Intrducción a Micrsft Office Excel 2010 y Fórmulas Básicas UNIDAD 1 Estructura de Cntenids: 1. Intrducción a Micrsft Excel 2010 Entrn y fundaments de Micrsft Excel 2010. Elements del entrn en una Hja de Cálcul. Selección de celdas y rangs de celdas. Teclas de desplazamient. Tips de dats. Edición de la hja de cálcul. Frmats de celdas: númers, alineación, fuente, brdes, tramas. Frmats persnalizads. Cmentaris en Excel 2. Fórmulas Básicas y Referencias de Celdas Operadres aritmétics. Cnstrucción de fórmulas. Tips de referencias de celdas: relativas, abslutas y mixtas. Nmbres de rangs.
Intrducción Estimad participante: En esta Unidad aprenderás ls cncimients básics de Micrsft Office Excel 2010, que te servirá para identificar su entrn y sus elements de la hja de cálcul; para tener un mejr dmini en la administración de ls dats y tareas académicas y/ empresariales. Excel 2010 es la hja de cálcul líder en el mercad. Es además, el sftware más ptente, más flexible y más utilizad del mund. Gran parte de ls prgramas a la medida "independientes" que existen, en realidad utilizan a Excel cm mtr de cálcul. Casi tds muestran sus resultads en una hja de Excel. Cncerems el entrn y ls fundaments de manej de la hja de cálcul, cm: ingresar crrectamente ls diferentes tips de dats, aplicar ls diverss frmats de celdas, para mejrar la presentación de ls dats y resultads btenids mediante el us de fórmulas. Te dese éxits en el desarrll de esta Unidad.! Imprtante: Para llegar a utilizar Excel en frma eficiente, debes prestar mucha atención cn las aplicacines desarrlladas en cada una de las unidades y practicarl hasta dminarl, así cm desarrllar las actividades prpuestas que permiten refrzar tu aprendizaje. P á g i n a 2
1 DEFINICIÓN DE MICROSOFT EXCEL Excel es un prgrama para analizar, cmpartir y administrar infrmación para la tma de decisines, el cual cnsiste en una hja de cálcul, utilizada para realizar fórmulas matemáticas y cálculs aritmétics, bases de dats. Es un cmpnente de la Suite Office que genera archivs llamads Librs cmpuests pr bjets de cálcul llamads Hjas. 2 INICIANDO UNA SESIÓN EN MICROSOFT EXCEL 2010 Recuerda que para pder iniciar el prgrama debes seguir ls siguientes pass: a) Clic en el btón Iniciar. b) Seleccinar Prgramas. c) Elegir Micrsft Office. d) Finalmente clic en Micrsft Excel 2010. 3 ENTORNO DE TRABAJO DE MICROSOFT EXCEL El prgrama después de haberse ejecutad, muestra en pantalla ls siguientes elements ls cuales se mencinan a cntinuación: Barra de acces rápid. Cinta de pcines. Barra de fórmulas. Celda activa. P á g i n a 3
Hjas. Barra de estad. Barra acces rápid Cinta de pcines Barra de fórmulas Celda activa Hjas Barra de Estad Cnsiderand la figura anterir es imprtante que cnzcams brevemente la utilidad de ls elements descrits. 1. Barra de Acces Rápid: prgrama. Cntiene las peracines básicas que se pueden realizar en el Nuev (Ctrl + U) Guardar (Ctrl + G) Abrir (Ctrl + A) Vista Previa de Impresión Impresión rápida 2. Cinta de Opcines La Cinta de Opcines, está rganizad en Fichas, que cntiene a Grups y ests a ls diferentes cmands herramientas a usar en cualquier aplicación. P á g i n a 4
Algunas fichas sól se muestran cuand es necesari. Pr ejempl, la ficha Herramientas de imagen sól se muestra cuand se seleccina una imagen. Ficha Inici Cmand Grup A cntinuación definims cada cmpnente: Ficha: Hay siete en la parte superir y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel. Grup: Cada ficha tiene grups que cntienen cmands a usar. Cmand: Sn las órdenes que puede usar el prgrama para ejecutar una acción. 3. Barra de Fórmulas La barra de fórmulas es el espaci en el que aparecen las expresines que intrducims en cada una de las celdas de Excel. Facilita la creación y mdificación de fórmulas, al tiemp que prprcina infrmación acerca de las funcines y sus arguments. Cuadr de nmbres Cancelar Insertar Función Intrducir Barra de Fórmulas P á g i n a 5
