Betta Global Systems Sistema de Aduanas Preparandose para una Auditoria Revisado el 2 de Febrero del 2006 Preparandose para una Auditoria Pagina 1 de 11
La información en este documento es proporcionada solo para uso como consulta, esta expuesto a cambios sin previo aviso. Betta Global Systems no asume responsabilidad por errores o palabras inapropiadas que aparezcan en este documento. El software descrito en este documento esta protegido bajo licencia, y puede ser solo usado y copiado respetando las licencias descritas. Betta Global Systems, el logotipo, logotipo de Millennium, son tratados de Betta Global Systems todo software mencionado (y logotipos) son tratados de sus propias compañías. Preparandose para una Auditoria Pagina 2 de 11
Preparándose para una auditoria Todos sabemos que la autoridad esta haciendo visitas domiciliarias para comprobar el uso de un sistema de control de pedimentos, es importante tomar en consideración algunos puntos para estar preparados cuando se nos requiera. Procedimientos diarios Preventivos 1) Todos los pedimentos deberán estar registrados y auditados en Millennium Esto significa que debe haber procedimientos de revisión de los pedimentos de los agentes aduanales antes de su pago, y la información debe de concordar 100% con la información que Millennium tenga registrada. Las auditorias se basan en la información del SAT,de manera que este punto es el más crítico. En caso de que el agente aduanal o el almacén del lado americano prepare físicamente el documento para el cruce, es muy importante que esta información este igual a la que Millennium tiene, debe ponerse mucha atención a los siguientes campos: a. Numero de la parte b. Descripción en ingles (de la parte) c. Descripción comercial en español (SICEX o de los permisos de la S.E.) d. Fracción arancelaria e. Cantidad en unidades de la parte (FT,GA,LB, etc.) f. Cantidad en unidades comerciales (UMC del pedimento) g. Costo unitario en Unidades comerciales (UMC del pedimento) h. Cantidad en unidades de la tarifa (UMT de la fracción arancelaria) i. País de origen j. Tipo de tasa usada (TLC, PPS, Rva, IGI) k. Tipo de TLC (TLCAN, TLCUE) l. Sector (PPS) m. Tasa (%, $ o mixto) Si esta información no esta declarada en el documento usado para la importación, entonces la empresa queda a expensas del agente aduanal al momento de la elaboración del pedimento, ya que será muy difícil auditarlo, sobre todo si el volumen de las partes es considerable. El agente aduanal también es presionado para el cruce de las mercancías, de manera que si todo se hace manualmente, el margen de error es grande, ya que lo que importa es primero cruzar y después se averigua. Un problema común con los agentes aduanales, es que la unidad comercial varié de un pedimento a otro de una misma mercancía (ayer lo importaron como piezas, hoy como MtL, etc.), esto se debe de eliminar y poner procedimientos de revisión. Otro problema es que se importan Preparandose para una Auditoria Pagina 3 de 11
como piezas (UMC-unidad de medida comercial), materiales los cuales se consumirán en porciones, por ejemplo; Maderas, laminas, telas, etc. Estos se deben de importar ya sea en KG, M2, o metros lineales, dependiendo del material. Si el agente aduanal o el almacén preparan el documento, ellos deben de tener un listado o un sistema para la generación de la factura para el cruce, el cual cumpla con los datos arriba mencionados. Todos estos detalles son responsabilidad 100% del importador, ya que las empresas son las que serán auditadas, los agentes aduanales deben de proporcionar las herramientas necesarias para que los cruces sean mas rápidos y con un mínimo margen de error, la manipulación de la información es la principal causa de los errores, es por eso que se debe de trabajar mucho en la automatización de los procesos. 2) De preferencia, el documento para importar se debe de generar con información de la base de datos de Millennium (directamente), esto le ahorrara muchos dolores de cabeza a la empresa al momento de una auditoria, en el caso de que no sea así, la información utilizada debe estar sincronizada con la de Millennium (igual), y después de esto, por medio de un archivo ASCII, esta información debe ser alimentada a Millennium (para eliminar errores de captura). 3) Para el mantenimiento diario de los catálogos, ya sean partes, costos, estructuras de materiales (BOMS), etc. Se deberá utilizar procedimientos automáticos de actualización, los cuales lean la información de las bases de datos de los sistemas de manufactura, y actualicen a Millennium de manera automática y en forma diaria (madrugada). Millennium tiene múltiples formatos ASCII para este tipo de operaciones. 4) Para la generación de la factura de exportación (salida), también se recomienda su elaboración automática por medio de archivos ASCII, los cuales los genere el sistema de producción, utilizando las órdenes de ventas. Todo esto, para eliminar al máximo la captura manual. 