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TEL: 54 11 48265510 Página 2 de 35 Índice. Requerimientos del Sistema...3 Requerimientos de Hardware...3 Introducción...4 Inicio del Sistema...6 Funciones Principales...7 Gestión de Digitalización...8 Gestión de Consulta de Datos...14 Gestión de Trámites...19 Gestión de Caja Diaria...25 Gestión de Usuarios...30
TEL: 54 11 48265510 Página 3 de 35 REQUERIMIENTO DEL SISTEMA. EQUIPOS: SISTEMA OPERATIVO: BASE DE DATOS: WINDOWS 2000 WINDOWS XP SP 2 MICROSOFT OFFICE ACCESS XP / 2003 WINDOWS 2003 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE. TERMINALES: PROCESADOR: 1 ghz o superior MEMORIA: 512 MB mínimo ESPACIO EN DISCO: 1 GB mínimo PLACA DE RED: fast ethernet de 100 mhz SERVIDOR: PROCESADOR: 2.0 ghz o superior MEMORIA: 1 GB mínimo DISCO RIGIDO: SATA 7200 RPM O SCSI PLACA DE RED: fast ethernet de 100 mhz
TEL: 54 11 48265510 Página 4 de 35 El Sistema de digitalización de imágenes es un sistema diseñado para la administración de Documentos del Registro de las Personas. Permite operar e incorporar archivos digitalizados a través de un scanner, realizar consultas de imágenes digitalizadas, ver estados de trámites y estados de matriculas, consultar rogatorias. Además se realizarán controles de caja diaria, usuarios, permisos de usuarios, centros de costos, etc. Las soluciones integradas que ofrece el menú son: Digitalización, Consulta de Datos, Trámites, Gestión de Caja Diaria, Usuarios Web, Gestión de Mantenimiento, personalización de menús y operaciones, entre sus amplias funcionalidades. Cómo funciona? El Sistema de digitalización de imágenes cuenta con dos plataformas vinculadas; una plataforma local que operarán usuarios dentro del Registro de las Personas y una plataforma Web que le permitirá acceso a simples funciones a usuarios registrados y autorizados por el Registro de las personas desde un aplicación Web. La plataforma local permitirá el escaneo, digitalización y consulta de imágenes de matriculas y rogatorias, administración de usuarios y créditos de usuarios (los cuales se utilizarán para permitir el ingreso de trámites vía Web), búsqueda y consulta de archivos, administración de caja diaria. Mientras que los usuarios que puedan acceder vía Web podrán iniciar sus trámites en el momento generando el número de oblea correspondiente vinculando y consultando la administración que se está iniciando localmente. La plataforma Web permitirá adjuntar los documentos necesarios para el inicio del trámite y cada usuario podrá consultar el estado de los mismos. A través de la plataforma Web también se podrán consultar imágenes de matriculas y estados de las mismas. Estas funciones Web permitirán que los usuarios puedan iniciar y consultar los trámites en cualquier momento sin pérdida de tiempo. Los datos de la plataforma local se vinculan con la estructura local utilizada por el Registro de las Personas en su actual sistema de gestión (SIRPI). Esta estructura es bajo base de datos ORACLE 10 G. Mientras que la plataforma Web trabaja con una estructura de base de datos de SQL 2000 SERVER.
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TEL: 54 11 48265510 Página 6 de 35 Inicio del Sistema. El Sistema ofrece su menú rápido o asistente, el cual permite acceder a las opciones más importantes y utilizadas del sistema en forma rápida y sencilla. Con esta pantalla el sistema solicita al inicio el nombre de usuario y contraseña correspondiente para el ingreso al mismo.
