Manual Básico de Usuario Office365 DTIC Octubre-2014 1
Introducción Correo en la nube,es una tecnología de administración y uso del correo, facilita algunas herramientas de aplicaciones ofimática,almacenar archivos,correos y compartirlos en linea,a través de un navegador desde cualquier lugar (PC,tabletas, portatiles), por medio de una plataforma en la nube de microsoft, office365. Bondades de Office365 Correo electrónico alojado con una bandeja de entrada de 25GB. Compartir calendario,crear y editar documentos(word,excell, onenote) en linea. Movilidad para disponer de documentos y archivos, se almacenan en la nube puede ser editados desde cualquier sitio. Reuniones en linea, chat a traves de lync online. Crear sitio y grupos para compartit documentacion e informacion con sharepoint. Desventajas Office365: Disponibilidad dependen 100% de conexion a internet. Servicio correo brindado se encuentra alojado en servidores externos no administrables por DTIC/UNI. Terminos de privacidad y legalidad: http://www.microsoft.com/online/legal/v2/?langid=es-es&docid=30 BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA NI MICROSOFT NI SUS RESPECTIVOS PROVEEDORES SERÁN RESPONSABLES POR CUALESQUIERA DAÑOS ESPECIALES, INDIRECTOS O CONSECUENCIALES O POR DAÑOS DE CUALQUIER OTRA ÍNDOLE, INDEPENDIENTEMENTE DE CÓMO SE PRODUJERAN, DEL PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD EMPLEADO PARA DETERMINARLOS Y DE SI SE DERIVAN DE RESPONSABILIDAD CONTRACTUAL, EXTRACONTRACTUAL, OBJETIVA (INCLUYENDO NEGLIGENCIA Y CUALQUIER OTRA POSIBILIDAD) A CAUSA DEL USO DEL PORTAL O EN RELACIÓN CON TAL USO, INCLUYENDO, A TÍTULO ORIENTATIVO, EL SOFTWARE Y DOCUMENTOS DISPONIBLES A TRAVÉS DEL PORTAL. 2
1. Ingresar al sitio office365 Puede usar cualquier navegador(explorer,firefoz,chrome) para acceder al sitio https://login.microsoftonline.com o https://portal.office.com Luego ingresar con sus credenciales que le ha brindado DTIC/UNI ejemplo: Login o Usuario: login@dtic.uni.edu.ni Contraseña por defecto: Temporal44 Nota: Esta contraseña brindada, obligatoriamente tiene que cambiarla cuando ingrese al portal. Ver página 13 Por favor escribir correctamente la contraseña tomese su tiempo, si no puede ingresar con los datos brindados. Llamar o dirigirse a la oficina DTIC. Ver final documento. 3
NOTA: Estimado usuario si cambio la contraseña en el portal de office365, por error digito mal la nueva contraseña o se el olvido y no puede ingresar a su correo en la nube. Por favor contartarse con la oficina de administración de servidores DTIC, para brindarle los datos nuevamente. Telefono: 22784984 ext 135 o correo diti@uni.edu.ni 1. 2 Bandeja de entrada al portal. En la bandeja principal de entrada como se muestra en la imagen, un conjunto de herramientas disponibles: Outlook : Correo electrónico Calendario: Crear, editar y compartirlo con sus contactos dentro de su organización. Personas: Todos aquellos usuarios que esten registrados en office365, puede buscarlos fácilmente para ponerse en contacto via chat o correo electrónico. Noticias: Facilita creacion de una noticia y compartirla,enviarla a sus contactos. OneDrive: Permite almacenar archivos(documento, libros), carpetas y a la vez compartirlas. Word Online,Excell, Power Point, OneNote: Facilita la creación, edición de documentos en linea a traves del navegador. 4
1.2.1 Correo Outlook entrada principal Tiene tres columnas,la izquierda contactos en linea, carpetas de bandeja de entrada,enviados, papelera. Columna centro todos los correos, puede seleccionarlo por el mas reciente, mas antiguo, no leidos, marcados. Derecha, permite visualizar el mensaje de correo seleccionado, ver el contenido del mensaje, responder o descargar un adjunto. Si elimina un correo de la bandeja de entrada solo, Dar Click en la pestaña de X 5
1.2.1.2 Agregar contactos al enviar un mensaje Solamente seleccionas Para: escribes las iniciales o nombre del contacto y aparecera un listado.,cc: Con copia al contacto seleccionado. Asunto: Subject o asunto del mensaje. 6