5) Tanto el pedimento de importación, así como el de exportación, se deben de generar en formato ASCII para su envió a los agentes aduanales, Millennium lo hace y es algo que la empresa debe de implementar. Este punto es crítico, ya que minimiza los errores del agente aduanal, y agiliza la presentación y pago de los pedimentos. Procedimientos Correctivos (Generación de Saldos) Los saldos es el talón de Aquiles en las empresas que realizan operaciones de comercio exterior, es algo muy complicado de tener, y esto se debe básicamente a los siguientes factores: 1) El depto. de aduanas por lo general pertenece al depto. de materiales, esto desde nuestro punto de vista tiene sus desventajas, ya que para el depto. de materiales todo urge para un día anterior, y esta bien, Preparandose para una Auditoria Pagina 4 de 11
pero algunas veces se olvidan de las implicaciones fiscales por las presiones del día a día. Una práctica sana seria que este depto. fuera parte del depto. de finanzas, ya que su función es mas fiscal. 2) Muchas empresas pagan los impuestos de las materias primas foráneas (en la entrada), y con esto evitan la determinación de contribuciones. 3) Si la empresa es de nueva creación, y no se tienen saldos al día, lo recomendable es: a. Depurar (revisar) correctamente los catálogos de Millennium (Manual de datos básicos para importar y exportar) b. Imprimir el reporte de Fact.Conv.Comerciales, de UTILERIAS/Auditorias, también el de Fact.Conv.Tarifa, estos reportes revisan la información capturada en las partes, con respecto a estos dos factores, nos reportan los datos ilógicos, pero también corrigen los que estén incorrectos, de manera que si se vuelve a imprimir, el reporte puede salir diferente al 1ro. Esta revisión es critica antes de iniciar a usar Millennium, ya que revisa las unidades comerciales las cuales serán usadas para las descargas, también estas unidades se usan para la facturación y para la generación de los pedimentos de importación y exportación. c. Capturar todas las facturas de importación y exportación (desde la fecha inicial) d. Capturar los números de pedimentos, su fecha de pago y su tipo de cambio (mas otros datos que pide Millennium) e. Calcular todos los pedimentos (M.N.) f. Comparar los pedimentos de Millennium contra los pedimentos físicos g. Modificar en Millennium las facturas que sean necesarias, de acuerdo a la revisión anterior h. Implementar rutinas de automatización (ASCII) i. Implementar procedimientos de revisión de pedimentos (antes de su pago) j. Alimentar al sistema las estructuras de los productos (BOM) con sus respectivas fechas de efectividad k. Imprimir el reporte de Partes importadas sin cantidades en BOM, esta en UTILERIAS/Auditorias. Este reporte imprimirá todas las partes que se están importando y no se están descargando, por lo tanto serán pedimentos vencidos. Estas partes hay que agregarlas a los BOMS, o si fueron muestras, buscar la manera de descargarlas. l. Imprimir el reporte de P.T. exportados sin BOM, estos son productos terminados que se exportaron y no cuentan con una estructura de materiales (BOM), hay que capturarlos. Preparandose para una Auditoria Pagina 5 de 11
m. Descargar (Afectar) los pedimentos por un periodo de un mes, si da incidencias, imprimirlas. n. Analizar las incidencias, en caso de que haya habido. Las incidencias son cantidades de materiales los cuales no se pudieron descargar, por causa de saldos insuficientes a la fecha de la exportación, hay varios motivos por las cuales suceden; 1) Intercambio de partes En este caso, usaremos partes alternas, si no hay saldo de una, que descargue de otra(s). Entrar a CATALOGOS/Proceso/Partes Alternas, se captura la parte de la incidencia, y sus partes alternas a descargar., 2) Partes sin descargas debido a compras nacionales Estas partes por lo general son materiales de empaque, los cuales se compran en el país pagando IVA (sin pedimento), se pueden eliminar estas incidencias modificando los datos de la parte (hay una opción de marcar la parte como mercancía nacional) y 3) Incidencias debido realmente a falta de material Estas se pueden deber a errores en las entradas de mercancías, digamos que se declararon 1000 piezas, pero en realidad llegaron 10,000, el sistema solo tiene registradas 1000 piezas, pero producción tiene saldo de mas. Este punto también se puede deber a que el saldo de la parte (en Millennium) este incorrecto. o. Una vez corregidas las causas de las incidencias, se hace UNDO (SALIDAS/Movimientos/Afectar pedimentos/undo por rango de fechas) al mes que se descargo, y se vuelve a descargar el mismo mes y se revisan los resultados. p. Este proceso se debe de repetir por los meses subsiguientes, si todo lo anterior se hizo correctamente, las incidencias deben de ser mínimas. q. Con esto podemos llegar a tener saldos al día. 4) Si la empresa tiene ya bastante tiempo trabajando, y a la fecha no tiene saldos, hay varias opciones: I - Capturar toda la historia desde un inicio (recomendable, pero poco práctico) II - Capturar todo a partir de una fecha de inicio, sin contar con saldos iniciales III - Capturar todo a partir de una fecha de inicio, contando con saldos iniciales IV - Capturar todo a partir de una fecha de inicio, contando con un inventario físico como saldos iniciales Para todos los opciones (I-IV), aplican los incisos del punto 3) de la a)-l). Preparandose para una Auditoria Pagina 6 de 11
