MCE - Ministerio de Comercio Exterior Subsecretaria de Defensa y Normatividad Comercial Coordinación de Normatividad y Controversias Internacionales PROYECTO: I007 Creación de una base de datos para Procesos juridicos y opiniones legales Líder del Proyecto: Patrocinador Ejecutivo: Morocho Peñafiel, Miriam Belén (belen.morocho@comercioexterior.gob.ec) Apunte Franco, Santiago Patricio Programas Relacionados: Titular: Larrea Monard, Homero Anibal Prioridad: 0 Tipo de Proyecto: Comercial Retorno Económico: 0.00 CUP: TIR: 0.00 % Objetivos Operativos: 1 VAN: 0.00 Viabilidad Técnica: Media Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 Localidad de Gestión: Zona 8 - DMG > Guayas > Guayaquil Tipo de Ppto. Externo: de Inicio - de Fin: 02/02/2015-31/12/2015 de última actualización: 07/12/2015 de Fin Base: 31/12/2015 Modificado por: Morocho Peñafiel, Miriam Belén del siguiente Hito: 11/12/2015 DATOS GENERALES Descripción PROPOSITO: La propuesta se basa en tener una basa actualizada para los procesos judiciales y legales en forma digitalizada con la finalidad de tener un base de consulta de anterior opiniones ya s y tomar como base. Beneficios Cualitativos Integralidad en los procesos Creacion de una base de datos que servira como consulta para los procesos que lleva la Coordinacion Agilidad en las contestaciones juridicas Tipo de Beneficiario A nivel interno las unidades agregadoras de valor con las que la Coordinación de Normatividad y Controversias Internacionales trabaja conjuntamente. Restricciones TIEMPO: El proyecto tendrá una duración de diez meses. RECURSOS: Humanos :Falta de personal capacitado en creación de bases de datos Costos: Falta de presupuesto 2015 ocasiona no realizar un proceso de contratacion de una consultoria especializada para este proyecto Fase Actual: Anteproyecto Definición Planeación Ejecución Cierre Completado Congelado Cancelado AVANCE FÍSICO DEL PROYECTO % TIEMPO TOTAL TRANSCURRIDO AVANCE FÍSICO PROGRAMADO VS. REAL Transcurrido: 92.49 % de Inicio: 02/02/2015 de Fin: 31/12/2015 07/12/2015 10:56 AM GPR 1/9
Porcentaje de Año Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic programado acumulado 10 % 20 % 32 % 40 % 48 % 56 % 65 % 73 % 81 % 90 % 100 % real acumulado 2015 10 % 20 % 32 % 40 % 48 % 56 % 65 % 73 % 81 % 90 % 92 % Estado RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) NOVIEMBRE 2015: Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización 1.- El informe técnico que se realizó este mes tiene como objetivo presentar el avance del proyecto; en este contexto el equipo técnico jurídico de la CNYCI continuó con el análisis de los documentos de los diferentes procesos que se realizan para proceder a escanear y cargar la información pertinente para cada tema. (HITO 20 CUMPLIDO). Morocho Peñafiel, Miriam Belén 27/11/2015-05:19 PM 2.- Se llegó a la conclusión que el proyecto se ha ejecutado sin ningún contra tiempo conforme al cronograma previsto cumpliendo los plazos determinados en la programación, el informe fue revisado y aprobado por el Coordinador de la Unidad. (HITO 21 CUMPLIDO) OCTUBRE 2015: 1.- El informe técnico realizado en este mes, no has permitido verificar las siguientes ventajas de la implementación de este sistema: a.- El servicio inmediato y directo de consulta; b.- Completar fondos documentales, originaria o temáticamente afines, repartidos entre varias instituciones archivísticas, facilitando con ello su conocimiento y uso; c.-potenciar la accesibilidad y difusión de series documentales; d.