INSTRUCTIVO Página 1 de 14 Fecha de actualización: REGISTRO EN SAP VENTAS DE CONTADO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Cecilia Vargas Méndez Fernando Jaimes Edimer Morales Gerente gestión organizacional Gerente de TIC Contador General 1. OBJETIVO Describir las actividades a realizar el registro en SAP de las operaciones de ventas de contado. 2. ALCANCE Este documento aplica para el registro en SAP de todas las ventas de contado de todas las agencias y puntos de venta. Inicia con el registro de pedido, incluye la elaboración de la factura para los clientes de contado y termina con el registro y compensación del pago y el cuadre de caja diario para las ventas a clientes esporádicos, Incluye las actividades que se deben hacer en SAP con la información proveniente de SERVIPUNTO y de EASY SALES. 3. DEFINICIONES CLIENTE ESPORADICO: Es el código deudor asignado a cada sede (vitrina) en SAP para registrar todas las ventas de contado el cual permite en cada transacción registrar datos básicos del cliente que efectúa la compra. EASY SALES: Aplicativo para la automatización de la fuerza de ventas, utilizado en la línea de lubricantes para las visitas y toma de pedidos de clientes. INTERFAZ: parte de un programa que permite el flujo de información entre un usuario y la aplicación, o entre la aplicación y otros programas o periféricos. Esa parte de un programa está constituida por un conjunto de comandos y métodos que permiten estas intercomunicaciones SERVIPUNTO: Aplicativo utilizado para el registro y control de todas las operaciones de las Estaciones de servicio (EDS). 4. CONDICIONES GENERALES a. Lo descrito en el presente documento solo aplica a clientes con condición de pago C000. b. Todas las ventas de contado registradas al código esporádico de la agencia, deberán ser pagadas en efectivo o por datafono el mismo día de su realización. c. No está permitido cambiar cheques, aunque éstos sean para el pago de ventas de contado, es decir, cuando el cliente entrega un cheque por un valor superior y se le debe dar dinero de cambio. d. En todas las ventas de contado, en la transacción VA01, en el campo No.acc.Iva el número de cédula o nit del cliente se debe repetir el último dígito; (Obligatorio) ya que es una validación del sistema para que se alimente la tablas de Medios Magnéticos. La factura saldrá con la identificación correcta de la persona.
INSTRUCTIVO Página 2 de 14 e. Todos los códigos deudores de ventas de contado (esporádicos) están asociados a la cuenta contable 1105050199 Caja Ingresos Deudores esporádicos, este registro es transitorio y no afecta la caja general de la sede, por ende cada cajero deberá al finalizar el día, asegurarse que la caja esporádica quede en cero (0), compensando este rubro e ingresando las ventas de contado al código contable de caja general asignado a cada agencia; de esta manera los dineros de las ventas de contado harán parte de su cuadre de caja tanto físico como del sistema; es importante que todos los recursos queden en caja al finalizar la jornada. Para el caso de las EDS las ventas de contado se compensaron del código esporádico a la caja general de cada EDS en los cortes establecidos de cuadre de caja actual, es decir, en los cierres de turno ya establecidos. Para el caso del centro de lubricación de Ibagué, como este está vinculado a la división IB01, por su estructura los recaudos de ventas podrán ser ingresados a la caja general de la EDS Plus Ibagué, por tanto al momento de la compensación el encargado de la caja de la EDS ingresará estos recursos a su caja general, haciéndolos parte de su cuadre de caja tanto físico como del sistema. Es necesario como se mencionó anteriormente que el rubro de caja esporádico quede cuadrado, no obstante si al cierre del día se presenta algún nuevo recaudo posterior al cierre de cuadre de caja diario, este deberá compensarse el día siguiente, pero el encargado de caja debe dejar estos recursos en su caja física y no en poder del área de ventas. f. En el caso del centro de lubricación de Neiva, la facturación y el recaudo se hará por parte del auxiliar de servicio al cliente y al finalizar la jornada de la mañana y tarde realizará entrega del dinero de las ventas junto con la facturación al cajero de la agencia soportado por el reporte ZR_CONTADO. Lógicamente al final de la tarde, al total del reporte de ventas, restará el valor ya entregado al medio dia. g. A cada agencia o punto de venta se asignará un código deudor a ser utilizado de manera exclusiva para la misma. En la siguiente tabla de muestra el códigos asignado a cada agencia. Agencia Código deudor Yamaha Neiva 20000007 Repuestos Neiva 20000205 20000206 20000207 20000208 Tejar Neiva 20000016 Plus Neiva 20000060 20000196 Ibagué Plus 20000050 20000195 Observaciones Ventas contado, llantas, lubricantes código esporádico - Mecánico - Mecánico - Asesor Rptos - Mecánico Líquidos y Canastilla Gas Líquidos y Canastilla Gas Utilizar el que corresponda al mecánico que hace la venta
