UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO SISE UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIOS ODONTOLOGICOS INSTITUTO SUPERIOR PEDAGOGICO SISE ESCUELA DEL CABALLO PERUANO DE PASO POLICLINICO FERNANDO CABIESES SERVICIOS CORPORATIVOS MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE LOS COMPONENTES INTERNOS DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO 2006 EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO RESPONSABILIDAD POR TODO EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PRESENTE DOCUMENTO. TODA DIFUSION EXTERNA DEL MISMO DEBERA SER AUTORIZADO EN FORMA ESCRITA POR EL VICEPRESIDENTE EJECUTIVO.
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MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS DE EQUIPOS DE COMPUTO INDICE I.- ALCANCES...4 II.- BASE LEGAL...4 III.- OBJETIVO...5 IV.- TERMINOLOGIA...5 V.- POLITICAS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS...6 VI.- NORMAS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS...7 VII.-PROCESOS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS...10 VIII.- FORMATOS...16 8.1. Solicitud de Servicio de Soporte Técnico:...16 8.2. Guía de Usuario de la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico...18 8.3. Formato Unico de Requisición:...20 8.4. Guía de Usuario del Formato Unico de Requisición...22 8.5. Formato de Inventario de Componentes Internos de la Computadora...24 8.6. Guía de Usuario del Formato de Inventario de Componentes Internos de la Computadoras..26 8.7. Formato de Inventario de los Periféricos de la Computadora...28 8.8. Guía de Usuario del Formato de Inventario de los Periféricos de la Computadora...30 8.9. Formato de Inventario de los Servidores...31 8.10. Guía de Usuario del Formato de Inventario de los Servidores...33 8.11. Formato de Inventario de Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS...35 8.12. Guía de Usuario de Formato de Inventario de Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS...37 8.13. Informe Técnico:...38 8.14. Guía de Usuario del Informe Técnico...40 8.15. Registro de Canjes por Reparación y/o Actualización de Componentes Internos de Equipos de Cómputo:...42 8.16. Guía de Usuario del Registro de Canjes por Reparación y/o Actualizaron de Componentes Internos de Equipos de Cómputo...44 Versión 1 Página 3
MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS EQUIPOS DE COMPUTO I.- ALCANCES El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria de todo el personal que intervenga en el Proceso de Mantenimiento Correctivo: Reemplazo y/o Actualización de Componentes Internos de Equipos de Cómputo. II.- BASE LEGAL Para la UCSUR: Decreto Legislativo Nº 882. Ley de Promoción a la Inversión en Educación. Resolución Nº 356. Autoriza nuestro funcionamiento. Estatutos de la Universidad Científica del Sur. Ley Universitaria Reglamento General. Para Instituto SISE: Ley General de Educación 28044. Ley 27444 de Procedimientos Administrativos Generales. DS 036-85-ED Reglamento para el otorgamiento, expedición e inscripción del Título a los egresados. RD 776-88-ED Evaluación Académica de los IST y Escuelas Superiores. DS 005-Reglamento General de los Institutos y Escuelas Superiores. DS 011-98-ED Modifican el Reglamento de Sanciones e infracciones para las instituciones educativas particulares. DS 014-2002-ED Reglamento de Creación, Autorización de funcionamiento de Instituciones Educativas No Universitarias de Formación Tecnológica. RVM 085-2003-ED Aprueban catálogo Nacional de Títulos y Certificados. RVM 175-2003-ED Aprobar las normas de Revalidación. RD 1109-2003-ED Aprueban formatos para revalidación y criterios para la evaluación de infraestructura de Institutos Superiores Tecnológicos. Versión 1 Página 4
RD 044-2004-ED Aprueban componentes referentes al Sistema Productivo y módulos Educativos asociados de los títulos profesionales del Catálogo Nacional de Títulos y Certificaciones. III.- OBJETIVO Establecer claramente las Políticas, Normas y Procedimientos sobre Mantenimiento Correctivo: Reemplazo y/o Actualización de Componentes Internos. IV.- TERMINOLOGIA Unidad de Negocios (UN): Son las unidades núcleo de la Organización, encargadas de generar los ingresos y valor a la Organización. Política: Criterios de acción que es elegido como guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional. Norma: Ordenamiento imperativo y específico de acción que persigue un fin determinado, con la característica de ser rígido en su aplicación. Regla de conducta o precepto que regula la interacción de los individuos en una organización, así como la actividad de una unidad administrativa o de toda una institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. Procesos: Serie de pasos lógicos y estructurados con el objetivo de garantizar la uniformidad de las acciones para alcanzar metas y resultados homogéneos. Coordinación: Actividad que constituye la esencia de la