Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sector Salud Manual de Funciones Oficina de Acceso a la Información Santo Domingo, D. N. Septiembre, 2010 1 Manual de Funciones
Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sector Salud Oficina de Acceso a la Información Pública Manual de Puestos Elaborada por: Eduardo Ventura Revisión Técnica: (En proceso de revisión) Fatima Guerrero Comité de Normas Básicas de Control Interno (NOBACI) Aprobado por: Dr. Humberto Salazar Coordinador Ejecutivo Mediante Oficio No. del 2010 Versión 2010 2 Manual de Funciones
Tabla de contenido Presentación 4 I. Información General 5 II. Misión 6 III. Visión 6 IV. Valores 6 V. Funciones 7 VI. Relaciones de Coordinación y Supervisión 9 6.1 Supervisa 9 6.2 Coordina con 9 VII. Definición de las Áreas Internas 10 7.1 Área de Servicios de Información a los Ciudadanos 10 7.2 Área de Tramitación 10 7.3 Área de Clasificación de la Información y Centro de Documentación 11 VIII. Organigrama 12 3 Manual de Funciones
Presentación En cumplimiento de lo establecido en la Ley 200-04 y demás normativas relativas al derecho al libre acceso a la información, la Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sector Salud, a partir de ahora (CERSS) ha dispuesto la organización la Oficina de Acceso a la Información (OAI) y la asignación de un responsable de la misma (RAI). La OAI debe garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública a través de las múltiples funciones que le otorga el artículo 11 del Reglamento de la Ley y del artículo 10 de la misma, el cual establece las funciones al cargo de RAI. Este documento corresponde al Manual de Descripciones de Puestos de la Oficina de Acceso a la Información de la CERSS, el cual es instrumento de trabajo para realizar todas las labores delegadas, con la dirección del Coordinador Ejecutivo, actuando en coordinación bajo su autoridad. El Manual indica la división de trabajo necesaria para lo establecido en el párrafo anterior, identificando funciones, niveles de jerarquía y puestos de trabajo de la Oficina de Acceso a la Información Pública. Se definen dichas funciones para establecer el alcance y trascendencia de cada una de éstas, luego están las descripciones de puestos y las relaciones de supervisión, identificando las posiciones de trabajo, sus deberes y responsabilidades y los requisitos y experiencia que se exigen a los que ocupen dichas posiciones. 4 Manual de Funciones
I. Información General Ubicación: Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sector Salud Primera Planta Edificio de la Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sector Salud Calle David Masalle Laffulla #12, Ensanche Julieta, Santo Domingo, Distrito Nacional Teléfono: 809.547.2509 Ext. 233 Fax: 809.547.2720 Correos Electrónicos: oai@cerss.gov.do rai@cerss.gov.do 5 Manual de Funciones
II. Misión Procesar y dar respuestas a las solicitudes de información por parte de la ciudadanía que correspondan al manejo de los fondos, correspondientes a los proyectos de reestructuración y reforma del Sector Salud. III. Visión Ser la Oficina de Acceso a la Información líder en el cumplimento de sus funciones, teniendo siempre en el horizonte la sistematización y automatización de sus procesos internos.. IV. Valores Eficacia Eficiencia Transparencia Servicio Humanización 6 Manual de Funciones
V. Funciones Recolectar, sistematizar y difundir la información a que se refiere los Servicios de información pública. Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información. Auxiliar en la elaboración de solicitudes de acceso a la información y, en su caso, orientar a los solicitantes respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la información que solicitan Realizar los trámites dentro de su organismo, institución o entidad, necesarios para entregar la información solicitada. Efectuar las notificaciones a los solicitantes. Proponer los procedimientos internos que pudieran asegurar una mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información. Llevar un archivo de las solicitudes de acceso a la información, sus antecedentes, tramitación, resultados y costos. Elaborar estadísticas y balances de gestión de su área en materia de acceso a la información. Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar visible en sus instalaciones, un listado de los principales derechos que, en materia de acceso a la información, asisten al ciudadano. Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice que contenga la información bajo su resguardo y administración. Realizar las correspondientes tachas en caso de solicitarse un documento que contenga información parcialmente reservada. Las tachas se harán bajo la responsabilidad de la máxima autoridad del organismo, institución o entidad. Realizar las demás tareas necesarias que aseguren el efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información, la mayor eficiencia en su misión y la mejor comunicación entre el organismo, institución o entidad y los particulares. 7 Manual de Funciones
