Introducción a Insightly un libro electrónico de
Gracias por elegir Insightly! Nuestro objetivo es facilitarte las cosas y darle a tu pequeña empresa la potencia que necesita para expandirse y crecer. Estás listo para empezar? Creamos esta guía para ayudarte a configurar Insightly para tu empresa. Estos 10 pasos cubren los temas clave, como agregar usuarios, crear filtros personalizados, importar datos, configurar alertas y tareas, y mucho más: todo lo que necesitas para que Insightly funcione para ti. Te ofrecemos 10 pasos sencillos para empezar a utilizar Insightly. CONFIGURACIÓN Y TEMAS QUE SE DEBEN CONSIDERAR: [1] USUARIOS. A menos que seas un emprendedor que trabaja solo (es decir, una empresa por ti mismo), tu aplicación de CRM será una herramienta de colaboración. Cuando hayas configurado una cuenta de Insightly, deberías invitar a otros usuarios a utilizar el sistema. Piensa qué usuarios invitar y qué datos quieres que vean. Por ejemplo, deberían usar Insightly todos en la compañía o solo algunas personas? Piensa también qué tipo de permisos sería conveniente implementar. Crees que todos los usuarios deberían ver toda la información de la aplicación de CRM, o prefieres que ciertos usuarios o equipos vean información específica?
[2] [3] DATOS, DATOS Y MÁS DATOS. Determina qué datos quieres tener en Insightly. Asegúrate de que los datos que quieras importar a Insightly estén tan limpios como sea posible. Si tienes datos en varios lugares (email, hojas de cálculo u otros programas) asegúrate de compilarlos en una hoja de cálculo. Cuando tengas todos los datos en una hoja de cálculo, podrás eliminar los duplicados y determinar si hay alguna información que no se deba importar a Insightly. Por ejemplo, tal vez tengas contactos con quienes no te has comunicado en varios años y ni siquiera estás seguro de que los datos estén actualizados. O tal vez tengas contactos con información incompleta. Es necesario agregarlos a Insightly? Si tienes campos personalizados en tu hoja de cálculo (por ejemplo, región de venta, tipo de cliente, número de pieza), toma nota de esos campos porque deberás crear un campo personalizado en Insightly antes de importar. IMPORTACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DATOS. Cuando tus datos estén limpios, podrás importarlos a Insightly. Insightly cuenta con funcionalidad para importar directamente de: Gmail Archivos de Excel o en formato.csv Si deseas exportar tus datos desde otros orígenes de datos, una búsqueda rápida en Google debería ayudarte. Por ejemplo, si buscas Cómo exportar contactos desde XXX (donde XXX es el nombre de la aplicación de origen), probablemente encontrarás al menos un artículo con instrucciones detalladas. Aquí te ofrecemos sugerencias y prácticas recomendadas para agregar datos a Insightly. Asegúrate de leer todas las preguntas más frecuentes en los vínculos a continuación: Te sugerimos que primero importes tus organizaciones (y las notas), luego los contactos (y las notas). De este modo, los contactos se vincularán automáticamente a las organizaciones y los registros subsiguientes también se vincularán. Se necesita tener la dirección completa (línea de dirección, ciudad, estado/ país, código postal) para que se importe cualquiera de los componentes de una dirección. No se pueden importar ciudades y países por sí solos.
Los contactos necesitan al menos un nombre o un apellido para ser importados. Si el nombre completo está en un solo campo, asígnalo al campo Nombre completo. http://help.insightly.com/en/are-there-guidelines-tricks-and-tips-for-importing-data/ http://help.insightly.com/en/how-do-i-import-data-into-insightly/ Hasta tenemos hojas de cálculo de ejemplo que puedes usar o modificar: http://help.insightly.com/en/are-there-sample-files-available-for-setting-up-my-imports/ Una vez que los datos estén en Insightly, piensa cómo clasificarlos para poder encontrarlos fácilmente. Además de los campos personalizados, puedes filtrar los datos utilizando categorías y etiquetas. Si creas campos personalizados o utilizas etiquetas, puedes crear filtros personalizados para ver esos datos. Al utilizar Insightly para administrar tus contactos, serás más eficiente y organizado. [4] REALIZA EL SEGUIMIENTO DE LAS INTERACCIONES CON LOS CLIENTES POR EMAIL, NOTAS Y TAREAS. La mayoría de las interacciones se realizan por email, así que probablemente quieras guardarlos en Insightly. Esto te permitirá centralizar todas las interacciones con los clientes en una ubicación conveniente. Si utilizas Google Apps, nuestro muy popular gadget de Gmail te permite guardar emails en Insightly con unos pocos clics. Si no utilizas Google Apps Gmail, así es cómo puedes guardar tus emails en Insightly. Además, puedes realizar el seguimiento de las reuniones y las llamadas telefónicas del cliente con los registros de Notas o Tareas de Insightly. Si utilizas Evernote, puedes vincular cómodamente tus elementos de Evernote y Evernote Business directamente desde los registros de Insightly.
