Recepción y validación de facturas electrónicas Estimado Proveedor: De acuerdo a nuestros comunicados anteriores, a partir del 1º de junio de 2013 solo serán procesadas para pago las facturas que nuestros proveedores nos hayan enviado tanto en formato XML como en PDF. El envío de las facturas en los formatos referidos (XML y PDF) será a través de Correo Electrónico como archivos adjuntos (attached); se han definido dos correos para este fin, cada uno de ellos de uso exclusivo para cierto tipo de proveedores que por la naturaleza de la operación requieren trato diferencial. Nuestro proceso de validación comercial requiere el # de Entrada o referencias de nuestro sistema; el Proveedor deberá ingresar al Portal de Proveedores Alliax y obtener el mencionado # de Entrada. Ver manual correspondiente Anexo I. Este # de Entrada o referencias de nuestro sistema deberá anotarse como Asunto (Subject) en el mail donde se envían las facturas en sus formatos XML y PDF. Los siguientes tipos de proveedores enviarán sus formatos XML y PDF bajo siguientes reglas: Tipo proveedor Característica Tipo de orden de compra Enviar a correo Subject (Asunto) correo Materiales, refacciones y servicios Entrega bienes o servicios con base a Orden de Compra nominativa 10 dígitos numéricos, donde los primeros dígitos son: 45 o 75 facturaspetrotemex@alliax.com 6 dígitos numéricos, donde el primer dígito es 4: Ver Anexo I Ejemplo: 405678 Los siguientes tipos de proveedores enviarán sus formatos XML y PDF bajo siguientes reglas; se adiciona para fines de validación interna envío en formatos PDF de documentación anexa a la factura comercial de su servicio: Tipo proveedor Característica Tipo de orden de compra Enviar a correo Subject (Asunto) correo Fletes de materia prima Fletes de Importación Fletes de producto terminado Agentes aduanales, Tercerías e Inspectores Proporciona servicios en base a Orden de compra con tercero 10 dígitos alfa-numéricos Ejemplo: POL01135MA PDF Anexo: 1. Remisión con sellos y 2. Factura comercial del material transportado Proporciona servicio en base a # Módulo de Transporte 10 dígitos numéricos, donde los primeros dos dígitos son: 22 PDF Anexo: 1. Remisión con sellos, 2. Factura comercial del material transportado y 3.Pedimento Proporciona servicio en base a # Módulo de Transporte 10 dígitos Numéricos o Alfanuméricos, donde los primeros dígitos son: 22 y AXO PDF Anexo: 1. Remisión con sellos, 2. Factura comercial del material transportado y 3.Pedimento en caso de exportación. Proporciona servicio en base a # Módulo de Transporte 10 dígitos Numéricos o Alfanuméricos, donde los primeros dígitos son: 22 y AXO PDF Anexo: 1. Pedimento, 2. Factura comercial del material importado, 3. Soporte maniobras y muellajes, otros Igual a orden de compra Ejemplo: POL01135MA y/o Enviar con # de Factura 10 dígitos numéricos del Módulo de Transporte Ejemplo: 2200012345 10 dígitos numéricos del Módulo de Transporte Ejemplo: 2200012345 AXOD03A13C (o Subject # de Factura enviada) 10 dígitos numéricos del Módulo de Transporte Ejemplo: 2200012345 AXOD03A13C (o Subject # de Factura enviada) 1
(*) Se entiende por Grupo Petrotemex al conjunto de empresas denominadas: Grupo Petrotemex, S.A. de C.V, Petrocel, S.A. de C.V., Inmobiliaria Petrocel, S.A. de C.V., Petrocel Temex, S.A. de C.V., Tereftalatos Mexicanos, S,A, de C.V., Akra Polyester, S.A. de C.V. (Planta Altamira), Generadora Petrocel, S.A. de C.V. y Cogeneración de Energía Limpia de Cosoleacaque, S.A. de C.V. Permanece sin cambios la recepción de bienes y aceptación de servicios en sus aspectos de control físico, de calidad y documental. Toda entrega debe contar con la emisión previa de una orden de compra. Al momento de entrega de Bienes en Almacén General o de Servicios ante usuarios internos de Grupo Petrotemex; el proveedor deberá entregar factura o remisión impresa donde se amparen los bienes o servicios entregados. Facturación en papel En 2013 se aceptarán facturas en papel de las denominados Código de Barras Bidimensional. Exhortamos a proveedores que emiten este tipo de facturas migre durante 2013 a factura electrónica. Cambios contra situación actual Correo actual cxppetrotemex@alliax.com vigente hasta 31 de mayo. Correos nuevos facturaspetrotemex@alliax.com y vigentes a partir del 1º de junio 2013. Subject # Entrada vs Subject # Orden de Compra. Comunicación oportuna de registro de transacciones. Incluimos índice con manuales de operación y ponemos a disposición al departamento de Help Desk de Alliax para aclaración de dudas. Anexo I o Manual de obtención de # de Entrada en Portal de Proveedores Alliax Anexo II o Recepción y validación de facturas electrónicas hd@alliax.com Teléfono 81-8748-3200 2
