Guía de Adiestramiento SAW Contable Administrativo Integrado Módulo 0 Parámetros Gálac Software Urb. Los Palos Grandes, Av. Francisco de Miranda, Torre Mene Grande, Piso 3, Oficina 3-1 y 3-2. Caracas 1062, Venezuela Telfs. : 0212-208.38.11 Fax: 0212-208.38.50 Email: info@galac.com
Guía de Adiestramiento de Saw Módulo 0. - Configuración - Funcionamiento de Programa - Parámetros Administrativos - Configuración de Impresión - Tablas - Manejo de Seguridad - Configuración y Uso del Respaldo Esta guía le ayudará a conocer el uso del programa de Saw, resaltando la información y los procedimientos más usuales que utilizará en el programa. Para iniciar desde el escritorio presione doble click en el icono Saw Figura 1. Acceso directo al software SAW. Figura 2. Ventana usuario y password. En la ventana anterior ingrese el nombre del usuario y clave para el curso inicie con: Nombre del Usuario: JEFE Clave (password): JEFE El software le mostrara el siguiente mensaje: Pág.2
Presione click en el botón OK El software le mostrara la siguiente ventana Figura 3. Ventana mensaje de advertencia. Figura 4. Ventana insertar empresa. Introduzca el Nombre, N RIF, NIT, de la Empresa, el tipo de contribuyente y el tipo de Contribuyente del IVA. Nota: El código de empresa lo sugiere el programa automáticamente, el código 0001 es reservado para uso del sistema, No lo puede utilizar. Pág.3
En la pestaña Módulo active según desee, si la empresa usa: Módulo de contabilidad. Usa Costo de Venta Usa Módulo de Activos Fijos Usa Auxiliares Usa Centro de Costo Usa Conexión con ISLR Usa Conexión con AXI Nota: Si no las utiliza NO DEBE ACTIVARLAS. En la pestaña Datos Generales Ingrese los siguientes datos: Figura 5. Pestaña Datos Generales. Dirección, País, Ciudad, Estado, Tabla CIIU, Código CIIU, Zona Postal, Teléfono, Fax y Persona Fiscal (Dato requerido para el I.S.L.R.) Pág.4
En la pestaña Seguridad Figura 6. Pestaña Seguridad. Después de ingresar todos los datos requeridos presione click en el botón Grabar Luego aparece el siguiente mensaje: Figura 7. Mensaje de Advertencia. Esto quiere decir que el programa le pedirá la información sobre el primer período contable que usted trabajará con su Programa Contable Administrativo Integrado, presione click en el botón Aceptar el sistema le mostrara la siguiente ventana Pág.5
Figura 8. Ventana insertar periodos. Ingrese la Fecha de Apertura si es un Periodo Corto active esta opción luego ingrese la Fecha de Cierre En la lista desplegable Tipo de Numeración seleccione la opción Tipo Mes- Consecutivo. Seguidamente nos copiaremos el catalogo de una empresa precargada, llamada Compañía Curso SAW, C.A.. Para ello active la opción Desea copiar un Catálogo de Cuentas ya existente, y luego en el Nombre de la Compañía para copiar el Catálogo de Cuentas coloque *, haga clic en el botón Buscar Compañía y seleccione de la lista Curso SAW Una vez seleccionada la compañía haga clic en el botón Grabar. El programa le preguntará si desea copiarse los Auxiliares de Cuentas, Grupos de Inventario y Grupos de Activo Fijo. Haga clic en el botón No en los Auxiliares de Cuentas y Si en el Grupos de Inventario y en Grupos de Activo como se muestra a continuación. Figura 9. Ventanas de confirmación. Pág.6
Luego aparece el siguiente mensaje: Parámetros Administrativos Figura 10. Mensaje de Advertencia. En la Pantalla de Parámetros Administrativos seleccione con el ratón cada una de las pestañas que le permitirá acceder a las diferentes fichas o secciones y modificarlas: Los parámetros generales contienen datos de suma importancia que usted necesita para personalizar el programa a su tipo de empresa antes de emprender cualquier proceso Administrativo. Verifique que los valores, allí presentes, sean los deseados. Si desea cambiar alguno de ellos seleccione la opción de modificar. Hay parámetros generales, para todas las compañías y otros independientes, por compañía. Para una mayor comprensión del contenido de los parámetros, los explicaremos a continuación. Para revisar o configurar sus parámetros desde el <Menú Principal> active el módulo Menús - Usuarios/Conversión/Parámetros/Respaldar, luego escoja el menú Parámetros Administrativos Modificar. Figura 11. Ventana parámetros administrativos. Pág.7
1 - Datos Generales 1.1 Compañía. - Forma de Escoger la compañía: Indique seleccionar la compañía por nombre. - Compañía al iniciar el sistema: Indique Escoger una Empresa al entrar. - Fecha de Inicio de Contabilización: Indique la fecha de hoy como la fecha a partir de la cual las transacciones del programa administrativo van a ser contabilizadas. Esta fecha puede o no coincidir con el inicio del período contable. Solo está disponible en la versión de SAW Integrado con contabilidad. - Es asociado en Cuenta de Participación: esta opción configura vendedores como asociados (un tipo de socio), y genera informes especiales de: Ganancias y Pérdidas sobre Contrato y Listado de Facturación. En nuestro caso no se usará. - Formato de agrupación para el Libro de Ventas: Si usted utiliza máquina fiscal el software le ofrece dos opciones para el libro de venta. Por Tipo de Contribuyente Detallado Por Facturas Escoja el que más se ajuste a su compañía. Después de ingresar los parámetros presione el botón Grabar 1.2 Generales. - Rellenar ceros a la izquierda: esta opción permite que al insertar los códigos del concepto (cliente, proveedor, contrato, etc.) se muestren ceros a la izquierda. Activar esta opción. - Permitir editar el IVA en CxC y CxP: Al escoger esta opción podrá cambiar el monto del cálculo del IVA que el programa hace. Activar esta opción. - Usa Múltiples Alícuotas (Reducidas o Extendidas): Esto le permitirá aplicar tanto la alícuota general (por ejemplo 11%) como la reducida (por ejemplo 8%) y la adicional (por ejemplo 21%), en los módulos de facturaciones, cotizaciones y artículos de inventario. Activar esta opción. - En Forma de ordenar los códigos de tipo texto (*): indique Normal. Esto hará que el informe Lista de Precios ordene los artículos como si el código fuera un texto. Por ejemplo 1,10,11,12, 2,3,4,5,6,7,8,9. El ordenamiento por tipo Especial, lo haría de la siguiente forma: 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12. - Permitir imprimir comprobante de CxC: Al activar este parámetro permitirá imprimir un comprobante de las CxC luego de insertarla. No activar esta opción. - Permitir imprimir comprobante de CxP: Al activar este parámetro permitirá imprimir un comprobante de las CxP luego de insertarla. No activar esta opción. Pág.8
2 - Facturación 2.1 - Facturación Figura 12. Parámetros Facturación. Sección Factura. - Precio de los productos: este parámetro debe indicar que manejará los precios sin IVA y solo puede modificarse al insertar la empresa. - Verificar facturas manuales faltantes: con esta opción el sistema permite que usted maneje el talonario de facturas manuales y para llevar un mejor control de las facturas que no se han cargado en el programa usted coloca el número máximo de facturas que pueden faltar en Número de facturas manuales faltantes. Activar esta opción. - Permitir Facturar en Cantidad Cero: activar esta opción para permitir colocar artículos con cantidades en cero. - Seleccione de la lista desplegable Devolución / Reverso se genera como... la opción Nota de Crédito, para indicar como se registraran las devoluciones. También puede usar la opción Factura (anulada). - Exigir Información del Libro de Ventas al Emitir Factura: active esta opción para que al emitir la factura obligue a indicar los datos de la ficha Libro de Ventas. - Sugerir N Control de Factura: en esta opción el programa indica un N Control de Factura que lleva una secuencia consecutiva con respecto a la última insertada. Este número puede ser modificado. No activar. - Donde se definen los Niveles de Precio: permite indicar si los niveles de precio al facturar se definirán por cada cliente o si dependerá del usuario que utilice el software SAW. Deje la opción por defecto. - Exigir información fiscal del Cliente al Emitir: al activar esta opción se exige incluir ciertos datos del cliente en la factura a emitir si este no los posee. Déjela Pág.9
Pág.10 Calidad y Documentación activa. (Información Fiscal del Cliente: Nombre, Número de R.I.F., Teléfono, Dirección). - Usar Lector de Código de Barras al Facturar: active esta opción si va a utilizar algún lector de código de barra. Sección Resumen Diario de Ventas - Usar Resumen Diario de Ventas: activar esta opción permite insertar Resumen Diario de Ventas a través de una nueva opción en el menú principal llamada Resumen. Activar esta opción. - Precio de los productos: seleccione si usted quiere que se manejen los precios sin IVA o con IVA en el Resumen Diario de Ventas. Esta opción está disponible sólo si se activa Usar Resumen Diario de Ventas. Deje el valor por defecto. Sección Otros. - Montos Negativos: seleccione de la lista desplegable la opción Permitir Siempre para permitir ingresar montos negativos (de artículos) al facturar. - Aplicar Comisión: se puede indicar que las comisiones se aplique a toda la factura, por renglón de factura o por ambas. Seleccione de la lista desplegable la opción Sobre Total Facturas. - Mostrar en Renglones: cuando se indica que las comisiones se aplican Sobre Reglones o Sobre Total Factura y Renglones se pueden activar hasta 3 vendedores por renglón, los cuales además se les puede dar un nombre especifico, en los siguientes parámetros que se activan llamados Nombre Vendedor uno... tres. Dejar valor por defecto. - Cambiar fecha en cuotas luego de fijar fecha de entrega: al activarlo se corren las fechas de las cuotas de CxC al cambiar la fecha de entrega, no activar este parámetro sólo actualizará a la fecha de la cuota inicial de la factura. No activar. 2.2 - Facturación (Continuación) Sección Facturación Extemporánea. Esta opción se usa únicamente cuando se necesita generar facturas fuera de fechas, en este ejercicio no se usará esta opción. - Para poder facturar fuera de fecha debe activar la siguiente opción Forzar Fecha Factura a mes especifico e indicar el Mes Facturación en curso. Sección Facturación histórica. - Permitir incluir Facturación Histórica: este parámetro habilita la posibilidad de ingresar y emitir facturas cuyas fechas sean anteriores a las ya registradas en el sistema. Si se marca este parámetro se habilita el paso a los dos siguientes. No activar esta opción.
