Informe del Estudio de Auditoría a la Embajada y Consulado de Costa Rica en Canadá Contenido 1. Introducción:... 2 1.1. Origen... 2 1.2 Objetivo General... 2 1.3 Objetivos Específicos... 3 1.4 Metodología... 3 1.5. Alcance... 4 1.6 Antecedentes... 4 2. Resultados... 7 2.1 De los planes de trabajo... 7 2.2 De los Bienes Patrimoniales... 9 3. Conclusiones... 11 4. Recomendaciones... 12 4.1 Al Señor Ministro... 12 4.2 Al Señor Embajador de Costa Rica en Canadá... 12 4.3 A la Dirección General de Política Exterior... 12 4.4 A la Jefatura de la Proveeduría Institucional... 13 1
Informe del Estudio de Auditoría a la Embajada y Consulado de Costa Rica en Canadá 1. Introducción: 1.1. Origen El estudio corresponde a una de las actividades programadas en los Planes Anuales de Trabajo de la Auditoría General 2011 y 2012. Se fundamenta lo establecido en la Ley General de Control Interno, artículo 22 inciso a) Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional. La Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, en adelante la Auditoría, ha considerado conveniente efectuar evaluaciones en el Servicio Exterior, tomando en cuenta que este programa representa aproximadamente un 63.00% del presupuesto del Ministerio, así mismo según nuestra evaluación de riesgo la Embajada y Consulado General de Costa Rica en Canadá obtuvo una categoría de (alto) con una calificación de 66.55%. 1.2 Objetivo General Evaluar la eficiencia, eficacia y economicidad de la gestión en la Embajada y Consulado General de Costa Rica en Canadá 2
1.3 Objetivos Específicos Determinar si la administración y control utilizados por el Ministerio permiten una adecuada gestión en la Embajada y Consulado General. Verificar si los procedimientos de planificación, ejecución, control y seguimiento permiten alcanzar las metas y objetivos de la representación. Determinar la suficiencia de los recursos y la eficiencia en su utilización. Comprobar si los bienes patrimoniales asignados se encuentran debidamente registrados y custodiados. 1.4 Metodología Se utilizó la Ley General de Control Interno No. 8292, Normas de Control Interno para el Sector Público, Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las directrices de esta Auditoría, así como la legislación vigente que regula su gestión, con el propósito de fiscalizar el manejo de los recursos públicos. Se efectuó una visita a la Embajada y Consulado General de Costa Rica en Canadá, en adelante la Embajada, donde se efectuó una revisión de asuntos generales en los procedimientos establecidos para el adecuado control interno. Además, se recopiló información y documentos en la Dirección General del Servicio Exterior, en el Departamento Consular y en otras direcciones y dependencias del 3
Ministerio. Se efectuaron diversas pruebas de auditoría entre las que se incluyen: -Entrevista al personal diplomático. -La verificación de los activos patrimoniales. -Encuesta de evaluación del ambiente laboral. -Las condiciones del inmueble y su seguridad. -Arqueo de pasaportes y otros documentos migratorios. -La revisión del protocolo del Cónsul. -El suministro de información referente a seguros y contratos de arrendamiento de la Embajada. -Un examen de la información financiera de la misión diplomática. -Una revisión de los procedimientos establecidos para el control interno. 1.5. Alcance El estudio comprende el período del 1 de Octubre de 2010 al 30 de Setiembre de 2012, ampliándose en caso de considerarse necesario. 1.6 Antecedentes La Embajada se encuentra en la ciudad de Ottawa, Ontario, edificio 350 Sparks Street, suite 701, un lugar céntrico y de fácil acceso para los usuarios y el personal. Está situado estratégicamente por la cercanía con las restantes representaciones ya que la mayoría se encuentran dentro del perímetro. Las oficinas se localizan en el séptimo piso de un edificio seguro y nuevo (oficentro), son amplias y confortables tanto para la atención de los usuarios como al servicio del personal destacado. El inmueble es de fabricación moderna y la instalación eléctrica en apariencia ofrece 4
