PROCEDIMIENTO Elaboró Revisó Autorizó Responsable de Calidad Nombre Puesto Responsable de Gestión Recursos Humanos Nombre Puesto Gerente General Nombre Puesto Clave: Pág. 1 de 2
CONTROL DE CAMBIOS Fecha Página Edo. de Revisión Descripción del Cambio Nov/11 Todas 00 Original Abril/13 1 01 Cambio de supervisor de RH, Actualización de instrucción de trabajo de curso de inducción (IT-RH- IND-01) Ago./14 todas 02 Se reemplazó el nombre de puesto por la palabra responsable, Se modificó la instrucción de trabajo (IT- RH-IND-01), se agregó formato de programa de inducción IT-RH-PRI-01, se eliminó el punto 6.7 y 7.1,se eliminó el formato de boletín informativo Clave: Pág. 2 de 2
1. OBJETIVO La comunicación interna tiene como finalidad dotar a Logística GES de un sistema de comunicación que le permita difundir su misión, valores, política de calidad, sus contenidos y sus avances de manera sistemática con el objeto de facilitar y favorecer la aceptación y la interiorización de los mismos, contribuyendo, de este modo, a aumentar la motivación, la cohesión y el desarrollo personal en aras de una gestión más ágil, eficiente y eficaz. 2. ALCANCE El procedimiento sirve como guía para desarrollar todas las tareas necesarias para asegurar el máximo alcance de la información relevante en Logística GES. Asimismo puede servir de apoyo para que los grupos de mejora constituidos, implementen a su vez las tareas necesarias para garantizar la difusión de sus propios planes de mejora. 3. RESPONSABILIDADES Responsable de Gestión Recursos Humanos Es el responsable de revisar y aprobar este documento. Gerente General Es el encargado de aprobar y liberar este procedimiento. Responsable de Calidad Es el responsable de: a) Revisión de los Documentos del SGC. Control de Documentos Es el responsable de: a) Llevar el control y distribución de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. Usuarios (Personal Áreas involucradas SGC) Son los responsables de utilizar solamente información aprobada, vigente y sujeta a control. Los responsables de área, son responsables exclusivos del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoras de los procedimientos y demás documentos controlados de sus respectivas áreas. Los responsables de área deben de asegurar que los procedimientos se cumplan. Todos los cambios del SGC deben de ser controlados. Únicamente los responsables de área pueden aprobar cambios en sus respectivas áreas. Todas las altas y bajas o modificaciones de documentos y sus respectivos inicios de vigencia deben de ser comunicadas. Clave: Pág. 3 de 2
4. REFERENCIAS y/o POLÍTICAS 4.1 REFERENCIA Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de MA-CAL-MC-01 Norma ISO 9000:2005, Fundamentos y Vocabulario. Norma ISO 9001:2008, Requisitos. 4.2 Políticas: I. Todos los empleados y supervisor de Recursos Humanos involucrados en el Sistema de Gestión de Calidad son responsables de dar cumplimiento a este procedimiento. II. La Gerencia General es responsable de verificar la correcta aplicación de este procedimiento. III. El personal de Logística GES se apega a utilizar los medios de comunicación descritos en este procedimiento. IV. La comunicación general está dirigida al cliente interno, esto es al trabajador. Aumenta la satisfacción entre el personal y la rentabilidad final. V. En Logística GES, la comunicación general es parte de su cultura organizacional, desarrollando conocimiento y habilidades, además de los valores, creencias, motivaciones y cualidades de los empleados. VI. La comunicación general responde a las necesidades de: Construir una identidad de la empresa Crear un clima de confianza y motivación. Profundizar en cada empleado el conocimiento de la empresa como entidad. Informar individualmente a los empleados. Publicar los logros de la empresa. Clave: Pág. 4 de 2
5. DEFINICIONES SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. Comunicación: Proceso de transmisión y recepción de ideas, información y mensajes. Canales o soportes: Instrumento a través del cual se transmite el mensaje. Comunicación ascendente: Esta comunicación fluye desde los subordinados a los superiores y continúa ascendiendo por la jerarquía organizativa. Comunicación cruzada: La comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de información entre personas de niveles organizativos iguales o similares, y el flujo diagonal entre personas en diferentes niveles que no tienen relaciones de dependencia directa. Comunicación descendente: Este tipo de comunicación fluye de las personas situadas en los niveles más altos de la jerarquía organizativa hacia las que se