[5] [6] [7] [8] SINCRONIZACIÓN DE CALENDARIO Y CONTACTOS. El calendario de Insightly muestra todos tus eventos de Insightly. Hasta puedes hacer clic en las casillas de verificación disponibles para ver tus tareas con fechas de finalización, tus hitos y los eventos públicos de los otros usuarios de Insightly. Además, si tienes un plan pago de Insightly y utilizas Google Contacts o Google Calendar, puedes sincronizar los contactos y los elementos de calendario de Insightly con Google. ALERTAS, NOTIFICACIONES Y TAREAS. Insightly tiene varias opciones para mantenerte al tanto de tu apretada agenda y asegurarte de tener siempre la información más reciente. Por ejemplo, tal vez desees recibir notificaciones cuando finaliza una tarea que asignaste a otro usuario, cuando cambian los detalles de un contacto que te interesa o cuando otro usuario agrega archivos o información nueva a un proyecto. A su vez, las tareas pueden ayudarte a estar seguro de no se te escape nada. Si tienes una actividad pendiente que se repite, puedes crear rápidamente una tarea recurrente y configurar el envío de recordatorios por email para no olvidarte de nada. También puedes asignarles tareas a otros usuarios. SETS DE ACTIVIDADES. Los sets de actividades te permiten automatizar las tareas y los eventos repetitivos y te ahorran el tiempo que llevaría crearlos uno por uno. Por ejemplo, puedes crear un set de actividades para tu proceso de ventas: llamada inicial, email de seguimiento, llamada de control 5 días después. Un conjunto de actividades te mantendrá al tanto de todas las tareas y los procesos. OPORTUNIDADES E INFORMES. Las oportunidades ofrecen una manera práctica de realizar el seguimiento del dinero que ingresa a tu empresa. Si utilizas Insightly para el seguimiento de las ventas, puedes crear una oportunidad cuando uno de tus contactos manifiesta su deseo de comprarte algo. Por ejemplo, si tienes una fábrica, puedes crear una oportunidad cuando un cliente desea comprar uno de tus productos. Si trabajas para una organización sin fines de lucro, puedes crear oportunidades para realizar el seguimiento de las donaciones. Si trabajas en educación, puedes crear oportunidades para realizar el seguimiento del éxito de las actividades de recaudación.
Utiliza las oportunidades de Insightly para el seguimiento de los negocios que llegan a tu organización. Cuando creas una oportunidad, puedes definir su valor monetario potencial, establecer la probabilidad de ganar la oportunidad y establecer la fecha de cierre prevista de la operación. También puedes utilizar las razones del estado de las oportunidades predefinidas en Insightly (es decir, abierta, ganada, abandonada, suspendida, perdida) y las categorías (es decir, email, teléfono, seguimiento, reunión) como ayuda para administrar el proceso de venta. Además de las razones de estado de las oportunidades y las categorías, puedes crear una canalización para realizar el seguimiento de las diferentes etapas de una oportunidad. Imaginemos que tu compañía es una consultora de administración de (Canalización facilitada por insightlyadvocate.com)
proyectos. Puedes crear una canalización para reflejar cada etapa del proceso que utilizas para ganar el negocio, por ejemplo: en desarrollo, obtención de los datos del cliente, propuesta, negociación, cerrado, en espera, perdido. [9] Una vez que has creado las oportunidades, los informes de Insightly pueden darte una macrovisión o una microvisión del nivel de solidez de tu empresa. Por ejemplo, puedes averiguar qué empleados han vendido más, por qué perdiste algunas operaciones, o bien puedes echar un vistazo al total de oportunidades entrantes para pronosticar tus ingresos futuros. PROYECTOS. Los proyectos son una función integrada en Insightly y constituyen uno de nuestros principales factores de diferenciación. Son muy prácticos, especialmente si estás en una industria de servicios. Una vez que vendes tu servicio a un cliente, puedes convertir la oportunidad cerrada en un proyecto y comenzar a trabajar en él ara prestar tu servicio. Como sucede con las oportunidades, puedes crear una canalización para el proyecto. Si decides no utilizar canalizaciones, puedes crear hitos para cada paso del proyecto e indicar un plazo concreto para su finalización. Puedes crear y asociar tareas con cada hito del proyecto para lograr un control más detallado de lo que hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y quién debe realizarlo. Haz el seguimiento de los hitos de tus proyectos para asegurarte de que nada se escape. [10] VÍNCULOS. Los vínculos son una función popular y exclusiva del CRM de Insightly. Te permiten crear relaciones basadas en tu modelo de negocios o en tu industria, para tener una visión de 360 grados de la red. Por ejemplo, puedes configurar fácilmente relaciones como Bob es colega de Jan, Western Acme Associates es filial de Acme Industries o Jenna trabaja para Melissa. Vincular registros en Insightly es muy fácil.
Integraciones A continuación, encontrarás una lista de las integraciones actuales. Si deseas integrar Insightly con una aplicación personalizada, consulta la información sobre nuestra interfaz de programación de aplicaciones (API): Evernote: incluye las notas de Evernote y Evernote Business en Insightly. Google+ Hangouts: entabla conversaciones de voz, de video y en grupo desde Insightly. MailChimp: envía emails masivos desde Insightly (únicamente los planes de pago). Redes sociales: conoce los perfiles públicos de un contacto en las redes sociales. Quote Roller: envía cotizaciones profesionales a tus clientes potenciales. Zapier: crea conexiones (zaps) para realizar integraciones punto a punto entre Insightly y cientos de aplicaciones SaaS. API: utiliza nuestra interfaz de programación de aplicaciones REST para integrar Insightly con tus aplicaciones internas o personalizadas.
Siguientes pasos: cómo escalar con Insightly Ya has completado la configuración inicial y estás en camino a convertirte en un as de la productividad. Cuando estés más familiarizado con Insightly, no olvides agregar más usuarios, ya que pueden ofrecerte formas más creativas de utilizar la aplicación y desarrollar tu empresa. Si tienes otras preguntas, no dudes en comunicarte con nuestro equipo de soporte (support@insightly.com), quienes con mucho gusto te ayudarán. También puedes seguirnos en Facebook (facebook.com/insightly) o enviarnos un tuit a @Insightlyapp. S i d e s e a s o b t e n e r sugerencias, prácticas recomendadas e información general, síguenos en línea. insightly.com [8]