Providencia P-DC-001 Versión: 1 Procedimiento Operacional Proceso "Diseño, Desarrollo y Gestión de Proyectos de Edificación con Fondos Municipales", etapas de Licitación y Adjudicación. N Decreto Página: 1 de 1O ----
.0 i Providencia 1. Objetivo El presente procedimiento describe el Proyectos de Edificación con Fondos Municipales", etapas de Licitación y Adjudicación, el que se basa en los requisitos de la Norma NCh. 9001 :2008. 2. Alcance El presente proceso es parte de un proceso transversal correspondiente a las Direcciones de Secpla y Obras, siendo su alcance los proyectos que ingresan a la Dirección de Obras provenientes de la Secpla, como proyectos ISO. 3. Descripción El proceso transversal considera las siguientes actividades para lograr la satisfacción del usuario:. Identificación, Requerimiento y Elaboración del Anteproyecto (Secpla). Licitación Desarrollo de Proyecto (Secpla). Adjudicación de Licitación de Desarrollo de Proyecto (Secpla). Desarrollo de Proyecto (Secpla) Licitación de la Ejecución (Dirección de Obras). Adjudicación de Licitación de Ejecución (Dirección de Obras) El presente documento, correspondiente a la Dirección de Obras, se remite a la descripción de las 2 últimas etapas de este proceso transversal. 3.1. Planificación y Descripción del Proceso 3.1.1. Generalidades del Proceso El Municipales", etapas de Licitación y Adjudicación corresponde a un proceso de la Dirección de Obras, que al desarrollar una serie de actividades que interactúan entre sí, es posible licitar y adjudicar a una empresa para la materialización de un proyecto. La Dirección de Obras Municipales (DOM), una vez que la idea original fue desarrollada por Secpla y se ha generado un proyecto íntegro y apto para ser licitado, prepara el expediente de P-DC-001 Versión: 1 Página: 2 de 10 I O 9OOH.tOO1 0I!SAS111OO1
i Providencia licitación, solicita el voso de Secpla, de Dirección de Control y de Administrador Municipal para que finalmente la Secretaría Municipal genere el Decreto de llámese a propuesta (Ref. I-DC-001). El Decreto junto con el Expediente de Licitación se suben al portal Mercado Público generando una "Adquisición", la que describe los pasos que deben ser respetados por los proponentes para la presentación de una oferta. Una vez que se realiza el Acto de Apertura, se comienza el estudio de las ofertas para generar un informe que presenta la mejor opción para la adjudicación de la obra (Ref. I-DC-002). Este proceso se encuentra inserto en el Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional de la Municipalidad de Providencia de acuerdo a lo indicado en el M-ES-001 Manual de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. 3.1.2. Objetivos de Calidad y Requisitos del Proceso El Municipales", etapas de Licitación y Adjudicación posee 2 indicadores para medir su efectividad los que se encuentran definidos en el formulario Indicador de Efectividad F-ES-026 con sus respectivos objetivos de calidad. Para cumplir estos objetivos se han definido una serie de controles y acciones que se encuentran tabulados en distintos formularios estructurales. Todo lo anterior se desarrolla cumpliendo la Política de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional como parte de los requisitos del proceso. Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el proceso se han determinado en los registros Normativa Aplicable al Sistema de Gestión Ambiental F-ES-034 y Normativa Aplicable al Sistema de Gestión de Calidad F-ES-035. Estos requisitos se encuentran incorporados en los documentos operacionales de este Proceso. 3.1.3. Descripción del Proceso La descripción del Proyectos de Edificación con Fondos Municipales", etapa de Licitación y Adjudicación, se encuentra representada en los registros F-ES-058 Mapa de Procesos de Servicios Transversales, F-ES-061 Ficha del Proceso y F-ES-014 Diagrama de Flujo, donde se identifican las actividades, sus secuencias e interrelaciones, detallando para la Sección Ejecución de Obras del Departamento de Construcción las actividades establecidas en los siguientes documentos:. I-DC-001 LICITACiÓN DE LA EJECUCiÓN I-DC-002 ADJUDICACiÓN DE LICITACiÓN DE EJECUCiÓN P-DC-001 Versión: 1 Página: 3 de 10 ~--.,...--- --