1.2.1.3 Adjuntar un archivo Tiene la disponibilidad de adjunta un documentos, insertar imagenes en cuerpo del mensaje, agregar firmas. 7
1.2.2 Crear y compartir calendarios Tiene la disponibilidad de crear su propio calendario de eventos, es compartido con sus contactos si usted desea. Se crea el evento, seleccionado el dia. 8
Y agrega las direcciones de correo de los contactos que van a participar en el. El remitente recibirá un correo notificando el evento calendarizado. 1.2.3 Personas, Contactos o chat en linea Con la aplicación de chat en Online, le brinda la facilidad de buscar cualquier contacto dentro de la empresa, dando click en la pestaña All user o Todos los usuarios. 9
Enviar un chat: Una vez seleccionado el contacto encontrado, aparecen tres iconos, Correo, Evento, seleccionamos chat chat, aparece una ventada para escribir mensaje. 1.2.4 Herramienta onedrive, edición de archivos en linea. 10
Creando carpetas para subir archivos usando onedrive, o simplemente creado un documento en word, estos automáticamente son guardados en la nube.. Para guardar una copia en la PC, debe hacer una descarga del mismo archivo. 11
1.3 Información de la cuenta personal Dispone de las opciones, cambiar la imagen de la cuenta, estatus de la misma,cerrar sesión. Cambiar la foto: Selecciona una imagen desde su maquina, una vez cargada. Dar click Guardar 12
Visualizando tal como aparece en la imagen. 1.3.1 Cambiar la contraseña Debe de seleccionar el icono Luego dar click en Configuración de Office365, Luego dar click en Contraseña 13
Primero debe escribir la contraseña brindada (Contraseña Anterior), luego su nueva contraseña esta debe tener mínimo 8 carácteres, máximo 16 entre letras mayúsculas,minúsculas y números. Ejemplo de contraseña válida: Todavista123 Para guardar los cambios con su nueva contraseña, Dar click en el botón Guardar Nota: Para cambiar el nombres y apellidos que aparece en detalles de información de su cuenta, debe de notificarle al administrador TI, en este caso remitir a la oficina de administración de servidores DTIC.(Ver al final de documento) 14
NOTA!!: Estimado usuario antes de configurar cualquier cliente de correo como : outlook,thunderbird,icedove,evolution,k-9 etc. Usted tiene que cambiar la contraseña inicialmente en el portal office365 https://portal.office.com, descrito en la Pag.13 Configuración de Outlook2013 con office365 1. Debe de tener su cuenta @dominio.uni.edu.ni, registrada en office365 2. Configurar la cuenta de correo asignada ejm: webdrive@dtic.uni.edu.ni a outlook2013, Dar click en la pestaña Archivo. Luego seleccionar Configuración de la cuenta y se procede agregar la nueva cuenta de correo. 15
3.1 Llenar el formulario con sus credenciales Llenamos el formulario con los datos que nos proporciona la oficina de administración de servidores DTIC, el correo electrónico y la contraseña. Dar click en el botón Siguiente Automáticamente se realiza la conexión con los servidores externos. Durante este proceso se demora un poco, asi tenga paciencia y espere unos 3 minutos, luego Dar click en el botón Siguiente. 16
Puede que el intento de conexión falle debido a que el sistema operativo necesita de actualizaciones. En algunos casos puede descubrir un nombre del servidor de entrada y salida,pero esos valores no son correctos.debido a eso se necesita agregar manualmente los datos de los servidores de office365. Asi que seleccionamos Configuración manual o tipo de servidores adicionales. Click en el botón Siguiente Luego seleccionamos POP o IMAP y damos click en el botón Siguiente. 17
Se procede a completar esta plantilla con los siguientes datos, tal y como aparece en esta imagen. Importante tener correctamente escritos, nombre de usuario,dirección de correo, contraseña servidor entrante (imap) y servidor saliente (smtp). Nota: Recuerde el nombre del usuario y la direccion de correo son los mismo. Ejemplo: webdrive@dtic.uni.edu.ni Datos de los servidores de office365 Nombre Puerto Autenticación Servidor entrante outlook.office365.com 993 SSL Servidor saliente smtp.office365.com 587 TLS En esta imagen muestra como debe estar configurado. 18
