Caso: Procesamiento Encuestas para Elecciones Presidenciales Ernesto Calvo, PMP 1
Acerca del Autor Líder de Proyectos en la implementación y consultoría de soluciones empresariales por más de 13 años en empresas del sector privado y gubernamental. A implementado soluciones de tecnologías de información y mejora de procesos en México y Colombia. Consultor en Gestión de Proyectos y Mejoramiento de Procesos (BPM). Egresado de ESAN - PADE en Gerencia de Tecnologías de Información. - Estudios de especialización en la Universidad La Salle de Barcelona, España en Arquitectura Informática. Miembro actual del Project Management Institute (PMI). Está certificado como Project Management Professional (PMP). Se desempeña actualmente como Gerente de Proyectos de la Empresa DotNet SAC y Gerente de Procesos de la empresa ACS Consulting. 2
Principales StakeHolders 3
INICIACION 4
PROJECT CHARTER - 1 NOMBRE DEL PROYECTO Procesamiento Encuestas para Elecciones Presidenciales Inicio DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO El presente Proyecto tiene como objetivo poder registrar y procesar la información de las elecciones a nivel presidencial y del congreso. La información debe ser tomada, registrada y procesada el mismo día de las elecciones, 10 de abril 2010. La información debe ser procesada y transformada al formato compatible con el Server actual para que puede ser leida y enviada directamente al switcher, que transmite los datos El proyecto será realizado desde 15/02/11 hasta el 10/04/11. La información debe estar lista y cerrada antes de las 4 pm El desarrollo e implementación del proyecto se realizará en las instalaciones de Frecuencia Latina DEFINICIÓN DEL PRODUCTO El proyecto constará de 2 módulos: -Información a Boca de Urna.- Está referido a la información que debe procesada y estar lista para ser lanzada en el flash electoral. Esta información será entregada de acuerdo a los formatos de reportes pre-establecidos. -Información de Conteo Rápido.- Está referido a la información que debe ser procesada y publicada de acuerdo a como se vaya procesando la data del conteo rápido de las mesas, de acuerdo a los datos de las actas computadas. Esta información será entregada de acuerdo a los formatos de reportes pre-establecidos. FINALIDAD DEL PROYECTO Entregar el resultado de las elecciones presidenciales y congresales proyectado, con la mayor precisión estadística. 5
PROJECT CHARTER - 2 DEFINICIÓN DE REQUISITOS El Sponsor tiene el siguiente requisito: - Automatizar el procesamiento de encuestas y actas de las elecciones, en el menor tiempo posible - La data procesada debe estar disponible antes de las 4 pm para el caso de Boca de Urna - La data procesada debe estar disponible conforme a los avance programados para el Conteo Rápido Inicio DESIGNACIÓN DEL PROJECT MANAGER -Nombre: CT - Reporta a: HY -Supervisa a : GF, HN, CP - Nivel de Autoridad: Exigir el cumplimiento de los entregables del proyecto. PRINCIPALES AMENAZAS -Los equipos y componentes del sistema al momento de la implementación no se encuentren disponibles, retrasando la entrega de la solución. -Las modificaciones de las normas legales de la ONPE y del JNE, generarían cambios en los alcances del proyecto y reglas de negocio del mismo. PRINCIPALES OPORTUNIDADES - La automatización del procesamiento de datos puede servir para otras encuestas que se manejen a futuro. - El proyecto va a poder cerrarse antes de la información del avance oficial dado por la ONPE SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO Nombre: FTY, Empresa: Frecuencia Latina Cargo: Director de Noticias Fecha: Febrero, 2011 6
Lista de StakeHolders Rol General SPONSOR EQUIPO DE PROYECTO PROGRAM MANAGER GERENTES DE OPERACIONES GERENTES FUNCIONALES USUARIOS / CLIENTES PROVEEDORES / SOCIOS DE NEGOCIOS OTROS STAKEHOLDERS StakeHolder Canal de TV Project Manager Equipo de Gestión del Proyecto Otros miembros del Equipo Gerente de Medios Gerente General: BM Gerente de Unidad: ST Coordinador General: LO Coordinador Administrativo: FI Proveedor de Comunicaciones Proveedor de Infraestructura Proveedor Logístico Participantes, Asistentes Inicio 7