Administración, siendo su propósito la armonización del esfuerzo individual para lograr las metas del grupo. Equipo Informático: Integrado por PC, impresoras, scanner, servidores, cañón multimedia, hab, cables, adaptadores, etc. Computadora: Herramienta que por su técnica permite realizar al hombre cálculos a gran velocidad y manejar la información, almacenando datos y derivando trabajos correlativos. PC: Está integrada por una computadora más sus periféricos (Teclado, mouse, monitor). Componente Interno: Son cada una de las partes internas de un Equipo de Cómputo Reemplazo de Componente Interno: Cuando uno o varios componentes internos han sido cambiados por que se encuentran malogrados y no puedan ser reparables. Actualización de Equipo de Cómputo: Cuando uno o varios componentes Internos son mejorados, ya sea por cambio o aumento, también es llamado repotenciación. Versión 1 Página 5
V.- POLITICAS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS 5.1. Está prohibido comprar Componentes Internos para ensamblar Equipos de Cómputo, salvo autorización expresa de la Vicepresidencia Ejecutiva. 5.2. Toda compra de Equipos de Cómputo deberá encontrarse en el Presupuesto de Inversiones aprobado o en el Presupuesto Operativo. 5.3. Los Usuarios no podrán solicitar directamente la Compra de un Componente Internos de Equipos de Cómputo al área de Logística; pues deberá ser canalizado por el área de Soporte Técnico de la sede respectiva. 5.4. Todo reemplazo de Componentes Internos por reparación de un Equipo de Cómputo, se considera como gasto siempre y cuando las características del equipo no sean mejoradas. 5.5. Todo cambio de Componentes Internos para actualizar, mejorar y/o aumentar la vida útil de un Equipo de Cómputo deberá ser considerado como un incremento del valor del Activo Fijo; el mismo que deberá ser considerado en el manejo contable. 5.6. Toda falla de equipo que se encuentre dentro del período de garantía deberá ser cubierto en su totalidad por el proveedor. 5.7. Todo usuario que remueva el sello de garantía de un equipo será responsable del mismo. Versión 1 Página 6
VI.- NORMAS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS 6.1. Todo servicio de Soporte Técnico que sea solicitado por los usuarios (vía correo, teléfono o personalmente) deberá ser registrado en la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico ; necesite o no la compra de un Componente Interno para un Equipo de Cómputo. 6.2. Todo servicio de Soporte Técnico que se atiende a los Usuarios y que necesite la compra de un Componente Interno para un Equipo de Cómputo deberá registrarse en el formato de Informe Técnico. 6.3. Para solicitar la compra de componentes internos al área de Logística se deberá adjuntar al FUR (Formato Unico de Requisición) el Informe Técnico. 6.4. La Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones en coordinación con la Dirección de Contabilidad deberán contar con un registro de todos los equipos y/o componentes de cómputo de propiedad de la Institución. 6.5. Los Responsables de Soporte Técnico de las Sedes en coordinación con la Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones deberán dar cabal cumplimiento a las normas de instalación y notificaciones correspondientes: actualización, reubicación, reasignación, y todo aquello que implique movimiento de equipos. 6.6. Todos los Componente de los Equipos de Cómputo (computadoras personales, servidores y demás relacionados), y los de telecomunicaciones que sean propiedad de la Institución que por reemplazo y/o actualización hayan sido cambiados deberán ser informados a las áreas de Logística de la Sede, Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones, Dirección de Contabilidad y otros que le competan. 6.7. El Responsable de Soporte Técnico de la Sede deberá mantener actualizado los cambios de los componentes de los Equipos de Cómputo a su cargo, en los formatos Inventario de Componentes Internos de la Computadora, Inventario de los Periféricos de la Computadora, Inventario de los Servidores, Inventario de Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS, debiendo entregar el formato correspondiente a la Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones, cada vez que se realice un cambio. 6.8. El informe de cambio por actualización o reemplazo de Componentes Internos de los Equipos de Cómputo lo deberá entregar el Responsable de Soporte Técnico de la Sede a la Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones, con la autorización de conformidad del Usuario respectivo a más tardar a los dos (02) días de efectuado el cambio. Versión 1 Página 7