4. Libr de Excel Libr: Es el archiv del prgrama, pr defect se abre cm Libr1. Etiquetas de hjas: Cada libr nuev tiene tres hjas pr defect (Hja1, Hja2 y Hja3). Para ver una hja de cálcul, tiene que hacer clic en la etiqueta crrespndiente. La siguiente figura ns ilustra gráficamente l mencinad: Nmbre del libr Hjas del libr Al iniciar Excel el primer libr de trabaj que se visualiza se denmina Libr1. Si abrims un nuev libr durante la misma sesión, Excel l llama Libr2. Pdems tener varis librs abierts a su vez y guardarls psterirmente cn un nmbre diferente. 5. La hja de cálcul La hja de cálcul se divide en una trama de clumnas y filas. Clumnas: Se asigna una letra, mstrada en la cabecera de la clumna. El rang de letras va desde A hasta XFD siend un ttal de 16,384. Filas: Se asigna un númer, mstrad en el encabezad de cada fila. El rang está cmprendid desde 1 hasta 1 048,576. Celdas: Es la intersección de filas y clumnas, es el espaci dnde se insertan ls dats. P á g i n a 6
Celda Clumnas Filas 6. Celda activa Es la única que se puede desplazar pr tda la hja de cálcul. Para ell haga un clic cn el muse use las teclas de desplazamient del teclad. Al hacerl la celda se cnvierte en la celda activa y estarems lists para ingresar el dat. Esta celda tiene elements que es necesari recncer, prque l usarems psterirmente. Si ubicams el punter en el Brde pdems: Mver: Arrastrar el brde hacia tra psición. Cpiar: Pulsar Ctrl + y arrastrar a tra psición. Si ubicams el punter en el Área pdems: Seleccinar: Arrastra sbre las áreas deseadas. Si ubicams el punter en Rellen pdems: Rellenar y/ Cpiar: dependiend del valr cntenid en la celda. NOTA: Ahra que ya sabems cóm iniciar el prgrama y recncer su entrn de trabaj, debems ingresar dats a las celdas de la hja de cálcul y así crear nuestra aplicación. 4 SELECCIÓN DE CELDAS EN UNA HOJA DE CÁLCULO Antes de aplicar ls frmats a las celdas debems aprender a seleccinar las celdas que recibirán dichs frmats. P á g i n a 7
Para ell tenems diferentes cass: 1. Seleccinar una celda: Cn el Muse: Un clic en la celda deseada. Observa el ejempl cuand se selecina la celda A2. 2. Seleccinar Celdas Adyacentes: Cn el Muse: Arrastrar entre las áreas de las celdas deseadas. Observa el siguiente ejempl cuand seleccinams desde la celda A4 hasta la celda F5. Para ampliar reducir un rang seleccinad, debems presinar la tecla SHIFT y hacer clic en la celda hasta dónde se desea ampliar reducir la selección. 3. Seleccinar Celdas Dispersas: Cn el Muse : Seleccinar el rang inicial (A6:A11) y manteniend presinada la tecla CTRL, seleccine el siguiente rang (C6:C11 y lueg E6:E11). Observa el ejempl: P á g i n a 8
! Imprtante: MUY BIEN!: Ahra que ya sabems seleccinar celdas, pdems aplicar frmats a las celdas. 5 DESPLAZARSE DENTRO DE UNA HOJA DE CÁLCULO Para desplazarte dentr de la hja de cálcul, se realiza algun de ls siguientes prcedimients: a) Utilizand las barras de desplazamient y el clic del muse. Ns desplazams cn las barras de desplazamient dentr de la hja, y hacems clic en la celda P13. b) Utilizand el cuadr de nmbres. Utilizand el cuadr de nmbres digitams la referencia de celda A2 y lueg pulsams Enter. P á g i n a 9
c) Utilizand el teclad. Teclas de dirección: las utilizams para mverse entre celdas, dentr de la hja de cálcul. Teclas de paginación: las pdems utilizar para avanzar pantalla pr pantalla. 6 TIPOS DE DATOS a) Text: Cadena de caracteres (Palabras, títuls, nmbres, etc.). a cntinuación se mencinan alguns ejempls. b) Valres: Dentr de este grup pdems mencinar a ls siguientes: Númers: dentr de ls númers mencinams a ls siguientes tips enters, decimales, mneda, científica, fracción, prcentaje. Fechas: dentr de este grup mencinams a la Fecha y hra. Cm se muestra a cntinuación en el ejempl. P á g i n a 10
c) Fórmulas: Sn expresines que devuelven un resultad. Las fórmulas se pueden aplicar sbre dats de cualquiera de ls 3 tips. 7 INGRESO DE DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO En una hja de cálcul se ingresan dats tip: Texts, Númers (enters, decimales, psitivs, negativs, fracción, prcentajes), fechas y fórmulas. Este prces l explicarems cn el siguiente ejempl: P á g i n a 11