Satisfacer las solicitudes de información en el plazo fijado. Comunicar razones de prórroga para atender las solicitudes. Entregar información solicitada de forma personal, teléfono, facsímile, correo ordinario, correo electrónico o formato de Internet. Limitar y exceptuar la obligación de informar del estado, de acuerdo a lo establecido en la Ley. Permitir el acceso directo a las informaciones recibidas e informaciones reservadas, cuando no se trate de datos personales y cuando se respete el principio de adecuación al fin público. Publicar en medio de amplia difusión las normas que regulen la forma de prestación y acceso a los servicios públicos y el acceso de las personas de la mencionada entidad. Atender solicitudes inconformes por la denegación de la información solicitada. Fijar tarifas razonables para la búsqueda y reproducción de información tomando como base el costo del suministro de la información. Fijar tasas diferenciadas cuando la información sea solicitada para ser utilizada como parte de una actividad con fines de lucro o sin fines de lucro o actividades de interés público o interés social. Clasificar la información que elabore, posea, guarde o administre, así como denegar el acceso a la información. Divulgar y publicar aquella información relacionada con los fondos públicos que reciba. Divulgar y publicar información sobre los planes de trabajo, evaluaciones y resultados obtenidos y cualquier otra información completa rendición de cuenta respecto a fondos obtenidos. 8 Manual de Funciones
VI. Relaciones de Coordinación y Supervisión 6.1 Supervisa Área de Servicios de Información a los Ciudadanos y Soporte Página Web Área de Tramitación Área de Clasificación de Información 6.2 Coordina con: Dependencias de la CERSS Ministerio de Salud Pública y Asistencias Social Oficinas de Acceso a la Información Públicas estatales (OAI s) Consejo Nacional de Reforma del Estado (CONARE) Secretaría de Estado de Administración Pública (SEAP) Instituto Nacional de Administración y Personal (INAP) Comisión Nacional de Ética y Combate a la Corrupción (CNECC) 9 Manual de Funciones
VII. Definición de las Áreas Internas 7.1 Área de Servicios de Información a los Ciudadanos Funciones: Sistematizar la información de la institución de Interés Público. Recibir las solicitudes escritas de acceso a la información. Atender al solicitante para que complete y corrija las solicitudes de información. Entregar información sencilla y accesible sobre los trámites y procedimientos para solicitar informaciones Orientar sobre la prestación de los servicios de libre acceso a la información. Hacer saber al ciudadano la fuente, el lugar y la forma en que puede tener acceso a información publicada. Hacer saber al solicitante si la información ha sido publicada y los medios en que pueda tener acceso. 7.2 Área de Tramitación Funciones: Enviar las solicitudes a la administración competente cuando no es de su oficina. Proveer información contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones, soportes magnéticos, digitales u otro formato. Suministrar información que se encuentre en posición y control de la institución. Considerar información todo tipo de documentación financiera relativa al presupuesto. Considerar información en los documentos provenientes de instituciones financieras del ámbito privado utilizada como base de decisiones administradoras. 10 Manual de Funciones
Clasificar como información minutas de reuniones oficiales. Aplicar las reglas de demostración de entrega de la información al ciudadano. Notificar al solicitante de información el costo por la expedición de algún documento por mandato de alguna ley específica o pago de algún derecho establecido por la Ley Tributaria. Aplicar las tarifas vigentes en la institución relativas al costo del suministro de la información. Comunicar al solicitante en forma escrita las razones legales para rechazar una solicitud. Rechazar la solicitud de información cuando pueda afectar intereses y derechos privados preponderantes en los casos que establece la Ley. No permitir el acceso a informaciones y datos de reserva legal dentro de un período de 5 años. 7.3 Área de Clasificación de la Información y Centro de Documentación Difundir informaciones sobre la estructura, integrantes, normativas de funcionamiento, proyectos, informes de gestión, base de datos. Velar por que las diferentes áreas institucionales cumplan con la actualización del listado de documentos bajo su responsabilidad. Colaborar en la organización del Comité Intra institucional de Clasificación de la Información. Preparar la propuesta de clasificación de información con las sugerencias recibidas desde las diferentes áreas funcionales. Vigilar que el web-site se publique el índice de documentos debidamente clasificado y actualizado. Velar para que la información de oficio este publicada en el web-site. 11 Manual de Funciones
VIII. Organigrama de la OAI Comisión Ejecutiva para la Reforma del Sector Salud, CERSS Oficina de Acceso a la Información Junio, 2010 AOI EV 12 Manual de Funciones