TEL: 54 11 48265510 Página 7 de 35 El sistema inicia su gestión con un menú desplegable, con sus distintos rubros bien detallados. Las opciones del menú principal son: Digitalización, Consulta de Datos, Trámites, Gestión de Caja Diaria, Usuarios Web, Gestión de Mantenimiento y Salir. Módulos incluidos: Gestión de Digitalización por matricula Gestión de Digitalización múltiple Consulta de Matriculas Consulta de Rogatorias Consulta de Archivos Digitales Consulta de Trámites y estados Caja Diaria, Reportes de Movimientos de Caja Listados de centros de costos Gestión de Usuarios Gestión de Grupos de Usuarios Definición de Permisos Estado de Cuenta por Usuario
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TEL: 54 11 48265510 Página 9 de 35 Gestión de Digitalización. Esta función permite incorporar las imágenes tomadas desde el scanner e incorporarlas al sistema. Al iniciar se presenta una pantalla como la siguiente: Se debe indicar los datos solicitados para la incorporación de las imágenes que son: departamento de la matricula que se digitalizó, número de matricula, bis, Propiedad horizontal (si/no) y en caso que este último se defina como SI, se pedirá el número de submatricula Una vez completos se presiona el botón Buscar y si los datos ingresados son correctos se visualizan completos los datos de Fecha de creación, superficie, localidad y plano mensura. A la vez se habilitan los links [Más Información de la Matricula], [Activar Scanner], [Mostrar Documentos Digitalizados]. Los archivos ya escaneados se cargan automáticamente en ambas solapas: matriculas y rogatorias. La opción [Mostrar Documentos Digitalizados] nos permitirá cargar la pantalla con los archivos buscados:
TEL: 54 11 48265510 Página 10 de 35 En la solapa Matriculas se visualizan todos los archivos escaneados. De cada archivo escaneado se guardarán datos como: matricula a la que pertenece el archivo digital, número de folio del archivo digital, versión y nombre del archivo. Los documentos se enumerarán a través de su folio y el sistema siempre comenzará con el folio 001 aunque el usuario pueda cambiar el inicio del folio determinándolo en la opción Comenzar folio Nro.: En la solapa Rogatorias se visualizan las rogatorias escaneadas y se guardarán datos como: matricula a la que pertenece la rogatoria, folio y nombre del archivo. Las rogatorias se enumerarán a través de su folio y el sistema siempre comenzará con el folio 001 aunque el usuario pueda cambiar el inicio del folio determinándolo en la opción Comenzar folio Nro.: En ambas solapas (Matriculas y Rogatorias); si el usuario hace clic sobre un archivo digital, la imagen del mismo aparecerá en el costado derecho de la pantalla y permite la manipulación de la misma. La manipulación de imágenes en esta pantalla permite realizar zoom, rotaciones de la imagen, centrado y abrir el documento con el programa predeterminado configurado en la PC del usuario. Las opciones mencionadas al principio permiten: [Mas información de la Matricula]: accede a mayor información de la matricula guardada en los registros del sistema. Nos permite ver la siguiente información: [Activar Scanner]: si aún no se han escaneado las imágenes podrán activar el scanner y realizar las operaciones de incorporación de archivos a través de esta opción. Se
TEL: 54 11 48265510 Página 11 de 35 abrirá el programa predeterminado de imágenes definido por el usuario para realizar la digitalización. El botón Guardar incorporará los archivos al sistema y mantendrá un vínculo entre los datos registrados de la matriculo con los archivos digitalizados (matriculas o rogatorias) presentada. El botón Cancelar no guardará ningún registro y el botón Salir sale de la pantalla
TEL: 54 11 48265510 Página 12 de 35 Gestión de Múltiples Digitalizaciones. A través de esta función el sistema permite incorporar un conjunto de matriculas ya digitalizadas que están guardadas en determinada ruta de la PC del usuario. Para iniciar el proceso se debe hacer clic en el botón Guardar Digitalizaciones. Antes de comenzar el usuario se encontrará con el siguiente cartel informativo: Los archivos se incorporan todos juntos automáticamente ya que las carpetas tienen determinada codificación de caracteres que el sistema vinculará con la matricula adecuada.
TEL: 54 11 48265510 Página 13 de 35 Si los nombres de cada carpeta pueden identificar la matricula correcta automáticamente se incorporan los registros al sistema. Si los nombres de la carpeta a incorporar no identifica ninguna matricula, al final del proceso el sistema muestra todas las carpetas no incorporadas. El usuario deberá chequear la información y volver a digitalizar los datos incorrectos.