1. Haga clic en la celda dnde se ingresará el dat. Para nuestr cas A2 2. Escriba el dat y pulse la tecla Enter para ingresarl a la celda. Debe quedar así 3. Ahra, ingresa en las celdas A4 y A5, l siguiente: Qué debems hacer, si después de ingresar un dat en una determinada celda ns dams cuenta que n está bien. Pr ejempl, en la celda A5 se ingresó MS Excel y l que se quería ingresar era MS Excel y SPSS, entnces en ests cass debems editar la celda, es decir; mdificar su cntenid. Edición de celdas Para editar el cntenid de una celda, existen varias frmas: Primera frma 1. Ubica el punter en la celda dnde se deseas mdificar el cntenid, en este cas, en la celda A5. 2. Presina la tecla F2 y aparecerá el cursr list para editar el cntenid (se puede agregar, quitar crregir) 3. En este cas, agrega el text y SPSS 4. Presine Enter para aceptar P á g i n a 12
1 2 3 4 Segunda frma 1. Haz dble clic en la celda y en la psición del text a editar, en nuestr cas, en la celda A5. 2. Mdifica el dat y presinar Enter. 1 2 Tercera frma 1. Ubica el punter en la celda dnde se deseas mdificar el cntenid, en este cas, en la celda A5. 2. Haz clic en la barra de fórmulas y mdifica su cntenid. 3. Presina Enter para aceptar. 2 1 3 P á g i n a 13
Cntinúa ingresand dats tip text, cm se muestra a cntinuación: Cm bservas, alguns texts ingresads sbrepasan el anch de la primera clumna, pr l tant es necesari ampliarla. Para ampliar el anch de la clumna A, arrastra la línea que divide las etiquetas de las clumnas A y B hacia la derecha cnvenientemente. Ahra, ingresa dats tip númer. A partir de la celda B5, ingresa ls siguientes dats numérics: Cuand se ingresa dats tip númer, ests pueden ser enters, decimales, psitivs negativs, fraccines e inclus fechas. Para ingresar fraccines, primer debes ingresar el númer enter, lueg un espaci, y finalmente la fracción. Si slamente es fracción, cm númer enter debes ingresar 0 (cer), lueg un espaci, y finalmente la fracción. P á g i n a 14
A partir de la celda C5, ahra ingresa fórmulas: Si se desea sumar ls valres 500 y 25.8, debes hacer l siguiente: Para cnstruir una fórmula debes empezar escribiend el sign =, lueg debes hacer clic en la celda que cntiene el primer dat a perar, en este cas B5 que cntiene a 500, después debes escribir el peradr aritmétic suma, lueg hacer clic en la celda que cntiene al tr sumand, en este cas B5 que cntiene a 25.8. Finalmente, debes presinar Enter para btener el resultad. Las fórmulas ns slamente trabajan cn celdas y peradres airmétics, también se pueden utilzar cnstantes. Veams el siguiente ejempl: En este cas se está calculand el 18% de 500, pr l tant debems multiplicar la celda B5 pr 18%. El peradr de multiplicación es el asterisc *! Imprtante: FELICITACIONES! Ahra que ya ingresaste ls dats a las celdas, debems grabar nuestr ejempl y aplicarle ls frmats de celda para cambiar su apariencia; N es muy cnveniente presentarl así. P á g i n a 15
8 GUARDAR UN LIBRO Ingresad ls dats a la hja de cálcul, deberá guardar el libr; ya que de l cntrari crrems el riesg de perder la infrmación creada hasta el mment. Para ell siga el siguiente prces: 1. En la barra de acces rápid (recuerdas l vims líneas arriba), haga un clic en el btón Guardar. 2. Tambien acceder desde Archiv y lueg Guardar, a cntinuación ns muestra la siguiente ventana: Ubicación del archiv Nmbre del archiv 3. A cntinuacin ingresas el nmbre (Ejercici1) y lueg indicas dnde deseas guardar el archiv (Disc Lcal D:) 4. Finalmente clic en el btn Guardar. P á g i n a 16
NOTA: Tda mdificación realizada al archiv recientemente grabad, debe ser actualizada. Para ell deberá vlver hacer un clic en el mism btón Guardar de la barra de acces rápid. Esta rden ya n vlverá a mstrar la ventana de Guardar, puest que el archiv ya tiene nmbre. 9 EDICIÓN Y CONTROL DE HOJAS DE CÁLCULO a) Cambiar el nmbre de una hja de cálcul. Haga clic cn el btón secundari del muse en la Hja1. Clic en Cambiar nmbre. Cm se muestra en la imagen de la derecha. Escribe el nuev nmbre pr ejempl: Ejercici y, a cntinuación, presine ENTRAR. Observa el ejempl. b) Agregar clr a las fichas de la hja de cálcul Haga clic cn el btón secundari del muse en la ficha Ejercici. Elija Clr de etiqueta y seleccine el clr que desee. Ahra la ficha tiene una banda del clr seleccinad. Haga clic en la ficha Hja2. Observe que la ficha Ejercici estará ahra ttalmente clreada. P á g i n a 17