6.9. La Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones deberá informar mensualmente a la Dirección de Contabilidad sobre los cambios por Actualización o Reemplazo de los Componentes Internos de los Equipos de Cómputo de la Institución. 6.10. Todo Componente reemplazado o dado de baja deberá ser entregado al área de Logística de la sede correspondiente con su respectivo cargo. 6.11. Toda solicitud de revisión de los Equipos de Cómputo deberá contar con el formato Solicitud de Requerimiento de Servicio que será registrado por el Técnico de Soporte. 6.12. Para la compra de Componentes Internos de los Equipos de Cómputo se deberá llenar el Formato Unico de Requisición adjuntando el informe técnico que justifique dicha compra. 6.13. El Director de Sede (en el caso de SISE) o el Jefe de Administración (en el caso de UCSUR) o el Gerente U.N.S.O. (en el caso de U.N.S.O.) son los únicos que podrán autorizar las compras de los Componentes Internos del Equipo de Cómputo. Si no se autorizará la compra deberá justificar la negativa en el Formato Unico de Requisición. 6.14. El Proceso de compras se realiza conforme al Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Logística o conforme el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Fondo Fijo según sea el caso. 6.15. El Usuario deberá Firmar la Solicitud de Soporte Técnico, dando conformidad al cambio ya sea por reemplazo o actualización del Componente Interno del Equipo de Cómputo. 6.16. El Responsable de Soporte Técnico de la Sede deberá presentar mensualmente un informe resumen de las reparaciones o repotenciaciones al Jefe de Soporte Técnico y Comunicaciones con copia al Jefe de Administración (en el caso UCSUR) o Director de Sede (en el caso de SISE) o al Gerente U.N.S.O. (en caso de U.N.S.O.). 6.17. La Jefatura de Soporte Técnico y Comunicaciones deberá informar los cambios por reparación o repotenciación a la Dirección de Contabilidad la primera semana de cada mes; correspondiente a los cambios realizados en cada Unidad de Negocios. 6.18. El área de Logística deberá mantener un Inventario de Componentes Internos y/o Equipos inutilizables, que deberá estar a disposición del área de Soporte Técnico y Comunicaciones, Dirección de Contabilidad y Dirección de Auditoria Interna. 6.19. Para la venta de Componentes Internos y /o Equipos inutilizables se deberá solicitar la aprobación del Responsable de Soporte Técnico de la Sede, Director de Sede (SISE) o Jefe de Administración (UCSUR) y Contador General. Versión 1 Página 8
6.20. El Responsable de Soporte Técnico de la Sede deberá elaborar el Informe Técnico, cuando la reparación lo realice un proveedor. 6.21. El Responsable de Soporte Técnico de la Sede es el responsable de velar por los Equipos cuando un proveedor brinda sus servicios. 6.22. Para realizar una compra de un componente interno es necesario presentar su Informe Técnico y anexarlo al F.U.R. (Formato Unico de Requisición). 6.23. El monto máximo permitido para la adquisición de los componentes internos de los equipos de cómputo deberá regirse de acuerdo a lo estipulado en el Manual de Fondo Fijo y Manual de Logística. Versión 1 Página 9
VII.-PROCESOS SOBRE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: REEMPLAZO Y/O ACTUALIZACION DE COMPONENTES INTERNOS INICIO USUARIO: Solicitar la revisión de su Equipo de Cómputo. RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO DE LA SEDE: Paso C: Revisar el Equipo de Cómputo. Necesita reemplazo y/o actualización? No necesita reemplazo y/o actualización: Fin del proceso. Si necesita reemplazo y/o actualización: Buscar componente interno en el almacén de equipos desmantelados. Se encontró componente interno para reemplazo? Si se encontró componente interno: Llenar el formato Pedido de Almacén solicitando componente interno. Entregar el formato Pedido de Almacén a almacén de la sede. Ir al Paso A: No se encontró componente interno: Elaborar el informe sobre la falla del componente. Llenar el Formato Único de Requisición, es la solicitud de pedido para el reemplazo o actualización del Componente Interno del Equipo de Cómputo. Firmar el informe sobre la falla del Componente Interno y el Formato Único de Requisición. Entregar el informe sobre la falla y el Formato Único de Requisición a su Jefe Inmediato Superior (Director de Sede ó Jefe Administrador). Versión 1 Página 10
DIRECTOR DE SEDE / JEFE DE ADMINISTRACION: Revisar el informe sobre la falla y el Formato Único de Requisición. Autoriza Compra de Componente Interno? No autoriza compra de Componente Interno: Indicar el motivo de la negativa de la compra en el Formato Unico de Requisición. Fin del Proceso. Si autoriza compra de Componente Interno: Firma Formato Único de Requisición. Entregar el Formato Único de Requisición al Jefe de Logística. JEFE DE LOGISTICA: Revisar el Formato Único de Requisición. Monto de la Compra es mayor a lo indicado en Fondo Fijo? Si es monto es mayor a lo indicado en el Fondo Fijo: Ir al Proceso de Compras Normal (Logísticas), detallado en el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Logística. Si el monto es menor o igual a lo indicado en Fondo Fijo: Se puede comprar por el Proceso de Compras Normal y en los casos urgentes se puede comprar por el Proceso de Compras por Fondo Fijo, detallado en el Manual de Políticas, Normas y Procedimientos de Fondo Fijo. Paso A: Registrar en su cuaderno de cargo la entrega del Componente Interno, indicando si es por mejora o reemplazo. Entregar el Componente Interno al Responsable de Soporte Técnico de la Sede. RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO DE LA SEDE: Instalar el Componente Interno de los Equipos de Cómputo. Entregar la Solicitud de Requerimiento de Servicio al Usuario para que la firme como conformidad del requerimiento. Versión 1 Página 11
