Manejando pólizas dinámicas con Aspel-COI 7.0 Ahora con Aspel-COI 7.0 podrás registrar pólizas sin capturar, a partir del archivo xml, correspondiente a un CFDI, esto se logra gracias a un platilla machote prediseñada, con base a la cual se definen los asientos contables a afectar en cada caso, ésta se llama Póliza dinámica. Las pólizas dinámicas son plantillas en formato Excel, otro de los beneficios de las pólizas dinámicas es que Aspel-COI les asignará automáticamente el o los folios fiscales relacionados a las pólizas. Aspel-COI ya integra varias pólizas dinámicas, en este documento te explicamos cómo utilizarlas, para ello: 1. Conoce e identifica la Póliza dinámica que utilizarás. 2. Crea la póliza a partir de uno o más CFDI s. 3. Listo! Tus capturas de operaciones serán más fáciles que nunca. A continuación se indican los pasos de forma detallada: 1. Identifica la Póliza dinámica que utilizarás. Ingresa al Menú Reportes / Administrador de hojas de cálculo / carpeta Póliza dinámica. En esta carpeta visualizarás todas las plantillas de Pólizas dinámicas que el sistema te ofrece por omisión. Además, podrás crear nuevas de acuerdo a las necesidades de la empresa. Figura 1. Póliza dinámica dentro del Administrador de hojas de cálculo. Una póliza dinámica está integrada por etiquetas que traen la información del XML tales como: <FECHA>, <SERIE>, <RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre muchas otras que se pueden consultar en la pestaña Etiquetas de las pólizas dinámicas que el sistema por omisión ofrece. 20/03/2015 1
Figura 2. Póliza dinámica en Microsoft Excel. Te recomendamos que ingreses a cada una de ellas para observar las cuentas que el sistema te está proponiendo, por ejemplo, si registras ventas y creas una póliza por cada factura de venta, abre la llamada PLZ_Venta a crédito.xls. Figura 3. Póliza dinámica de venta a crédito. Si utilizas esta plantilla, el sistema te creará una póliza con lo siguiente: a) En concepto de póliza te sugerirá la palabra VENTA seguido de la serie y folio de la factura correspondiente al CFDI, así como el nombre del Receptor de la factura, es decir tu cliente. Estos datos se obtienen con la instrucción: VENTA F- <SERIE>-<FOLIO> /<NOMBRE_RECEPTOR> 20/03/2015 2
b) Te sugerirá un cargo por el Total de la factura, a la cuenta contable que tenga asignado el RFC del receptor (este datos lo toma del XML), en caso de que no tengas asignado el RFC a una cuenta, no te sugerirá cuenta alguna, pero se podrá capturar en la póliza. Estos datos se obtienen con la instrucción: <CTA_RECEPTOR> <TOTAL> c) Después te sugerirá un abono por el importe antes de impuestos, a la cuenta de Ventas 4100-001-000, si tu cuenta de Ventas tiene otro número de cuenta, puedes escribirlo en esta celda. El valor del importe antes de impuestos se obtiene con la instrucción: <IMPORTEANTESIMPUESTOS> d) Por último, te sugerirá un abono a la cuenta de IVA Trasladado 2181-001-000 por el IVA registrado en el CFDI, si tu cuenta de IVA tiene otro número de cuenta, puedes escribirlo en esta celda. El valor del importe del IVA se obtiene con la instrucción: <IVA_TRAS> El reconocimiento de las etiquetas y modificación de las Pólizas dinámicas solo lo debes realizar la primera vez, para realizar la mejor configuración posible, posteriormente ya solo deberás ejecutar el paso 2 de este documento. 2. Crea la póliza a partir de uno o más CFDI s Ingresa al Menú Archivo / Pólizas / Pólizas / ícono. Desde la ventana de captura, existen dos formas de registrar la póliza desde un CFDI: Seleccionando el icono Genera póliza dinámica CFDI ventana del Explorador de Windows a la ventana de captura. o bien arrastrando desde una Con lo que se presenta la ventana Generación de póliza dinámica CFDI, en ella: 1) Elige el CFDI cuya póliza se va a crear, con los botones o ubica el XML correspondiente al CFDI. 2) Elige la plantilla o Póliza dinámica a utilizar (la que modificaste y editaste en el paso 1), siguiendo con el ejemplo, PLZ_Venta a crédito.xls. 3) Por último, podrás definir el nivel de detalle con el que se creará la póliza este campo sólo es útil cuando vas a crear una póliza con más de un xml o comprobante, siguiendo con nuestro ejemplo no da lugar. Encontrarás la explicación al final de este documento. 20/03/2015 3
Seleccion a el CFDI Elige la plantilla Define el nivel de detalle Arrastrando uno o más CFDI s. Figura 4. Generación de póliza dinámica. Selecciona uno o más CFDI s Arrastra hacia la ventana de captura. Figura 5. Alta de póliza a partir de un CFDI. 4) Al aceptar la ventana de Generación de póliza dinámica, Aspel-COI crea la póliza automáticamente, es importante mencionar, que si las cuentas contables involucradas tienen activo el parámetro de Captura de comprobante, en las partidas se relacionará el folio fiscal o UUID del XML automáticamente. 20/03/2015 4
Figura 6. Folio fiscal en la partida de la póliza. 3. Listo! Tus capturas de operaciones serán más fáciles que nunca. IMPORTANTE: Para contar con esta funcionalidad es necesario tener actualizado el sistema al último re-instalable, mismo que se obtiene desde www.aspel.com.mx/descarga. En caso de haber seleccionado más de un CFDI, en la sección Detalle de la póliza se podrá definir la información de la siguiente manera: Por comprobante: Al seleccionar esta opción se generarán N partidas por cada XML que se haya seleccionado o arrastrado. Es decir si en la póliza dinámica hay tres partidas y se arrastran 2 documentos en la póliza resultante habrá 6 partidas. Concentrado: Al seleccionar esta opción se generarán tantas partidas como las definidas en la póliza dinámica, pero los montos se acumularán en una sola partida, así como los folios fiscales de todos los XML seleccionados o arrastrados. Atentamente Aspel Soporte Técnico /Aspel 20/03/2015 5