c) Insertar una hja de cálcul Se inserta una hja de cálcul de ds frmas: En la ficha Inici, en el grup Celdas, haga clic en la pción Insertar e Insertar hja. Observa que se inserta una nueva hja de cálcul. La tra pción que tienes para insertar la hja de cálcul es desde las fichas. Clic para insertar hja d) Eliminar una hja de cálcul Haga clic derech en la ficha Hja1 situada en la parte inferir de la hja de cálcul, hacer clic en Eliminar. Se eliminará la Hja1. P á g i n a 18
Cn el clic derech sbre la etiqueta de hja ns permite insertar, eliminar y cambiar nmbre a la hja de cálcul. 10 FORMATO DE CELDAS Entendems pr frmat de celdas cm El cnjunt de características que afectan la apariencia de la celda y su cntenid. Cm vims anterirmente, al ingresar dats a las celdas, generalmente deben cambiar su apariencia antes de imprimir tda la infrmación, es pr ell que usarems ls frmats de celdas para ese bjetiv. Para aplicar un frmat de celda debems recrdar ls siguientes pass: 1. Seleccina el rang de celdas. 2. En la cinta de pcines elija la ficha de Inici y el grup adecuad: Fuente, Alineación, Númer. Cm se muestra a cntinuación: P á g i n a 19
Para aplicar ls frmats de celdas seguirems trabajand cn nuestr ejercici anterir. A. Aplicand Frmats de Fuente: (Grup Fuente) Para el Títul Seleccine el rang de celdas para nuestr ejempl (A2) Lueg ns dirigims al grup Fuente y seleccinams las siguientes pcines: Tip de fuente Arial, Tamañ 14 punts, Negrita y clr de fuente rj. El resultad se muestra a cntinuación. P á g i n a 20
Si se desea centrar el títul en relación al anch de la tabla de dats que está en la parte inferir, debes hacer l siguiente: Seleccina las celdas A2 hasta C2 y haz clic en el btón Cmbinar y centrar que se encuentra en el grup Alineación de la ficha Inici. El resultad es el siguiente: Ahra, aplica un clr de rellen amarill y brde de cuadr grues. P á g i n a 21
B. Aplicand Frmats de Brdes y Rellen: (Grup Fuente) Para el encabezad del cuadr. Seleccina el rang de celdas (A4:C4) Lueg, del Grup Fuente seleccina Brdes (Tds ls brdes), Clr de rellen naranja, estil Negrita, y del grup Alineación seleccina Centrar. El resultad se muestra a cntinuación. C. Aplicand Brdes al rest del cuadr de dats Seleccina el rang de celdas (A5:C10). P á g i n a 22
En el grup Fuente, seleccina Brdes (Tds ls brdes) El resultad se muestra a la derecha. Ajustar text Cuand se elabran cuadrs de dats, hay encabezads que están frmads pr ds más palabras, de tal manera que sbrepasan el anch de la clumna, y ls dats que van debaj de ese encabezad n justifica la ampliación de dicha clumna. Pr l tant es necesari hacer un ajuste de text de tal manera que sea visible dentr de una celda mstrándl en varias líneas. Ingresa el text que se muestra a la derecha en la celda A1. Y cm puedes bservar, el text supera el anch de la clumna A, pr l tant n debems ampliar el anch de la clumna ya que ls códigs a ingresar n sn tan largs. L que debems hacer es ajustar el text. Ubica el punter de celda en la celda A1, y en la ficha Inici, grup Alineación, seleccina la pción Ajustar text. El resultad es será el siguiente: P á g i n a 23
D. Aplicand Frmats Persnalizad: (Grup Númer) Cmpleta el siguiente cuadr, ampliand la clumna B cnvenientemente y aplicand brdes. Ahra aplica un frmat persnalizad que muestre ls códigs cn ds cers a la izquierda, así: 001, 002, etc.. Seleccina el rang de celdas a frmatear (A6:A16) Elija la ficha de Inici y en el grup de Númer, acceda al cuadr de diálg para persnalizar el frmat. P á g i n a 24
En la ventana de Frmat de celdas: Seleccina la ficha de Númer, la Categría: Persnalizada. Escriba en Tip: 000 (Para establecer el frmat slicitad). Haga clic en el btón Aceptar, para aplicar ls frmats seleccinads. El resultad se muestra a la derecha: Ahra, vams a clcar un text que acmpañe a un númer. Ls añs deben mstrarse así: 25 añs, 30 añs, etc. Seleccina el rang de celdas a frmatear (C2:C6) Elija la ficha de Inici y en el grup de Númer, acceda al cuadr de diálg para persnalizar el frmat. En la ventana de Frmat de celdas: Seleccina la ficha de Númer, la Categría: Persnalizada. Escriba en Tip: añs después del frmat General (Para establecer el frmat slicitad). P á g i n a 25