Lo que cambiara, será la manera como se generaran los saldos iniciales. Opción I - Lo debe de decidir la empresa, es complicadísimo y muy tardado, depende del número de periodos anuales. Opción II No hay saldos iniciales, la única manera de generarlos es descargar un tiempo razonable, y las incidencias que marque (marcara muchas, ya que no hay saldo iniciales), capturarlas como saldos iniciales. Antes de hacerlo, se debe hacer un UNDO al periodo descargado. Opción III Los saldos iniciales se deben de capturar como entradas, antes de iniciar las descargas del inciso m) del punto 3) Opción IV Se debe de capturar en Millennium un numero razonable de pedimentos,de adelante hacia atrás, tomando como fecha de inicio, la fecha inicial de la captura de las entradas y salidas, por ejemplo, si se decide iniciar el 1/ene/2000, entonces, se deberán capturar en Millennium los pedimentos de entrada de dic/1999 hacia atrás, por un tiempo razonable el cual cubra el inventario físico. Este inventario físico se captura en Millennium, ya sea en forma manual (UTILERIAS/Saldos/Inventario físico), o en forma de archivo ASCII (UTILERIAS/ASCII/Captura/Inventario físico). Los pedimentos de entrada se deben capturar en: UTILERIAS/Saldos/Inventario físico/datos generales (entradas) Esta opción es para capturar los números de los pedimentos UTILERIAS/Saldos/Inventario físico/partidas de las entradas Partes de las facturas El siguiente paso, es generar los saldos iniciales a partir del inventario físico, utilizando los pedimentos capturados, digamos, si el inventario muestra un saldo de 1000 tornillos de la parte X, y los pedimentos muestran un saldo de 10,000, Millennium solo tomara 1000 tornillos de los pedimentos de dic/1999 hacia atrás, utilizando los pedimentos necesarios que cubran la cantidad de 1000 piezas. Este proceso se ejecuta en: UTILERIAS/Saldos/Inventario físico/conversión a saldos iniciales Preparandose para una Auditoria Pagina 7 de 11
Procedimientos de Automatización/Integración El establecer procedimientos de automatización y de integración es la clave para la eliminación de errores y sobre todo para la agilización de los cruces. A continuación explicamos como puede hacerse todo esto desde Millennium. Importaciones La captura electrónica (no manual), puede hacerse de dos maneras: 1) Por medio de archivo ASCII generado de un lector de código de barras. Esta opción es para aquellas empresas que en su almacén de recibo del lado americano, tienen la posibilidad de leer por medio de un lector óptico, las etiquetas de las tarimas, las cuales traen el código de la parte y la cantidad en códigos de barra. Todas las pistolas lectoras, pueden generar un archivo ASCII con esta información, este archivo es el que Millennium usa para su integración con la base de datos. Esta opción se puede acceder en el modulo de ENTRADAS/Movimientos/Barcote Upload 2) Por medio de archivo ASCII generado por el usuario o enviado por el proveedor. Esta opción tiene varios formatos, esta opción se puede acceder en el modulo de ENTRADAS/Movimientos/Importar archivo ASCII Ambas opciones integran de una manera electrónica los movimientos de las importaciones, agilizando y minimizando el margen de error. Exportaciones De igual manera, las exportaciones se pueden hacer de las mismas maneras que las importaciones, por medio de la lectura de códigos de barra del depto. de embarque, o por medio de un archivo ASCII generado por el sistema de almacén (orden de embarque). Estas opciones son: 1) Por la lectura de códigos de barra Modulo SALIDAS/Movimientos/Barcode Upload 2) Por archivo ASCII Modulo SALIDAS/Movimientos/Generar salida de archivo ASCII. Esta opción cuenta con múltiples formatos. Integración automática con los agentes aduanales Americanos Millennium tiene implementado dos formatos ASCII de sistemas de aduanas americanos, uno es el MAIN de UPS y el otro es el RBSystems, para Preparandose para una Auditoria Pagina 8 de 11