- Última fecha de Facturación Histórica: esta opción que permite indicar la fecha tope para la inserción de dichas facturas históricas. Disponible únicamente si se activa la opción anterior. - Generar CxC y rebajar inventario al Emitir Factura Histórica: habitualmente al emitir una factura se genera una CxC y se actualiza el inventario (si se trabaja con ítem que son mercancía). Cuando se emiten facturas históricas se habilita la posibilidad de que dichos procesos se ejecuten o no a potestad del usuario. Sección Anular Documentos Asociados a Factura. - Acción al anular factura de meses anteriores: permite controlar la anulación de facturas de meses anteriores. Dejaremos la opción Preguntar si desea anular. Sección Otros Cargos / Campos Extras en Detalle. - Usar Otros cargos de Factura: esta opción le permite agregar (configurar) otros cargos y descuentos en su factura. Una vez activado no se puede desactivar. Actívela. - Usar Campos Extras en el Detalle de Factura: esta opción le permite agregar (configurar) otros campos extras en el detalle de la factura Una vez activado no se puede desactivar. No activar. Sección Cobro Directo. - Emitir Directo: activar esta opción, se emite directamente la factura al insertar el borrador, pero debe estar activada además la opción de Emitir directo en los parámetros del usuario. No activar. - Usa cobro directo: Esta opción permite realizar el cobro de la factura inmediatamente después de emitirla, es decir genera en un solo paso la cuenta por cobrar y cobranza de dicha factura. La opción está disponible para activarla únicamente si el parámetro emitir directo está activo. - Cuenta Bancaria Genérica: esta opción únicamente está disponible si se usa cobro directo y en ella se debe indicar el código de la cuenta bancaria que se utilizará para registrar el cobro. - Concepto Bancario: esta opción al igual que la anterior, únicamente está disponible si se usa cobro directo y en ella se debe indicar el código del concepto bancario que se utilizará para registrar el cobro. Sección Descuentos en Facturas. - Máximo de Descuento: esta opción permite configurar el porcentaje máximo permitido para otorgar descuento. Por el momento no agregue ningún valor. Pág.11
2.3 - Impresión de Factura Sección Datos para la Impresión de Factura. - Número máximo de ceros a la izquierda: este campo solo es modificable al insertar la empresa e indica el número máximo de ceros que va a rellenar en los códigos de conceptos (cliente, proveedor, contrato, etc.) al insertar. Nota: es el numero de dígitos que contendrá el numero (N ) de la factura. - Indique dos (2) en el Número de copias al imprimir sus facturas. (Recuerde por ejemplo que si tiene un talonario que viene con 1 original y 2 copias debe colocar en este campo el número tres (3). Si tiene facturas que tienen papel carbón o son hechas de papel autocopiante debe colocar el número uno (1). - Usar Decimal al Imprimir Cantidad : esta opción permite manejar cantidades de productos con decimales, por ejemplo, en Kilogramos, litros, etc. Déjela activa. - Imprimir detalle de Productos Compuestos: mostrará cada uno de los artículos que componen el producto compuesto. Active esta opción. - Forma de ordenar el detalle: en esta opción deje el valor por defecto Como fue cargada. - Imprimir subtotales por línea de producto: esta opción le permite que los artículos sean subtotal izados por línea de producto. Active esta opción. - No imprimir Factura después de insertar: no activar ya que si esta opción es activada al emitir la factura no la imprimirá. - Usar dos talonarios: al activar esta opción podrá manejar dos talonarios de factura, y por tanto deberá configurar los datos del segundo talonario de facturas en el área inferior derecha de esta ficha. Déjela inactiva. - No active la opción Imprimir el Borrador de Factura al Insertar. - Formato de fecha: Las fechas que aparecen en las facturas, notas de crédito y debito debe usar guiones. No se pueden usar /. Además las fechas deben ser de 2 dígitos para mes y día y cuatro dígitos para el año. - Concatenar Letra (E) a Artículo Exento o Exonerado: active esta opción si desea que el sistema coloque la letra "E" a los artículos exentos, por defecto el sistema colocará una letra al inicio de la descripción del artículo. - Número de Ítems en Factura (*): El sistema utilizará este parámetro en el cual usted debe indicar el número de ítems por factura, el software de forma automática divide la cotización en tantas facturas como ítems quepan de acuerdo al valor que ingrese en este parámetro. - Acción al llegar al límite de ítems por Factura: escoja de la lista la opción que desee al momento de llegar al límite de ítems por factura. Sección Anexo de Seriales. - Imprimir Anexo de Seriales: active si desea imprimir el anexo de seriales. - Plantilla de Impresión: escoja la plantilla de impresión en el botón de tres puntos ( ) Pág.12
2.3 - Modelo de Factura Sección Talonario N 1 - Seleccione Forma libre carta en el Modelo de Factura o formato con que imprimirá su factura. - Plantilla de Impresión: esta opción se activa únicamente si el Modelo de Factura es Otra, y permite elegir la plantilla de impresión. Nota: Si se indico como tipo de contribuyente del IVA, Especial se recomienda indicar Modelo de Factura Otra y Plantilla de impresión RPXFacturaLibre3Alicuotas. - No active la opción Usar factura pre-numerada puesto que en este ejercicio usted llevará la numeración de sus facturas. Si usted usa facturas donde el número de control coincide con el número de factura entonces esta opción no debe ser activada. - Indique con doscientos cincuenta (250) el campo Numero Inicial con el que va a empezar a facturar el programa Saw. - Indique el prefijo Año en el Tipo de Prefijo. Esto significa que la numeración de la factura tendrá la forma Año-número de factura. Por ejemplo: 2002-00000000250. - El Prefijo se activa únicamente con el tipo de Prefijo Indicar. Sección Talonario N 2 - Esta sección se activará únicamente si en la sección 2.3 Impresión de Factura la opción Usar dos talonarios, esta seleccionada. 2.5 - Campos Definibles - Usar campos definibles en Facturas: active esta opción para que en la factura usted pueda crear hasta un máximo de 12 campos adicionales o que no son estándar. Observe que al activar esta opción aparecerá una nueva pestaña en la pantalla de parámetros con el nombre Campos definibles. Sección Descripción de los Campos Definibles de Factura Campo definible No. 1: Orden de Compra Campo definible No. 2: Contrato Cliente Pág.13
3 - Cotización / Vendedores 3.1 Cotización Figura 13. Parámetros Cotización. - Escoja RpxCotizacionFormatoLibre como la Plantilla de Impresión para imprimir las cotizaciones. - Imprimir detalle de Productos Compuestos: mostrará cada uno de los artículos que componen el producto compuesto. Active esta opción. 3.2 - Nota de Débito/Crédito Nota de Entrega Sección Nota de Crédito. - Indique en cincuenta (50) el Número Inicial en que comenzará la numeración de las Notas de Crédito. - Plantilla de Impresión: señala la plantilla que aplicará a la Nota de Crédito. Deje el valor por defecto. Sección Nota de Débito. - Indique en cien (100) el Número Inicial en que comenzará la numeración de las Notas de Débito. - La opción Plantilla de Impresión señala la plantilla que aplicará a la Nota de Débito. Deje el valor por defecto. Sección Nota de Entrega. - Número de copias: indica la cantidad de notas de entrega que se imprimirán. Aunque el valor sea 0 se imprimirá una copia. Deje el valor por defecto. Pág.14