El resultad será el siguiente: Finaliza la aplicación aplicand frmats básics (Negrita, centrad y clr de rellen), quedand así: 11 7 FORMATOS PERSONALIZADOS a) Frmats fecha y hra: P á g i n a 26
Para escribir una fecha debes utilizar una barra diagnal un guión para separarls pr ejempl: 16/07/2010 16-juli-2010. Excel recncerá est cm una fecha. Si necesitas escribir una hra, escribe ls númers, lueg un espaci y "a" "p": pr ejempl, 9:00 p, Excel l recnce cm una hra y la escribe cm 9: 00 p.m. Descripción del Frmat para las fechas SÍMBOLO SIGNIFICADO d Día en un ds dígits (1 21) dd Día en ds dígits (01 21) ddd Día de la semana cn tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sab - dm) dddd Día de la semana cmplet (lunes-martes-miércles-juevesviernes) m Mes en un ds dígits (2 12) mm Mes en ds dígits (02 12) mmm Mes cn tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ag-sep-ctnv-dic) aa Añ cn ds dígits (08-09-10) Ejempls: P á g i n a 27
b) Frmats numérics: Excel alinea ls númers al lad derech de las celdas. Ejempls: Descripción de Frmats persnalizads para númers SÍMBOLO SIGNIFICADO 0 Marcadr de dígit. Redndea el númer hasta el númer de dígits indicad rellena cn cers las psicines que falten # Marcadr de dígit. Redndea el númer indicad per n rellena cn cers las psicines que falten? Marcadr de dígit. Se usa cm el cer per permite que las cmas decimales se alineen, (cma) Separadr decimal. (punt) Separadr de miles % Prcentaje. Se multiplica el númer pr cien y se añade el símbl % E e Ntación científica para expresar el númer en ptencias de 10. Pr ejempl, el númer 4,3E+03 significa 4,3 x 10 3, es decir, 4.300 P á g i n a 28
"Text" Intrduce una cadena de caracteres \ Intrduce un carácter. N se necesita para + - / ( ) : _ (subrayad) Se salta el anch de un carácter. Permite alinear perfectamente númers psitivs y negativs frmateads de distinta frma * Repite el carácter siguiente hasta llenar a la clumna @ Marcadr de text Ingrese ls siguientes dats: Ahra, si deseas mstrar las fechas en tr frmat, has l siguiente: Seleccina el rang de fechas (A5:A11). Ir a frmat persnalizad y seleccina la categría Persnalizada. Lueg, escribe en el cuadr Tip: Trujill, dd-mmmm-yyy P á g i n a 29
EL resultad será el siguiente: Ahra vams a darle frmat a ls númers. Seleccina el rang B5:B11 Lueg, seleccina el frmat Cntabilidad y elige cm sign mnetari Sles (Perú) Seleccina el rang C5:C11 Lueg, seleccina el frmat Cntabilidad y elige cm sign mnetari el dólar ($). El resultad será el siguiente: P á g i n a 30
Finalmente, vams a darle una rientación a ls encabezads de la tabla. Teniend cm resultad, l siguiente: P á g i n a 31
Finalmente, aplique frmats básics, de tal manera que quede así: 12 COMENTARIOS EN LA HOJA DE CÁLCULO: Una manera de incluir su dcumentación en su hja de trabaj, es mediante el us de cmentaris. P á g i n a 32
Excel le permite insertar un cmentari dentr de cualquier celda, para que actúe cm una nta escndida similar a un mensaje adherid. Pr defect, la celda que cntiene un cmentari muestra un pequeñ triángul rj, en la parte superir derecha de la celda. Para bservar el cntenid del cmentari debe mver el ratón pr encima de la celda para este cas B2. Cuand se mueve el ratón fuera de la celda, el cmentari desaparece nuevamente. La secuencia de pass para que puedas insertar cmentaris es de ds frmas: a) Mediante la Cinta de Opcines: Seleccina la celda dnde deseas insertar el cmentari. Lueg clic en la ficha Revisar de la cinta de pcines. En el grup Cmentari, seleccina la pción Nuev Cmentari. Cm se bserva a cntinuación. P á g i n a 33