- Preservar de su deterioro las piezas más frágiles y/o valiosas, al evitar de esta forma su consulta directa y e.-asegurar la pervivencia del contenido de un fondo frente a posibles destrucciones o pérdidas materiales. (HITO 18 CUMPLIDO) 2.- En la prueba de simulación de datos, hemos realizado un resumen de los procesos que se ha ingresado a la base de datos, en este sentido, tenemos los siguientes resultados: ORGANIZACIÓN MUNDIAL DEL COMERCIO (OMC) SOLUCION DE CONTROVERSIAS: Informes Jurídicos SGCAN y Informes Jurídicos TJCAN y COMUNIDAD ANDINA DE NACIONES (CAN): Impuesto a la salida de divisas (ISD); Resolución 116 COMEX y Vehículos Ecuador- Colombia. (HITO 19 CUMPLIDO) SEPTIEMBRE 2015: 1.- Se ha mantenido una reuinion de ajustes del sistema, en donde participó la Dirección de Tecnología, en dicha reunión, se ha procedido a revisar el avance y la ejecución del proyecto. Al respecto podemos concluir que este sistema nos ha brindado la ayuda necesaria para que el archivo digital de la Coordinación tenga mejor control y facilite búsqueda de documentos importantes. (HITO 16 CUMPLIDO). 2.- En la segunda prueba del sistema nos permitió analizar que La digitalización de documentos entrega archivos digitales, validación de información e indexación, la digitalización de documentos permite búsqueda rápida. Este sistema además cuenta con una plataforma para digitalización de documentos y procesamiento automático, además de la validación. La digitalización de documentos es sencilla, eficiente y rentable, permite administrar y consultar altos volúmenes de documentos, en forma de archivos digitales. (HITO 17 CUMPLIDO) AGOSTO 2015: 1.- En informes anteriores se ha detallado el proceso de la creación de la base de datos para procesos jurídicos y opiniones legales; en este detalle se ha señalado la implementación de una "carpeta compartida", cuya función es que, tanto el señor Coordinador Homero Larrea, el analista Marlon y la funcionaria Belén Morocho, puedan acceder a la visualización de todos los documentos que hasta el momento se ha ingresado al sistema; en este sentido se ha ingresado la informacion de informes jurídicos CAN Y OMC. En conclusión se puede determinar que en la actualidad el sistemas se encuentra funcionando correctamente y ha pasado con éxito la primera prueba de validación.(hito 14 CUMPLIDO) 04/11/2015-10:09 AM 02/10/2015-01:33 PM 02/09/2015-11:22 AM 07/12/2015 10:56 AM GPR 2/9
RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización 2.- De acuerdo al desarrollo de la primera prueba técnica el 17 de agosto de este año, se ha comprobado que el sistema está cumpliendo las normas técnicas y requerimientos espedficos de la Coordinación de Normatividad y Controversias Internacionales; es decir que los parámetros establecidos al inicio del proyecto se están cumpliendo de acuerdo al cronograma establecido (HITO 15 CUMPLIDO) JULIO 2015: 1.- Se ha procedido a realizar una reunión de trabajo conjuntamente con el área de tecnología, correspondiente al mes de julio para analizar el avance del proyecto. En conclusión el proyecto se está ejecutando conforme al cronograma previsto cumpliendo los plazos establecidos en la programación de la Coordinacion. (HITO 12 CUMPLIDO) 2.- Una vez la reunion de trabajo de avance, en el sistema se reporta la información actualizada sobre diferentes temas, entre ellos:can- SGCAN y TJCAN: Tema de vehículos por resoluciones 65 y 66 del COMEX. Total 13 archivos en el sistema. Y OMC: Participación de Ecuador como tercera parte en temas de interés para el país, total de archivos 15 elementos cada uno conformado con un promedio de 1 a 4 archivos. (HITO 13 CUMPLIDO) JUNIO 2015: 1.