1. Propósito y Alcance: Describir el proceso de Gestión de Donaciones y Comodatos con la finalidad de coordinar y establecer los lineamientos a seguir. Este instructivo es aplicable para todos los procesos que interactúa n con el mismo. 2. Definiciones: Sesión Cabildo Dictamen Técnico Factibilidad de Donación Libertad de Gravamen Reunión de los integrantes que conforman el H. ayuntamiento de Cajeme, en la cual se analizan diferentes propuestas e iniciativas que conllevan al beneficio de la ciudadanía. Personas que integran el H. Ayuntamiento de Cajeme, como lo son Presidente Municipal, Sindico Procurador y Regidores. Diagnostico referente a la situación que guardan los terrenos propiedad del Ayuntamiento de Cajeme. Oficio en el cual determinan si el Ayuntamiento de Cajeme puede dar en donación y/comodato un terreno. Certificado que expide el Registro Publico en el cual determinan según búsquedas que la propiedad en mención está afectada o no por algún tipo de gravamen hipotecario o situación jurídica. 3. Responsables: SM A DDU DCM SA CAB RPP Sindico Municipal Jefe de Solares Asesor Jurídico de Sindicatura Dirección de Desarrollo Urbano Dirección de Catastro Municipal Secretaria del Ayuntamiento (Director Jurídico de Ayuntamiento) Cabildo Registro Publico de la Propiedad Página 1 de 6
4. Diagrama de Flujo: Página 2 de 6
5. Descripción de Actividades: 5.1 AV 5.2 5.3 Proporcionar requisitos para solicitud de Donación y/o Comodato: Se presentan diversas instituciones a solicitar terreno en donación o comodato, con el fin de cubrir la necesidad de un proyecto que beneficiara a los cajemenses. Se les proporciona formato de requisitos, a continuación se mencionan: Cuando la petición no se contraponga con lo previsto al artículo 200 Fracción I y II de la Ley de Gobierno y Administración Municipal. Solicitud por escrito mencionando: Objetivo de la Donación y/o Comodato, así como Los beneficios que Brindara a la comunidad, esto es el impacto social. Superficie requerida Localización. Presentar proyecto por escrito. Acreditar el flujo de recursos con los que se desarrollara dicho proyecto. Acta constitutiva la cual deberá estar registrada mínimo 2 años de anterioridad (No se atenderán solicitudes de personas físicas). La institución tendrá que comprobar que se tiene operando como mínimo 2 años. En caso de ser Asociación religiosa, presentar certificado de procedencia emitido por la Secretaría de Gobernación. Recibo de pago del Certificado de Libertad de Gravamen. Una vez reunido los requisitos anteriores y aprobados la donación por cabildo, la institución beneficiada deberá pagar la Publicación de dicha donación en el Boletín Oficial. Registro de Expedientes: Ya presentados los requisitos se registra en Índice de expedientes y se asigna un número de control con la finalidad de atender los avances que se obtienen de las solicitudes. Solicitud de información a las áreas que interactúan en este proceso: Se elabora memorándum dirigido a Desarrollo Urbano solicitando Dictamen Técnico en cual se indica si existe factibilidad de donar y/o dar en comodato terreno propiedad del Ayuntamiento; si esto es posible deberán de elaborar croquis de localización y proporcionar Boletín oficial en el cual se menciona las áreas de equipamiento susceptibles de donación. vez obtenido el dictamen técnico y el croquis de localización se Página 3 de 6
5.3 SA CAB 5.4 CAB elaboran memorándum dirigido a Catastro solicitando el valor catastral del terreno indicado. Con el dictamen técnico, croquis de localización y el valor catastral se solicita al Registro Publico un certificado de libertad de gravamen, certificado que la institución solicitante deberá efectuar un pago por la expedición de este documento. Es importante informarles a los solicitantes que el efectuar el pago por este requisito, el Ayuntamiento de Cajeme no se compromete en aprobar su petición. Propuesta de Donación y/o Comodato al Ayuntamiento de Cajeme: Una vez completo el expediente, se elabora oficio dirigido a la Secretaria del Ayuntamiento con la finalidad de que las propuestas a donación y/o comodatos sean incluidas al orden del día en sesión de cabildo. El área jurídica de la Secretaria del Ayuntamiento deberá analizar y dar seguimiento a las solicitudes planteadas por Sindicatura