Dentr de este grup tenems pcines cm para mdificar, eliminar, mstrar ls cmentaris de la hja de cálcul. b) Mediante el Muse: Seleccina la celda dnde deseas insertar el cmentari. Clic derech sbre la celda y seleccine Insertar Cmentari. De igual frma para mstrar, mdificar eliminar el cmentari l puede realizar cn el clic derech. 13 ELIMINAR UN FORMATO DE CELDA: Después de aplicar ls frmats a las celdas, ests ls pdems eliminar. Pr ejempl brrarems el frmat de la celda A2. A cntinuación se mencinan ls siguientes pass: 1. Seleccinems la(s) celda(s) cn el frmat a brrar: A2 2. En la ficha de Inici, seleccina el btón Brrar del grup Mdificar y elija Brrar frmats. 3. A cntinuación se bserva cóm se brran ls frmats y permite ver el dat cm se ingresó al inici. P á g i n a 34
14 FÓRMULAS EN EXCEL Las fórmulas sn ecuacines que efectúan cálculs cn ls valres de las respectivas celdas dentr de la hja de cálcul. Una fórmula cmienza pr un sign igual (=). Pr ejempl, la siguiente fórmula divide al resultad de 10 elevad al cuadrad y le suma 20 al resultad. Ejempl: = 20+(10^2)/2 Elements de una fórmula: Puedes crear su fórmula (fórmula básica) seleccinar de las ya creadas en el prgrama (funcines). En cualquier cas están cnfrmadas pr ls siguientes elements: Operadres más utilizads en una fórmula: Existen muchs peradres, per entre ls principales tenems: Operadr aritmétic Significad Ejempl + (sign más) Suma A3 + B3 (sign mens) Resta, Negación A3 - B3 P á g i n a 35
* (asterisc) Multiplicación A3 * B3 / (barra blicua) División A3 / B3 ^ (acent Expnenciación A3 ^ B3 circunflej) Operadr de Significad Ejempl cmparación = (sign igual) Igual a A1=B1 > (sign mayr que) Mayr que A1>B1 < (sign menr que) Menr que A1<B1 >= (sign mayr igual que) Mayr igual que A1>=B1 <= (sign menr igual que) Menr igual que A1<=B1 <> (sign distint de) Distint de A1<>B1 15 REFERENCIAS DE CELDAS Cm una fórmula usa referencias de celdas para btener resultads, direms que, es una expresión que identifica la ubicación exacta de un valr en la hja de cálcul de cualquier libr abiert cerrad cread en Excel. Las referencias de celdas sirven para autmatizar ls cálculs generads pr una fórmula. El valr de la fórmula va a depender entnces de ls valres de las celdas referenciales, y cambiará cuand se mdifiquen ls valres de las celdas referenciadas. P á g i n a 36
TIPOS DE REFERENCIAS Existen 3 tips de referencias: Relativas, Abslutas y Mixtas a) Referencias Relativas: Sabems que el términ relativ significa cambiante, entnces direms que sn aquellas celdas que cambian autmáticamente su referencia (psición) al ser cpiada la fórmula que las cntiene. Para explicar adecuadamente estas referencias, desarrllarems el siguiente ejercici: Ahra crearems la fórmula para el Mnt Vendid: Hagams clic en la celda dnde se calculará el resultad: E5 Escriba la fórmula a usar: =C5*D5 y pulse Enter. El resultad será: 625 P á g i n a 37
Cm cada prduct tiene sus prpias Unidades Vendidas y Preci Unitari, entnces las celdas que cnfrman la fórmula btenida =C5*D5, sn CELDAS RELATIVAS. El cálcul para el rest de prducts se generará al cpiarse la dicha fórmula (prces que verems psterirmente). b) Referencias Abslutas: El términ Abslut puede significar Fij, pr ell direms que sn aquellas celdas que n cambian su referencia (psición) al ser cpiada la fórmula que las cntiene. ejercici: Para explicar este tip de referencia, desarrllarems el siguiente Ahra crearems la fórmula para el Imprte IGV. Hagams clic en la celda dnde se calculará el resultad: F5 Escriba la fórmula a usar: =E5*C11. A cntinuación sbre la celda C11 pulsams la tecla de función F4. Lueg pulsams Enter y el resultad es de: 112.50 P á g i n a 38
La celda C11, será utilizada n sl pr el primer prduct, sin también pr el rest de prducts; pr ell la digitams cm: $C$11 ya que es una referencia absluta. COPIADO DE FÓRMULAS Ahra que ya están creadas las fórmulas de Mnt Vendid y de Imprte IGV, para el primer prduct, debems btener l mism para ls prducts restantes, para ell cpiarems la fórmula en cada cas. Para est seguirems trabajand cn el ejercici anterir: Cntrladr de rellen Seleccine la celda que cntiene la fórmula a cpiar, para nuestr ejempl: E5 Apunte en el cntrladr de rellen y arrastre hacia dnde desea se cpie la fórmula, según nuestr ejempl será verticalmente (hasta la celda E9). P á g i n a 39