ESTRATEGIA DE GESTION DE STAKEHOLDERS Inicio StakeHolder INTERES EN EL PROYECTO EVALUACION DEL IMPACTO Director Administrativo Que el proyecto culmine exitosamente para poder cobrar los servicios Muy alto Estrategia Potencia para reducir obstáculos Informar acerca de las oportunidades de mejora. Sponsor Que se concluya el proyecto exitosamente Muy alto Informar diariamente los avances del proyecto, los problemas encontrados y solicitar ayuda de requerirla Coord. General Poder proporcionar un proyecto exitoso, a los Muy alto Informe semanal de la usuarios del canal performance del proyecto. Gerente de Unidad Jefe Funcional Equipo del Proyecto Lograr la participación e interés del personal proporcionado Lograr implenetar todas las funcionalidades necesarias finales Terminar el proyecto en el tiempo y alcance establecido. Alto Muy alto Muy alto Comunicar las ventajas del proyecto Informar acerca de las funcionalidades del aplicativo. Informar continuamente sobre los avances del proyecto. Operadores. Minimizar el tiempo de registro y proceso de datos Medio Brindar capacitación del uso de la aplicación 8
PLANIFICACION 9
DIAGRAMA DEL PROCESO 10
DEFINICION DEL ALCANCE - 1 DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PRODUCTO Planificación La data procesada debe estar dividida en dos módulos que serán leidos de acuerdo a la etapa que se maneje: - La información registrada correspondiente al proceso de Boca de Urna, debe contener la información encuestada a los electores a nivel nacional a través de todas las 26 regiones electorales. - La información registrada correspondiente al proceso del conteo rápido, debe contener la información leida de las actas electorales de las mesas pre-asignadas a nivel nacional a través de todas las 26 regiones electorales, esta información será procesada y enviada de acuerdo a los avances significativos en % del registro. -- El sistema de procesamiento de datos deberá contener validaciónes de las restricciones de seguridad y control establecidas y las reglas y restricciones aprobadas por la ONPE La información procesada generará la lista de los cuadros estadísticos establecidos, y esta data quedará lista en formato y contenido tal cual va a ser publicada en la pantalla de televisión CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO 1. TÉCNICOS. La implementación de la solución debe cubrir el 100% de los entregables. 2. DE CALIDAD.- Se debe lograr un 100% de nivel de satisfacción del cliente. 3. ADMINISTRATIVOS.- Los entregables deben ser aprobados por el Director Administrativo. 4. COMERCIALES.- Se debe cumplir lo estipulado en el contrato. ENTREGABLES DEL PROYECTO -Gestión de proyecto.- Proyecto gestionado - Data de encuestas procesado y validado - Sistema de Ingreso y procesameinto de información - Reportes estadísticos finales parametrizados 11
DEFINICION DEL ALCANCE - 2 EXCLUSIONES DEL PROYECTO Planificación -Las conexiones de redes, eléctricas y telefonía serán administradas por los proveedores externos -El acceso al sistema será únicamente a través de una red privada. - Los requerimeintos logísticos serán implementados por el proveedor asignado - El soporte de hardware y equipos de comuniciones está garantizado RESTRICCIONES DEL PROYECTO - El presupuesto del proyecto no debe exceder de lo presentado en la Propuesta Inicial. -La propuesta inicial debe ser aprobada por el Director de Medios antes de iniciar el proyecto. SUPUESTOS DEL PROYECTO (i) Se cuenta con el equipo de proyecto necesario (i) Se culminará en el proyecto todos los reportes principales y secundarios que se requieran (i) Los Usuarios involucrados durante la fase de pruebas, deben dedicarse al menos ½ del tiempo a labores de prueba, y deben finalizar las pruebas en los tiempos planificados. (i) Los equipos se encuentran adquiridos y disponibles para la instalación. (i) Se cuenta con los especialistas y personal de campo para la ejecución e implementación del proyecto. (e) El cliente respetará el cronograma presentado en la propuesta y que es parte del contrato. (e) Los cuadros finales serán revisados y aprobados por el cliente, pudiéndose continuar con el avance del proyecto. 12
ORGANIGRAMA DEL PROYECTO Planificación 13
CRONOGRAMA Planificación 14
EJECUCION 15
Ingreso de Información Ejecución 16
Ingreso de Información Ejecución 17
Consulta de Información Ejecución 18
Procesamiento de la Información Ejecución 19
Reportes de Datos Ejecución 20
Reportes de Datos Ejecución 21
SEGUIMIENTO Y CONTROL 22
Reportes de Avance Seguimiento y Control 23
Control de Avance Seguimiento y Control 24
Reportes Finales Seguimiento y Control 25
Reportes Finales Seguimiento y Control 26
FIN 27