- Planilla de Impresión: aquí coloca el nombre del formato de la Nota de Entrega, se recomienda dejar el valor por defecto. 3.3 - Vendedor - Al realizar búsqueda, usar el código del Vendedor: para que usted identifique a los vendedores con un código esta opción se lo mostrará en pantalla, en caso de que no lo utilice no lo active. - Vendedor genérico: indica el nombre del vendedor principal (si se utilizan múltiples vendedores) o del vendedor único (si solamente utiliza un (1) vendedor). Usted puede crear más vendedores en el módulo CxC / Cobranzas / Vendedor que se encuentra en el módulo de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el código del Vendedor Genérico no pueden ser cambiados sin embargo posteriormente usted podrá definir los diversos vendedores con los que trabajará e indicar cuál es el nombre del vendedor genérico o principal de la empresa. Este proceso se explicará posteriormente. Deje el vendedor indicado por el programa. 4. - CxC / Cobranzas 4.1 - Cliente Figura 14. Parámetros Clientes. - Cliente Genérico: indica el nombre del cliente genérico principal (si se utilizan múltiples clientes) o del cliente único (si solamente utiliza un (1) cliente o un cliente genérico). Usted puede crear más clientes en el módulo CxC / Cobranzas / Vendedor que se encuentra en el módulo de OPCIONES ADMINISTRATIVO. El nombre y el código del Cliente Genérico no pueden ser cambiados sin embargo posteriormente usted podrá definir los diversos Clientes con los que usted trabajará e indicar cuál es el nombre del Cliente Genérico o principal de la Pág.15
empresa. Este proceso se explicará posteriormente.. Deje el cliente indicado por el programa. - Avisar si el Cliente tiene deuda: esta opción permite que el sistema le muestre la deuda del cliente al momento de facturarle. Active esta opción. - Indique 10.000 en el Monto a partir del cual enviar aviso deuda. - No active la opción Al realizar la búsqueda, usar el código del Cliente. Esta opción le permite identificar a los clientes con su código o por su nombre, si no activa esta opción entonces la forma de identificar a los clientes será por su Nombre. - Colocar en Factura y Cotización el Vendedor Asignado al Cliente: active esta opción para que aparezca en la factura el nombre del vendedor que está ejecutando dicha venta. - Imprimir Datos del Cliente en Comprobantes de Impresión Fiscal: active esta opción (si trabaja con impresoras fiscales) para que aparezcan los datos del cliente en el comprobante fiscal. 4.2 - Cobranzas - Usar zona de cobranza: activar, para poder indicar zona geográfica al realizar cobranzas. Esto le permitirá realizar informes zonificados o clasificar los clientes. - Sugerir número de cobranza: active esta opción para que cada vez que inserte una cobranza coloque el número siguiente a la cobranza anterior o que usted pueda indicarlo (por ejemplo colocar el número del depósito bancario). - Concepto de Reverso de Cobranza: muestra el código del concepto bancario que se generará del movimiento bancario de reverso cuando anule una cobranza. Es un valor que viene precargado en el sistema 60334 - Reverso Automático Cobranza, se recomienda no cambiar. - Imprimir Comprobante al ingresar Cobranza: cada vez que el programa guarde la cobranza imprimirá el comprobante en papel. No activar. - Nombre de la plantilla para el Comprobante Cobranza: Seleccione de la lista la opción rpxcomprobantedecobro 4.3 - Comisiones - Opciones para Calcular las comisiones sobre Cobranzas: seleccione de la lista la opción Días Vencidos. De esta manera las comisiones se calcularán de acuerdo a los parámetros de la opción Tabla de Comisiones por Días Vencidos. Sección Tabla de Comisiones por días Vencidos. - Esta opción sólo aplica si el valor de Opciones para Calcular Comisiones sobre cobranzas es Días Vencidos. Se pueden configurar hasta 5 tipos de comisiones según los días vencidos. El Programa viene con unos valores precargados, con los cuales trabajaremos en este curso. Pág.16
5 - Inventario 5.1 - Inventario Figura 15. Parámetros Inventario. - Usar Base Imponible Diferente 100%: esta opción se utiliza para algunos artículos donde el IVA solo aplica sobre un porcentaje de la base imponible. Ejemplo: Venta de Boletos aéreos. - No activar esta opción - Cantidad de Decimales a utilizar: este parámetro le permite manejar el número de decimales que aparecerán en los montos reflejados en los artículos. Escoja 2 (dos) decimales. Sección Almacén. - Usar Almacén: se utiliza para indicar que maneja varios almacenes donde se guarda la mercancía. - Almacén genérico: en esta opción deberá indicar el nombre del almacén principal (si se utilizan múltiples almacenes) o del almacén único (si solamente utiliza un almacén). Puede crear más almacenes en el módulo Almacén que se encuentra en el menú Inventario / Compras. Allí también podrá cambiar el nombre del almacén llamado UNICO pero no su código. Recuerde que para agregar o modificar almacenes usted debe activar la opción Usar Almacén. Este proceso se explicará posteriormente en el transcurso del ejercicio. - En la opción Permitir Sobregiros debe seleccionar la opción No permitir Sobregiros, lo que significa que usted deberá tener existencia de mercancía en el/los almacenes para poder facturar. Las otras opciones disponibles son No Chequear existencia y Permitir Sobregiro. - Para este ejercicio se utilizará la opción indicada. Pág.17
Sección Sinónimos Esta opción le permite cambiar los nombres a los campos que trae el sistema Saw por defecto para: tallas, colores, seriales y rollos, de forma que podrá adaptar dichos nombres según las características de los artículos que venda la empresa, para este ejercicio dejaremos los campos como se encuentren. Sección Artículos de Inventarios Campos Definibles. Indique en Campos Definibles los siguientes valores: - Campo Definible 1: Proveedor - Campo Definible 2: País de Origen 5.2 - Nota Entrada/Salida - Imprimir Nota de Entrada / Salida al insertar: esta opción le permitirá imprimir automáticamente la nota de entrada o salida al insertarla. - Activar esta opción. - Plantilla de impresión: seleccione rpxnotaes para indicar el formato de impresión que se utilizará en la Nota de Entrada / Salida. 5.3 - Método de Costos - Método de Costo: esta lista le ofrece dos opciones Ultimo costo Costo promedio a. Método último costo - Actualizar en cada operación: active esta opción si desea que se lleven a cabo de forma automática el cálculo del Costo Ultima Compra Nota importante: La diferencia entre Actualizar en cada operación del método Ultimo costo y no usarlo, está en que si lo usa, cada vez que se ejecute una operación que afecte el costo, el sistema ajustara el precio en las compras. b. Método costo promedio Si escoge la opción Costo promedio de igual manera active los siguientes parámetros: Actualizar en cada operación: active esta opción si desea que se lleven a cabo de forma automática el cálculo del costo promedio ponderado cada vez que se ejecuten operaciones que impliquen re-cálculo del costo en los productos de inventario. Pág.18
Nota importante: La diferencia entre usar Actualizar en cada operación del costo promedio o no usarlo, está en que si lo usa, cada vez que se ejecute una operación que afecte el costo, el sistema actualizará el costo promedio ponderado en la ventana Artículos, en caso contrario deberá ir cuando usted lo desee a la opción de cálculo de costo para actualizarlos. - Fecha desde inicio de uso de método de costo: ingrese la fecha desde la cual va aplicar el método. - Desea que el Comprobante de Costo de venta sea detallado: active esta opción si desea visualizar el comprobante de costo en forma detallada, de lo contrario no la active. Luego de insertar todos los parámetros presione el botón Grabar para guardar los cambios. 6 - CxP / Compras 6.1 Compras Figura 16. Parámetros Compras. - Generar CxP desde Compra: esta opción le permite al insertar una compra generar automáticamente la cuenta por pagar. Activar esta opción. - Imprimir Orden de Compra al insertar: esta opción le permite imprimir inmediatamente una Orden de Compra al insertarla. No activar esta opción. - Plantilla de Impresión Orden de Compra: seleccione rpxordendecompra para indicar el formato de impresión que se utilizará en la Orden de Compra. - IVA es Costo en compras: Esta opción le permite visualizar el total de la compra con IVA, de lo contrario el monto total de la compra se reflejará sin IVA. No activar esta opción. - Imprimir Compras al insertar: al insertar la compra se imprimirá inmediatamente los datos de ésta. No activar esta opción. Pág.19