USUARIO: El servicio está conforme? Si el servicio está conforme: Firmar la Solicitud de Requerimiento de Servicio al Usuario como conformidad del requerimiento. Si el servicio no está conforme: Ir al paso C. RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO DE LA SEDE: Entregar el componente averiado si fuera el caso al área de Logística. JEFE DE LOGISTICA: Registrar en el cuaderno de cargo la entrega del componente averiado si fuera el caso. RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO DE LA SEDE: Actualizar los Inventario de Componentes Internos de la Computadora, Inventario de los Periféricos de la Computadora, Formato de Inventario de los Servidores o Inventario de Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS según corresponda. Entregar el informe sobre las actualizaciones y/o reemplazos por correo al Jefe de Soporte Técnico y Comunicaciones. Los Cambios deberán ser marcados en color Rojo para que se pueda diferenciar rápidamente. JEFE DE SOPORTE TECNICO Y COMUNICACIONES: Revisar el Informe sobre las actualizaciones de los Componentes Internos de los Equipos de Cómputo. Elaborar el informe mensual sobre las Actualizaciones de los Componentes Internos de los Equipos de Cómputo. Entregar el informe mensual sobre las Actualizaciones de los Componentes Internos de los Equipos de Cómputo al Contador General. CONTADOR GENERAL: Revisar el informe mensual sobre las Actualizaciones de los Componentes Internos de los Equipos de Cómputo. Versión 1 Página 12
Actualizar la Información de los Equipos de Cómputo. FIN. Versión 1 Página 13
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VIII.- FORMATOS 8.1. Solicitud de Servicio de Soporte Técnico: CODIGO: Ver página siguiente. Versión 1 Página 16
FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE SOPORTE TECNICO DATOS DEL USUARIO: SEDE DEL USUARIO: AREA DEL USUARIO: NOMBRE DEL USUARIO: FORMA EN QUE EL USUARIO SOLICITA EL SERVICIO: PERSONALMENTE POR TELEFONO N SOLICITUD: NOMBRE DEL TECNICO: CODIGO DEL EQUIPO: CODIGO DEL COMPONENTE: COSTO DE COMP. CON IGV: VIA CORREO FECHA Y HORA EN QUE SE SOLICITA EL SERVICIO: DIA/MES/AÑO AM HORA/MIN/PM ó TIPO DE FALLA: FECHA Y HORA EN QUE SE INICIA EL SERVICIO: FECHA Y HORA DE TERMINO DEL SERVICIO: RED HARDWAR E SOFTWAR E DETALLE TECNICO: COMPONENTE DESCRIPCION DE LA FALLA ACCIONE S REALIZADAS MONITOR FUENTE CPU MEMORIA DISCO DURO DISKETERA MAIN BOARD LECTORA O GRABADOR TARJETA DE RED TARJETA DE VIDEO FALLA DE SOFTWARE IMPRESORA TECLADO MOUSE ESTABILIZADOR OTROS CUADRO A SER LLENADO POR EL USUARIO: USUARIO:: FIRMA DE USUARIO OBSERVACIONES:
8.2. Guía de Usuario de la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico A. DESCRIPCION DEL FORMATO: El formato de "Solicitud de Servicio de Soporte Técnico" es un Formato que deberá utilizar el Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte, cuando se presente una solicitud de servicio de parte de los usuarios. B. FORMA DE USO DEL FORMATO: El Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte llenará el Formato para llevar un control de los Servicios de Soporte Técnico que realiza. Una vez terminado el Servicio de Soporte Técnico el usuario deberá firmar el formato como conformidad del servicio solicitado. C. LLENADO DEL FORMATO: El Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte indicará los siguientes datos: Sede del Usuario: Indicar la Sede a la que pertenece el usuario que solicita el servicio. Area del Usuario: Indicar el área a la que pertenece el usuario que solicita el servicio. Nombre del Usuario: Indicar el nombre del usuario que solicita el servicio. Forma en que el Usuario solicita el servicio: Marcar si la solicitud es personalmente, por teléfono o vía correo. Nro. de Solicitud: Indicar el número de solicitud de servicio (es un número correlativo que lo coloca el Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte). Nombre del Técnico: Indica el nombre del técnico que realizará el servicio técnico. Código del Equipo: Indicar el código del equipo al que se le realizará el servicio técnico. Código del Componente: Indicar el código del. Costo del Componente: Indicar el costo del componente que se reemplazo, precio con I.G.V. Tipo de Falla: Marcar si es de red, hardware o software. Fecha y hora en que se solicita el servicio: Indicar la fecha y hora en la que se realizó la solicitud de servicio técnico. Fecha y hora en que en que se inicia el servicio: Indicar la fecha y hora en la que se Inició el servicio técnico. Versión 1 Página 18 / 45