Siguiend el mism prces en la celda F6, ls resultads serán ls siguientes: Ahra crearems la fórmula para el Imprte Vendid. Hagams clic en la celda dnde se calculará el resultad: G5 Escriba la fórmula a usar: =E5+F5 y pulse Enter. A cntinuación cpiams la frmula cm en ls cass anterires. Ahra crearems la fórmula para el Ttal Ener. Hagams clic en la celda dnde se calculará el resultad: G10 Dentr de la ficha de Inici, en el grup Mdificar debems seleccinar el btón Autsuma y a cntinuación la función Suma. P á g i n a 40
Ahra seleccine el rang de celdas a sumar: G5:G9 y pulsa la tecla Enter. Observa cm ns queda finalmente el cuadr. c) Referencias Mixtas: Una referencia mixta es una cmbinación de relativ y abslut, pr ejempl; la referencia C$3 se dice que la clumna C es relativa y la fila 3 es absluta. En este tr ejempl, la referencia $B4 se dice que la clumna B es absluta y la fila 4 es relativa. Para entender mejr el us de este tip de referencia, tenems la siguiente aplicación: P á g i n a 41
Se desea calcular las cmisines de ventas para diferentes niveles de ventas y tasas de cmisión. Para ell debems ingresar una fórmula que pueda ser cpiada tant verticalmente cm hrizntalmente. Recrdand que la cmisión de ventas es igual a las ventas pr la tasa de cmisión. Pr l tant, ingrese en la celda B5 la siguiente fórmula: =$A5*B$4 Cuand esta fórmula sea cpiada verticalmente, la referencia $A5 irá cambiand a $A6, $A7, $A8 y $A9 ya que la fila es relativa; sin embarg la referencia B$4 se mantendrá fija ya que la fila es absluta. Cuand esta fórmula sea cpiada hrizntalmente, la referencia B$4 irá cambiand a C$4, D$4 y E$4 ya que la clumna es relativa; sin embarg la referencia $A5 se mantendrá fija ya que la clumna es absluta. Obteniend así tdas las cmisines de ventas en tdas las celdas del cuadr.! Imprtante: MUY BIEN!: L has lgrad, per debems practicar más, recuerda la práctica ns hace diestrs. P á g i n a 42
16 ÁMBITO DE LAS REFERENCIAS Ahra que ya cnces cm crear las fórmulas y sus tips de referencias que usan, debems cncer también dnde pueden estar ubicadas las celdas referenciales: misma hja, diferentes hjas y diferentes librs. Así tenems: a) Referencias de celdas en la misma hja de cálcul. Cuand las celdas se encuentran en la misma hja de cálcul dnde están las fórmulas Las ds aplicacines anterires, ventas de ener y cálcul de cmisines de ventas, utilizan en sus fórmulas referencias que pertenecen a la misma hja. b) Referencias de celdas desde tra hja de cálcul: Cuand las celdas se encuentran en tras hjas de cálcul, per de un mism libr. La explicación de esta referencia, l harems cn el ejercici VENTAS DE ENERO que hems trabajad anterirmente, adicinand un cuadr similar per cn ls dats de las Ventas de Febrer en la hja Febrer. Así mism en la hja RESUMEN se ns pide mstrar el ttal de las ventas de Ener y Febrer. A cntinuación se mencina ls cuadrs a utilizar en este tip de referencia. P á g i n a 43
Cm ls Ttales de Ener y Febrer ls encntrams en tras hjas el prcedimient para realizarl es el siguiente: Obteniend el Ttal Ener en la Hja Resumen: Hacer clic en la etiqueta de hja Resumen y lueg clic en la celda dnde se desea btener el resultad para este cas: E4 Escriba el sign = Ahra hacer clic en la etiqueta de la hja ENERO y lueg clic en la celda referencial a usar (G10). P á g i n a 44
Pulse Enter. Se btuv el primer resultad. Para el cas del Ttal Febrer seguims ls pass anterires. Observa cm se muestra ls resultads. Referencia btenida para el Ttal de Ener. Obteniend el Ttal General en S/. en la Hja Resumen: Hacer clic en la celda E8 de la hja Resumen y lueg ingresams la fórmula para sumar el ttal de ener cn el ttal de febrer la cual se muestra a cntinuación: =E4 + E6 lueg pulsams Enter. P á g i n a 45
c) Referencias de celdas externas desde tr libr: Cuand las celdas de referencia se encuentran en tr libr de Excel. Siguiend cn el ejercici que estams trabajand, explicarems el ámbit de esta referencia: Obteniend el Ttal General ($). Para btener este resultad se requiere del tip de cambi del dólar ($) que está en una tabla de tr libr llamad Tabla-Cambis. Ls dats que usarems en este ejercici sn: a) El libr llamad Ejercici2, hja RESUMEN (que venims trabajand) b) El libr llamad Cambis, hja PERU. Muy fácil de desarrllar, ya l veras; empecems: P á g i n a 46