Municipal. La Secretaria del Ayuntamiento facilita el acta de los acuerdos tomados en sesión de cabildo para su firma y posterior publicación en Boletín Oficial. Aprobadas las donaciones y/o comodatos, la Secretaria del Ayuntamiento promueve la publicación en el Boletín oficial, misma que la Institución beneficiada deberá realizar un pago por su publicación. El área jurídica de la Secretaria del Ayuntamiento analiza el Contrato de Donación y/o Comodato para la firma del Presidente Municipal, Sindico Procurador, Secretario del Ayuntamiento y el representante legal de la Institución beneficiada. Resolución de las propuestas: Sindicatura Municipal fotocopia 25 juegos de expedientes propuestas para Donación y/o Comodato para cada uno de los integrantes del cabildo. Sindicatura Municipal expone una a una las solicitudes de Instituciones que solicitan la donación y/o Comodato de Terrenos propiedad del Ayuntamiento, así como los beneficios que brindaran a la comunidad cajemense. El Ayuntamiento de Cajeme (cabildo) analiza las propuestas planteadas por Sindicatura Municipal. Cada uno de los integrantes del Cabildo comunica su voto para dar la resolución final, mediante mayoría calificada. Autorizada la Donación y/o Comodato del Terreno solicitado, se le informa a la Institución beneficiada la respuesta a su solicitud. La Sindicatura Municipal promueve ante Desarrollo Urbano la fecha de entrega física del terreno donado y/o en comodato. Página 4 de 6
S A DCM RPP Una vez entregado físicamente el terreno la Institución beneficiada solicita se formalice la Donación y/o Comodato, por lo que deberá proporcionar lo siguiente: Representación legal notariada. Acta constitutiva registrada. Croquis oficial de Localización. Recibos de agua y predial (al corriente con sus pagos) Boletín oficial en donde se menciona la donación y/o comodato. Presentados los requisitos se inicia con la elaboración del Contrato de Donación y/o Comodato dos originales y una copia. Una vez elaborado el contrato de Donación y/o Comodato, se envía a la Secretaria del Ayuntamiento para que se examine y se hagan los cambios y anotaciones correspondientes; Sindicatura Municipal hace las correcciones necesarias y se promueven las firmas del Presidente Municipal, Sindico Procurador, Secretario del Ayuntamiento y el representante legal de la Institución beneficiada. Sindicatura Municipal elabora seis formatos de traslado de dominio y se envía a catastro para revisión y pago correspondiente equivalente al 2.00 % del valor del terreno, quedando dos formatos de traslado en catastro (este pago deberá realizarlo la institución beneficiada). Sindicatura Municipal envían tres juegos del contrato de donación, croquis oficial y traslados de dominio al Registro Público de la Propiedad para la inscripción en sus libros, quedando en registro público un original del contrato y dos formatos de traslados de dominio y un croquis oficial. Sindicatura Municipal supervisa que el terreno donado o en comodato, sea físicamente ocupado en el tiempo que se dispuso en el contrato. Sindicatura Municipal facilita original del contrato de donación y/o Comodato a la institución beneficiada, la copia del contrato se archiva y se registro en libros de control Página 5 de 6
6. Referencia Documental: N/A N/A 6.1 Procedimientos: 6.2 Instructivos: 6.3 Formatos: SMU-DSO-F02.01 Formato de Registro y Seguimiento SMU-DSO-F02.02 Regularización de terrenos N/A 6.4 Anexos: 6.5 Otros Documentos de Referencia: Boletín Oficial donde se mencionan las áreas de equipamiento susceptibles a donación. Croquis oficial de localización Dictamen Técnico Certificado de Libertad de Gravamen Valor catastral Boletín Oficial donde se menciona la donación y/o comodato Traslado de dominio Hoja de Inscripción del registro ante Registro Público de la Propiedad. 7. Objetivos de Calidad: El objetivo de calidad para este instructivo es el siguiente: OBJETIVO META INDICADOR Gestionar las solicitud de terrenos en donación y/o comodato a las diferentes instituciones que lo soliciten 100 % Solicitudes recibidas Vs Respuesta de solicitudes La medición del objetivo de este instructivo será mediante el registro de los resultados de los indicadores correspondientes. Revisó Innovación Gubernamental Aprobó Jefe de Solares Página 6 de 6