Fecha y hora en que termina el servicio: Indicar la fecha y hora en la que se Terminó el servicio técnico. Componente: Marcar que tipo de Equipo o Componente Interno es el que se encuentra averiado. Descripción de la Falla: Indicar detalladamente la falla del Componente Interno. Acciones Realizada: Indicar las acciones realizadas por el Técnico de Soporte en el Componente averiado. Usuario: Indicar los Nombres y Apellidos del Usuario al que se le realizó la reparación. Firma de Conformidad del Usuario: El Usuario solicitante deberá firmar la Solicitud de Servicio de Soporte Técnico dando conformidad del servicio realizado. Observaciones: El Usuario solicitante deberá indicar las observaciones cuando existe disconformidad del servicio realizado. Versión 1 Página 19
8.3. Formato Unico de Requisición: CODIGO: Ver página siguiente. Versión 1 Página 20
Nro. Nro. FORMATO UNICO DE REQUISICIÓN FECHA / / FORMATO UNICO DE REQUISICIÓN FECHA / / ITEM CANT. DESCRIPCION: Especificaciones Técnicas ITEM CANT. DESCRIPCIÓN: Especificaciones Técnicas OBSERVACIONES : FECHA DE ENTREGA: AREA : OBSERVACIONES : FECHA DE ENTREGA: AREA : TENTATIVA SOLICITA : TENTATIVA SOLICITA : CENTRO DE COSTOS POR VENTA POR AREA POR FUNCION CENTRO DE COSTOS POR VENTA POR AREA POR FUNCION FIRMA AUTORIZADA FIRMA AUTORIZADA
8.4. Guía de Usuario del Formato Unico de Requisición A. DESCRIPCION DEL FORMATO: El "Formato Unico de Requerimiento " es un Formato que deberá utilizar el Responsable de Soporte Técnico para solicitar la Compra de Componentes Internos y/o Equipos y servirá como Formato Unico de Requisición de Materiales al área de Logística; sólo será válido con la firma autorizada. B. FORMA DE USO DEL FORMATO: El Responsable Soporte Técnico de la Sede llenará el Formato por duplicado y entregará uno al área de Logística para su atención y otro lo guardará como cargo. Los datos serán llenados con letra imprenta legible y en forma completa. C. LLENADO DEL FORMATO: El Responsable de Soporte Técnico de la Sede indicará los siguientes datos: N : Indicar el número correlativo del Requerimiento cuando se recepciona el Formato en original y copia (Jefe de Logística). Fecha de Pedido: Indicar la fecha, mes y año en el que se está solicitando los Componentes Internos y/o Equipos de Cómputo al área de Logística. Item: Indicar el número correlativo del los Componentes Internos y/o Equipos de Cómputo solicitados. Cantidad Pedida: Indicar la cantidad de cada componente que se solicita. Descripción del material: Describir con letra clara los materiales a solicitar; indicando todos los parámetros posibles que permitan evitar errores en la compra. Monto: Indicar el monto aproximado del material y/o equipo, en algunos casos se coloca el número de cotización que se adjunta. Observaciones: Escribir alguna observación sobre la requisición. Fecha de Entrega Tentativa: Indicar la fecha, mes y año en el que el proveedor podría entregar lo solicitado. Area: Indicar el área que solicita la requisición. Solicita: Indicar el Nombre del Usuario solicitante. Versión 1 Página 22
Centro de Costo: Indicar el Centro de Costo al que será cargado el Componente y/o equipo. Por venta, por área y por función será indicado por el usuario. Firma Autorizada: Indicar la firma del Director de Sede (SISE) o Jefe de Administración (UCSUR), Gerente (en el caso de U.N.S.O.), Administrador en el caso de (Policlínico, UPCI) que aprueba la requisición. Versión 1 Página 23
8.5. Formato de Inventario de Componentes Internos de la Computadora CODIGO: Ver en la página siguiente el formato resumido. NOTA IMPORTANTE: Para el uso del formato normal se adjuntará el archivo en Excel Inventario de Equipos y Componentes. Versión 1 Página 24
COMPONENTES INTERNOS DEL COMPUTADOR NOMBRE DEL EQUIPO EQUIPO 1 EQUIPO 2 EQUIPO 3 USUARIO RESPONSABLE Placa Madre Memoria Tarjeta de Red Tarjeta de videos Tarjeta de Sonido Lectora CD Disco Fijo Disco Flexible Otros Versión 1 Página 25
8.6. Guía de Usuario del Formato de Inventario de Componentes Internos de la Computadoras A. DESCRIPCION DEL FORMATO: El formato Inventario de Componentes Internos de la Computadoras" lo utilizará el Responsable de Soporte Técnico de la Sede para llevar un control detallado de los Componentes Internos de las computadoras que se encuentra en la Sede bajo su responsabilidad. B. FORMA DE USO DEL FORMATO: Se ingresará las características de los Componentes Internos de los computadores del laboratorio o computadores administrativos, y cada actualización deberá ser registrada inmediatamente en el formato. C. LLENADO DEL FORMATO: El Responsable de Soporte Técnico indicará los siguientes datos: NOMBRE DEL EQUIPO: Indicar el nombre de la computadora sobre la cual se indicarán sus componentes internos. USUARIO