INSTRUCTIVO Página 3 de 14 Ibagué Suzuki Repuestos 20000220 Dorada 20000000 Florencia 20000005 Villavicencio 20000008 Yopal 20000009 Mosquera 20000221 Suzuki Cr 30 Repuestos 20000212 Bucaramanga 20000209 Cúcuta 20000211 Valledupar 20000210 Serviteca Neiva 20000041 h. El responsable de facturación deberá tener especial cuidado en el caso de la serviteca o de repuestos, que la venta quede registrada al asesor que efectivamente la realizo, cambiando en la transacción VA01(pedido) pasar a INTERLOCUTOR COMERCIAL el código del asesor que corresponda. i. En el caso del taller de repuestos: se deberá utilizar el código del mecánico que realiza la venta, tal como se describió en el literal (h) de éste documento. j. En el caso de las ventas de motocicletas, se debe solicitar la creación del cliente a la oficina principal de Ibagué por el helpdesk, éste quedará creado con condición de pago C000 (Contado) con la diferencia que la clase de pedido a utilizar será el ZCON, de tal manera que una vez registrado el pedido quedará liberado y listo para ser facturado. k. Los clientes con condición de pago de contado (C000) al momento de la facturación deberá utilizarse la clase de pedido ZCON, el sistema llevara el valor de la venta a la cuenta contable de cartera a la cual este asociado el cliente y dependiendo el producto a facturar (ej. Cartera motos, cartera Lubes), en este caso la cancelación o pago del cliente deberá registrarse por la transacción F-28 y compensarse a la factura correspondiente. l. Para todos los casos en los cuales se requiera manejar un anticipo a favor del cliente, se deberá tramitar la creación del cliente a través del área de cartera. Es decir, no se podrá manejar anticipos con códigos esporádicos (inician por 20000xxx). m. Es responsabilidad del de la agencia generar y comparar el reporte de las ventas de contado del día (transacción ZR_CONTADO REPORTE VENTAS CONTADO EFECTIVO ) contra las facturas cuyo valor ha sido recibido de su parte, esto con el fin de verificar en todo momento y evitar un descuadre por ej. Por ventas crédito registradas de contado o ventas realizadas y recaudadas que no hayan llegado a sus manos. n. Estas facturas de contado de igual manera se reflejarán en el reporte ZDIAN que debe generar diariamente cada sede.
INSTRUCTIVO Página 4 de 14 o. Las facturas en la línea de motos deben quedar firmadas a pesar de ser facturas de ventas de contado y no quedar ningún saldo pendiente con Casamotor, en las demás líneas no se exigirá la firma por cuanto el pago ya está recibido por parte de Casamotor. p. Para la facturación y despacho de los pedidos generados en easy sales, una vez el pedido es registrado en SAP mediante la interfaz, el procedimiento aplicable es el P2 Distribución de lubricantes, es decir, el procedimiento no sufre ningún cambio para efectos de la facturación y despacho. q. En el caso de las EDS el sistema de manera automática toma la información de servipunto y genera el proceso PEDIDO- FACTURA- ENTREGA, de tal manera que una vez actualizada la información ésta se verá reflejada en la cuenta contable de caja esporádica, y lo único que se hará es la compensación del pago mediante la transacción ZPCONT o por la F-28. r. Los clientes contado de EDS que requieran ship y por lo tanto tengan un código deudor, deberán ser creados como tal a través del área de cartera, realizando la solicitud a través del helpdesk, suministrando la información requerida. s. Con la nueva clase de pedido, el sistema obviará la verificación de cupo de crédito y la revisión de cartera. t. La copia de la factura que queda en Bodega deberá llevar el sello de entregado y archivarse en orden consecutivo y cronológico, separadas por mes. u. Es claro que para el caso de ventas de contado aplica el concepto de devolución o anulación siempre y cuando la factura aún no está compensada, es decir, que el cliente no la ha cancelado. 