Metodología de Oficinas de Proyectos
Contenido Definiciones. Planificación Estratégica Gestión de Proyectos Prácticas PMO Alta Gerencia Internas a la PMO s Resto de la Organización
Definiciones Qué es un Proyecto? Un emprendimiento temporal orientado a crear un producto, servicio o resultado único. Qué es la Gestión de Proyectos? Es el conjunto de procesos mediante los cuales un proyecto es definido, iniciado, planificado, estructurado, controlado y Procesos llevado a su conclusión.
Planificación Estratégica Estamos haciendo el trabajo correcto? Estamos generando valor? Alineación Estratégica Estamos realizando bien el trabajo? Gestión de Portafolios Gestión de Proyectos
Gestión de Proyectos Incrementa la probabilidad de realizar proyectos exitosos mediante la planificación efectiva de proyectos. Asegura que los proyectos entreguen el producto o servicio dentro de lo comprometido asegurando la satisfacción del cliente. Establece indicadores de rendimiento que proporciona información oportuna para la toma de decisiones ejecutivas. Controla el cambio en los proyectos asegurando la evaluación del impacto en los proyectos antes de su autorización
Qué es la PMO? Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es un área de servicios dentro de la organización cuyo foco de trabajo es la gestión de proyectos. No existe un único modelo para cada situación. En general, se parte de modelos sencillos, y a medida que la práctica demuestra su valor, se va extendiendo el alcance de la PMO. Es común que la PMO empiece como repositorio (por ejemplo, para un único proyecto).
Prácticas PMO Ejes de acción Táctico Agrupa a las prácticas que disponen una metodología o forma de trabajo para dar sustento al eje operativo. (Priorización y evaluación de proyectos, Monitorear y Controlar la operación de la PMO, etc.) Estratégico Prácticas que buscan arraigar y mejorar aquellas definidas como tácticas para la gestión de proyectos. (Fomentar madurez en la gestión de proyectos, Asegurar madurez de la PMO, etc.) Operativo Incluye a las prácticas que representan acciones concretas para lograr los objetivos planificados en términos de gestión. (Generar reportes, proveer modelo de entregables, etc.)
Prácticas PMO Áreas de resultado Se identifican cuatro áreas diferentes para clasificar las prácticas de acuerdo a quienes perciban los resultados generados: Alta Gerencia Directivos, Gerentes, con quienes se definan los lineamientos estratégicos de la implementación de la PMO y a quienes la PMO deberá reportar su gestión. Interno PMO Se establece esta área para aquellas prácticas que estén dirigidas controlar y mejorar las propias funciones de la PMO. Líderes o rol designado en la Organización que lleve adelante la ejecución de proyectos definidos dentro del alcance de la PMO Resto de la Organización Cualquier área no considerada dentro de los aparatados anteriores y que sea objeto de los resultados generados por la PMO
Fomentar madurez de la Gestión de Proyecto Gestión de portfolio Evaluación de proyectos Priorización de proyectos Planificación y calendarización Reportar Estado de Proyectos Asegurar Madurez de la PMO Mejorar Operación de la PMO Monitorear y Controlar la Gestión de la PMO Reportar Estado de Proyectos Fomentar Madurez de la Gestión de Proyecto Monitorear estado de proyectos Asistir al PM Proveer Modelos Gestionar riesgos de Entregables Gestionar cambios Desarrollar BBDD Conducir revisiones de riesgos, issues y post-proyecto lecciones aprendidas Auditar proyectos Establecer prácticas consistentes Facilitar estructura de repositorio de artefactos Fomentar Madurez de la Gestión de Proyecto Estandarizar el empleo de metodologías de Gestión de Proyectos Coaching de PM Control de asignaciones Staffing Mentoring de PM Desarrollar competencias y capacidades para Gestión de Proyectos
Reportar Estado de los Proyectos - Alta Gerencia Propósito Dar visibilidad a la Alta Gerencia sobre el estado conjunto de los proyectos Entradas Salidas Entrevista con Alta Gerencia Entrevista con Referentes de Proyectos Reportes actuales Informe Ejecutivo Tablero de Control Fase Inicial Definir necesidades de reporte y requerimientos alineados con la madurez de la organización. Establecer esquema de logística para la recolección de información y presentación del informe (diseño, mecanismo de presentación, distribución, soporte del informe, etc.) Modelo de Informe Ejecutivo Modelo de Informe de Avance Tablero de Control Plan de Reporte Recurrente Relevar información de los proyectos para alimentar los reportes acordados Confeccionar Informes avance y síntesis ejecutiva Actualizar Tablero de Control con la información consolidada Involucrados Alta Gerencia Involucrados Alta Gerencia
Reportar Estado de los Proyectos - Alta Gerencia Centro de Planificación: a través de semáforos se monitorean el estado de los proyectos. Se puede tener un enfoque general de todos los proyectos en su conjunto.
Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto Propósito Asegura la disponibilidad de los artefactos necesarios para soportar las prácticas de Gestión de Proyectos Entradas Documentación sobre prácticas actuales para la Gestión de Proyectos Plan de diseño y validación de entregables modelo Modelos de entregables actualizados Otros artefactos Salidas Fase Inicial Recurrente Identificar los entregables y documentos de trabajo asociados a las prácticas de gestión actuales Diseñar documentos modelo que mejoren y faciliten la preparación de entregables y documentación intermedia Validar documentos modelo con los involucrados en el proceso de generación Modelo de Informe Ejecutivo Modelo de Informe de Avance Otros modelos de entregables Brindar soporte a la utilización de entregables modelo Validar vigencia y aplicabilidad de los documentos modelo Realizar ajustes necesarios a los documentos modelo Involucrados Alta Gerencia Involucrados
Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto Master Plan
Proveer Entregables Modelo - Referentes de Proyecto Sitio del Proyecto
Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto Propósito Disponer de información sobre el estado de los proyectos, que permita evaluar el avance, anticipar posibles desvíos y cursos de acción. Entradas Salidas Entrevista con Alta Gerencia Entrevista con Referentes de Proyectos Reportes actuales Informe de Avance Otros informes Fase Inicial Revisar el esquema de reporte y seguimiento actualmente implementado. Detectar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Acordar lineamientos generales para el control y monitoreo de los proyectos Establecer información mínima de gestión Modelo de Informe de Avance Plan de Reporte Otros modelos de reporte Recurrente Relevar información de los proyectos de acuerdo a los requerimientos. Por ejemplo: Avance en el cronograma Tareas ejecutadas y avances reportados Riesgos y acciones de mitigación Issues y acciones correctivas Evaluar la situación general del proyecto y compartir esta información con el referente de proyecto Involucrados Alta Gerencia Involucrados
Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto Síntesis Ejecutiva
Monitorear Estado de los Proyectos - Referentes de Proyecto Cuadros de mando de Proyectos en Silverlight
Establecer Prácticas Adecuadas a la Organización Referentes de Proyecto Propósito Asegurar a corto plazo el uso consistente de prácticas de Gestión de Proyectos adecuadas a la organización. Diagnóstico de la Situación Actual Diseño del Plan de Mejora Implementación de Mejoras Entradas Prácticas actuales Artefactos de soporte Modelo de entregables Diagnóstico de Situación Actual Entrevista con la Alta Gerencia Plan detallado de mejoras a implementar Actividades Relevar prácticas actuales para la gestión de proyectos y responsables de su ejecución. Evaluar aplicabilidad de las prácticas, fortalezas y debilidades Determinar oportunidades de mejora Relevar expectativas con la Alta Gerencia Desarrollar plan de acción para mejorar las actuales prácticas Implementar las acciones de mejora que favorezcan la utilización de prácticas consistentes para mejorar la gestión de proyectos Salidas Diagnóstico de madurez de las prácticas de gestión de proyectos Plan de acciones de mejora Informe resultado de las mejoras implementadas Involucrados Alta Gerencia Alta Gerencia