RESPONSABLE: Indicar el nombre del usuario al que se le ha asignado la computadora en el caso de que la computadora no esté asignada a un usuario específico (laboratorio) no se especifica nada. PLACA MADRE: Indicar las características más importantes de la placa madre: Procesador, mhz, arquitectura, couler, nro. serie del fabricante de la placa, número de ranuras y la fecha de la última actualización. MEMORIAS: Indicar las características más importantes de la memoria RAM, si hubiera varios módulos de memoria indicar las características de cada una: Capacidad, marca, tipo, arquitectura, nro. de serie del fabricante y la fecha de la última actualización. TARJETA DE RED: Indicar las características más importantes de la tarjeta de red: Marca, modelo, arquitectura, conector, serie de fabricante, la fecha de la última actualización. TARJETA DE VIDEO: Indicar las características más importantes de la tarjeta de video: Marca, modelo, arquitectura, memoria de video, serie del fabricante, observaciones y la fecha de la última actualización. Versión 1 Página 26
TARJETA DE SONIO: Indicar las características más importantes de la tarjeta de sonido: Marca, modelo, descripción, arquitectura, serie del fabricante y la fecha de la última actualización LECTORA: Indicar las características más importantes de la lectora CD: Marca, modelo, arquitectura, velocidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización. DISCO FIJO: Indicar las características más importantes del Disco Fijo: Marca, modelo, arquitectura, capacidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización. DISCO FLEXIBLE: Indicar las características más importantes del Disco Flexible: Marca, modelo, arquitectura, capacidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización. OTROS: Indicar las características de algún otro componente interno: Marca, modelo, arquitectura, capacidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización. Versión 1 Página 27
8.7. Formato de Inventario de los Periféricos de la Computadora CODIGO: Ver en la página siguiente el formato resumido. NOTA IMPORTANTE: Para el uso del formato normal se adjuntará el archivo en Excel Inventario de Equipos y Componentes. Versión 1 Página 28
NOMBRE DEL EQUIPO PERIFERICO CASE MONITOR TECLADO MOUSE IMPRESORA SCANNER Versión 1 Página 29
8.8. Guía de Usuario del Formato de Inventario de los Periféricos de la Computadora A. DESCRIPCION DEL FORMATO: El formato Inventario de los Periféricos de la Computadora lo utilizará el Responsable de Soporte Técnico de cada Sede para llevar un control detallado de los Periféricos de las computadoras que se encuentran en la Sede bajo su responsabilidad. B. FORMA DE USO DEL FORMATO: Se ingresará las características de los Periféricos de los computadores del laboratorio o computadoras administrativas, y cada actualización deberá ser registrada inmediatamente en el formato. C. LLENADO DEL FORMATO: El Responsable de Soporte Técnico indicará los siguientes datos: NOMBRE DEL EQUIPO: Indicar el nombre de la computadora sobre la cual se indicarán sus periféricos. CASE: Indicar las características más importantes del Case: Marca, modelo y serie de fabricante y serie de inventario. MONITOR: Indicar las características más importantes del Monitor: Marca, modelo, año de fabricación, resolución máxima, serie de fabricante y serie de Inventario. TECLADO: Indicar las características más importantes del Teclado: Marca, modelo, serie de fabricante y serie de Inventario. MOUSE: Indicar las características más importantes del Mouse: Marca, modelo, serie de fabricante y serie de Inventario. IMPRESORA: Indicar las características más importantes de la Impresora: Marca, modelo, serie de fabricante y serie de Inventario. SCANNER: Indicar las características más importantes del Scanner: Marca, modelo, serie de fabricante y serie de Inventario. Versión 1 Página 30
8.9. Formato de Inventario de los Servidores CODIGO: Ver en la página siguiente el formato resumido. NOTA IMPORTANTE: Para el uso del formato normal se adjuntará el archivo en Excel Inventario de Equipos y Componentes. Versión 1 Página 31
SERVIDOR NOMBRE DEL EQUIPO EQUIPO 1 EQUIPO 2 EQUIPO 3 SERIE Placa Madre Memoria Tarjeta de Red Tarjeta de Video Tarjeta de Sonido Lectora CD / Quemadora de CD Disco Duro 1 Disco Duro 2 Disco Flexible Otros Versión 1 Página. 32
