Administración de Caja Chica

Transcripción

1 Administración de Caja Chica

2 Bienvenido El trabajo que desempeñamos día con día requiere de tiempo y recursos para su realización; nuestro tiempo debemos administrarlo para atender con calidad a nuestros clientes internos y externos; los recursos deberán ser planeados para contar con todos los insumos para efectuar nuestras operaciones. A través del presente tutorial revisaremos las tareas que deberás realizar para la administración de la Caja Chica, fondo destinado para sufragar gastos menores de la Operación.

3 Objetivo General Al finalizar el presente tutorial, el participante conocerá el proceso de administración de Caja Chica, las políticas que rigen su manejo, así como la importancia de su participación en el registro de las transacciones para el correcto empleo del fondo fijo asignado.

4 Introducción Durante las labores cotidianas es común la utilización de distintos insumos para poder llevar a cabo nuestras tareas; en Montepío Luz Saviñón contamos con un área encargada del abastecimiento de dichos suministros; sin embargo existen compras que por su naturaleza y uso común no se pueden planear, comprar, ni pagar desde las oficinas de servicio. Para estos gastos cada sucursal cuenta con una CAJA CHICA, la cual tiene un fondo fijo reembolsable periódicamente por medio de una orden de pago.

5 Asignación de Caja Chica El responsable de la Caja Chica, habrá de recibir una orden de pago a su nombre por el importe del fondo fijo que la Dirección de Contraloría autorice, asumiendo así la responsabilidad y buen uso de los fondos asignados. Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será cubierto por el responsable de la Caja Chica, por ello es importante asegurar su proceso y administración

6 Gastos comprobables A través de la Caja Chica, se realizan gastos menores comunes y frecuentes que son necesarios para la Operación y administración de la Institución y nuestras Sucursales Todo pago debe ser respaldado con un Comprobante Fiscal Digital(XML) o Factura Pre impresa en original. EnelcasodeRecoleccióndebasurayPasajesdeberándellenarunvaledegastos sin comprobante(ver anexo)

7 Gastos comprobables y como puedo saber cuales son los gastos autorizados? Consulta la sección Anexo donde viene el listado con todos las operaciones en las que podrás utilizar el fondo de la caja chica Ver anexo

8 Gastos comprobables En el rubro de Despensa, existen dos tipos de gastos: Despensa gravada con el IVA y Despensa exenta del IVA Para determinar el monto de la despensa exenta y el monto de la despensa gravada con IVA existe un archivo en Excel que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de registrar Ver anexo

9 Gastos comprobables Si eres el responsable de la administración de la caja chica, deberás asegurar que las facturas que te sean entregadas tras la compra de un bien o el pago de algún servicio, cumplan con todas las disposiciones fiscales vigentes para que la Dirección de Contraloría haga su presentación ante las autoridades fiscales correspondientes. (Ver anexo Requisitos Fiscales en facturas que es una lista con los datos a revisar en cada factura)

10 Límite de caja chica Existe un límite de $2, para realizar compras por medio de la Caja Chica, por lo que solo procederán gastos, cuyototal de factura sea igual o menor a $2,000,aún cuando haya fondo disponible en caja. Importante: Si el límite de compra es hasta $2, (total en la factura) entonces el gasto máximo que puedes realizar es de $1, pues sumando el IVA, nos da un total de $2,000.00

11 Registro de Gasto Es importante que se realice el registro de los gastos el mismo día en que se efectúan las compras o pagos, pues en caso contrario se podría descontar al responsable dela Caja la erogación de esos gastos vía nómina Recuerda: debe coincidir la información del sistema con lo físico

12 Registros en Sistema SAP Vamos ahora a realizar el registro en el Sistema de las compras realizadas

13 Registros en Sistema SAP Digita la Transacción FBCJ y presiona enter para acceder Paso 1

14 Registros en Sistema SAP Aparecerá la siguiente pantalla: Paso 2 Da clic para desplegar el cuadro Libro de Caja: Dato

15 Registros en Sistema SAP Aparecerá la siguiente pantalla: Paso 3 En el Campo Sociedad captura MLS

16 Registros en Sistema SAP Paso 4 Clic en el matchcode. Al desplegarse la siguiente pantalla selecciona la sucursal Correspondiente (4 dígitos)