condiciones adecuadas para el funcionamiento y protección de los equipos de cómputo y la realización del trabajo, también ofrece seguridad ocupacional razonable ya que posee fácil acceso a salidas en caso de emergencia. La Embajada posee activos bajo la figura de leasing, tales como el equipo de comunicación compuesto por una central telefónica y sus extensiones en contrato con la empresa Bell Canadá, así como un automóvil Toyota Camry modelo 2012, en contrato con Compañía Toyota de Canadá. Se dispone de registros actualizados para el control de los ingresos y gastos, gestión política y para el servicio consular. Los registros de información históricos se guardan en un estante con llave ubicado en el sótano del oficentro, los documentos se mantienen clasificados y ordenados en cajas apropiadas para este propósito. La información electrónica se respalda de forma semanal. El mobiliario es moderno y se encuentra en buen estado, en cada una de las oficinas se cuenta con modulares, estantes y sillas para la comodidad del funcionario y atención al usuario. Dada la necesidad, se llevó a cabo las gestiones para la apertura de un consulado en la ciudad de Toronto, designándose al señor Danilo González Ramírez como Ministro Consejero y Cónsul General, según el Acuerdo Ejecutivo número 0067-2013-SE-RE del 01 de abril de 2013. Situación que se vio evidenciada en nuestra visita a las instalaciones de la Misión Diplomática cuando se observaron múltiples llamadas telefónicas solicitando servicios consulares. El Embajador Delgado Murillo manifestó que aproximadamente un 80% de la población costarricense reside en esa ciudad. Por otra parte, se ajustó el monto por concepto de gastos de oficina a USD$8.500,00 según memorándum DGSE 00309-13, del 20 de mayo 5
de 2013, que de acuerdo con nuestra revisión y análisis así como la proyección presentada por el personal de la misión diplomática se requería de este monto mensual debido al incremento de estos gastos iniciados en el segundo trimestre de 2012, período en que se concretó la nueva reubicación de la sede y la adquisición de un vehículo nuevo mediante leasing, entre otros. El gasto de alquiler aumentó en un 55 % mensual, ya que el nuevo monto es de USD$4.434,00 en comparación con los USD2.856,87 anteriores, el gasto por leasing y seguro del vehículo es por USD$622.69 mensuales y USD$200,00 por combustible. Al momento de la visita, el personal de esta misión diplomática permanente lo conforma el señor Luis Carlos Delgado Murillo, Embajador Extraordinario y Plenipotenciario, el señor Francisco José Chacón Hernández, Ministro Consejero y Cónsul General, señora Eliana Villalobos Cárdenas, Ministro Consejero y la señorita Natalia Chaves Ballestero, Consejero. Además, se hace la referencia al buen desempeño del personal en el desarrollo de sus funciones e indicar en términos generales que el control y gestión llevados a cabo son razonables y en apego a los principios de eficiencia, eficacia y economía. Las entrevistas efectuadas al personal corroboraron un ambiente laboral satisfactorio, adicionalmente manifiestan la necesidad de una mejor comunicación con cancillería sobre todo en cuanto a determinación de objetivos claros y precisos. 6
2. Resultados De acuerdo con pruebas realizadas por esta Auditoría General a la Embajada y Consulado General de Costa Rica en Canadá, se comprobó que los controles y procedimientos practicados en los períodos sujetos a estudio proporcionan una seguridad razonable en torno a su gestión, no se hallaron debilidades que fueran considerados relevantes a excepción de dos que son susceptibles a mejora y que están más asociados con este Ministerio: 2.1 De los planes de trabajo Al realizar un análisis sobre los informes de gestión emitidos por la Embajada para el año 2012, se observó gestión en la ejecución de los lineamientos, sin embargo estos informes no muestran indicadores para la cuantificación y evaluación del cumplimiento de las metas, así como la inexistencia de un cronograma de fechas de las actividades programadas y una evaluación de riesgos, situación que ha sido señalada en informes anteriores. El Departamento Diplomático emitió mediante circular DD-04-06, del 7 de junio de 2006, las instrucciones para la preparación de los planes anuales de trabajo a las representaciones de Costa Rica, no obstante adolecen de claridad en cuanto a conceptos sobre la formulación de indicadores, metas y objetivos conforme a sus actividades en el exterior. Por su parte, La Dirección General de Política Exterior emitió entre los Lineamientos del 2010-2011, los siguientes aspectos como parte de los intereses de Costa Rica en Canadá, sin embargo tampoco se logró la obtención de algún documento adicional que evidenciara la existencia de indicadores para estos lineamientos: 7