5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES: ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE PUNTOS DE VENTA (CLIENTES QUE RETIRAN EL PRODUCTO DE NUESTRAS BODEGAS) Ingresar el pedido Generar Factura Ingresa a SAP transacción VA01, registra el pedido usando la clase de pedido ZCON y el código esporádico de la ciudad, el sistema le mostrará una pantalla en la que deberá registrar los datos del cliente teniendo especial cuidado con lo definido en el numeral 4 (d) de las condiciones generales. Nota: En caso que el cliente posea código se ingresa y el sistema cargará los datos del cliente. Elabora factura por la transacción VF01, llamando el pedido generado. La factura se genera en 3 copias que se distribuyen de la siguiente manera: Original para el cliente Copia 1. Para consecutivo de bodega ZDIAN. Copia 2. Para movimiento diario de caja. Auxiliar de servicio al cliente / Jefe de Bodega Jefe de Bodega REGISTRO / DOC. REFERENC Pedido Sap Factura (2)
INSTRUCTIVO Página 5 de 14 ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE Recibir y registrar el pago Registrar entrega de mercancía y entregar producto Generar reporte Movimiento diario de caja Entrega la factura con todas las copias al cliente y le indica que pase a caja a cancelar. Informa al cliente el valor a pagar, recibe y verifica el dinero, entrega cambio si aplica. Registra el pago mediante la transacción ZPCONT, llamando la factura a cancelar, coloca sello de CANCELADO. Devuelve facturas al cliente (original y copia 1) y le informa que puede pasar a bodega para la entrega del producto. El sistema genera un recibo de caja con el consecutivo de la agencia, éste número debe anotarse en la factura de venta y anexarla a la planilla de caja en reemplazo del recibo (no es necesario imprimirlo). Recibe facturas al cliente verifica que tengan sello de CANCELADO, Registra en SAP mediante la transacción VL01N la entrega de mercancía, teniendo especial cuidado de registrar el transportador que hará la entrega del producto al cliente, coloca sello de ENTREGADO en las dos copias y devuelve al cliente el original de la factura. Guarda su copia para su consecutivo. Anota en la factura el número del documento o recibo de caja generado por el sistema. Nota: El hecho de colocar el sello, una vez registrada la entrega en SAP es muy importante para el control de inventarios. Ingresa por la transacción ZR_CONTADO, genera reporte del día, de su división, compara información del reporte contra las facturas canceladas. En caso de diferencia, aclara la situación con el Jefe de Bodega. Adjunta reporte y facturas al movimiento diario. A la planilla del movimiento diario de caja se adjunta en el orden del consecutivo la factura a la cual corresponde el recaudo. Jefe de Bodega / Asesor de repuestos REGISTRO / DOC. REFERENC Factura con sello CANCELADO. Factura con sello ENTREGADO Reporte Ventas contado VENTAS A CLIENTES CONTADO DIFERENTES AL ESPORADICO A QUIENES SE LES DESPACHA EL PRODUCTO Ingresar el pedido Elaborar documento de entrega Ingresa a SAP transacción VA01, registra el pedido usando la clase de pedido ZCON y el código del cliente. Genera en SAP por la transacción VL01N la entrega de mercancía del pedido generado. Auxiliar de servicio al cliente / Jefe de Bodega Jefe de Bodega / Asesor comercial de repuestos Pedido SAP Entrega SAP
INSTRUCTIVO Página 6 de 14 ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE Generar Factura Despachar y Entrega producto al cliente Generar reporte Recibir y registrar el pago Verificar pago facturas contado FACTURACION DE MOTOS Solicitar creación del cliente Ingresar el pedido Generar Factura Elabora factura por la transacción VF01, llamando el pedido generado. La factura se genera en 3 copias que se distribuyen de la siguiente manera: Original para cobranza Copia 1. Para consecutivo de bodega ZDIAN. Copia 2. Para el cliente junto con el producto. Entrega producto al cliente, coloca sello de ENTREGADO en todas las copias y hace firmar del cliente. Entrega una copia al cliente y separa facturas originales y copias. Entrega original cobranza al cajero para monitorear el pago. Ingresa por la transacción ZR_CONTADO, genera reporte del día, compara información del reporte contra las facturas entregadas por el Jefe de Bodega, confirma que estén completas. Recibe del cliente y/o conductor, verifica el dinero, entrega cambio si aplica, elabora recibo oficial de caja por la transacción F-28 compensa pago con la factura correspondiente y la adjunta a la copia azul del movimiento de caja. Con base en el reporte generado y las copias de las facturas que aún están en su poder, verifica con el conductor el pago de la misma, en caso de duda consulta directamente con el cliente. Solicita por el helpdesk al área de cartera la creación del cliente, ya no es necesario informar el