17 Registros en Sistema SAP Paso 5 Clic en tomar selección

18 Registros en Sistema SAP Paso 6 Clic en Match codedel campo Operación Contable Selecciona el tipo de gasto a registrar

19 Registros en Sistema SAP Paso 7 A continuación ingresa el importe de la compra

20 Registros en Sistema SAP Paso 8 Captura el número de la factura En el campo Referencia

21 Registros en Sistema SAP Paso 9 El Centro de costos al que perteneces, lo seleccionas abriendo el matchcode

22 Registros en Sistema SAP Paso 10 En el campo Texto ingresa Gastos de caja chica para todo tipo de gasto registrado

23 Registros en Sistema SAP Paso 11 Finalmente clic en el ícono Grabar

24 Registros en Sistema SAP Listo hemos terminado la captura! Ahora deberás enviar un correo a: pedir el visto bueno a mas tardar el día 25 de cada mes.

25 Contabilización de la operación Una vez que obtienes el visto bueno por parte del analista de Cuentas por Pagar, entrarás al sistema nuevamente en la transacción FBCJ Clic en el ícono Contabilizar

26 Reembolso de comprobantes Es importante que una vez que has obtenido el visto bueno por parte de Cuentas por Pagar y que has contabilizado la operación, envíes tus documentos ya que el reembolso esta sujeto a la recepción física de lo comprobantes Los comprobantes que envíes deberás conservarlos escaneados por un periodo de seis meses para cualquier aclaración

27 Envío de comprobantes Todos los documentos que entregues para la comprobación de gastos por medio de la caja chica, deberán presentarse con nombre, número de empleado y firmados y en su caso una explicación o justificación de la compra. Los comprobantes de tamaño menor a una hoja se deberán pegar en una hoja reciclada Por cada factura deberás adjuntar la hoja de requisitos fiscales (check list)

28 Envío de comprobantes Toda la documentación para la comprobación de la caja chica se enviará por medio de valija sigue las instrucciones en la siguiente liga: FLists%2FNoticias% %2FAllItems%2Easpx

29 Envío de comprobantes

30 Facturas electrónicas A partir éste año 2012 surge la obligación fiscal de solicitar las facturas electrónicas en un archivo PDF y otro con la extensión XML

31 Facturas electrónicas Ejemplo de Factura en formato PDF

32 Facturas electrónicas Ejemplo de Factura electrónica Archivo XML

33 Facturas electrónicas Todos los archivos XML de cada factura que recibas, tendrás que renombrarlos de la siguiente manera: Fecha de contabilización (DD/MM/AA) Numero de factura Por ejemplo: TRW654 Y AWX120 Archivo XML original Archivo XML renombrado

34 Facturas electrónicas Ahora todos los archivos XML los vamos a guardar ingresando esta dirección en el explorador de Windows Archivo XML renombrado

35 Facturas electrónicas En esta dirección se abrirá la siguiente pantalla

36 Facturas electrónicas Selecciona la zona a la que pertenece la sucursal a tu cargo.

37 Selecciona la sucursal a tu cargo. Facturas electrónicas

38 Facturas electrónicas Selecciona la opción Tipo dando clic

39 Facturas electrónicas Finalmente da clic en Cargar documento para subir tus archivos.

40 Facturas electrónicas Es importante que el área de Cuentas por Pagar cuente con los archivos XML (Facturas Electrónicas) correctos y renombrados; pues de otra manera no podremos gestionar el reembolso de estos gastos Para el caso de las facturas Pre-impresas y CBB tendrás que subir la imagen escaneada de la factura en un archivo PDF, para poder validar la información registrada

41 Anexos Para tener acceso a los documentos adicionales que te ayudaran el proceso de registro y comprobación gastos de caja chica, dentro de la intranet sigue la ruta: Mis Herramientas, Direccion de Contraloria, Cuentas por Pagar. Desde donde los podrás descargar.

42 GRACIAS Y recuerda que cualquier duda o comentario, estamos a tus órdenes : Yasir Edith López Mociños [email protected] Extensión 1055 Analista de Cuentas por Pagar