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TEL: 54 11 48265510 Página 15 de 35 Búsqueda de Trámites/Obleas A través del número de oblea generado para un trámite iniciado, el sistema indicará su estado y los datos relacionados con dicho trámite. Al colocar el número de oblea y presionando el botón Consultar aparecerán los datos del trámite iniciado. La opción [Estado del Trámite] nos permitirá ver en que estado está el trámite y el circuito de mesas recorridas dentro del Registro de la Propiedad. La opción [Consultar imágenes Digitales] no permitirá ver los archivos digitales guardados de la matricula seleccionada.
TEL: 54 11 48265510 Página 16 de 35 Búsqueda de Matriculas por Número, por padrón y circunscripción, por superficie, por antecedente dominial, por persona/solicitante. Todos los parámetros de búsquedas que el sistema solicita según la opción seleccionada permite encontrar los trámites referidos a dicha matricula encontrada. Las opciones: [Estado de Trámite] muestra el estado de la oblea seleccionada, viendo el circuito interno que hizo dicho trámite y donde se encuentra en este momento.
TEL: 54 11 48265510 Página 17 de 35 [Mas información de la Matricula]: proporciona mayor información de los datos registrados de la matricula seleccionada. [Consultar Archivos Digitales]: muestra la lista de archivos incluidas dentro de la matricula seleccionada permitiendo la manipulación de los mismos. Búsqueda de Rogatorias. Esta opción permite encontrar Rogatorias digitalizadas a través de su matriculas asociada o por el código de rogatoria guardado. Si se buscan las rogatorias de una matricula determinada, el usuario colocará datos como: departamento, número de matricula, bis, propiedad horizontal (si/no) y si se definió propiedad horizontal como SI, el sistema le pedirá que ingrese el número de submatricula. Otros datos que puede completar el usuario son: ley, tomo. Folio y número en vez de los anteriores. Presionando el botón Buscar el sistema muestra en la lista de archivos todas las rogatorias relacionadas. Al hacer doble clic sobre uno de los archivos se muestra la imagen del mismo en el recuadro inferior de la pantalla y encontramos las opciones para la manipulación de la misma. Ellas son: zoom, rotación, centrar, ampliar, abrir.
TEL: 54 11 48265510 Página 18 de 35 Búsqueda de imágenes digitales determinada. El usuario podrá encontrar todos los archivos digitalizados para una matricula Si se buscan los archivos de una matricula determinada, el usuario colocará datos como: departamento, número de matricula, bis, propiedad horizontal (si/no) y si se definió propiedad horizontal como SI, el sistema le pedirá que ingrese el número de submatricula. Otros datos que puede completar el usuario son: ley, tomo. Folio y número en vez de los anteriores. Presionando el botón Buscar el sistema muestra en la lista de archivos todos los archivos de matriculas relacionados. Al hacer doble clic sobre uno de los archivos se muestra la imagen del mismo en el recuadro inferior de la pantalla y encontramos las opciones para la manipulación de la misma. Ellas son: zoom, rotación, centrar, ampliar, abrir.
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TEL: 54 11 48265510 Página 20 de 35 Estado de Trámites iniciados vía Web La consulta de trámites iniciados vía web permite determinar un rango de fechas para visualizar los trámites que se iniciaron con dichas fechas junto con un filtro por Estado de Trámite y por Tipo de Trámite. Opciones de Estado de Trámites: Todos los Trámites iniciados: contemplará cualquier tipo de trámite respetando la fecha seleccionada. Trámites Finalizados: contemplará trámites que se encuentran en mesa de salida y aún no han sido retirados; es decir; que la oblea aún no tiene definido fecha y hora de salida de la mesa de salida. Trámites en Proceso: contemplará trámites que se encuentran en alguna mesa intermedia respetando el rango de fechas seleccionada. Trámites con Demora: contemplará trámites que, según el tipo de trámite que sea, supere la cantidad de días de plazo que se estipula para realizarse por lo que se encuentra demorado. Trámites con Demora a determinada cantidad de días: contemplará trámites supere la cantidad de días de plazo definida por el usuario para realizarse por lo que se encuentra demorado. Trámites Retirados: contemplará trámites que se encuentran en el rango de fechas seleccionado y ya han sido retirados; es decir; que la oblea tiene asignada fecha y hora de salida de la mesa de salida. Trámite en Mesa: contemplará trámites que se encuentran en el rango de fechas seleccionado y actualmente se encuentran en la mesa seleccionada.