8.10. Guía de Usuario del Formato de Inventario de los Servidores A. DESCRIPCION DEL FORMATO: El formato Inventario de Servidores lo utilizará el Responsable de Soporte Técnico de cada Sede para llevar un control detallado de los Servidores que están bajo su responsabilidad. B. FORMA DE USO DEL FORMATO: Se ingresará las características de los Servidores de la Organización y cada actualización deberá ser registrada inmediatamente en el formato. C. LLENADO DEL FORMATO: El Responsable de Soporte Técnico indicará los siguientes datos: NOMBRE DEL EQUIPO: Indicar el nombre del Servidor sobre el cual se indicarán sus componentes internos. PLACA MADRE: Indicar las características más importantes de la placa madre: Procesador, número de serie, megahertz, arquitectura, couler, número de mainboard marca, mainboard modelo, serie placa, número de ranuras y la fecha de la última actualización. MEMORIAS: Indicar las características más importantes de la memoria RAM, si hubiera varios módulos de memoria indicar las características de cada una: Capacidad, marca, tipo, arquitectura, número de serie del fabricante y la fecha de la última actualización. TARJETA DE RED: Indicar las características más importantes de la tarjeta de red: marca, modelo, arquitectura, conector, serie del fabricante, la fecha de la última actualización. TARJETA DE VIDEO: Indicar las características más importantes de la tarjeta de video: Marca, modelo, arquitectura, memoria de video, serie del fabricante, observaciones y la fecha de la última actualización. TARJETA DE SONIO: Indicar las características más importantes de la tarjeta de sonido: Marca, modelo, descripción, arquitectura, serie del fabricante y la fecha de la última actualización LECTORA / QUEMADORA CD: Indicar las características más importantes de la lectora CD: Marca, modelo, arquitectura, velocidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización. DISCO DURO 1: Indicar las características más importantes del Disco Duro 1: Marca, modelo, arquitectura, capacidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización. Versión 1 Página 33
DISCO DURO 2: Indicar las características más importantes del Disco Duro 1: Marca, modelo, arquitectura, capacidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización. DISCO FLEXIBLE: Indicar las características más importantes del Disco Flexible: Marca, modelo, arquitectura, capacidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización. OTROS: Indicar las características de algún otro componente interno: Marca, modelo, arquitectura, capacidad, serie del fabricante y la fecha de la última actualización. Versión 1 Página 34
8.11. Formato de Inventario de Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS CODIGO: Ver en la página siguiente el formato resumido. NOTA: Para el uso del formato normal se adjuntará el archivo en Excel Inventario de Equipos y Componentes. Versión 1 Página 35
HUB / SWITCH UBICACIÓN: UBICACIÓN 1 UBICACIÓN 2 UBICACIÓN 3 Características del Hub Accesorios ROUTER UBICACIÓN: UBICACIÓN 1 UBICACIÓN 2 UBICACIÓN 3 Características del Hub TRANSCEIVER UBICACIÓN: UBICACIÓN 1 UBICACIÓN 2 UBICACIÓN 3 Características del Hub UPS UBICACIÓN: UBICACIÓN 1 UBICACIÓN 2 UBICACIÓN 3 Características del Hub Versión 1 Página 36
8.12. Guía de Usuario de Formato de Inventario de Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS A. DESCRIPCION DEL FORMATO: El formato Inventario de los Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS lo utilizarán el Responsable de Soporte Técnico de cada Sede para llevar un control detallado de los mismos y que se encuentran bajo su responsabilidad. B. FORMA DE USO DEL FORMATO: Se ingresará las características de los Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS de la Organización y cada actualización deberá ser registrada inmediatamente en el formato. C. LLENADO DEL FORMATO: El Responsable de Soporte Técnico indicará los siguientes datos: UBICACION: Indicar el laboratorio, área, o equipo al que se le ha asignado el Hub, Switch, Routers, Transceiver y UPS. HUB / SWITCH: Indicar las características más importantes del Hub / Switch: Marca, modelo, nro. de puertos, descripción, serie del fabricante, serie del Inventario, conectores, voltaje y observaciones. ACCESORIOS DEL HUB / SWITCH: Indicar las características más importantes de los Accesorios del Hub / Swith: Marca, modelo, serie del fabricante, descripción y fecha de última actualización. ROUTER: Indicar las características más importantes del Router: Marca, modelo, nro. de puertos, descripción, serie del fabricante, serie del inventario, conectores, voltaje y observaciones. TRANSCEIVER: Indicar las características más importantes del Transceiver: Marca, modelo, nro. de puertos, descripción, serie del fabricante, serie del Inventario, conectores, voltaje y observaciones. UPS Indicar las características más importantes del UPS: Marca, modelo, descripción, serie del fabricante, serie del Inventario, tiempo de autonomía, voltaje y observaciones. Versión 1 Página. 37
8.13. Informe Técnico: CODIGO : Ver página siguiente. Versión 1 Página 38
INFORME TECNICO Usuario... Fecha:... /... /... Area a la que corresponde el Usuario... Personal Responsable:... Motivo: 1.... 2.... 3.... Equipos Número de Serie Modelo..................................... Trabajo realizado:.............................. RESPONSABLE DEL SERVICIO RESPONSABLE DE SOPORTE TECNICO USUARIO DE LA SEDE Observaciones:............... Documento de Referencia:......