.. i Providencia Municipales",etapas de Licitacióny Adjudicación. 3.1.4. Recursos Específicos para el Proceso Los recursos específicos que permiten la correcta realización del proceso "Diseño, Desarrollo y Gestión de Municipales", etapas de Licitación y Adjudicación se encuentran definidos en el registro F-ES-053 Insumos Criticos del Servicio. 3.2. Ejecución del Proceso El proceso "Diseño, Desarrollo y Gestión de Municipales", etapas de Licitación y Adjudicación, considera distintas actividades a desarrollar para licitar y adjudicar la ejecución de un proyecto. 3.2.1. Definiciones para el desarrollo del Proceso Este proceso esta orientado a los proyectos de edificación que ingresan a la Dirección de Obras, provenientes de Secpla, bajo el concepto ISO, considerando en esta etapa del proceso la licitación para la ejecución y la adjudicación de la licitación de la ejecución, de acuerdo a la siguiente secuencia de actividades:. El expediente es recibido por la Dirección de Obras a través de un Memorando que es ingresado a través del Sistema Documental.. El Inspector designado toma conocimiento del proyecto para elaborar posteriormente el expediente de licitación que es publicado en el portal Mercado Público. Una vez realizada la apertura de la licitación, se estudian las ofertas presentadas y se elabora un informe en el que se propone adjudicar a la oferta más conveniente.. Finalmente Secretaría Municipal elabora el Decreto de Adjudicación que generará el Contrato para el inicio de la ejecución de la obra. Para el desarrollo de estas etapas, el Jefe de la Sección Ejecución de Obras deberá monitorear el cumplimiento de plazos parciales, de tal forma de lograr cumplir el estándar establecido para cada actividad definida en los Indicadores de Efectividad F-ES-026. Reemplazos Si existieran variables imponderables como puede ser la enfermedad o permiso del profesional a cargo de la preparación del expediente de licitación o el informe de la propuesta, el Jefe de la Sección deberá disponer su reemplazo con otro profesional del Departamento, de tal manera de no retrasar el proceso en desarrollo. Lo anterior, cuidando de no producir sobrecargas de trabajo que afecten el correcto desempeño del profesional que reemplaza. Una vez reincorporado el profesional ausentado, el jefe de la Sección evaluará, tomando en cuenta el tiempo de la ausencia y la fase de desarrollo del proyecto, si retomará el proyecto este profesional o se mantendrá a cargo el profesional reemplazante. P-DC-001 Versión: 1 Página: 4 de 10 --- ----
. i Providencia 3.2.2. licitación de Ejecución La Licitación de Ejecución se realiza de acuerdo al instructivo I-DC-001. Este establece los pasos que definen la preparación del expediente de licitación, los trámites que este expediente debe seguir para la publicación en el portal y el proceso de licitación que culmina en el Acto de Apertura de la licitación. 3.2.3. Adjudicación de la licitación de Ejecución La Adjudicación de la Licitación de Ejecución se realiza de acuerdo al instructivo I-DC-002. Este establece los pasos que definen la preparación del informe de la licitación, la confección del decreto y la confección del contrato respectivo. 3.3. Verificación de Producto y Procesos El seguimiento y medición del proceso se realiza en las distintas etapas establecidas en los documentos operacionales. 3.3.1. Seguimiento y Medición del Proceso Para alcanzar los resultados planificados del proceso "Diseño, Desarrollo y Gestión de Municipales", etapa de licitación y Adjudicación, se realiza el seguimiento y medición a través de los siguientes mecanismos: Seguimiento Se hace el seguimiento de las variables de control del proceso, las que se encuentran definidas en Formulario Estructural F-ES-064 y han sido establecidas a través de Acuerdos de Servicio que corresponden a compromisos firmados por las distintas unidades municipales involucradas en el proceso, respecto al tiempo necesario para realizar cada etapa parcial, correspondiente a revisión, publicación, estudio y adjudicación. El seguimiento analiza las fechas al culminar cada etapa parcial de un proyecto, registrándolas en el formulario a partir de las que se calcula el plazo real que tomó cada etapa. Con estos datos se efectúa la medición del plazo para definir el cumplimiento de cada variable de control. El no cumplimiento de estas variables genera un Producto No Conforme, el que es tratado de acuerdo a lo indicado en el punto 3.3.2.- de este Procedimiento. Medición Se efectúa la medición del proceso a través de la verificación del cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos en el formulario Indicador de Efectividad del Proceso F-ES-026, realizando el análisis del comportamiento del indicador asociado a cada objetivo respecto a los proyectos ingresados al sistema en los últimos 12 meses. P-DC-001 Versión: 1 Página: 5 de 10 VIDENCIA O 1~~ --