valor de la moto a comprar. Este cliente quedará creado con condición de pago de contado y amarrado al asesor que realizó la venta. Una vez confirmada la creación del cliente con un código 300XXXX, se ingresa el pedido por la transacción VA01. Teniendo especial cuidado de registrar la clase de pedido ZCON, de ésta manera el sistema dejará liberado el pedido de manera inmediata. El pedido deberá ingresarse por el valor de la moto únicamente. Elabora factura por la transacción VF01, llamando el pedido generado. La factura se genera en 2 copias que se distribuyen de la siguiente manera: Original para el cliente Jefe de Bodega Jefe fe Bodega / conductor. Asesor comercial Asesor comercial Asesor comercial responsable de facturar REGISTRO / DOC. REFERENC Factura (2) Factura firmada x el cliente Reporte Ventas contado Recibo de caja Reporte ventas contado Helpdesk Pedido SAP Factura (2)
INSTRUCTIVO Página 7 de 14 ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE Recibir y registrar el pago Realizar la entrega de la moto Copia 1. Para consecutivo de bodega ZDIAN. Entrega la factura con todas las copias al cliente y le indica que pase a caja a cancelar. En una copia de la factura registra el valor total a pagar por el cliente. Verifica y/o confirma con el asesor comercial el valor total a pagar incluyendo el valor de los tramites y soat (cuando aplique) Informa al cliente el valor a pagar, recibe y verifica el dinero, entrega cambio si aplica. Si le queda anticipo a favor del cliente, genera la solicitud de anticipo por la transacción F-37. Registra el pago mediante la transacción F-28, compensa la solicitud de anticipo y la factura de la moto, es decir, quedará el anticipo a favor del cliente por el valor de los trámites y soat, coloca sello de CANCELADO. Devuelve facturas al cliente (original y copia 1) y le informa que puede pasar a bodega para la entrega de la moto. Imprime el recibo de caja, entrega una copia al cliente y guarda la otra para el movimiento diario de caja. Emite el soat (cuando es comprado por casamotor). Gestiona proceso de alistamiento de la moto. Si el cliente no compra el soat por casamotor, le informa para que lo tramite. Diligencia check list para la entrega F131 control de entrega de motos a clientes Diligencia documentos de garantía. Realiza entrega de la moto al cliente. Asesor comercial. REGISTRO / DOC. REFERENC Factura con sello CANCELADO. FACTURACION A CLIENTES CONTADO (CON CODIGO) Y CON LOS CUALES SE MANEJA ANTICIPO (CEMENTO especialmente) Solicita por el helpdesk al área de cartera la Solicitar creación del cliente, Este cliente quedará creado Asesor creación del Helpdesk con condición de pago de contado y amarrado al comercial cliente asesor que realizó la venta. Ingresar el pedido Registro del anticipo Una vez confirmada la creación del cliente con un código 300XXXX, se ingresa el pedido por la transacción VA01. Teniendo especial cuidado de registrar la clase de pedido ZCON, de ésta manera el sistema dejará liberado el pedido de manera inmediata. El pedido deberá ingresarse por el valor de la moto únicamente. Registra la solicitud del anticipo a favor del cliente por la transacción F-37. Registra el pago mediante la transacción F-28, compensa la solicitud de anticipo. Es decir, quedará Asesor comercial agencia Pedido SAP
INSTRUCTIVO Página 8 de 14 ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE Entregar productos Generar Factura Compensar factura el anticipo a favor del cliente por el valor cancelado. Entrega recibo de caja al cliente con firma y sello de recibido, deja la copia para el movimiento diario de caja. A medida que va realizando entregas sobre el pedido, se genera la entrega mediante la transacción VL01N afectando el pedido por las cantidades efectivamente entregadas. Elabora factura por la transacción VF01, llamando la entrega generada. La factura se genera en 2 copias que se distribuyen de la siguiente manera: Original para el cliente Copia 1. Para consecutivo de bodega ZDIAN. Coloca sello de ENTREGADO a todas las copias y entrega la original al cliente. Informa al cajero de la agencia para que compense la factura contra el anticipo. Compensa mediante la transacción F-32 la factura contra el anticipo del cliente. Jefe de bodega Jefe de bodega agencia REGISTRO / DOC. REFERENC Factura (2) Registro compensaci ón SAP 6. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS P2 Distribución de lubricantes ZR_CONTADO Reporte ventas contado Anexo 1. Transacciones SAP 7. CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR No aplica por ser la versión 1.
