2013 GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Elaborado por: Universidad del Valle Sede Yumbo Sección de Gestión Documental Sede Yumbo GA 04 REGYU V 01-2013 Revisado por: Kelly Marcela González González Aprobado por: Fernando Franco
TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normatividad General 5. DESCRIPCIÓN Y CONTENIDO DE LA GUÍA 5.1 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 5.1.1 Identificación de carpetas 5.1.2 Foliación 5.1.3 Organización de Unidades de Conservación 5.1.4 Criterios para la conservación y protección del archivo 5.2 HISTORIAS 5.2.1 Historias Académicas Estudiantes de Pregrado 5.2.2 Historias Laborales 6. OTROS DOCUMENTOS GENERADOS EN LOS DIFERENTES PROCESOS 7. FORMATOS 1
1. OBJETIVO Definir los lineamientos para la organización y protección de todos los documentos generados en cada proceso de la sede. 2. ALCANCE Aplica a todos los documentos generados y tramitados, en cada proceso definido en el mapa de procesos de la Sede. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS AGN: Archivo General de la Nación. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. 2
Archivo Histórico: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Carpeta Desacificada: Son aquellas elaboradas en cartulina, con PH neutro (8.2) que las hace libres de acidez, con menor tendencia al amarillamiento con el tiempo. No contienen lignina que contribuye al deterioro de las carpetas comunes para documentos históricos, o de material neutro tipo propalcote - (para archivos de gestión). Código: Código académico del estudiante con el cual aparece registrado en la Universidad del Valle Sede Yumbo. Conservación total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Estudiante activo: Es estudiante activo, la persona que posee matrícula vigente en uno de los Programas Académicos de Pregrado Presencial ofrecidos por la Universidad del Valle Sede Yumbo. Folio: Hoja. Foliación: Acto de enumerar los folios. Operación incluida en los Trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. Folio recto: Primera cara de un folio. Folio vuelto: Segunda cara de un folio. Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), 3
siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Historia Académica: Expediente que contiene los documentos relacionados con las actividades académicas desde su ingreso y durante su permanencia como estudiante activo de la Universidad del Valle Sede Yumbo. Historia Laboral (HL): Expediente que contiene los documentos relacionados con las actividades académico- administrativas desde su ingreso hasta su permanencia como funcionario activo de la Universidad del Valle Sede Yumbo. Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Página: Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una hoja. Paginar: Acción de numerar páginas. Rótulo: Etiqueta de identificación de las diferentes unidades de conservación. Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. U.A.A: Unidad Académico Administrativa. Unidad contenedora: Caja de archivo. Unidades documentales: Documentos. Unidad de conservación: Carpeta que contiene las unidades documentales. 4
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normatividad General Constitución Política de Colombia de 1991 Art. 8, 1, 23,72 y 74. Ley 594 de Julio 14 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones". Acuerdo No. 042 del Archivo General de la Nación de Octubre 31 2002 "Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000". Acuerdo 060 del Archivo General de la Nación de 2001 " Pautas para la Administración de las Comunicaciones Oficiales en las Entidades Públicas y las Privadas que cumplen Funciones Públicas". Resolución No. 030 del Consejo Superior de Agosto 26 2005 "Por la cual se expide el REGLAMENTO DEL ARCHIVO de la Universidad del Valle". Resolución No. 031 del Consejo Superior de Agosto 26 2005 "Por la cual se crea el Sistema de Archivo y se dictan otras disposiciones". 5
5. DESCRIPCIÓN Y CONTENIDO DE LA GUÍA. Actividad de Control. 5.1 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 5.1.1 Identificación de carpetas Las unidades de conservación se abrirán para cada serie y subserie, estas se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, para tal efecto se debe de diligenciar el Formato F-09-MP-08-07-01 Rotulo Carpeta, con la información específica que se menciona a continuación: Nombre de la U.A.A, número de la carpeta o tomo, nombre de la subserie o expediente, fechas extremas y número de folios. Ejemplo: 6
5.1.2 Foliación Los documentos que integran las unidades documentales estarán debidamente foliados en los siguientes formatos: F-REGYU-04-08-07 Tipología Documental y F-REGYU-05-08-07 Tipología Registros Laborales, con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada y depurada. Se deben foliar todos los documentos, cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma que la segunda será la continuación de la primera. En caso de series documentales simples (Acuerdos, Decretos, Circulares, Resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, o bis. En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la cara recta del folio. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel. No se deben foliar las pastas ni las hojas guardadas en blanco. 7
Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas) que se encuentren se numerarán como un solo folio. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando el registro en el Formato de la tipología documental, con las características del documento foliado. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción (inventario) o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales, CD S, disquetes, videos, etc.) Para evitar deterioro físico de la documentación, en cada expediente se debe conservar un máximo de 200 folios. No se deben guardar duplicados y documentos en papel químico o de fax, cuando éstos existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que con el tiempo sufren deterioro. 4.1.2 Organización de Unidades de Conservación La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma. Los documentos se almacenarán en las Carpetas de cuatro aletas desacificadas (libres de ácido), con el fin de evitar su deterioro físico y aumentar su conservación. 8