TEL: 54 11 48265510 Página 21 de 35 Opciones de Tipo de Trámites Todos los Trámites iniciados: contemplará cualquier tipo de trámite respetando la fecha seleccionada. Tipo de Trámite: contemplará dentro del rango de fechas seleccionado el tipo de trámite elegido por el usuario. Al presionar el botón Consultar se listarán los trámites que contemplen las opciones de búsqueda definidas mostrando: fecha y hora de ingreso, número de oblea, trámite, tasa, monto, solicitante, carátula, Demora en días, fecha y hora de salida. Al final del informe se muestra cantidad de trámites listados y sumatoria del monto. El botón Imprimir permitirá realizar la impresión en papel o realizar una exportación del archivo al formato deseado. Trámites Web Finalizados y no retirados. Esta opción permitirá visualizar trámites Web pendientes de ser retirados y le dará la posibilidad al usuario de enviar una respuesta de dicho trámite dejando asentado fecha y hora de la respuesta junto a una aclaración de respuesta. Una vez contemplada la fecha de respuesta el sistema lo descartará de dicho listado tomándolo como un trámite ya informado al responsable y retirado. Para iniciar la búsqueda se selecciona un rango de fechas y existen dos opciones de filtro: Trámites Web Finalizados y no Retirados (los cuales son aquellos que no contemplan fecha y hora de salida del registro y tienen la fecha de información al responsable incompleta) y la opción Todos los Trámites Web Finalizados (los cuales son aquellos que no contemplan fecha y hora de salida del registro y pueden tener o no completa la fecha de información al responsable junto a su aclaración u observación)
TEL: 54 11 48265510 Página 22 de 35 Esta función permitirá evaluar la cantidad de trámites web que quedan pendientes de ser retirados por sus responsables además de agilizar las respuestas del registro hacia los responsables de trámites que aún no conocen el estado de su oblea. Estadísticas de trámites iniciados vía Web Esta función permitirá evaluar total de trámites iniciados, total de cada trámite iniciado vía Web, trámites pendientes de ser retirados, trámites demorados, usuarios con mayores trámites Web realizados, monto implicado en cada trámite, etc. Para comenzar la operatoria de esta función el usuario selecciona un rango de fechas donde se buscará los trámites iniciados en dicho rango. Luego selecciona el Inicio del Trámite que podrá ser: Todos los Trámites iniciados en el Registro: sea vía Web o personalmente Sólo Trámites iniciados vía Web También seleccionará el Tipo de Trámite definiendo: Todos los Trámites Seleccionar Trámites: donde aparecerá el listado de trámites disponibles y el usuario selecciona uno o varios trámites que desea incluir en el listado. Luego presionando el botón Consultar se inicia la búsqueda y el listado muestra: trámite, total de trámites iniciados, total de trámites iniciados vía web, total de trámite en proceso, total de trámites con demoras, total de trámites finalizados y total de trámites retirados. Se contabiliza el total de obleas emitidas para todos los trámites listados. El botón Graficar permitirá acceder al gráfico que representa la información del listado.