22) Canadá a) Continuar con las excelentes relaciones que ha existido entre ambas países gracias a las grandes coincidencias en materia de policiaca exterior y fomentarles mediante visitas oficiales de alto nivel, consultas política y contactos a nivel de técnicos en temas de interés mutuo. b) Colaborar con el proceso de actualización del Tratado de Libre Comercio entre ambos países, que data del año 2001 y que será revisado para aumentar el comercio y la inversión entre ambos países. La presencia empresarial canadiense incluye no solo grandes compañías, sino también, muchas empresas de pequeño y mediano tamaño. c) Aumentar la cooperación canadiense que es de gran apoyo para Costa Rica, principalmente en áreas de la educación, el multilingüismo y de la cultura, mediante el aprovechamiento del memorando sobre movilidad juvenil, para que estudiantes costarricenses puedan aprender en Canadá el inglés y el francés y canadienses el español en Costa Rica. d) Fomentar el aumento del flujo de turistas hacia Costa Rica con la pronta firma del Convenio de Cielos Abiertos entre ambos Estados. f) Ampliar la cooperación en materia de seguridad, combate al narcotráfico y crimen organizado, mediante el Programa de fortalecimiento de Capacidades para Combatir el Crimen: hacia una mayor seguridad en las Américas. g) Coordinar posiciones en temas de cambio climático y energía donde ambos países pueden tener coincidencias e intereses importantes. Los informes de gestión preparados por la Embajada evidencian la ejecución de los lineamientos antes citados, sin embargo por la ausencia de indicadores no se logra evaluar su efectividad. La Dirección General de Política Exterior debe considerar que un adecuado proceso de planificación requiere el establecer con claridad las actividades y acciones por realizarse y estrategias que permitan de manera anticipada fijar o definir el rumbo o curso de acción a seguir tomando en cuenta el uso racional de los recursos. La meta es el desempeño esperado por el indicador asociado al objetivo, la cual mide el avance y el desempeño. Al no contar con los instrumentos necesarios se imposibilita relacionar metas y su avance, tampoco permite analizar recursos, estrategias y resultados que son elementos muy importantes para la evaluación y rendición de cuentas. 8
2.2 De los Bienes Patrimoniales Al revisar el rubro correspondiente a inventario de activos mediante muestreo, se observó que existe una aceptable relación entre el listado del SIBINET y los activos físicos en la Embajada pues fue posible localizar todos los elementos de la muestra, sin embargo, se determinó la existencia de algunos activos sin placa y otros en desuso. Los activos sin placa observados no se registran en el listado de este Ministerio y son los siguientes: Activo Estado Ubicación Silla giratoria Bueno Embajador Escritorio Bueno Embajador Mesa negra con rodines Bueno Embajador Silla de espera gris (madera) Bueno Embajador Silla de espera gris (madera) Bueno Embajador Arturito blanco de metal Bueno Recepción Cubículo Blanco Bueno Recepción Silla giratoria negra Bueno Recepción Archivo metálico 4 gavetas (blanco) Dañado Consejera Silla giratoria negra vinil y tela Bueno Consejera Mesita metálica de vidrio (gris) Bueno Consejera Estante de madera 5 divisiones Bueno Cónsul Archivo de madera 4 gavetas Bueno Cónsul Como se mencionó, durante la observación física se determinó que existen algunos activos en desuso, los cuales se encuentran en buen estado, pero se mantienen en una bodega. De acuerdo con la encargada de activos Eliana Cárdenas, esta situación se presenta por falta de espacio en las oficinas. Entre los activos en desuso tenemos los siguientes: 9