4.2 Organización de Documentos 4.2.1 Criterios para la conservación y protección del archivo Condiciones generales. El área del archivo deberá cumplir con las condiciones de espacio, almacenamiento, ambiente, seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los documentos. Contar con el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento. La estantería deberá tener un sistema de identificación visual, que permita ubicar con rapidez los documentos. De conservación. El área de archivo debe estar acondicionada de tal forma que se minimicen o eviten los riesgos de humedad, temperatura, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación. No permitir la entrada al área del archivo de cualquier tipo de líquido o alimento que pueda dañar los documentos. El área debe estar situada lejos de contaminantes. De seguridad. El área de archivo debe contar con los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad. El área debe garantizar la máxima seguridad para la conservación de los documentos. Solo tendrá libre acceso al archivo, la persona contratada para tal fin. Solo podrá ingresar personal autorizado. 4.2 HISTORIAS 4.3.1 Historias Académicas Estudiantes de Pregrado En el archivo se encuentran las historias académicas con la información académica y personal de cada estudiante. Estas historias académicas están organizadas de 9
acuerdo al código que le corresponde a cada estudiante, para cada uno de los grupos que enseguida se nombran: Archivo General Historias académicas de estudiantes activos e inactivos. Archivo de Graduados Historias académicas de estudiantes Graduados. Contenido de Las Historias Académicas Matricula Financiera contiene: Formulario de admitido. Copia del documento de identidad. Copia del recibo de servicios públicos. Certificado del colegio donde curso último grado, con el valor que pagaba el estudiante por concepto de matrícula y pensión. Descuentos en matricula por excepciones (si aplica). NOTA: las historias de matrículas académicas se encuentran en la Sede principal de la Universidad (Meléndez). Manejo De Las Carpetas El estudiante que solicita grado, se le retira la historia académica del archivo general, se le actualiza la hoja de vida y se pasa al archivo de graduados. 10
El estudiante que cae en bajo rendimiento o se retira de la Universidad, se le traslada la historia académica del archivo general y se pasa al archivo de inactivos. Lineamientos para el Préstamo de las Historias Académicas Para que una persona tenga acceso a una historia académica, deberá solicitar autorización del Coordinador Académico. Cuando se solicite en préstamo una historia académica, se debe dejar señal en el estante de donde se sacó y diligenciar el formato F-REGYU-03-08-07 Registro de Préstamo Documental.. 4.3.2 Historias Laborales Identificación de Carpetas Cada historia laboral se debe identificar, marcar y organizar cronológicamente, de tal forma que permita su ubicación y recuperación eficaz. Distribución y Organización del Archivo En el archivo se encuentran las historias laborales con la información laboral y personal de cada funcionario. Estas historias laborales están organizadas en orden alfabético, para cada uno de los grupos que enseguida se nombran: Historias laborales de Docentes activos Historias laborales de Docentes inactivos Historias laborales de Administrativos activos Historias laborales de Administrativos inactivos Historias laborales por prestación de servicios Contenido de las Historias Laborales Cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos: 11
Formato F-REGYU-03-08-07 formato de Tipología Registros Laborales, diligenciado con la información de la documentación que contiene la unidad de conservación. Formato de hoja de vida diligenciado (suministrado por la División de Gestión del Talento Humano) Contrato laboral. Fotocopia cédula de ciudadanía Fotocopia libreta militar Pasado judicial Certificado de antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría. Certificado de antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría. Carta informando el Fondo de Cesantías que escogió para que la Universidad le consigne (si aplica). Afiliación a una Empresa Promotora de Salud. Afiliación a un Fondo de Pensiones. Afiliación Aseguradora de Riesgos Laborales. Certificación de validación expedida por el Ministerio de Educación Nacional, por especializaciones que realice el docente fuera del país (si aplica). Fotocopia de los títulos académicos. Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluación del desempeño (si aplica) Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: supresión del cargo, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación de prestaciones sociales. Manejo de las Carpetas El trabajador al retirarse de la Universidad o al ser pensionado, se le retira la historia laboral del área de activos y se pasa al área de inactivos. El funcionario que dejó la Universidad y se vincula de nuevo, se le retira la historia laboral del área de inactivos, se le actualiza la hoja de vida y se pasa al área de activos. Lineamientos para el préstamo de las Historias Laborales Para el préstamo de historias laborales a otros procesos, se debe solicitar autorización al Coordinador Administrativo y al Auxiliar de Gestión Documental. Todo funcionario de la Universidad que requiera consultar su historia laboral, debe solicitar al auxiliar de Gestión Documental quién supervisará la consulta. Toda Historia Laboral se debe entregar en perfecto orden respetando su foliación 12
4.4 OTROS DOCUMENTOS GENERADOS EN LOS DIFERENTES PROCESOS Organización Los diferentes documentos se deben identificar, marcar y organizar cronológicamente, de tal forma que permita su ubicación y recuperación eficaz. Se debe realizar la respectiva foliación, respetando el volumen y el orden de los tomos. Las unidades de conservación deben estar debidamente marcadas, tal como se indica en el punto 4.1.3 de ésta guía. Lineamientos para el préstamo de las Unidades de Conservación Para el préstamo de las unidades de conservación a otros procesos, se debe solicitar autorización al Coordinador Administrativo y al Auxiliar de Gestión Documental. Toda unidad de conservación se debe entregar en perfecto orden respetando su foliación. Marcación de Unidades Contenedoras Las cajas que se utilicen para almacenar las unidades de conservación se identificarán con el formato F-07- MP-08-07-01 Rotulo Caja, diligenciando con la siguiente información: Nombre de la unidad administrativa, nombre de la unidad que produjo los documentos, asuntos, fechas extremas, número de caja, como se muestra en la siguiente imagen. 13
4.5 FORMATOS F-07-MP-08-07-01 Rotulo Caja. F-09-MP-08-07-01 Rotulo Carpetas. F-REGYU-04-08-07 Tipología Documental. F-REGYU-05-08-07 Tipología Registros Laborales. F-REGYU-03-08-07 Registro de Préstamo Documental. 14