i Providencia El valor resultante del indicador es comparado con el "estándar del indicador". El proceso es medido en forma mensual, para lo cual se consideran los proyectos ingresados al sistema en los últimos 12 meses que hayan culminado la respectiva etapa (licitación y adjudicación) de acuerdo a las fórmulas establecidas en los indicadores de efectividad F - ES- 026. En los casos que los indicadores no alcancen los resultados planificados, se procede de acuerdo al P-ES-014 Acciones Correctivas y Preventivas, identificando el hallazgo en el formulario F- ES-030 e identificando las acciones a emprender en el Formulario F-ES-047. Una vez definidas las acciones anteriores e informadas al Administrador del Sistema de Gestión, el Jefe de la Sección Ejecución de Obras se encarga de verificar en el siguiente proyecto ingresado al sistema, el cumplimiento de estas acciones, verificando que su aplicación dio como resultado la eliminación de la acción que originó la No Conformidad detectada. Esto quedará registrado en el formulario F-ES-047, en la columna observaciones. 3.3.2. Control del Producto no Conforme Definición de producto no conforme: Son todos aquellos proyectos que no cumplen con alguna de las variables de control definidas. Para la identificación y control del producto no conforme, cada proyecto ingresado será monitoreado mediante la Medición de Variables de Control del Proceso, registrándolo en el formulario F-ES-064, correspondiente. Este formulario lo mantendrá actualizada el Jefe de la Sección Ejecución de Obras y estará grabado en el DISCO CASSO. Esta actualización se realizará en forma periódica, cada vez que un proyecto pasa de una sub etapa a otra. El tratamiento Detectado el no cumplimiento del standard definido para la Variable de Control, se identificará el Producto No Conforme correspondiente en el formulario F-ES-045, actuando de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento Estructural P-ES-013, Producto / Servicio No Conforme, informándolo mensualmente al Encargado de Calidad del Sistema de Gestión. Los registros de los productos no conformes se controlan de acuerdo al procedimiento P-ES-002 Control de Registros y la estadística de los productos no conformes es informada al Administrador del Sistema de Gestión para el monitoreo del Sistema de Gestión, de acuerdo al procedimiento P-ES-016 Monitoreo Sistema de Gestión. P-DC-001 Versión: 1 Página: 6 de 10
i Providencia 3.4. Mejoramiento del Proceso Para el mejoramiento del Proyectos de Edificación con Fondos Municipales", etapa de Licitación y Adjudicación, se revisan en reunión mensual los planes de acción, la proyección del cumplimiento de las metas, los objetivos de calidad y otros indicadores, los resultados de las auditorias internas y externas, el estado de las no conformidades, el estado de las acciones correctivas y preventivas, entre otros. De lo anterior se levantará lista de asistencia y minuta. 3.5. Identificación de Aspectos Ambientales La Identificación de los Aspectos Ambientales se realiza según al procedimiento estructural Identificación de Aspectos Ambientales P-ES-004, a partir del cual el Administrador del sistema de Gestión, genera el registro F-ES-011 donde se determina los aspectos ambientales significativos. 3.6. Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgo La Identificación de los Peligros y Evaluación de Riesgos, se realiza según al procedimiento estructural Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgo P-ES-020, generando el registro F-ES-063 donde se determina los riesgos no aceptables. 3.7. Control Operacional Para el Control Operacional, se aplicarán los programas de gestión, programas de capacitación, procedimientos de Manejo de Residuos Peligrosos y No Peligrosos P-ES-011 y otros, los que estarán definidos en las planillas de Aspectos ambientales F-ES-011 y Peligros F-ES-063. 4. Documentos Aplicables Manual de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional M-ES-001. Procedimiento Control de Registros P-ES-002. Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas P-ES-014. Procedimiento Monitoreo Sistema de Gestión P-ES-016. Identificación de Aspectos Ambientales P-ES-004. Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgo P-ES-020. Manejo de Residuos Peligrosos y No Peligrosos P-ES-011. P-DC-001 Versión: 1 Página: 7 de 10