- Se procede a realizar el segundo informe cuyo contenido se centra el la reunion mantenida con la Dirección de Tecnología y el proceso de instalación del programa y configuración de las respectivas carpetas compartidas en el servidor señalado en la Coordinacion, definidos los usuarios y los respectivos permisos en el Servidor de Repositorios, se ha procedido instalar la aplicación que permitirá sincronizar la información almacenada en el servidor dentro de carpetas creadas localmente en el equipo de computo (HITO 10 CUMPLIDO). 2.- En base a este informe, Se ha procedido a realizar los inicios de los trabajos de escaneo a través del equipo y la aplicación señalada por parte de la Dirección de Tecnología, el primer archivo a incluir en el servidor es " la Denuncia de Colombia en contra del Estado Ecuatoriano por las medidas arancelarias adoptadas por el COMEX Nro. 65 y 66 tema vehículos que actualmente está en el Tribunal de Justicia de la CAN (HITO 11 CUMPLIDO) MAYO 2015: 1.- Se ha iniciado las reuniones de trabajo con la Dirección de Tecnología para llevar a cabo las distintas fases que contempla este proyecto; La característica principal del equipo radica en simular una "Nube de Datos" en la Red del Ministerio. Esto quiere decir que, un funcionario puede: visualizar, compartir o manipular la información que se encuentre en una carpeta compartida desde el servidor. (HITO 8 CUMPLIDO). 2.- Bajo esta perspectiva podemos resumir que dentro del informe y la sistematizacion, se hace relevancia que el alcance de nuestro proyecto sera Cada usuario tiene una capacidad de almacenamiento de hasta 10GB dentro del Servidor de Repositorios, considerando que la información que se va a guardar es de importancia para la Dirección o Coordinación a la cual pertenece el funcionario. No existe límite de creación de carpetas compartidas dentro del Servidor y tampoco dentro las carpetas locales en el computador del funcionario, cada usuario puede organizar como le parezca la mejor manera de archivar sus documentos y/o carpetas. (HITO 9 CUMPLIDO). ABRIL 2015: 1.- Elaboración de una hoja de ruta del proyecto que permita dar el seguimiento oportuno, en esta hoja de ruta se toma en cuenta las reuniones de seguimiento y evaluación con la Dirección de Tecnología de la Información. (HITO 5 CUMPLIDO) 2.- Se inicia la ejecución del proyecto, con algunos elementos de análisis, de acuerdo con la Dirección de tecnología, en una primera fase se realizará el escaneado y el ingreso de la información en una carpeta local que tendrá según las necesidades de la Coordinación, permisos de lectura y permisos de modificación; se iniciará con la información de OMC Y CAN (HITO 6 CUMPLIDO) 3.- Luego de realizar este informe de avance del proyecto, se procede al análisis del mismo y la aprobación respectiva, tomando en cuenta que esta primera fase solo será de almacenamiento de información, y dentro de un periodo razonable se realizará un manual y guía para la búsqueda de la información, además de un sistema de búsqueda de información. (HITO 7 CUMPLIDO) 03/08/2015-05:29 PM 03/07/2015-09:04 AM 02/06/2015-09:22 AM 05/05/2015-09:35 AM 07/12/2015 10:56 AM GPR 3/9
