Conferencia La formación de directivos para la gestión del conocimiento en las organizaciones públicas Disertante: Esp. Arq. Graciela Mónica Falivene Resistencia-Chaco- 19-03-2015 ENCUESTA SOBRE POTENCIAL DEL PERSONAL A INCORPORAR EN EL PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION CENTROS DE GESTION Y PARTICIPACION
ENCUESTA SOBRE POTENCIAL DEL PERSONAL A INCORPORAR EN EL PROGRAMA DE DESCENTRALIZACION CENTROS DE GESTION Y PARTICIPACION Apellido y Nombre: N de Ficha: Fecha: Opciones de CGP:... A continuación se detallan algunas tareas básicas de los principales procesos administrativos que se desarrollan en el Programa de Descentralización Centros de Gestión y Participación. De acuerdo a su experiencia y a lo que usted considera su perfil laboral, marque con X aquellos ítems que considere saber realizarlos (con o sin ayuda), aquellos que desee aprenderlos y aquellos que considere puede enseñarlos desempeñándose como Instructor. Tareas Básicas de los Principales Procesos Administrativos Administración Económica Financiera 1. Presupuesto Sabe realizarla Con Sin Ayuda Ayuda Desea Aprenderla Puede Enseñarla Confeccionar el proyecto de presupuesto. Realizar tramitaciones tendientes a la aprobación del presupuesto y sus ajustes. Proponer ajustes al presupuesto en función de demandas de gestión. Controlar la ejecución presupuestaria de acuerdo al Plan Anual de Actividades. 2. Contabilidad Registrar sistemáticamente todas las transacciones que se produzcan. Producir información contable y la respectiva documentación de apoyo ordenada de manera tal de facilitar las tareas de control y auditoría tanto interna como externa. Procesar y producir información financiera para la toma de decisiones. Manejar Caja Chica y Fondo Permanente. Preparar la documentación técnica y confeccionar los Pliegos de bases y condiciones para la adquisición de bienes y contratación de servicios. Realizar el procedimiento licitatorio para efectuar las compras y contrataciones previstas en el presupuesto. Decreto 5720-PEN-72 Preparar la documentación técnica y confeccionar los Pliegos de bases y condiciones para la contratación de Obras Públicas. Realizar el procedimiento licitatorio para efectuar las Obras y Servicios Públicos previstos en el presupuesto. Ley de Obras Públicas. 3. Patrimonio Efectuar la administración, registro y control de las altas y bajas del patrimonio del organismo 2
Tareas Básicas de los Principales Procesos Administrativos 4. Administración de Recursos Humanos 1. Administración y Control del Personal Realizar la supervisión y el control de movimientos de personal Controlar los conceptos por los que se realizan los pagos y descuentos. Registrar y custodiar la información sobre el personal. Sabe realizarla Con Sin Ayuda Ayuda Desea Aprenderla Puede Enseñarla 2. Capacitación y desarrollo. Diagnosticar las necesidades de capacitación. Relevar los recursos disponibles, internos y externos, para organizar actividades de capacitación. Planificar y ejecutar el Plan Anual de Capacitación. 5. Atención al Público y Gestión de Documentación 1. Despacho y Procedimiento Normativo. Efectuar el control técnico y administrativo en la elaboración y tramitación de documentación sustantiva. Proyectar normas legales y actos administrativos. 2. Mesa de Entradas y Salidas. Ingresar, clasificar, controlar, registrar y derivar documentación administrativa. Registrar las normas legales generadas en el área. Archivar y tramitar el archivo de actuaciones. Trasladar documentación con su correspondiente remito de control 3. Información al Público. Organizar y mantener actualizada la información de la organización para orientar al público. (área del GCBA y CGP) Recibir sugerencias y o quejas de los vecinos sobre los servicios y canalizar su tramitación. Asesorar a los vecinos sobre tramitaciones 4. Recepción y Derivación de Reclamos Ingresar reclamos en el sistema Clasificar y derivar reclamos al satisfactor Realizar el seguimiento de actuaciones derivadas al satisfactor. Confeccionar estadísticas quincenales y mensuales para el Control de Gestión. Recepcionar documentación de los satisfactores con la solución para darle de baja en el sistema de reclamos en forma diaria. Confeccionar informe con el estado de los reclamos en forma diaria. 6. Gestión Socio Cultural Realizar la atención y derivación de las demandas sociales. Conocimiento sobre formación de redes sociales e 3
institucionales. Elaborar proyectos conjuntos con organizaciones comunitarias. Organizar actividades culturales y comunitarias. Coordinar mediaciones comunitarias. Elaborar diagnósticos de situación social y comunitaria a nivel local. Trabajar en conjunto con organizaciones no gubernamentales. 7. Gestión del Desarrollo y del Mantenimiento Barrial Programar las necesidades de obra y realizar el control de ejecución y certificación. Planificar y programar obras. Coordinar el cronograma de trabajo entre contratos de obra y recursos propios. Supervisar los cierres y las aperturas en la vía pública por parte de empresas prestadoras de servicios públicos. Redactar las especificaciones técnicas de Pliegos. Asesorar sobre habilitaciones. Programar inspecciones referidas a habilitaciones, medioambiente y obras particulares. 8. Manejo de Utilitarios para la realización de tareas de los procesos administrativos Microsoft Office 97: Procesador de textos Word Planilla de Calculo Excel Base de datos Access Presentación PowerPoint Correo electrónico Outlook 4
9. Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas Relevamiento de los circuitos administrativos y necesidades de las áreas. Análisis, Diseño, Desarrollo, Documentación, Prueba e Implementación de Sistemas. Relevamiento periódico del Hardware y Software de la Man. Mantenimiento y actualización de sistemas. Mantenimiento y actualización del equipamiento informático. Capacitación del personal acerca del manejo de los sistemas. Soporte técnico a los usuarios (Red, Sistemas Operativos, productos de informática). Instalación, configuración y tuning de redes LAN. Administración y actualización de la Red. 10. Comunicaciones Relevamiento de las necesidades de comunicaciones telefónicas de las áreas. Capacitación en correo electrónico (Outlook). Capacitación en Internet. Diseño, desarrollo y mantenimiento de Intranet. Desarrollos para Internet. Diseño, desarrollo y mantenimiento de Internet. Relevamiento las necesidades de comunicaciones de datos de las áreas. Otras tareas Para la construcción de la Base de datos por competencias se utilizó el programa Access y un diseño de bases relacionales. Una que posibilita el registro de los programas, cursos, encuentros y/o otras formas de capacitación organizadas por la Coordinación Técnica o por otros organismos por ella reconocidos. Otra, centrada en el agente, que digitaliza la encuesta de potencial, posibilitando la identificación de necesidades de capacitación y de potenciales postulantes a nuevos cargos de gestión así como a potenciales instructores en tareas de capacitación. La tercera es un curriculum operativo y datos personales que permite visualizar su trayectoria y la que sigue recorriendo. La actualización se realizará, además de las fuentes sistemáticas que se detallan más adelante, a través de la autoevaluación con el completamiento anual de la planilla de relevamiento. Esta instancia permite la dinamización de la oferta de competencias de los agentes, quienes podrán incluir aprendizajes realizados dentro y fuera del circuito de capacitación de la Subsecretaria. Posibilita la inclusión de saberes que requerirían un esfuerzo complementario de relevamiento. Falivene, G. (2000) Fortalecimiento de los recursos humanos en el programa de descentralización del Gobierno de la ciudad de Buenos Aires. Ponencia presentada en el V Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Santo Domingo, Rep. Dominicana, 24-27 Oct. 2000. 5