encuentran en los niveles inferiores. Comunicación formal: Es toda aquella comunicación fomentada por la dirección de la empresa y que fluye por los canales formalmente establecidos. Comunicación informal: Es la comunicación que surge de forma espontánea en las organizaciones debido a la interacción social entre sus miembros, por lo que es tan variada, dinámica e inconstante como las personas. Dentro de ésta se incluye al rumor. Emisor: La persona (o grupo de personas) que trata de hacer partícipe a otros de lo que él posee. Entidad: Entiéndase por entidad un Centro, un Departamento, un servicio o cualquier unidad administrativa o de servicios, organizada de forma que tenga competencias directas sobre planes o procesos. Mensaje: La expresión del contenido de la comunicación. Clave: Pág. 5 de 2
Plan de Comunicación: Estrategias de comunicación que permiten a través de los medios y soportes adecuados cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos y grupos que componen la empresa. Receptor: La persona o grupo de personas a quién se dirige el mensaje en un proceso de comunicación. Retroalimentación: La retroalimentación (Feedback) momento en el que el emisor se convierte en receptor para captar la comprensión, o la respuesta a su mensaje. La retroalimentación nos permite conocer el éxito de la comunicación. Ruido: Entendemos cualquier tipo de interferencia producida durante el proceso de comunicación, que dificulta la circulación de los mensajes, o los desvirtúa. Clave: Pág. 6 de 2
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO El presente procedimiento describe los procesos generales de comunicación dentro de Logística GES. El cual tiene por objetivo mejorar la comunicación entre la empresa y los empleados, ya que ayudará a alcanzar los objetivos, mejorando el clima organizacional. 6.1 En Logística GES se establecen dos tipos de comunicación interna: 1. Comunicación descendente: es aquella que se realiza desde arriba hacia abajo en la organización. 2. Comunicación ascendente: es aquella que se realiza desde abajo hacia arriba de la organización. Registro y/o evidencia: Correo electrónico. 6.2 El área de Gestión de Recursos Humanos determina las herramientas de comunicación descendente: Instrucción de trabajo curso de inducción. Comunicación escrita. Comunicaciones electrónicas (Pagina Web). Reuniones de información. Portal intranet 6.3 Instrucción de trabajo curso de inducción información necesaria para que el empleado obtenga la información de la historia de la empresa, capacitación por parte de todas las áreas de la empresa, código de conducta, misión visión y política de calidad. Registro y/o evidencia: IT-RH-IND-01 Instrucción de trabajo curso de inducción. Registro y/o evidencia: FO-RH-LI-01Lista de asistencia. Registro y/o evidencia: FO-RH-PI-01 Programa de inducción. 6.4 Comunicación escrita, la comunicación escrita es un medio útil para transmitir cualquier información así como de los cambios en las políticas y procedimientos de la empresa. Clave: Pág. 7 de 2
6.5 Comunicación electrónica el correo electrónico o e-mail es un sistema el cual los distintos empleados pueden comunicarse entre sí a través de mensajes electrónicos escritos que son enviados mediante las terminales de las computadoras personales conectados a una red. Este medio es rápido para transmitir información o acondicionamientos claves de la empresa. Registro y/o evidencia: Comunicación electrónica. 6.6 Reuniones de información, facilitan el diálogo y fomentan las relaciones personales, sobre todo entre empleados que no suelen interactuar entre sí frecuentemente por encontrarse separados en diferentes áreas. Suelen celebrarse a diferentes niveles. Registro y/o evidencia: FO-CAL-MT-01 Minuta de trabajo. 6.7 Portal del empleado (INTRANET) consiste en hacer un uso adecuado de los medios técnicos disponibles en la INTRANET para transmitir mensajes y actualización de los acontecimientos de la empresa. Registro y/o evidencia: Portal de intranet. 7. El área de Recursos Humanos determina las herramientas de comunicación ascendente: Comunicación escrita. Portal del empleado (INTERNET). 7.1 Comunicación escrita intercambio de información y un medio útil para transmitir cualquier información. Registro y/o evidencia: Comunicación escrita.. 7.2 Fin del proceso. Clave: Pág. 8 de 2
7. REGISTROS Código N/A IT-RH-IND-01 N/A FO-RH-LI-01 N/A FO-RH-PI-01 FO-CAL-MT-01 Nombre del Formato Correo electrónico Instrucción de Trabajo Curso de Inducción Comunicación electrónica Lista de Asistencia Portal de Internet Programa de inducción Minuta de trabajo Clave: Pág. 9 de 2