- Plantilla de impresión Compra: seleccione rpxcompra para indicar el formato de impresión que se utilizará al momento de insertar una compra. 6.2 - CxP / Proveedor / Pagos Sección Cuentas por Pagar - Exigir información el libro de Compras: Active esta opción Sección Proveedor. - Al realizar una búsqueda, usar el código del Proveedor. No activar esta opción. Nota: Esta opción le permite identificar a los proveedores con su código. Si usted no activa esta opción entonces la forma de identificar a los proveedores será por su Nombre. Sección Pagos / Orden de Pago. - Número de copias del Comprobante de Pago: indique que desea 2 copias del comprobante de pago. - Plantilla de Impresión: seleccione rpxcomprobantedepago para indicar el formato de impresión que se utilizará al momento de imprimir un pago (comprobante de egreso) - Tipo de Orden de Pago a Imprimir: seleccione la opción Orden de pago con Cheque, esta opción le permitirá Imprimir la información del cheque y de la orden de pago en una misma página. - Confirmar impresión por secciones: esta opción le permite hacer pausas entre la impresión del cheque, comprobante de pago y comprobante de retención. - No imprimir Comprobante de Pago inmediatamente: esta opción le permite al insertar un pago emitir inmediatamente el cheque. No activar esta opción - No Imprimir Comprobante contable de Pago: esta opción le permite imprimir el comprobante contable en el mismo comprobante de pago. - Concepto Bancario de Reverso: ingrese el concepto bancario de reverso, puede utilizar la combinación de teclas (Asterisco (*) + Enter) para ubicarlo. Nota: Esta opción solo está disponible para empresas que manejen la integración con contabilidad. 6.3 - Retención IVA (Solo en empresas de tipo Contribuyente Especial) - Ejecutar la Retención de IVA en: indicar que ejecuta la retención, al momento de generar la cuenta por pagar. Es obligatorio indicar un valor, de lo contrario no se pueden guardar los cambios en los parámetros. Seleccione la opción CxP - Primer Número de Comprobante de Retención de IVA: indique uno (1) como número inicial para los consecutivos de los comprobantes. Pág.20
- Reiniciar el número de Comprobante: indique que reinicia el número de comprobante anualmente (Al Completar). es obligatorio indicar un valor, de lo contrario no se pueden guardar los cambios en los parámetros. - Primer Número de Comprobante de Retención de IVA: No activar esta opción. Si esta activada deje el valor por defecto. - Número de copias de Comprobante de Retención de IVA: indica como número de copias al imprimir el comprobante de retención uno (2). - Imprimir un comprobante de Retención por hoja: no activar esta opción. - Deje la Plantilla de impresión del comprobante de retención que aparece por defecto (rpxcomprobantederetencioniva). - Deje activa la opción Generar N de Comprobante de retención de IVA sólo si el porcentaje de retención es mayor a cero (0). 6.4 - Retención I.S.L.R. - Usar módulo de retenciones: para indicar que le hace retenciones por servicios a sus proveedores en los pagos. Activar esta opción. Nota: una vez activada no se puede desactivar. - Indique en (2) el Num. Copias comprobantes de retención. - Día / Mes de cierre Fiscal: debe indicar el día y mes en que cierra el año fiscal de la Compañía. - Tomar en cuenta las Retenciones en Cero (0) en la Relación Anual y los ARCV s: esto permitirá que todas las retenciones, incluso las que tenga monto cero, aparezcan en la Relación Anual y en los ARCV s. Sección Representante Legal - Indique el N R.I.F., Nombre y Apellido, Teléfono (Código / Número), Dirección, Ciudad, e-mail del Representante Legal. Nota: Estos datos son obligatorios e importantes si va a sacar la relación anual mediante el uso del sistema. 6.5 Planilla de I.V.A. (Forma 30) - Imprimir Céntimos en planilla (Forma 00030): esta opción permite ver detalles de céntimos en los montos de la planilla. No activar esta opción. - Modelo de Planilla (Forma 00030): deje el valor por defecto para el modelo de planilla Forma 00030 que utilizará. Nota: Escoja el formato a utilizar para la impresión de planillas. Pág.21
Sección Contador - Indique el N C.I., N C.P.C., Nombre y Apellido del Contador. 7 - Bancos 7.1 Bancos - Usa código del banco en pantalla: al activar esta opción le aparecerá en la pantalla el campo del código bancario. Actívela. Sección Impuesto a las Transacciones Financieras. - Usar I.T.F: recuerde que al activar esta opción, cada vez que haga un movimiento de egreso en la cuenta de banco el programa generará el movimiento de débito bancario automático. No activar esta opción. - Redondear monto débito bancario: al activarlo el programa calculará el debito, redondeando el monto a 2 decimales, si indica que el programa no va a truncar decimales. Activar esta opción. - Concepto del débito bancario: aparece el código del concepto bancario que identifica el débito bancario con el que se generará el movimiento bancario automático cada vez que realice un egreso bancario. Tiene el valor precargado en el sistema: 60335 DÉBITO BANCARIO AUTOMÁTICO, se recomienda no cambiar. Pág.22
Sección Conciliación Bancaria - Considerar como conciliados los movimientos ingresados antes de la fecha de inicio conciliación: este valor permite que el usuario indique si desea que ciertos movimientos (por ejemplo, movimientos viejos) se consideren conciliados de una vez. No active esta opción pues en nuestro caso, no tenemos datos precargados. - Fecha de inicio de la conciliación: es la fecha a partir de la cual serán tomados en cuenta los movimientos a efectos de la conciliación. Dejaremos el valor por defecto, que deberá ser la fecha actual. Nota: Estos dos campos sólo pueden modificarse cuando no hay conciliaciones ingresadas. 7.2 - Monedas Figura 17. Pestaña Moneda. - Usar moneda extranjera: al activar esta opción le permitirá trabajar el sistema con diferentes tipos de moneda. Si la empresa utiliza solamente la moneda Bolívares no active la opción. Cuando la requiera la podrá activar. Una vez activada, no puede desactivarla. - Solicitar el ingreso de la tasa de Cambio al Emitir: Si la opción activa es Siempre al Emitir la primera Factura el sistema le pedirá la cotización de la moneda la primera vez que emita una factura durante un día, si el valor es Solo si es necesario el sistema no solicitara el cambio de la moneda, sino que cuando lo requiera o desee usted lo cambiara. - Nombre de la moneda Extranjera: Cambia el nombre de la moneda extranjera a manejar. Pág.23
7.3 - Anticipos Figura 18. Pestaña Anticipos. - Cuenta Bancaria Genérica: indica la cuenta bancaria que se usará para registrar el pago del anticipo. - Sugerir número de Anticipo: sugerirá un número consecutivo de acuerdo al último ingresado. Sección Anticipo Cobrado. - Concepto Bancario del Anticipo: indica el concepto bancario que utilizará al registrar un anticipo cobrado. Viene preseleccionado: 60338 - Anticipo Cobrado. - Concepto Bancario del Reverso / Devolución: representa el concepto bancario que utilizará al registrar un reverso de anticipo cobrado. Viene preseleccionado: 60336 - Rev. Automático Ant. Cobrado. - Plantilla de impresión: Verifique que la plantilla seleccionada es: rpxcomprobantedeanticipocobrado. Sección Anticipo Pagado. - Concepto Bancario del Anticipo: indica el concepto bancario que utilizará al insertar un anticipo pagado. Viene preseleccionado: 60339 - Anticipo Pagado. - Concepto Bancario del Reverso / Devolución: representa el concepto bancario que utilizará al registrar un reverso de anticipo pagado. Viene preseleccionado: 60337 - Rev. Automático Ant. Pagado. - Plantilla de impresión: Verifique que la plantilla seleccionada es: rpxcomprobantedeanticipopagado. - Tipo de Comprobante Pagado a imprimir: Al imprimir el comprobante pagado este puede emitirse de 3 formas diferentes: Comprobante con cheque, Sólo Comprobante y Comprobante Separado de Cheque. Pág.24