RESÚMENES EJECUTIVOS (MÁS RECIENTES) MARZO 2015: Resúmenes Ejecutivos Modificado por de última actualización 1.- Se mantiene una reunión de trabajo interna con los siguientes resultados: el proyecto debido a la importancia que tiene, lo vamos a desarrollar con el apoyo de l área de tecnología, según la revisión de costos, en la modalidad de consultoría externa tendrá un costo de US$ 40.000 sin embargo por el limite de presupuesto se hará coordinadamente sin ningún costo, el valor agregado de este proyecto es que se mantendrá actualizada la información de forma períodica y el respaldo digitalizado de los documentos dará fácil acceso a dicha información lo cual incrementaría la eficiencia Instituciona, por otra parte los riesgos que se ha determinado y que se ha definido con anterioridad es la falta de prespuesto y la carencia de un sistema informático especializado que causaría retrasos en la ejecución. (HITO 3 CUMPLIDO). 05/05/2015-09:35 AM 2.- Se mantenido una reunión de planificación del proyecto en el área de Tecnología de la información, si bien es cierto, el presupuesto es limitado pero con la adquisición en el año anterior de 4 equipos de digitalización que nos ayudará en el escaneado de toda la documentación de nuestra Coordinación y con la implementación de un programa de acuerdo a lineamientos generales planteados para el efecto podríamos iniciar el proyecto, se ha procedido a diseñar un organigrama del mismo en donde se determina las actividades a realizar. El siguiente paso es mantener una reunión en el mes de abril para validar la matriz y realizar la hoja de ruta con Tecnología, determinar actividades, tareas y responsables. (HITO 4 CUMPLIDO). FEBRERO 2015: 1.- Se procede a realizar la definición del equipo y el lider del proyecto, tomando en cuenta que hemos tenido reuniones previas con el equipo de la Coordinación y además con la Dirección de la Tecnología de la Información para coordinar algunos temas. Como se había detalle anteriormente esta base de datos tendría como finalidad llevar en forma digital todos los procesos y opiniones jurídicas de forma digital y tener la posibilidad de usar esta base de datos en opiniones futuras donde que el MCE ya ha realizado algún informe al respecto.la ventaja es disminuir el tiempo de contestación y la posibilidad de tener en forma digital estos procesos. (HITO 1 CUMPLIDO). 2.- De igual manera se procede a realizar el Acta de Constitución del proyecto, como puntos importantes podemos señalar que La propuesta se basa en tener una basa actualizada para los procesos judiciales y legales en forma digitalizada con la finalidad de tener un base de consulta de anterior opiniones ya s y tomar como base. Beneficios Cualitativos: Integralidad en los procesos ;Creación de una base de datos que servirá como consulta para los procesos que lleva la Coordinación (HITO 2 CUMPLIDO). 05/05/2015-09:33 AM RIESGOS ABIERTOS DEL PROYECTO Riesgo 5- PROYECTO. Recursos. Falta de Coordinación entre la Dirección de Tecnologia CAUSARIA demoras en las entregas de productos Riesgos cerrados: 0, Abiertos: 1 de última actualización 27/11/2015 Miriam Belén Morocho Peñafiel Responsable Probabilidad Impacto Calificación Acciones Cerradas / Totales 20 % 40 8 0/1 LOCALIDADES 1 Nacional - Nivel 1 > Nacional - Nivel 2 > Nacional - Nivel 3 Localidad de Impacto 07/12/2015 10:56 AM GPR 4/9