Anexo I Manual de obtención de # de Entrada en Portal de Proveedores Alliax 1.- Obtención # de Entrada en Portal de Proveedores Alliax Paso 1 Dar clic en Portal de Tracking y seleccionar empresa Paso 2 En la sección de Entradas seleccionar el icono de embudo (flecha roja) Paso 3 Ingresar número de pedido y dar clic en el icono de caja (flecha roja) 3
Paso 4 El sistema muestra el número de entrada, que deberás utilizar en el envío de facturas electrónicas. 4
Anexo II Envío, recepción y validación de facturas electrónicas Proveedores Nacionales que emiten factura electrónica I. Envío de facturas electrónicas 1. Proveedor nacional que emite facturas electrónicas debe enviar según le corresponda formatos XML y PDF a correo facturaspetrotemex@alliax.com, o. 2. Debe anotar como Asunto (Subject) # de Entrada o referencias de nuestro sistema, el Proveedor deberá ingresar al Portal de Proveedores Alliax y obtener el mencionado # de Entrada. 3. Como se indicó en página 1 de este manual algunos proveedores deberán integrar al PDF de su factura comercial información soporte del servicio proporcionado. Este es aplicable para Fleteros y Agentes Aduanales. Ejemplo envío formatos XML y PDF De acuerdo a tabla página 1: El correo y su Subject puede ser : facturaspetrotemex@alliax.com, Seis dígitos numéricos, donde los primeros son 40 Igual a orden de compra Ejemplo: POL01135MA y/o Enviar con # de Factura 10 dígitos numéricos del Módulo de Transporte Ejemplo: 2200012345 10 dígitos numéricos del Módulo de Transporte Ejemplo: 2200012345 AXOD03A13C (o Subject # de Factura enviada) II. Validación de información recibida Revisión fiscal y comercial 1. Nuestro sistema validará ante el SAT la estructura del XML recibido de acuerdo a normatividad fiscal vigente y que el # de Entrada o referencias de nuestro sistema reportado en el Subject de envío en el correo, coincida con nuestros registros internos. 2. Para el caso de envíos con Subject referencias de nuestro sistema diferentes a # de Entrada; esto es facturas enviadas a. : Estas facturas serán validadas y autorizadas internamente por responsables internos de Grupo Petrotemex previo a su aplicación contable. a) En su recepción enviará vía correo electrónico folio de recepción de facturas. 5
b)después de validación por responsables internos de Grupo Petrotemex; estas facturas serán asignadas a un Analista de Cuentas por pagar se para su aplicación contable. c) Posterior a su aplicación contable se enviará confirmación de registro para seguimiento. 3. Para el caso de facturas con Subject # de Entrada facturaspetrotemex@alliax.com contestará vía correo electrónico que su factura fue contabilizada automáticamente o bien que fue asignada a un analista para su posterior contabilización. Ejemplo respuesta de contabilización automática En los casos en que las facturas fueran asignadas a un Analista de Cuentas por pagar; facturaspetrotemex@alliax.com te avisará vía correo cuando esto se presente proporcionándote Número de transacción de recepción de facturas para seguimiento. En un plazo no mayor a 72 horas y sobre estos rechazos: a) facturaspetrotemex@alliax.com, te enviará mail informándote confirmación de verificación para su seguimiento para pago o en su caso b)analista Cuentas x Pagar te avisará motivo de rechazo. 6
Ejemplo caso de facturas tratadas por Analista Cuentas por Pagar; con aplicación contable posterior. Aplica para referencias # de Entrada o referencias de nuestro sistema En el proceso de recepción y validación de facturas en sus formatos XML y PDF se podrán presentar motivos de Rechazo; mismos que el sistema comunicará vía correo electrónico. Motivos de rechazo: c) Subject con # de Entrada o referencias de nuestro sistema que no coincida con nuestros registros internos. d) Subject con # de Entrada o referencias de nuestro sistema ya utilizada en validación de otras facturas. e) Información incompleta; PDF o XML. f) Facturas con envío duplicado g) Facturas que no correspondan al ejercicio fiscal en curso. Rechazos comerciales Los casos que no puedan ser resueltos por el Analista Cuentas por Pagar ya sea por diferencias en precio o en volumen entre lo reportado en # de Entrada y lo facturado; serán comunicados al igual que hoy por este al proveedor. El proveedor deberá re-facturar en base a las cantidades internas de Grupo Petrotemex. Cuando se reciba la nueva factura; la anterior será retirada de nuestros archivos. Cuando el proveedor opte por re-facturar deberá dar aviso de las facturas que se van a cancelar; con el fin de dar de baja del sistema los Números de transacción y liberar # de Entrada para ser asignados a nuevas facturas. Los archivos XML y PDF que permanezcan más de 3 meses sin solución también serán eliminados de nuestros registros. Las facturas cuya solución involucre 2 ejercicios fiscales; necesariamente requerirán re-facturación. 7