7.4 - Movimiento Bancario. - Enviar mensaje Nº Mov. Bancario: lo cual hará que cada vez que usted grabe una cobranza o un pago le indica el número asignado del movimiento bancario asociado que se generó automáticamente. Activar esta opción. - Generar Mov. Bancario desde cobro: activar esta opción. - Usa código concepto en pantalla: recuerde que esto le permitirá escoger si desea trabajar por código cada vez que se requiera esta información. Al no indicarlo la escogencia será por nombre. Actívela. - Generar Mov. Bancario desde pago: activar esta opción. - Nro. Copias para Comprobante de Cheque: indique 1 en el número de copias que se imprimirán del comprobante de cheque. - Plantilla de impresión: permite escoger la plantilla con la que desea imprimir el comprobante de cheque, deje el valor por defecto. - Confirmar impresión por secciones: No active esta opción, para que al insertar movimiento bancario desde la opción del menú Movimiento Bancario Insertar con Opción Imprimir Cheque el cheque se imprima en una página diferente a la del comprobante. Además emitirá un mensaje de confirmación para cada sección de impresión. Si esta desmarcado el cheque se imprime en una sola hoja junto con su comprobante. - Imprimir Comprobante de Cheque Inmediatamente: active esta opción, para imprimir el comprobante de cheque inmediatamente que se inserta el movimiento bancario. Si está desmarcado el sistema solo imprimirá el cheque. - Imprimir Comprobante Contable de Cheque: active esta opción, para que se imprima el comprobante contable, cada vez que se emite un cheque desde movimiento bancario. Después de insertar todos lo sus parámetros presione el botón Grabar. Pág.25
Parámetros de Contabilidad Luego de configurar los Parámetros Administrativos debemos verificar que los parámetros de Contabilidad estén adecuadamente configurados para ello escoja el menú Parámetros Contabilidad Modificar Parámetros Generales y verifique que las opciones están como se indica a continuación. Pestaña Comprobantes (Globales) Figura 19. Pestaña Comprobantes (Globales) Active todas las opciones excepto Imprimir comprobante después de insertar. Pestaña Informes Edite las filas Diario de Comprobantes por Libro Diario Mayor Analítico por Libro Mayor Luego presione el botón Grabar Pág.26
Configuración de Impresión El software SAW Gálac le permite a través de este módulo, establecer ciertos parámetros de cómo se van imprimir los reportes. Vaya al Menú G Configuración de Impresión y haga clic en la pestaña Reportes y configure las siguientes opciones: Nota: El programa SAW no contempla el modo de impresión en modo texto (D.O.S) Pestaña Reportes 1. Imprimir fecha de emisión: esta opción permite qué en los informes se indique la fecha y hora de emisión en que estos sean impresos. Activar esta opción. 2. Imprimir número de página: esta opción permite ver las páginas enumeradas en los informes. Activar esta opción. 3. Tamaño de Fuente para el nombre de las cía: en este parámetro indique el tamaño en 13 puntos, para mostrar el nombre de la compañía en los informes. 4. En cuales documentos imprimir el RIF?: indique que se imprima el número de RIF en todos los documentos que la ley exige. 5. Presione El botón Grabar para guardar la configuración de impresión. 6. Si desea puede imprimir una página de prueba, presionando el botón Imprimir Prueba. Figura 20. Ventana de Configuración General para Impresión de Reportes. Pág.27
Actualizar Tablas Para actualizar las tablas diríjase al módulo de Mantenimiento de Tablas. El programa le mostrará la ventana Mantenimiento de Tablas. Figura 21. Ventana de Mantenimiento de Tablas. En esta ventana escoja la opción Zona de Cobranza y haga clic en el botón de Insertar para mostrar la siguiente ventana: En la cual insertará los siguientes valores: Figura 22. Ventana Zona de Cobranza. Norte Sur Este Oeste Luego escoja Línea de producto y haga clic en el botón de Insertar. Pág.28
El sistema le mostrará la siguiente ventana: Figura 23. Ventana Línea de Productos En esta ventana inserte las siguientes Líneas de Productos: Asesorías Combos Camisas Electrodomésticos Categoría Celulares Programas Llaveros Servicios Presione un clic en el botón Grabar o la tecla <F6> en cada una de las inserciones, y luego presione el botón Salir. De igual manera escoja Categorías de Productos y haga clic en el botón de Insertar. El sistema le mostrará la siguiente ventana: Figura 24. Ventana Categorías de Productos En esta ventana inserte las siguientes categorías: Vestir Sport GSM. CDMA Servicios Programas Pág.29
Presione un clic en el botón Grabar o la tecla <F6> en cada una de las inserciones, y luego presione el botón Salir. El sistema le mostrará la siguiente ventana: Luego escoja Notas Finales y haga clic en el botón de Insertar. Figura 25. Ventana Nota Final Seguidamente inserte las siguientes notas finales: Código Descripción 1 Esta cotización tiene 15 días de validez 2 Favor de emitir cheque a nombre de: Presione un clic en el botón Grabar o la tecla <F6> en cada una de las inserciones, y luego presione el botón Salir. De igual manera, seleccione Máquina Fiscal y haga clic en el botón Insertar e ingrese los siguientes datos. Descripción Número Registro Status Caja1 A27654 Activo Haga clic en el botón Grabar en cada una de las inserciones y luego Salir. Reglas de Contabilización. Cuando usted emite una factura, por lo general el asiento contable que ampara esta transacción es siempre el mismo. Por esta razón nuestro sistema puede recordar cuál es el asiento contable asociado a una factura y si fuera diferente usted lo puede modificar en el acto. Igual sucede con una transacción de cuentas por pagar. Cuando usted registra la factura de un proveedor el programa puede recordar cual es la cuenta que usted utiliza con mayor frecuencia. Si es diferente usted la podrá cambiar y asegurarse que la transacción está bien registrada contablemente. Pág.30
El objetivo de esta sección es explicar cómo se hace para que el programa recuerde cuáles son los asientos contables que se utilizan con más frecuencia para las cuentas del IVA, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Cobranza, Pagos, Movimientos Bancarios, Facturación, Anticipo y el manejo del Débito Bancario. Si usted quiere, que al momento de hacer una transacción que genera asiento contable, el programa le solicite modificar el asiento generado, debe ir al modulo Menú Usuarios / Conversión / Parámetros / Respaldar y allí acceder al menú Usuario Modificar. Figura 26. Opciones del módulo Menú y del menú Usuario. Luego buscar el usuario que desea modificar, y en la ventana de modificación de usuario ir a la ficha Contabilidad, para activar, en la sección Comprobantes, la opción Mod. comp. Automáticos. Nota: Si esta opción esta deshabilitada, igualmente se genera el comprobante automáticamente, y usted posteriormente puede ir a modificarlos si es necesario. Activar Pág.31
Figura 27. Pestaña Contabilidad en la ventana de modificación de Usuario. Calidad y Documentación Para configurar las reglas de contabilización, vaya al módulo Menú Contabilizar Reglas de Contabilización, y una vez allí vaya al menú Reglas de Contabilización Modificar, y le aparecerá la ventana de modificación de Reglas de Contabilización. Figura 28. Ventana de Reglas de Contabilización. Verifique que las reglas de contabilización están configuradas de la siguiente forma: Pág.32