HITOS 1 DEFINICION: Definición del lider y del equipo del proyecto 2 DEFINICION: Acta de Constitucion del proyecto elaborada Hito Categoría Comprometida 3 PLANEACION: Revisión de costos, riesgos y beneficios del proyecto 4 PLANEACION: Revision con la Dirección de Tecnología del alcance del proyecto y la viabilidad de coordinar con la misma 5 EJECUCION: Elaboracion de hoja de ruta para iniciar los trabajos 6 EJECUCION: Primer Informe avance del proyecto realizado 7 EJECUCION: Primer informe de avance revisado y aprobado 8 EJECUCION: Reunión de seguimiento con la Dirección de Tecnología 9 EJECUCION: Informe y sistematización de la reunion 10 EJECUCION: Segundo Informe de avance del proyecto 11 EJECUCION: Segundo informe de avance revisado y aprobado 12 EJECUCION: Reunión de avance y seguimiento con la Dirección de Tecnología 13 EJECUCION: Informe y sistematización de la reunion 14 EJECUCION: Primera prueba de validación del sistema 15 EJECUCION: Informe técnico de la primera prueba de validación del sistema 16 EJECUCION: Reunión de ajustes del sistema con la Dirección de Tecnología 17 EJECUCION: Segunda prueba de validación del sistema 18 EJECUCION: Informe técnico de la segunda prueba de validación del sistema 19 EJECUCION: Simulación de los datos obtenidos 1-Solicitud de Información 1-Solicitud de Información 1-Solicitud de Información 1-Solicitud de Información Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Físico 02/02/2015 02/02/2015 Sí 5.0 23/02/2015 23/02/2015 Sí 5.0 02/03/2015 02/03/2015 Sí 5.0 09/03/2015 09/03/2015 Sí 5.0 4-Inicio de Trabajo 01/04/2015 01/04/2015 Sí 4.0 13/04/2015 13/04/2015 Sí 4.0 20/04/2015 20/04/2015 Sí 4.0 11/05/2015 11/05/2015 Sí 4.0 18/05/2015 18/05/2015 Sí 4.0 15/06/2015 15/06/2015 Sí 4.0 22/06/2015 22/06/2015 Sí 4.0 13/07/2015 13/07/2015 Sí 4.0 20/07/2015 20/07/2015 Sí 4.0 17/08/2015 17/08/2015 Sí 5.0 24/08/2015 24/08/2015 Sí 4.0 14/09/2015 14/09/2015 Sí 4.0 21/09/2015 21/09/2015 Sí 4.0 12/10/2015 12/10/2015 Sí 4.0 19/10/2015 19/10/2015 Sí 4.0 07/12/2015 10:56 AM GPR 5/9
HITOS 20 EJECUCION: Tercer Informe de avance del proyecto 21 EJECUCION: Tercer informe de avance revisado y aprobado 22 CIERRE: Reunión final de seguimiento y evaluación de los resultados realizado 23 CIERRE: Entrega de Informe definitivo realizado 24 CIERRE: Acta de Cierre del proyecto elaborada y firmada Hito Categoría Comprometida 9-Entregables Formales 9-Entregables Formales 6-Acta de Entrega- Recepción Definitiva Estimada Real A tiempo Hito Cumplido Físico 16/11/2015 16/11/2015 Sí 5.0 23/11/2015 23/11/2015 Sí 4.0 07/12/2015 07/12/2015 Sí 2.5 11/12/2015 11/12/2015 No 2.5 31/12/2015 31/12/2015 No 5.0 INDICADORES DEL PROYECTO Indicador Estado al Período Meta Resultado del Período de Inicio Último Período Actualizado No hay información disponible 07/12/2015 10:56 AM GPR 6/9
AVANCE FINANCIERO DEL PROYECTO COSTO TOTAL Anticipo Desembolsado: 0.00 Estimado Al Fin Del Proyecto: 0.00 ** Costo Total: 1.00 Total : 0.00 % Costo Total : 0.00 % **El Estimado al fin del proyecto se calcula con el devengado de años anteriores, mas el programado a devengar actual, mas el planeado de años futuros. % COSTO TOTAL DEVENGADO % Costo Total : 0.00 % Perfil Económico 2015 Años Previos Año Actual (2015) Años Futuros Total Ppto. Planeado 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Externo Planeado 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Aprobado Inicial 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Codificado 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. Comprometido 0.00 0.00 0.00 0.00 Planeado - Codificado (2015) 0.00 Programado a Devengar 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. 0.00 0.00 0.00 0.00 Estimado a fin de año * 0.00 0.00 0.00 0.00 Variación Proyectada (Programado a Devengar - Estimado) % de Programado a Devengar vs. 0.00 0.00 0.00 0.00 * 0.00 % 0.00 % 0.00 % 0.00 % Ppto. Codificado 998 0.00 0.00 0.00 0.00 Ppto. 998 0.00 0.00 0.00 0.00 * Ppto. PROGRAMADO A DEVENGAR VS. DEVENGADO 2015 Mes Prog. a Devengar (Mensual) (Mensual) Presupuesto Mensual 2015 Prog. a Devengar (Acumulado) (Acumulado) Acumulado Estado Anual Ene Feb 0.00 0.00 07/12/2015 10:56 AM GPR 7/9