Activo Placa Estado Mesa Redonda 30214 Bueno Archivo metálico Beige 4 30183 Regular gavetas Perchero de metal negro 30220 Bueno Perchero de madera café 31230 Bueno Escritorio de madera de color 30147 Bueno café Silla para café con computadora 4 patas de metal 30156 Bueno Silla café con 4 patas de metal 30157 Bueno Silla café con 4 patas de metal 30154 Bueno Biblioteca de madera 30218 Bueno Aspiradora Bissell 204-0000613 Regular El Señor Embajador manifestó que estos bienes se encuentran en buen estado y pueden ser aprovechados por alguna institución, sin embargo, debido a la situación económica del país es difícil encontrar una institución con necesidades de este tipo de activos, por lo que una donación es poco viable. La Dirección del Servicio Exterior en conjunto con el Embajador de Costa Rica en Canadá, deben analizar la viabilidad de aprovechar los activos en desuso hacia otro lugar, tomando en cuenta que el Reglamento para el registro y control de bienes de la Administración Central en su artículo 22 denominado Traslado de bienes entre dependencias de un mismo órgano brinda esa posibilidad. Al respecto el citado artículo establece lo siguiente: Para el traslado de bienes de una dependencia a otra del mismo órgano, los bienes deben ser declarados en desuso, por lo que se debe cumplir con los siguientes requisitos: a) Autorización expedida por el superior jerárquico, con base en la solicitud, y aceptación de las dependencias interesadas; b) Levantamiento y firma del acta; c) Entrega física de los bienes a la oficina receptora; d) Registro de los datos en el Sistema Informático de Administración de Bienes; e) Comunicación de lo actuado a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa. Adicionalmente se debe coordinar con la encargada de bienes institucional para poner la placa a los activos que carecen de dicho requisito y registrarlos en el listado de este Ministerio. 10
3. Conclusiones 3.1 La Embajada y Consulado General de Costa Rica en Canadá cuenta con medidas de control relativas a su ámbito de acción, suficientes y válidas. Mantiene un estilo de gestión en cuanto a mecanismos y procesos que le facilita su buen desempeño. Además, se hace la distinción al buen desempeño del personal en el desarrollo de sus funciones e indicar en términos generales que el control y gestión llevados a cabo son razonables y en apego a los principios de eficiencia, eficacia y economía. Las entrevistas efectuadas al personal corroboraron un ambiente laboral satisfactorio. 3.2 Los planes de trabajo e informes de gestión presentan las mismas limitaciones de otras misiones diplomáticas, no se ajustan a las directrices y regulaciones en materia de planificación estratégica, particularmente por que la Dirección General de Política Exterior no ha logrado incluir los instrumentos de evaluación en sus lineamientos. 3.3 Posee bienes patrimoniales en buen y regular estado pero que no son de su utilidad, por otra parte algunos de estos bienes presentan limitación en cuanto a su identificación. 11
4. Recomendaciones 4.1 Al Señor Ministro 4.1.1 Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para que se pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a esta Auditoría General sobre los resultados obtenidos. 4.2 Al Señor Embajador de Costa Rica en Canadá 4.2.1 Tomar las acciones necesarias para aquellos bienes que no tienen identificación mediante el plaqueo de conformidad con las regulaciones afines al control de bienes patrimoniales. (Ver punto 2.2) 4.2.2 En conjunto con la Dirección General de Servicio Exterior, valorar la posibilidad de aprovechar al menos aquellos activos en buen estado pero en desuso para que sean aprovechados de conformidad con las directrices emitidas por la Dirección General de Servicio Exterior. (Ver punto 2.2) 4.3 A la Dirección General de Política Exterior 4.3.1 Llevar a cabo las acciones necesarias para que se incluyan en el Plan Anual de Trabajo e informes de Gestión las metas e indicadores que permitan cuantificar y evaluar su cumplimiento, con la respectiva especificación de conceptos, así como cronogramas y evaluaciones de riesgos que puedan limitar el alcance de los objetivos. (Ver punto 2.1) 12
4.4 A la Jefatura de la Proveeduría Institucional 4.4.1 Coordinar con la Dirección General de Servicio Exterior para completar el proceso de identificación y registro de los activos ubicados en esta Embajada y se disponga de un inventario de bienes totalmente actualizado. (Ver punto 2.2) 13