TEL: 54 11 48265510 Página 23 de 35 Estadísticas de trámites por Mesa Esta función permitirá evaluar total de trámites de cada mesa detallando total de cada trámite, total de cada trámite iniciado vía Web, trámites pendientes de ser retirados, trámites demorados, usuarios con mayores trámites Web realizados, monto implicado en cada trámite, etc. Para comenzar la operatoria de esta función el usuario selecciona un rango de fechas donde se buscará los trámites iniciados en dicho rango. Luego selecciona el Inicio del Trámite que podrá ser: Todos los Trámites iniciados en el Registro: sea vía Web o personalmente Sólo Trámites iniciados vía Web Se seleccionará el Tipo de Trámite definiendo: Todos los Trámites Seleccionar Trámites: donde aparecerá el listado de trámites disponibles y el usuario selecciona uno o varios trámites que desea incluir en el listado. Se seleccionará las Mesas donde se encuentra el trámite: Todas las Mesas Seleccionar Mesas: donde aparecerá el listado de Mesas disponibles y el usuario selecciona una o varias mesas que desea incluir en el listado. Se seleccionará el Orden del listado: Primero por tipo de trámite y luego por Mesa donde se encuentra Primero por Mesa donde se encuentra y luego por tipo de trámite
TEL: 54 11 48265510 Página 24 de 35 Luego presionando el botón Consultar se inicia la búsqueda y el listado muestra: (trámite y mesa) o (mesa y trámite) según el orden elegido; total de trámites iniciados, total de trámites iniciados vía web, total de trámite en proceso, total de trámites con demoras, total de trámites finalizados y total de trámites retirados. Se contabiliza el total de obleas emitidas para todos los trámites listados. El botón Graficar permitirá acceder al gráfico que representa la información del listado.
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TEL: 54 11 48265510 Página 26 de 35 Caja Diaria. Registrar Ingresos y egresos de caja. Esta opción permite hacer ingresos o egresos de caja. Esta disponible y se utilizarán los ingresos para movimientos de caja generales. Cuando se confirme el egreso de caja, el sistema ofrece la opción de emitir un recibo que saldrá por impresora con el importe ingresado y con el concepto ingresado por descripción. Además el sistema registra planes de centros de costos (cuentas de egresos), los cuales pueden utilizarse para todos los egresos realizados. Esta definición permitirá luego realizar balances de gastos y estadísticas. Para esto deberá registrarse en ambos casos el importe y la descripción del movimiento, y en el caso de los egresos se registrara además la forma de pago, el centro de costo correspondiente. Los datos de ingreso obligatorio son: descripción del movimiento, forma de pago, e importe.
TEL: 54 11 48265510 Página 27 de 35 Movimientos diarios. En un rango de fechas seleccionado visualizará todos los movimientos realizados especificando al comienzo un saldo anterior y al finalizar el informe un saldo de caja. Presionando el botón Imprimir Reporte podrá obtener el detalle visualizado en pantalla sobre papel. Cerrar Caja Diaria La opción cerrar caja le permite registrar el saldo final del día e inicializar con su caja sin movimientos al día siguiente. Para que el sistema realice esta operación deberá hacer clic en la opción de la ventana Cerrar Caja A través de esta ventana también podrá imprimir un detalle de la caja del día con todos los movimientos que se hayan efectuado y los saldos al momento del cierre de la misma.
TEL: 54 11 48265510 Página 28 de 35 Ingreso de Créditos disponibles por Usuario. Esta función permite asignar a los distintos usuarios Web el crédito abonado para la utilización de dicho saldo en su aplicación Web para la carga de nuevos trámites. Esta opción está directamente relacionada con la aplicación Web y se llevará el control de todos los créditos abonados a cuenta por parte del usuario para que sean utilizados en sus nuevos trámites. El operador ingresa el nombre del usuario, una descripción del pago y el importe del mismo. Cada pago realizado dejará registro en la caja del día automáticamente. Saldos por centros de costos.
TEL: 54 11 48265510 Página 29 de 35 Los centros de costos nos permiten evaluar gastos diarios y/o mensuales asociadas a dichas cuentas. Es posible crear las cuentas que el usuario considere necesarios en el menú Mantenimiento. Es posible seleccionar una cuenta en un rango de fechas y ver los movimientos realizados. En caso de tildar la opción Todas las Cuentas el sistema mostrará el detalle completo que involucra a cada cuenta creada en el rango de fechas elegido. Al final del informe se establece el saldo de todos los movimientos. Estos listados pueden imprimirse en papel o exportarse a un archivo con un formato seleccionado. El botón Imprimir permite obtener el informe en papel o realizar una exportación a un formato de archivo seleccionado.