Mes Prog. a Devengar (Mensual) (Mensual) Presupuesto Mensual 2015 Prog. a Devengar (Acumulado) (Acumulado) Acumulado Estado Anual Mar 0.00 0.00 Abr 0.00 0.00 May 0.00 0.00 Jun 0.00 0.00 Jul 0.00 0.00 Ago 0.00 0.00 Sep 0.00 0.00 Oct 0.00 0.00 Nov 0.00 0.00 Dic 0.00 0.00 Total 0.00 OBJETIVOS ALINEADOS Objetivos Operativos 3 Incrementar la intervención jurídica de los intereses del Estado en materia comercial MEDIANTE la defensa jurídica y el liderazgo de procesos administrativos, y la coordinación, sustanciación y seguimiento de procesos judiciales ante Organismos Internacionales, regionales y subregionales comerciales. ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 1 ASOCIACION HITO 1.- Definición del lider y del eqipo del proyecto realizado 2 ASOCIACION HITO 10.- Segundo informe de avance del proyecto 3 ASOCIACION HITO 11.- Segundo informe revisado y aprobado 4 ASOCIACION HITO 12.- Reunion de avance y seguimiento con la Dirección de Tecnologia 5 ASOCIACION HITO 13.- Informe y Sistematización de la Reunión 6 ASOCIACION HITO 14.- Primera pueba de validación del sistema realizado 7 ASOCIACION HITO 15.- Informe técnico a la primera prueba de validación del sistema 8 ASOCIACION HITO 16.- Reunión de ajustes del sistema con la Direccion de Tecnología 9 ASOCIACION HITO 17.- Segunda Prueba de Validación del sistema 10 ASOCIACION HITO 18.- Informe técnico de la segunda prueba de validación del sistema 11 ASOCIACION HITO 19.- Simulación de los datos obtenidos A1.PDF 22/05/2015 B1.PDF 15/06/2015 B2.PDF 22/06/2015 B3.PDF 31/07/2015 B4.PDF 03/08/2015 B5.pdf 17/08/2015 B6.PDF 25/08/2015 B7.PDF 14/09/2015 B8.PDF 22/09/2015 B9.PDF 12/10/2015 C1.PDF 19/10/2015 12 ASOCIACION HITO 2.- Acta de constitución del proyecto A2.pdf 09/11/2015 13 ASOCIACION HITO 20.- Tercer informe de avance del proyecto 14 ASOCIACION HITO 21.- Tercer informe de avance revisado y aprobado 15 ASOCIACION HITO 22.- Reunión final de seguimiento y evaluación de los resultados realizado 16 ASOCIACION HITO 3.- Revisión de costos, riesgos y beneficios del proyecto C2.pdf 18/11/2015 C3.pdf 23/11/2015 C4.pdf 07/12/2015 A3.PDF 02/04/2015 07/12/2015 10:56 AM GPR 8/9
ARCHIVOS DEL PROYECTO Descripción de Archivo Archivo de Alta 17 ASOCIACION HITO 4.- Revisión con la Dirección de Tecnología el alcance del proyecto y la viabilidad del mismo A4.PDF 02/04/2015 18 ASOCIACION HITO 5.- Elaboración de una hoja de ruta A5.PDF 29/06/2015 19 ASOCIACION HITO 6.- Primer informe de avance del proyecto 20 ASOCIACION HITO 7.- Primer informe de avance revisado del proyecto 21 ASOCIACION HITO 8.- Reunion de Seguimiento con la Direccion de Tecnologia 22 ASOCIACION HITO 9.- Informe de sistematizacion de la reunion A6.PDF 04/05/2015 A7.PDF 06/07/2015 A8.rar 02/06/2015 A9.PDF 19/05/2015 EQUIPO DEL PROYECTO Nombre Rol Puesto Correo Electrónico Teléfono(s) Morocho Peñafiel, Miriam Belén ANALISTA LIDER TECNICO Asistente de la Coordinación de Normatividad y Controversias Internacionales belen.morocho@comercio exterior.gob.ec 07/12/2015 10:56 AM GPR 9/9