ambos formatos hay que llenar muchos campos en Millennium, tanto en las partes, empresas de facturación, agentes aduanales americanos, transportistas y parámetros de los módulos de entradas, salidas y equipo. Esta integración es crucial para las empresas que tienen mucho volumen, ya que agiliza enormemente el cruce y la generación automática del ENTRY, lo cual ayuda muchísimo para le reconciliación anual (Cost Submission). Si la empresa esta sujeta al pago de las contribuciones por motivos del art. 303 del TLCAN, la declaración de fracciones arancelarias, países y aranceles en las facturas americanas se vuelve critica, ya que de lo contrario es prácticamente imposible hacer este calculo. De igual manera, es muy importante la revisión de los ENTRYS contra Millennium, similar a la revisión de los pedimentos contra Millennium. Generación de los pedimentos por medio de formatos ASCII Millennium tiene el procedimiento para generar un archivo ASCII de cualquier pedimento, por el momento solo se tiene el formato del sistema SP2K de www.vanguardiatec.com.mx, la ventaja es que esta empresa esta dedicada 100% a su producto, y constantemente publica cambios a su formato ASCII por Internet. Esto se debe de trabajar en conjunto con el agente aduanal Mexicano, y es critica su implementación, ya que esto le minimizara el margen de error en los pedimentos. Este proceso es previo al pago del mismo, y el procedimiento debe ser: 1) El agente aduanal debe de proveer el tipo de cambio al cual será pagado el pedimento (a la empresa) 2) La empresa debe de calcular el pedimento (en Millennium) con el tipo de cambio recibido 3) La empresa debe enviar al agente aduanal el archivo en ASCII del pedimento calculado 4) El agente aduanal debe integrar este archivo en ASCII a su sistema de pedimentos (para eliminar la captura manual) e imprimirlo, y hacerle las modificaciones pertinentes (información adicional faltante) 5) El agente aduanal debe enviar a la empresa copia del pedimento para su revisión y autorización 6) La empresa debe de revisar el pedimento (enviado por el agente) contra el de Millennium, este debe de concordar 100%, de lo contrario, debe informar al agente aduanal de las modificaciones o correcciones que deben de hacerse 7) El pedimento deberá pagarse (por el agente aduanal) hasta que este 100% igual al de Millennium Este procedimiento asegurara que la información del SAT este igual a Millennium. Preparandose para una Auditoria Pagina 9 de 11
Actualización automática de bases de datos (Integración) Se pueden automatizar las siguientes funciones: 1) Partes nuevas y sus costos unitarios Esta opción esta en el modulo de UTILERIAS/ASCII/Captura/Catálogos/Partes. Tiene múltiples formatos. 2) Costos de manufactura de los productos terminados Esta opción esta en el modulo de UTILERIAS/ASCII/Captura/Catálogos/Costos de manufactura. También con varios formatos. 3) BOMS Esta opción esta en UTILERIAS/ASCII/Catálogos/BOMS. Cuenta con múltiples formatos. Estos procesos automatizados, deben incluir, por el lado de la empresa, un proceso desarrollado por su depto. de sistemas, el cual accese la base de datos de manufactura (MRP/ERP), y saque la información de acuerdo al formato seleccionado del modulo de UTILERIAS, y deje la información en ASCII de acuerdo al formato, el siguiente paso es automatizar cada uno de las tres opciones anteriores, por medio de un programa de automatización, los cuales se pueden adquirir en INTERNET a un precio menor a $50.00 dólares, uno de ellos, muy poderoso es el winscheduler, el cual se puede conseguir en la dirección de Internet www.pitrinec.com/winscheduler.htm Este programa lo que hace es simular que una persona teclea en una computadora, y graba todo lo que la persona teclea, por ejemplo, si sabemos que un reporte dura mucho en imprimirse, y lo ocupamos todos los lunes por la mañana, entonces, podríamos usar este programa para programarlo que todos los domingos a las 12:00AM (madrugada), se genere e imprima dicho reporte, o para que todos los días, durante la noche, automáticamente se copie la información de algún sistema en particular (BACKUP). En el caso de nuestro sistema, se tendría que hacer lo siguiente: 1) Desarrollar el programa que lea de la base de datos de manufactura para sacar la información correspondiente al formato deseado. En el caso de los puntos anteriores, tendrían que ser tres desarrollos independientes. Este desarrollo lo tiene que hacer el personal de sistemas de la empresa. 2) Usar el winscheduler (opcional) para escribir las instrucciones a automatizarse (script). 3) Programar los procesos automatizados (scripts) para ejecutar en un fecha y hora dadas. Ejemplo: a. Ejecutar el proceso automatizado (el de partes, por ejemplo) b. Este proceso ejecuta el programa desarrollado por la empresa para leer los catálogos de manufactura y Preparandose para una Auditoria Pagina 10 de 11
extraer la información de las partes y dejarlo en el formato de millennium previamente definido. c. Se accesa a Millennium, se selecciona el modulo de UTILERIAS y se ejecuta el formato deseado, este proceso tomara el archivo ASCII del inciso b) y lo integra a Millennium Todos estos pasos, son responsabilidad de la empresa, Millennium provee los formatos que las empresas requieran sin costo adicional. Preparandose para una Auditoria Pagina 11 de 11