General Editar inmediatamente el Comprobante Generado: activar esta opción para que una vez que se realice la operación administrativa pueda modificarse el comprobante contable asociado. Cuentas Contables del IVA IVA Crédito Fiscal: Indique la cuenta: 1.9.01.002 IVA Débito Fiscal: Indique la cuenta: 2.1.04.001 Retención I.V.A.: Indique la cuenta: 1.9.01.001 Cuentas del Comprobante Contable del Débito Bancario Gastos: Indique la cuenta 6.1.02.001 Bancos: Indique la cuenta 1.1.01.002 Cuentas Contables Diferencia en Cambio y Cálculo Diferencia en Cambio y Cálculo: Indique la cuenta 4.9.01.001 En el resto de las pestañas de la ventana Reglas de Contabilización encontrará las siguientes opciones: Como Contabilizar: la compra o venta una a una, y puede ser: - Inmediata: Una vez insertada la compra o venta se crea Inmediatamente el comprobante contable. Seleccione esta opción. - Pospuesta: El comprobante contable se crea posteriormente uno a uno a través de la opción Contabilizar del menú. Sigla del Tipo de Comprobante: si la empresa maneja el tipo de numeración de comprobantes Tipo-Mes-Consecutivo deberá indicar la Sigla del Tipo de Comprobante que usará. La ficha Débito Bancario no maneja estas opciones. CxC. Cuentas del Comprobante Contable de CxC. CxC Clientes: Indique la cuenta: 1.1.02.001 IVA Débito Fiscal: Indique la cuenta: 2.1.04.001 Ingresos: Indique la cuenta: 4.1.01.001 Siglas del Tipo de Comprobante: 03 (Sólo si la numeración es Tipo-Mes- Consecutivo). CxP. Cuentas del Comprobante Contable de CxP. Gastos: Indique la cuenta: 5.2.01.001 IVA Crédito Fiscal: Indique la cuenta: 1.9.01.002 CxP Proveedores: Indique la cuenta: 2.1.01.001 Retención I.V.A.: Indique la cuenta: 1.9.01.001 Pág.33
Siglas del Tipo de Comprobante: 04 (Sólo si la numeración es Tipo-Mes- Consecutivo). Cobranza. Cuentas del Comprobante Contable de Cobranza. Pág.34 Cobrado en Efectivo: Indique la cuenta: 1.1.01.001 Cobrado en Cheque: Indique la cuenta: 1.1.01.002 Cobrado en Tarjeta: Indique la cuenta: 1.1.01.003 (Lo cobrado en tarjeta se deposita en el Banco Banesco). Otros: Indique la cuenta: 7.1.01.001 Retención I.S.L.R.: Indique la cuenta: 1.9.02.001. Este es la Retención de Impuesto sobre la Renta que me hacen mis clientes (En este caso creamos una cuenta diferente a la cuenta de pasivo porque este es el impuesto que descontaré de mi próxima declaración de I.S.L.R.). Retención IVA: Indique la cuenta 1.9.01.001 (Este es el IVA que nos retienen los Clientes que son Contribuyentes Especiales). Cobrado en Anticipos: 2.1.05.003 CxC Clientes: Indique la cuenta: 1.1.02.001 Siglas del Tipo de Comprobante: 02 (Sólo si la numeración es Tipo-Mes- Consecutivo). Pagos. Cuentas del Comprobante Contable de Pagos. CxP Proveedores: Indique la cuenta 2.1.01.001 Banco: Indique la cuenta 1.1.01.002 Otros: Indique la cuenta: 2.1.04.003 Retención I.S.L.R.: 2.1.04.002 (cuenta que registra las Retenciones hechas a los proveedores y que se enteran en los tres (3) primeros días hábiles del mes siguiente). Pagado en Anticipo: 1.2.01.005 Retención I.V.A. 1.9.01.001 (Esta cuenta solo es para contribuyente especial). Siglas del Tipo de Comprobante: 01 (Sólo si la numeración es Tipo-Mes- Consecutivo). Mov. Bancarios. Cuentas del Comprobante Contable de Movimientos Bancarios - INGRESOS Bancos: Indique la cuenta 1.1.01.002 Ingresos: Indique la cuenta 7.1.01.001 Cuentas del Comprobante Contable de Movimientos Bancarios - EGRESOS Gastos: Indique la cuenta 6.1.04.001 Bancos: Indique la cuenta 1.1.01.002 Siglas del Tipo de Comprobante: 01 (Sólo si numeración es Tipo-Mes- Consecutivo).
Facturación. Cuentas del Comprobante Contable de Facturación. Calidad y Documentación CxC Clientes: Indique la cuenta 1.1.02.001 Descuentos: Indique la cuenta: 4.1.01.002 Cargos: Indique la cuenta: 4.1.01.003 IVA Débito Fiscal: 2.1.04.001 Total Factura: : Indique la cuenta: 4.1.01.001 Siglas del Tipo de Comprobante: 05 (Sólo si la numeración es Tipo-Mes- Consecutivo). Activar la opción Contabilizar por Artículo indica que usará la cuenta contable indicada en los datos de cada artículo al contabilizar. los que no tenga definida cuenta, contabilizaran con la cuenta Total Factura. Al activar la opción Agrupar por la Cuenta Contable de cada Articulo, se registrarán en un solo renglón (cuenta) todos los artículos que tengan definida la misma cuenta. De igual forma activar la opción Agrupar por la Cuenta Contable de Otros cargos de factura registrará en un solo renglón (cuenta) DE LA FACTURA todos los Cargos / Descuentos que usen la misma cuenta. Anticipo. Cuentas del Comprobante Contable de Anticipo Cobrado Caja: Indique la cuenta 1.1.01.001 Anticipo de Cliente: 2.1.05.003 Otros Ingresos: 7.1.01.001 Cuentas del Comprobante Contable de Anticipo Pagado Anticipo a Proveedor: 1.2.01.005 Otros Egresos: 8.1.01.005 Bancos: 1.1.01.002 Siglas del Tipo de Comprobante: 05 (Sólo si la numeración es Tipo-Mes- Consecutivo). Identificar tipos de comprobantes (manuales, automáticos con data precargada) Contabilizar documentos con opción pospuesta. Buscar comprobantes por la opción Generado por (factura, pago, CxP, etc) Pág.35
Seguridad. Todo el software Gálac bajo Windows permite crear usuarios y niveles de seguridad para estos. A continuación trataremos como es el funcionamiento de la seguridad en el programa SAW. 1. En el <Menú Principal> vaya al módulo Usuario / Conversión / Parámetros / Respaldar y luego al menú Usuario Insertar, le aparece la ventana de Insertar Usuario donde deberá indicar los siguientes datos: Nombre Completo: indique el nombre completo del usuario. Password: indique una clave o contraseña con la cual el usuario accederá al programa. Nota: Dato obligatorio. Nombre del usuario: indique un nombre de usuario con el cual acceder al programa. Se recomienda que no contenga caracteres especiales ni espacios en blanco. Nota: Dato obligatorio. Cargo: indique el cargo del usuario. Activo: indica si el usuario está en uso o no, en caso de no estarlo, no podrá ingresar al programa. Al insertar usuario el valor es activo y no puede ser cambiado. Supervisor: si el usuario es supervisor, podrá activar todos los módulos del sistema, de lo contrario no podrá activar o desactivar como supervisor a los usuarios ni tendrá acceso a activar las siguientes opciones: Pestaña Módulo Opción Contabilidad Reglas de Contabilización Modificar NO active la opción supervisor a este usuario. Activar o desactivar opciones En esta ventana encontrará además una serie de pestañas y en cada una de ellas diferentes opciones que corresponderán a funcionalidades del sistema. Estas opciones se pueden activar o desactivar haciendo clic en los recuadros que cada una tiene También puede activar o desactivar en un solo clic todas las opciones disponibles en una pestaña con los botones ubicados en la parte inferior derecha de la ventana. Nota: En la pestaña Contabilidad, en el módulo Activo fijo la opción Usa Cálculo Manual debe ser activada directamente, nunca se activará con el botón Activa. NO active esta opción. Pág.36
2. Vaya a cada una de las pestañas y active todos los módulos haciendo clic en el botón Activa, excepto las siguientes: a. Ninguna opción de la pestaña Bancos. b. En la pestaña Menú Principal desactive todas las opciones de Cotización. c. y en Contratos solo active la opción Consultar. d. Ver figura 19. Figura 29. Ventana Insertar Usuario. 3. Una vez hechos todos los cambios, haga clic en el botón Grabar. Salga del sistema e ingrese de nuevo con el usuario que acaba de crear. 4. Vaya al menú Cotización y al menú Contrato y allí verifique las opciones que tiene disponible y las que no lo están. Figura 30. Menús no activados al usuario. 5. Observe en la parte inferior de la ventana, el área que identifica el usuario activo en el programa. Pág.37