Para agregar los puertos correspondientes y el tipo de autenticación para office 365. Dar click en el botón Mas configuraciones de la imagen anterior. Y muestra la siguiente imagen, de la cual seleccionamos la pestaña Avanzadas. En la pestaña de avanzados tiene parámetros por defecto que son estos: 19
Esos parámetros se tiene que cambiar a los siguientes, una vez modificados dar click en le botón Aceptar. Para Servidor entrada (imap) usa puerto: 993 con SSL y el servidor de salida(smtp) usa puerto:587 con TLS. 20
Seleccionar la pestaña Servidor de salida, activando el check tal como se muestra en esta imagen y agregar la contraseña, dirección de correo. Dar click en botón Aceptar. Comprobando la sincronización esperamos unos segundos. Dar click en el botón Cerrar luego Siguiente y finaliza el proceso de sincronización. 21
Suscripción de carpetas, para poder ver sus carpetas desde outlook que fueron creadas en webmail.uni.edu.ni o thunderbird. Usted debe hacer lo siguiente, seleccionar la pestaña de Carpeta luego en Imap, tal y como aparece en la siguiente imagen. Si las carpetas son creadas desde portal.office.com estas carètas se sincronizan con outlook,no es necesario suscribirlas. Luego dar click en el botón Consultas, en el cual hace una búsqueda de todas las carpetas. 22
Seleccionar la carpeta a agregar dando click en el botón Suscribir. Luego click en el botón Aceptar En la bandeja de entrada de outlook, ya deberian de aparecer sus carpetas. 23
NOTA!!: Estimado usuario antes de configurar cualquier cliente de correo como : outlook,thunderbird,icedove,evolution,k-9 etc. Usted tiene que cambiar la contraseña inicialmente en el portal office365 https://portal.office.com, descrito en la Pag.13 Configuración de thunderbird con office365 1. Debe de tener su cuenta @dominio.uni.edu.ni,registrada en office365 2. Configurar la cuenta de correo asignada ejm: webdrive@dtic.uni.edu.ni en thunderbird, Dar click en la pestaña Archivo luego seleccionar Ver Configuración de la cuenta. 24
Dar click en Saltarse esto, como aparece en la imagen. Luego escriba los datos de la cuenta: Nombre, Dirección de correo, Contraseña brindados por la oficina de administración de servidores DTIC. Dar click en Continuar 25
Por defecto tanto los clientes de correo como thunderbird o icedove agregan unos parámetros no correctos, asi que se necesitan agregarlos manualmente. Asi que se necesitan modificarlos, dando click en el botón Config.manual Los parámetros correctos son los siguientes: Servidor Pop o Imap Smtp outlook.office365.com smtp.office365.com Puerto Prefijo 993 SSL/TLS 587 STARTLS Su configuración en el cliente de correo debe quedar de la siguiente manera, dejando correctamente los puertos y nombre de los servidores en office365,como se muestra en esta imagen. Dar click en el botón Hecho. 26
Una vez finalizado el proceso solicitara que escriba su contraseña de correo. 27
Suscripción de carpetas,ver la página 22. En thunderbird click derecho sobre la cuenta y seleccionar Suscribirse. Como se muestra en esta imagen, seleccionamos cada una de las carpetas a mostrar por ejemplo: INBOX, Archivo_UNI y Archivo_UNI2, luego dar click en el botón Suscribirse seguido de Aceptar. 28
Finalmente sus carpetas estan disponibles! 29
Contactos Para mayor Información: Puede visitar los siguentes sitios de microsoft office365: http://office.microsoft.com/es-mx/business/? WT.intid1=ODC_ENUS_FX101785584_XT104187042&WT.intid2=ODC_ESMX_FX0100647 10_XT104029222 http://office.microsoft.com/es-mx/videos/office-365-un-paseo-para-usuariosha102657904.aspx http://office.microsoft.com/es-es/support/formacion-fx010056500.aspx Oficina DTIC RUSB/RUPAP DTIC División de Tecnologias de información y comunicación Correo: diti@uni.edu.ni Teléfono:22784354 30