INSTRUCTIVO Página 9 de 14 ANEXO 1. I31 TRANSACCIONES SAP Lo primero que debemos tener en cuenta es: A qué clase de cliente le vamos a realizar la venta, si a un cliente esporádico o a un cliente ya creado? PROCESO DE VENTA CLIENTE ESPORADICO 1. CREAR PEDIDO La clase de Documento Venta de Contado- Efectivo es ZCON Ingrese a la Transacción VA01 y registre los datos del el área de ventas a trabajar, presione Enter. En el campo SOLICITANTE registre el código deudor que corresponda a la agencia y el sector (línea) a la cual pertenece el producto a vender. Ejemplo vamos a utilizar el cliente de venta contado manual 20000050 El sistema mostrará la siguiente pantalla:
INSTRUCTIVO Página 10 de 14 Nota IMPORTANTE: La identificación se debe escribir con el último dígito repetido; (Obligatorio) ya que es una validación del sistema para que se alimente las tablas de Medios Magnéticos. La factura saldrá con la identificación exacta de la persona. Una vez completos los datos (Referencia y cantidad) del pedido se guarda dando clic en el icono (Guardar) de la barra superior. En la parte inferior izquierda el sistema muestra el número de pedido creado así: 2. GENERAR FACTURA: Ingrese a la Transacción. VF01: El sistema por defecto cargará el número del pedido generado
INSTRUCTIVO Página 11 de 14 Se da grabar y se genera el número de factura en la parte inferior izquierda de la pantalla así: La factura será impresa a media carta y se direccionará a la impresora del puesto de trabajo del cajero de la agencia. En el caso de ser un cliente contado (C000) diferente al código esporádico, la factura saldrá impresa en hoja completa en el formato usado para ventas a crédito. 3. PAGO. Ingrese a la Transacción ZPCONT y digite el número de Factura a cancelar, el sistema muestra la siguiente pantalla. Ejecute dando enter en reloj. Una vez grabado el pago, el sistema muestra el log y confirma el documento contable generado.
INSTRUCTIVO Página 12 de 14 De esta manera la factura queda compensada con el pago realizado. 4. REPORTE DE CONTROL Mediante la transacción ZR_CONTADO, es posible generar el reporte de ventas de contado Efectivo, éste se puede utilizar como documento de soporte conciliatorio de las ventas de contado del día o como reporte para auditar o realizar arqueos. Se puede seleccionar los datos por cualquiera de los parámetros de entrada. Para este reporte es importante que el usuario que realiza la Transacción esté actualizado en la tabla maestra de datos de control y que la clase de pedido sea ZCON. Este reporte puede ser exportado a Excel o impreso desde SAP. Para generarlo ingrese los siguientes parámetros: (CAMBIAR ESTE PANTALLAZO PARA QUE QUEDEN TODOS LOS PARAMETROS) que sale oficina de ventas El sistema genera el siguiente reporte
INSTRUCTIVO Página 13 de 14 1. PEDIDO DE DEVOLUCIÓN DEVOLUCION Ingrese a la VA01 Utilice Clase de Documento ZDEC y registre el número de factura a la cual se va a realizar la devolución: Al grabar se genera el número de solicitud de devolución y se muestra en parte inferior izquierda de la pantalla así: 2. CREAR FACTURA. (NOTA DEVOLUCION) Ingrese a la Transacción VF01, registre el número de solicitud de devolución y presione ENTER en ícono de grabar
INSTRUCTIVO Página 14 de 14 Al grabar se genera el número de la devolución PROCESO VENTA - CLIENTE CONTADO DIFERENTE A CODIGO ESPORADICO Las actividades descritas anteriormente se ejecutan en el siguiente orden: 1. REGISTRAR PEDIDO - Transacción VA01. Siempre clase de Documento ZCON 2. GENERAR ENTREGA DE MERCANCIA Transacción VL01. 3. GENERAR FACTURA Transacción. VF01 para generar la factura: 4. REGISTRAR PAGOS F-28