Otras Opciones de usuario 1. Salga del programa e ingrese de nuevo con el usuario jefe (password: jefe), vaya al Módulo Usuario / Conversión / Parámetros / Respaldar y luego al menú Usuario Desactivar usuario. 2. Le aparece la ventana de Buscar usuario para Desactivar, haga clic en el botón Buscar, seleccione el usuario que creó en el ejercicio anterior y haga clic en el botón Desactivar. 3. En la ventana Desactivación presione el botón Aceptar. 4. En el mensaje Éxito presione el botón Aceptar para confirmar la desactivación del usuario. 5. Salga del programa e intente ingresar de nuevo con el usuario que desactivó. Notará que al ingresar el nombre de usuario y clave de usuario que desactivó, el programa le indica que no existen usuarios con esas características. Figura 31. Mensaje de advertencia al ingresar con usuario desactivo. 6. Ingrese el programa con el usuario jefe (password: jefe), reactive el usuario desde el Módulo Usuario / Conversión / Parámetros / Respaldar y luego al menú Usuario Activar usuario. 7. Luego vaya al menú Usuario Insertar Copia, en la ventana Buscar usuario para insertar copia haga clic en Buscar, luego seleccione el usuario creado por usted y haga clic en el botón Insertar Copia. 8. Con esto creará un usuario con acceso a los mismos módulos que el original. El programa le solicitará el nombre (Login) del nuevo usuario, el cual también será su clave o password de acceso. Figura 32. Ventana de Insertar Copia de Usuario. Pág.38
Cambiar password. 1. Para cambiar la clave o password del usuario vaya al módulo de Menús Usuario / Conversión / Parámetros / Respaldar y luego al menú Usuario Cambiar Password. 2. Le aparece la ventana de Cambiar Password donde deberá introducir el password actual y el nuevo (dos veces). Reiniciar password. Figura 33. Ventana de Cambiar Password. Si por alguna razón algún usuario olvido su password, usted puede reiniciarlo, pero este proceso únicamente esta disponibles para aquellos usuarios definidos como Supervisores. 1. Vaya al módulo de Usuario / Conversión / Parámetros / Respaldar y luego al menú Usuario Reiniciar Password. 2. Le aparece la ventana de Buscar usuario para Reiniciar Password, haga clic en el botón Buscar, seleccione el usuario que creó en ejercicios anteriores y haga clic en el botón Reiniciar Password. 3. Le aparece la ventana de datos del usuario, y la ventana de confirmación para reiniciar el password, en la cual acepta o cancela la acción. Figura 34. Ventana de reiniciar Password. Al aceptar el cambio le mostrará la ventana de el reinicio de password se realizó con éxito. Pág.39
Respaldar / Restaurar Figura 35. Ventana de Éxito en el reinicio de password. Por efectuar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos acumulados en su disco duro durante la operación del programa de SAW a otro medio de almacenamiento (disquetes, CD Unidad de Red, etc.), dependiendo de sus necesidades y de los dispositivos de almacenamiento que disponga. Por recuperar un respaldo entendemos la operación de trasladar los datos respaldados a su base de datos de trabajo. Es conveniente, para su seguridad, realizar periódicamente la operación de Respaldar, ya que es la única manera de recuperar el trabajo efectuado en caso de que se presente una pérdida de Información en su disco duro. Además se recomienda hacer más de un respaldo y en más de un medio de almacenamiento, pues esto le garantiza que si uno falla o el respaldo es defectuoso, siempre puede ir al respaldo anterior, o sea, puede realizar respaldos diarios y para ello obtenga cinco disquetes, identificados de lunes a viernes. Usted puede configurar su respaldo automático, (ver sección de Configuración de Respaldo) de forma que se realice con la periodicidad que requiera y en el dispositivo que usted indique, el cual se recomienda que no sea el mismo directorio de trabajo (mismo PC). Pág.40
Respaldar Para llevar a cabo el proceso de respaldo desde el <Menú Principal> diríjase al módulo Usuario / Conversión/ Parámetros / Respaldar Figura 36. Menú para cambio de menú. Una vez ubicado en el menú de Usuario / Conversión / Parámetros / Mantenimiento seleccione la opción: Respaldar / Restaurar Respaldar. Figura 37. Opciones del Menú Respaldar / Restaurar. Aparecerá la ventana de Respaldar Base de Datos donde el programa le pedirá los siguientes datos: Pág.41
Figura 38. Ventana de Respaldar Base de Datos. Cantidad de Compañías: seleccione una opción en la lista desplegable Cantidad de Empresas, si usted desea realizar el respaldo de: Todas las Empresas existentes en el programa. Una sola Empresa la cual será, en la que se encuentra trabajando (ver en la parte inferior izquierda de la pantalla, el nombre de la compañía activa). Todas las Empresas (Indiv.), crea archivos.zip individuales por compañía, en el directorio que usted seleccione. El formato de los nombres de los archivos de respaldo generados es: codigocompania_nombrecompania + mes día Todas las Empresas (Compr. Texto), esta opción crea un archivo.zip con todos los datos de todas las empresas en un archivo de texto. Tanto el respaldo automático como la reestructuración de la base de datos se hacen bajo este criterio. Formato del respaldo: la opción Normal genera el respaldo en formato binario y la opción XML generará el respaldo en formato texto. Unidad de respaldo: indique en que unidad guardará el respaldo, puede hacerlo en disquetes, en archivo.zip, en CD o en un directorio del disco duro. Directorio de Respaldo: indique en que directorio de la unidad que selecciono, quiere realizar el respaldo. Nombre del Archivo: el programa sugiere un nombre para el archivo, usted lo puede modificar y colocar el nombre que desee. Ruta del Respaldo: aquí aparece el camino donde será guardado el archivo del respaldo. Nota: Es importante recordar el modelo de respaldo usado, pues debe ser consistente con el modelo a usar en el proceso Restaurar, de lo contrario este ultimo fallará. El modelo de respaldo se indica en la Configuración del Respaldo (Menú G), opción Modelo del Respaldo, los valores disponibles son Win 95/98 y Win NT/Me/2000/XP. Pág.42
Haga clic en el botón Grabar y debe esperar hasta que aparezca el siguiente mensaje: Figura 39. Mensaje de proceso exitoso. Si usted seleccionó respaldar todos las Empresas, el sistema luego le preguntará si desea respaldar también los reportes. Restaurar. Figura 40. Mensaje de confirmación para respaldar reportes. Si tiene que recuperar la información de las Empresas, debe primero activar modo avanzado en el menú G, y luego desde el módulo Usuario / Conversión / Parámetros / Respaldar vaya a la opción: Respaldar / Restaurar Restaurar Figura 41. Opciones del Menú Respaldar / Restaurar. Aparecerá la ventana de Restaurar Base de Datos, donde el programa automáticamente coloca la fecha, y el directorio donde se grabaron los respaldos. Si usted realizó el respaldo en otra ruta podrá modificarla. Pág.43
Modelo del Respaldo Figura 42. Opciones del Menú Respaldar / Restaurar. Nota: Recuerde que el modelo del respaldo a restaurar debe ser igual al que tenga configurado el sistema en la Configuración del Respaldo (Menú G), opción Modelo del Respaldo. De no ser igual el proceso de restauración de respaldo fallará, en este caso ir a la configuración de respaldo y cambiar el tipo de Modelo. Haga clic en el botón Grabar e inmediatamente aparece el siguiente mensaje de confirmación del proceso restaurar. Figura 43. Mensaje de confirmación del proceso restaurar. Una vez terminado el proceso de restaurar respaldo el programa debe cerrar para garantizar la consistencia de los datos, por tanto aparece el siguiente mensaje: Figura 44. Mensaje de advertencia. Pág.44