i Providencia Normativa Aplicable al Sistema de Gestión Ambiental, Seguridad y Salud Ocupacional F-ES- 034. Normativa Aplicable al Sistema de Gestión de Calidad F-ES-035. Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales F-ES-011. Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos F-ES-063. Indicador de Efectividad F-ES-026. Mapa de Procesos Transversales F-ES-058. Ficha del Proceso F-ES-061. Diagrama de Flujo F-ES-014. Insumos críticos del Proceso F-ES-053. Medición de Variables de Control de Proceso F-ES-064. Reglamento de Delegación de Facultades del Alcalde N 48. 5. Control de Cambios Punto Texto 1.- Objetivo El presente procedimiento describe el Municipales", etapas de Licitación y Adjudicación, el que se basa en los requisitos de la Norma NCh. 9001 :~2008. 3.1.2.- Objetivos de Calidad y Requerimientos del Proceso........ Para cumplir estos objetivos se han definido una serie de controles y acciones que se encuentran tabulados en distintos formularios estructurales y--e.the con permanentemente evaluados. 3.1.3.- Descripción del proceso......... donde se identifican las actividades, sus secuencias e interrelaciones, detallando para la Direoción de Obrac Sección Ejecución de Obras del Departamento de Construcción las actividades establecidas en los siguientes documentos: P-DC-001 Versión: 1 Página: 8 de 10 PROVIOENCIA O,.., """ --
OO' oo. 000 Con i Providencia Municipales",etapas de Licitacióny Adjudicación. 3.3.1.- Seguimiento y Medición del Proceso Seguimiento estos datos se efectúa la comparación para definir cada variable de control medición del plazo para definir el cumplimiento de cada variable de control. El no cumplimiento de estas variables genera un Producto No Conforme, el que es tratado de acuerdo a lo indicado en el punto 3.3.2.- de este Procedimiento. Medición. El proceso es medido en forma mensual, para lo cual se consideran los proyectos ingresados al sistema en los últimos 12 meses que hayan culminado la respectiva etapa (licitación y adjudicación) de acuerdo a las fórmulas establecidas en los indicadores de efectividad F - ES- 026. 3.3.2.- Control del Producto no Conforme.oo.Para la identificación y control del producto no conforme, cada proyecto ingresado será monitoreado mediante la Medición de Variables de Control del Proceso, registrándolo en el formulario F-ES-064, correspondiente. Este formulario lo mantendrá actualizada el Jefe de la Sección Ejecución de Obras y estará grabado en el DISCO CASSO. Esta actualización se realizará en forma periódica, cada vez que un proyecto pasa de una sub etapa a otra. Detección del producto no conforme al culminar una sub etapa. Determinación de I3s causantes u origen que lo ocasionaron. su pl3zo. P-DC-001 Versión: 1 Página: 9 de 10 ---..,...-
i Providencia Municipales",etapas de Licitacióny Adjudicación. corregido. detectado no ee atribuible a!:l operaoión interna. El tratamiento Detectado el no cumplimiento del standard definido para la Variable de Control, se identificará el Producto No Conforme correspondiente en el formulario F-ES-045, actuando de acuerdo a lo indicado en el Procedimiento Estructural P-ES-013, Producto / Servicio No Conforme, informándolo mensualmente al Encargado de Calidad del Sistema de Gestión., democtrar eu oonformidad con los requieitoc eetableoidos. 3.4.- Mejoramiento del Proceso Para el mejoramiento del Proyectos de Edificación con Fondos Municipales", etapa de Licitación y Adjudicación, se revisan en forma periódica reunión mensual los planes de acción, la proyección del cumplimiento de las metas, los objetivos de calidad y otros indicadores, los resultados de las auditorías internas y externas, el estado de las no conformidades, el estado de las acciones correctivas y preventivas,!:ls ideac de mejora, los reo!:lmoe de loe clientes, entre otros. De lo anterior se levantará lista de asistencia y minuta. 3.5.- Identificación de Aspectos Ambientales Para la La Identificación de los Aspectos Ambientales se realiza según al procedimiento estructural Identificación de Aspectos Ambientales P-ES-004, generando el registro F ES 011 a partir del cual el Administrador del sistema de Gestión, genera el registro F-ES-011 donde se determina los aspectos ambientales significativos. P-DC-001 Versión: 1 Página: 10 de 10, -- -