Activa la hja RESUMEN y la celda dnde se desea btener el resultad: E10 Ingresams la fórmula a aplicar: =E8/ Ahra necesitams lcalizar el tip de cambi del dólar, para ell debems tener abiert el libr CAMBIOS, hacer clic en etiqueta de hja PERU y lueg en la celda dnde se encuentra el valr del dólar: C5. Lueg pulsar Enter, para btener el resultad. De l expuest deducims que en la hja RESUMEN, se ha referenciad a la celda C5 de la hja PERU y del libr Cambis.xlsx. Se refiere a la hja de cálcul. =E8/[Cambis.xlsx]Perú!$C$5 Se refiere al libr de Referencia. Se refiere a la celda Referencial.! Imprtante: FELICITACIONES!: Estas mejrand, pc a pc vams cnciend alg más. Ya cncems sbre Fórmulas y Referencias de celdas. P á g i n a 47
17 NOMBRES DE CELDAS Otr de ls temas bastante usuales en el manej de fórmulas es la asignación de un nmbre a un rang de celdas, l cual ns facilita la referencia rápida y absluta de celdas lcales y externas en ls Librs de Excel. a) Asignand un nmbre a un rang de celdas: Trabajand cn el mism ejercici anterir, necesitams calcular el Prmedi Unidades Vendidas en el mes de Ener, el rang de celdas referenciales a usar será: C5:C8, al cual l nmbrarems cm: unid_ene, que utilizarems en la fórmula. A cntinuación mencinams ls pass: Seleccinar un rang a nmbrar: C5:C9 En el cuadr de nmbres, escribir un nmbre válid (sin espacis): unid_ene y pulsems Enter. Ahra verás cóm se usa este nmbre de celdas, en la btención del Prmedi Unidades Vendidas: Hacer clic en la celda G12 P á g i n a 48
Digita la fórmula: =PROMEDIO(), lueg seleccinas las celdas ingresas el nmbre del rang unid_ene y pulsems Enter para btener el resultad.! Imprtante: RECUERDA: unid_ene es el nmbre asignad al rang de celdas de las Unidades Vendidas de Ener. N lvides que el nmbre asignad debe ser únic en el libr. Además, cuand se usan nmbres de rangs en las fórmulas funcines, éstas hacen referencia a celdas rangs absluts. El resultad es el siguiente: P á g i n a 49
Es muy sencill y práctic, usar fórmulas cn nmbres de celdas, empléal frecuentemente, te facilitará ls prcess de cálcul. b) Administrar nmbres de celdas: En muchs de ls cálculs, se tiene ya asignad un nmbre al rang de celdas a usar (cm en nuestr cas), per se requiere mdificar eliminar dich rang. A cntinuación explicarems cn el siguiente ejercici: Seleccinems la ficha Fórmulas, del grup Nmbres definids elija el btón administradr de nmbres. En la ventana que se muestra a cntinuación pdems bservar ls siguientes btnes: Btón Nuev (para crear un nuev nmbre de celdas). Btón Editar (para mdificar el nmbre de celda seleccinad). Btón Eliminar (para brrar el nmbre de celdas seleccinad). P á g i n a 50
En nuestr cas, debems eliminar el nmbre de celdas: unid_ene. Observe l que pasará: Hagams clic en el nmbre de celdas a brrar: unid_ene. Ahra harems clic en el btón Eliminar para cnfirmar la eliminación. Finalmente clic en cerrar. Observe, el resultad que utilizaba el nmbre de celdas: und_ene en su fórmula, muestra ERROR; ya que al n existir dich nmbre, la fórmula n calcula nada. Imprtante:! VISTE!: Es fácil, esper vuelvas a practicarl hasta dminarl. Puedes usar CRTL +Z hasta mstrar nuevamente el resultad. P á g i n a 51
AUTOEVALUACIÓN: 1. Ahra demuestra l aprendid respndiend V (Verdader) F (Fals). b) Un libr es el archiv del Excel. ( ) c) La barra de acces rápid puede persnalizarse. ( ) d) El grup Prtapapeles puede aplicar frmats de celda. ( ) e) Para redimensinar una selección de un rang, debems hacerl presinad la tecla SHIFT ( ) f) Las referencias abslutas n varían durante el cpiad ( ) g) Se puede asignar un nmbre de rang a una celda ( ) h) Una fórmula n puede cntener una referencia de tr libr ( ) 2. Es un cmand del grup Fuente: a) Cmbinar y Centrar b) Orientación c) Aumentar y Disminuir decimales d) Clr de rellen 3. Es un frmat persnalizad: a) Mstrar el númer 5, cm 05 b) Alineación Izquierda un dat cualquiera c) Mstar el númer 10, cm 10% Bibligrafía Walkenbach, J. (2008). La biblia de Excel 2007. España: Editrial AMAYA MULTIMEDIA. P á g i n a 52