Fomentar la Madurez en la Gestión de Proyectos Referentes de Proyecto Propósito Impulsar la maduración de las prácticas de Gestión de Proyectos Diagnóstico de la Situación Actual Diseño del Plan de Mejora Implementación de Mejoras Entradas Practicas de gestión actualmente implementadas Entrevista con Referentes de Proyectos Entrevista con la Alta Gerencia Diagnóstico de Situación Actual Plan detallado de mejoras a implementar Actividades Relevar a los referentes de proyectos para determinar madurez de las prácticas de gestión actualmente en ejecución Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situación actual y determinar madurez deseada para las prácticas de gestión Desarrollar plan de acción que favorezca la maduración de las prácticas exitosas Implementar las acciones de mejora que provean de herramientas a los referentes de proyecto para sistematizar los resultados obtenidos por las prácticas exitosas. Salidas Diagnóstico de madurez de las prácticas de gestión de proyectos Plan de acciones de mejora Informe resultado de las mejoras implementadas Involucrados Alta Gerencia
Monitorear y Controlar la Operación de la PMO - Interno PMO Propósito Mantener la performance de la PMO dentro de lo planeado Entradas Salidas Alcance de la PMO Plan de Gestión Informe de Gestión de la PMO Fase Inicial Definir objetivos para la gestión de la PMO Definir métricas asociadas a las funciones de la PMO, que permitan controlar su desempeño Establecer mecanismos de control para la gestión Objetivos de la PMO Métricas para las funciones PMO Mecanismos de control Recurrente Revisar periódicamente el cumplimiento de los objetivos establecidos para la PMO Controlar estado de las métricas definidas Ejecutar mecanismos de control establecidos para evaluar desempeño de la PMO e informar a la Alta Gerencia Involucrados Alta Gerencia Involucrados Alta Gerencia
Monitorear y Controlar la Operación de la PMO - Interno PMO Supervisor 1 Gerente 2 Líder Proyecto 3 Workflows de Aprobación, ejemplo de Empresa de Mercado Financiero
Monitorear y Controlar la Operación de la PMO - Interno PMO Workflows de Aprobación, Ejemplo de Empresa de Telecomunicaciones
Monitorear y Controlar la Operación de la PMO - Interno PMO Reporte PMO Ejemplo de Mercado Financiero
Mejorar la Operación de la PMO - Interno PMO Propósito Mejorar de manera continua la performance de la PMO Diagnóstico de la Situación Actual Diseño del Plan de Mejora Implementación de Mejoras Entradas Métricas establecidas sobre las funciones de la PMO Resultados obtenidos sobre los proyectos alcanzados por la PMO Entrevista con la Alta Gerencia Diagnóstico de Situación Actual Plan detallado de mejoras a implementar Actividades Relevar estado de las métricas establecidas para determinar performance de la PMO Evaluar resultados obtenidos sobre los proyectos bajo el alcance de las funciones de la PMO Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situación actual y determinar el nivel de performance objetivo para la PMO Desarrollar plan de acción para mejorar la performance de la PMO Implementar las acciones de mejora que permitan alcanzar el nivel de performance objetivo acordado con la Alta Gerencia Salidas Diagnóstico de situación actual sobre la performance de la PMO Plan de acciones de mejora Informe resultado de las mejoras implementadas Involucrados Equipo de Proyecto Alta Gerencia
Asegurar Madurez de la PMO - Interno PMO Propósito Asegurar la maduración de las prácticas de Gestión de Proyectos Diagnóstico de la Situación Actual Diseño del Plan de Mejora Implementación de Mejoras Entradas Practicas de gestión actualmente implementadas Entrevista con Referentes de Proyectos Entrevista con la Alta Gerencia Diagnóstico de Situación Actual Plan detallado de mejoras a implementar Actividades Relevar ejecución y resultados de las prácticas de gestión implementadas para determinar madurez de las mismas. Entrevistarse con la Alta Gerencia para evaluar situación actual y determinar nivel de madurez deseada para las prácticas de gestión Desarrollar plan de acción que favorezca la maduración de las prácticas exitosas Implementar las acciones de mejora que busquen sistematizar los resultados obtenidos por las prácticas exitosas. Salidas Diagnóstico de madurez de las prácticas de gestión de proyectos Plan de acciones de mejora Informe resultado de las mejoras implementadas Involucrados Alta Gerencia Alta Gerencia
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