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TEL: 54 11 48265510 Página 31 de 35 Todas las pantallas de este menú operan de la siguiente manera: - Nuevo registro: deberá hacer clic en el botón. El campo código se completará automáticamente con el valor que le corresponda, los demás campos de la ventana quedarán vacíos para que pueda ingresar los datos deseados. Para que los datos sean registrados, haga clic en el botón Guardar - Modificación: ingrese el código del registro a modificar, al finalizar presione la tecla Enter, los datos se visualizarán en la ventana. También puede buscar el registro deseado mediante las flechas que se encuentran en la parte inferior de la ventana. Realice los cambios necesarios y para finalizar haga clic en el botón Guardar. Tanto en el ingreso de un nuevo registro o la modificación de uno existente, si no desea almacenar los cambios que haya realizado haga clic en el botón Cancelar - Eliminación: ingrese el código del registro a modificar, al finalizar presione la tecla Enter. Los datos se visualizarán en la ventana. También puede buscar el registro deseado mediante las flechas que se encuentran en la parte inferior de la ventana. Haga clic en el botón Eliminar para borrar el registro actual. Usuarios. El sistema permite personalizar cada usuario. De esta manera deberá ingresar los datos personales y asignar un nombre de usuario y contraseña para el inicio del sistema. Deberá seleccionarse el grupo de usuarios correcto para darle los permisos adecuados. El
TEL: 54 11 48265510 Página 32 de 35 nombre de usuario y contraseña serán los datos obligatorios y los que habilitan el ingreso y uso del sistema Grupos. Los grupos de usuarios y permisos habilitan y deshabilitan funciones del sistema a cada usuario logueado. El sistema permite crear grupos personalizados con funciones habilitadas y bloqueadas, para luego asignar usuarios a cada grupo y limitar sus permisos. Detalle de Cuenta Corriente El sistema ofrece la posibilidad de consultar el estado de cuenta de cada usuario Web. Para ello, se selecciona el usuario, se indica un rango de fechas al que se quiere consultar o se tilda la opción Detalle completo de movimientos y se presiona el botón Consultar.
TEL: 54 11 48265510 Página 33 de 35 Se listan todos los movimientos realizados que involucran al usuario. Se listan pagos de créditos y trámites iniciados con sus datos principales. Al final del detalle se informa el saldo que dicho usuario tiene actualmente disponible. El botón Imprimir permite obtener un reporte en papel o una exportación del archivo al formato elegido por el usuario. En el Menú mantenimiento se irán incluyendo ítems parametrizables en el sistema y determinados usuarios podrán acceder a realizar modificaciones y agregados de los mismos según los permisos definidos.
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TEL: 54 11 48265510 Página 35 de 35 Funciones disponibles de la Plataforma Web: Ingreso de Usuario (Login) Visualización 1. El usuario accede a una página de inicio donde existen links a distintos otros sitios del Cliente y un link hacia el Login de usuario. Login 1. El usuario ingresa nombre de usuario y contraseña (ambos obtenidos previamente en el Registro) y el sistema valida que exista y muestra pantalla con el menú. Alta y Consulta de Trámites 1. El usuario elige la opción del menú trámites, el sistema le muestra los Trámites que tiene relacionados. 2. El usuario dar de alta un nuevo Trámite, el sistema verifica que tenga saldo disponible y carga los trámites que podría realizar con el saldo actual. (dado que el tipo de Trámite lo ingresa después debemos calcular que tenga saldo disponible para hacer el mínimo trámite). 3. El usuario selecciona el trámite a realizar, el sistema muestra los campos a completar dependiendo del trámite (si es para personas, para inmuebles o para ambos). 4. El usuario ingresa los datos del Solicitante los datos del trámite y confirma la acción, el sistema genera automáticamente el número nuevamente el nro. De Oblea y mostrando por pantalla ultimo nro. de Oblea y fecha del sistema. 5. El sistema valida los datos y registra los cambios. Si es un alta, genera un ID automáticamente. Consulta Matricula 1. El usuario elige la opción del menú Consulta de Matricula, el sistema le muestra las Matriculas en trámite.