8.14. Guía de Usuario del Informe Técnico A. DESCRIPCION DEL FORMATO: El "Informe Técnico" se utiliza para mencionar los trabajos realizados por el Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte, indicando los Componentes Internos que se necesita comprar para la reparación del Equipo de Cómputo. B. FORMA DE USO DEL FORMATO: Una vez terminado los trabajos realizados en el Equipo de Cómputo averiado el Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte realizará un Informe Técnico que deberá ser firmado y adjuntado al FUR; el cual será entregado al área de Logística para la compra de los Componentes Internos necesarios para la reparación. C. LLENADO DEL FORMATO: El Responsable de Soporte Técnico o Técnico de Soporte indicará los siguientes datos: Usuario: Indicar los nombres y apellidos del Usuario para el cual se solicita la compra de un Componente Interno para la reparación de su Equipo de Cómputo. Fecha: Indicar la fecha en que se realiza el Informe Técnico. Area a la que corresponde el Usuario: Indicar el área a la que pertenece el usuario que solicita el servicio. Personal Responsable: Indicar el nombre del responsable del servicio de soporte técnico (Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico de Soporte). Motivo: Indicar el motivo del servicio de soporte técnico. Equipo, Número de Serie, Modelo: Indicar los Componentes Internos averiados con su número de serie respectivo y el modelo. Firma del Responsable del Servicio: Firmar el Informe Técnico por el Responsable del servicio de soporte técnico (Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico de Soporte). Firma del Responsable de Soporte Técnico de la Sede: Firmar el Informe Técnico elaborado por el responsable del servicio de soporte técnico el Responsable de Soporte Técnico de la Sede. Firma del Usuario: Firmar el Informe Técnico por el Usuario que solicito el servicio de soporte técnico. Versión 1 Página. 40
Observaciones: Indicar los Componentes Internos que se necesitaría cambiar, detallando las especificaciones técnica. Documento de Referencia: Indicar el número de solicitud a la que sea hace referencia el Informe Técnico. Versión 1 Página 41
8.15. Registro de Canjes por Reparación y/o Actualización de Componentes Internos de Equipos de Cómputo: Ver página siguiente. Versión 1 Página 42
REGISTRO DE CANJES POR REPARACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE COMPONENTES INTERNOS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO Item REGISTRO DE LA ENTREGA DEL COMPONENTE INTERNO NUEVO REGISTRO DE ENTREGA DEL COMPONENTE INTERNO AVERIADO Fecha Especificaciones Número Observaciones Firma Fecha de Especificaciones Número Observaciones Firma de Técnicas del de Serie Entrega Técnicas del de Serie Entrega Componte Componente (Código del Equipo)
8.16. Guía de Usuario del Registro de Canjes por Reparación y/o Actualizaron de Componentes Internos de Equipos de Cómputo A. DESCRIPCION DEL FORMATO: El "Registro de Canjes por Reparación y/o Actualización de Componentes Internos de Equipo de Cómputo" se utiliza para el registro de entrega del Componente nuevo y el componente averiado. B. FORMA DE USO DEL FORMATO: El Jefe de Logística llevará un cuaderno de cargo donde registre la entrega del Componente Interno del Equipo de Cómputo al Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico en Soporte; también se registrará la entrega del Componente Interno averiado. C. LLENADO DEL FORMATO: El Jefe de Logística indicará los siguientes datos: Registro de la Entrega del Componente Internos Nuevo: Fecha de Entrega: Indicar la fecha de entrega del Componente Interno nuevo al Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico en Soporte. Especificaciones Técnicas del Componente: Indicar la descripción del Componente Interno nuevo. Número de Serie: Indicar el número de serie de fábrica del Componente Interno nuevo. Observaciones: Indicar las observaciones si las hubiera. Firma: Firmar el cuaderno de cargo por el Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico en Soporte que recoge el Componente Interno nuevo. Registro de la Entrega del Componente Internos Averiado: Fecha de Entrega: Indicar la fecha de entrega del Componente Interno averiado por el Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico en Soporte. Especificaciones Técnicas del Componente: Indicar la descripción del Componente Interno averiado. Número de Serie: Indicar el número de serie de fábrica del Componente Interno averiado. Observaciones: Indicar las observaciones si las hubiera. Versión 1 Página 44
Firma: Firmar el cuaderno de cargo por el Responsable de Soporte Técnico de la Sede o Técnico en Soporte que entrega el Componente Interno averiado. Versión 1 Página 45