Nota: Si el respaldo es de una sola Empresa, el programa mostrará el siguiente mensaje: Figura 45. Mensaje de advertencia. Restaurar Empresa desde Respaldo Total Si tiene que recuperar la información de una Empresas específica, debe primero activar modo avanzado en el menú G, y luego desde el módulo Usuario / Conversión / Parámetros / Respaldar seleccione la opción: Respaldar / Restaurar Restaurar Empresa desde Respaldo Total Le aparecerá la siguiente ventana: Figura 46. Ventana Restaurar Empresa. De esta ventana seleccionará el directorio y el archivo de respaldo correspondiente. Nota: Esta opción solo funciona con los archivos.zip generados desde el programa con la opción Todas Las Empresas (Compr. Texto) y permite seleccionar una o varias empresas específicas para ser restauradas desde el archivo. Por defecto el respaldo se crea en el directorio del programa y es identificado con el nombre del programa (por ejemplo, SAW), la palabra TotalComp, seguida de la fecha en que se realizo el respaldo en formato MMDD, por ejemplo SAWTotalComp0113, es un respaldo total del sistema SAW realizado el 13 de enero. Pág.45
Una vez que seleccione el archivo, debe hacer clic en el botón Llenar lista de empresas desde el Zip, lo cual, listará todas las empresas que contiene el respaldo y le permitirá seleccionar las que desee restaurar, haciendo clic en el cuadro a la izquierda del nombre. Figura 47. Ventana Restaurar Empresa. Puede seleccionar todas las compañías listadas haciendo clic en la opción Marcar Todas o por el contrario deseleccionarlas todas haciendo clic en Desmarcar todas. También aparecen las Opciones del Proceso. Si se activa Sobrescribir sin preguntar al momento de restaurar si existe una empresa con el mismo nombre no advertirá y sobrescribirá los datos de esta empresa. Si se activa la opción Mostrar Mensajes el programa le informará sobre el resultado del proceso. Seleccione de la ventana Restaurar Empresa las compañías que va a restaurar y haga clic en el botón Restaurar. Una vez que el programa finalice el proceso, le avisara con un mensaje de advertencia. Nota: Tanto el respaldo que el sistema realiza automáticamente como la reestructuración (Access ó MSDE/SQL Server) de la base de datos crea un archivo.zip (archivos comprimidos) siguiendo el criterio del Tipo de Respaldo: Todas las empresas (Compr. Texto). Pág.46
Configuración de Respaldo. El software Gálac permite ser configurado de forma que realice periódicamente respaldo de los datos. Para hacer los cambios necesarios de acuerdo a sus necesidades active modo avanzado desde al menú G Activar Modo Avanzado y acepte el mensaje de advertencia. Luego vaya de nuevo al menú G Configuración de Respaldo y en la ventana que aparece modifique las siguientes opciones: 1. Seleccione del combo Modelo de Respaldo la opción Win NT/Me/2000/XP. 2. Active la opción Respaldar Automáticamente la Base de Datos. Recuerde que esta opción Respalda la Base de Datos al entrar al sistema cada x cantidad de días, según se indique en la siguiente opción. 3. Indique Ejecutar respaldo cada un (1) día. 4. Ruta del respaldo automático. puede seleccionar cualquier directorio disponible en su PC (incluyendo unidades lógicas), deje la ruta por defecto. 5. Según los pasos anteriores la configuración debe quedar como en la figura 38. 6. Presione el botón Grabar para guardar la configuración. Figura 48. Ventana de Configuración del Respaldo. Pág.47
Anexo A Teclas de comandos comunes: F2: utilizada en las operaciones de búsqueda, permite ir al registro inmediato anterior al actual. Cuando se está modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro anterior para también ser modificado. F3: utilizada en las operaciones de búsqueda, permite ir al registro inmediato siguiente al actual. Cuando se está modificando un registro permite grabar los cambio e inmediatamente ir al registro siguiente para también ser modificado. F6: es la tecla funcional de la acción. Se utiliza para grabar un registro, eliminarlo, imprimir un reporte y una vez que realiza cualquiera de estas acciones sale de la subpantalla (volver a la pantalla anterior). F7: le permite escoger, desde la pantalla principal, la Empresa con el cual se desea trabajar. F10: permite el acceso al menú horizontal ubicado en la parte superior de la pantalla. F12: permite el insertar asientos en los comprobantes contables. Teclas Específicas Ctrl: ubicada en la parte inferior izquierda y derecha del teclado. Presionándola sola no realiza ningún proceso, pero conjuntamente con otra sí. Ejemplo: Ctrl. + Q: permite salir del programa Ctrl. + Home: en la opción listar, coloca el cursor en la primera línea de la primera página del listado. Ctrl. + End: en la opción listar, coloca el cursor en la última línea de la última página del listado. Ctrl. + C: copia un trozo de texto en un área de texto. Ctrl. + V: pega un trozo de texto en un área de texto, previamente copiado o cortado. Delete: suprimir, borrar. Pág.48
End: (Fin). Home: (inicio). Calidad y Documentación En un campo: Coloca el cursor al final del texto o número que se está ingresando. En un campo: Coloca el cursor al inicio del texto o número que se está ingresando. Tab: avanza al siguiente campo cuando se están insertando o modificando datos en una subpantalla. Shift Tab: retrocede al campo anterior cuando se están insertando o modificando datos en una subpantalla. Esc: ubicada en la parte superior izquierda de su teclado, le permite salir de las ventanas y del programa. *: Permite realizar búsquedas. Opciones especiales. Su programa, cuenta con una serie de funciones especiales que sólo podrán ser utilizadas con una instrucción específica. Estas opciones son, por lo general, de uso reservado para el usuario del programa y su acceso debe ser restringido, pues en algunos casos puede causar DAÑOS IRREVERSIBLES a los datos registrados en el programa. Si desea utilizarlos comuníquese con el Departamento de Soporte Técnico de Gálac Software. Para tener acceso a las opciones especiales usted debe entrar al programa con clave de acceso total, ir al menú de la letra G seleccione la opción Activar Modo Avanzado, y haga clic en el botón Aceptar. Figura 49. Menú para activar las opciones especiales. Pág.49
Herramientas Gráficas. El Programa como la mayoría de las aplicaciones bajo Windows tiene objetos gráficos que permiten realizar la operaciones básicas de manipulación de datos. Entre estas herramientas tenemos las siguientes: Caja de texto: Permite ingresar determinado tipo de dato, tanto de tipo texto como número. Figura 50. Ejemplo de Cajas de Textos Lista desplegable: Estas listas ofrecen un número limitado de opciones de las cuales se debe seleccionar al menos una de ellas. Figura 51. Ejemplo de Lista desplegable. Lista de selección múltiple: Esta herramienta presenta una o varias opciones de las cuales se pueden activar desde ninguna hasta todas. Figura 52. Ejemplo de Lista de selección múltiple Pág.50
Lista de selección simple: Esta lista de selección presenta dos o más opciones de las cuales se debe seleccionar solo una y siempre aparecerá por defecto una de ellas activada. Figura 53. Ejemplo de lista de selección simple. Botón de acción especifica: Estos botones ejecutan una acción especifica que generalmente están asociada a los datos presentados junto a ellos, es decir, si estamos en una inserción de datos, lo botones permitirán guardar los datos ingresados o por el contrario, salir de la ventana sin insertar la información. Figura 54. Ejemplo de botones. Fichas y sus pestañas: En algunos casos la inserción, modificación o consulta de datos se presenta clasificada u ordenada en fichas a las cuales se accede haciendo clic en las pestañas que asoman y las cuales dan nombre a estas fichas. Figura 55. Ejemplo de Pestañas Herramienta de fecha: Cuando el dato solicitado es de tipo fecha, aparece esta herramienta, que permite seleccionar más fácilmente la fecha deseada. Si se desea introducir los datos por teclado, solo se debe hacer clic la caja de texto y teclear la fecha. Para moverse a cada uno de los datos que componen la fecha (día, mes y año) presione. (Punto). Figura 56. Ejemplo de Herramienta fecha Pág.51