueden asociar los movimientos relacionados con la misma en caso de que no se hayan asignado los datos previamente para automatizar el proceso o si falto algún dato por asignar, o en el caso de los ingresos en los cuales el sistema por el momento no genera la información. En la parte inferior de la pantalla hay una pestaña llamada Contabilidad Electrónica en la cual se pueden visualizar los detalles de los movimientos y comprobantes relacionados con la póliza, desde esa sección de realizan los dos procesos principales. La sección está dividida en 3 Cheques Transferencias Comprobantes Acciones Agregar: para agregar un nuevo elemento realizar un doble clic sobre el encabezado de cualquier columna (encabezado de la columna es la parte donde está el nombre de la columna) de la sección deseada Consulta y edición: dar un doble clic sobre el registro que se desea consultar en ambos casos una vez terminada la captura presionar el botón de guardar Eliminar: Posicionarse en el registro y presionar la tecla supr