DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT PAOLA CAROLINA ANGARITA CASTILLO DIEGO FERNANDO ANGARITA CASTILLO Trabajo de Grado para optar al Título de Profesional en Ciencia de la Información - Bibliotecólogo DIRECTOR: JOSÉ JULIÁN REY CORREA PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGO CON ESPECIALIZACION EN ARCHIVISTICA PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE COMUNICACIÓN Y LENGUAJE DEPARTAMENTO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN CARRERA CIENCIA DE LA INFORMACION - BIBLIOTECOLOGÍA COLOMBIA BOGOTA 2008 - I -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT Nota de aceptación: Firma Director Trabajo de Grado Firma del jurado Firma del jurado Bogotá, de 2008 - II -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT La universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de Grado, solo velará porque no se publique nada contrario al dogma y moral católicos y porque el trabajo no contenga ataques y polémicas puramente personales, antes bien, se vea en ellas el anhelo de buscar la verdad y la justicia. Reglamento de la Pontificia Universidad Javeriana, Artículo 23 de la resolución No.13 de 1964. - III -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT AGRADECIMIENTOS Con todo el amor a mis padres Luz Marina y Luis Alberto y con inmenso cariño a mi hermana y compañera de trabajo de grado Carolina, con amor especial a Dios por darme la fortaleza para llegar a este logro tan grande. Con admiración y respeto A un gran profesor como lo es José Julián, por su gran comprensión y apoyo a Martha Herrera y a mis compañeros del C.S.C. del Banco de Bogota. Diego Fernando Angarita Castillo Le agradezco inmensamente a Dios por permitirme culminar este logro en mi vida. Miles de gracias a mi preciosa familia que siempre han estado ahí y nos han apoyado en los momentos mas difíciles; gracias mamita por tu inmensidad y por todas tus noches y días que invertiste en nuestro cuidado; gracias papito por tu dedicación, sabiduría y educación eres mi héroe; Mark sin tu amor y apoyo incondicional no lo hubiera logrado, a mis hijitos que siempre me acompañaron en esos largos días junto al computador; y no puede faltar las gracias inmensas a un excelente profesor por sus valiosas explicaciones y por que puso toda su fe en nosotros, profesor Julián muchas gracias. Pitu siempre estarás en cada paso que doy, eres la otra parte de mi vida, estoy muy orgullosa de ti. Paola Carolina Angarita Castillo - IV -
CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LOS AUTORES PARA LA CONSULTA, LA REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL, Y PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA DEL TEXTO COMPLETO. Bogotá, D.C., Julio 11 de 2008 Marque con una X Señores BIBLIOTECA GENERAL Cuidad Estimados Señores: Tesis Trabajo de Grado X Nosotros: Paola Carolina Angarita Castillo, identificada, con C.C. No. 52.528.789 de Bogotá y Diego Fernando Angarita Castillo, identificado con C.C. No. 80223307 de Bogotá, autores de la tesis y/o trabajo de grado titulado DISEÑO DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT presentado y aprobado en el año 2008 como requisito para optar al título de Profesional en Ciencia de la Información Bibliotecólogo (a); autorizamos a la Biblioteca General de la Universidad Javeriana para que con fines académicos, muestre al mundo la producción intelectual de la Universidad Javeriana, a través de la visibilidad de su contenido de la siguiente manera: Los usuarios puedan consultar el contenido de este trabajo de grado en la página Web de la Facultad, de la Biblioteca General y en las redes de información del país y del exterior, con las cuales tenga convenio la Universidad Javeriana. Permitir la consulta, la reproducción, a los usuarios interesados en el contenido de este trabajo, para todos los usos que tengan finalidad académica, ya sea en formato CD-ROM o digital desde Internet, Intranet, etc., y en general para cualquier formato conocido o por conocer. De conformidad con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 23 de 1982 y el artículo 11 de la Decisión Andina 351 de 1993, Los derechos morales sobre el trabajo son propiedad de los autores, los cuales son irrenunciables, imprescriptibles, inembargables e inalienables. Firma y documento de identidad Firma y documento de identidad 1
FORMULARIO DE LA DESCRIPCIÓN DE LA TESIS O DEL TRABAJO DE GRADO TÍTULO COMPLETO DE LA TESIS O TRABAJO DE GRADO: DISEÑO DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES UNAT AUTOR O AUTORES Apellidos Completos Angarita Castillo Angarita Castillo DIRECTOR (ES) Apellidos Completos Rey Correa JURADO (S) Rojas León Apellidos Completos TRABAJO PARA OPTAR AL TÍTULO DE: Nombres Completos Paola Carolina Diego Fernando Nombres Completos Joséé Julián Gloria Profesional en Ciencia de la Información Bibliotecólogo (a) FACULTAD: Comunicación y Lenguaje Nombres Completos PROGRAMA: Carrera _X_ Licenciatura Especialización Maestría Doctorado NOMBRE DEL PROGRAMA: Carrera de Ciencia de la Información Bibliotecología CIUDAD: BOGOTA AÑO DE PRESENTACIÓN DEL TRABAJO DE GRADO: _2008_ NUMERO DE PAGINAS 192 TIPO DE ILUSTRACIONES: Ilustraciones X Mapas Retratos Tablas, gráficos y diagramas X Planos Láminas Fotografías MATERIAL ANEXO (Vídeo, audio, multimedia o producción electrónica): 2
Duración del audiovisual: minutos. Número de casetes de vídeo: Formato: VHS Beta Max ¾ Beta Cam Mini DV DV Cam DVC Pro Vídeo 8 Hi 8 Otro. Cual? Sistema: Americano NTSC Europeo PAL SECAM Número de casetes de audio: Número de archivos dentro del CD (En caso de incluirse un CD-ROM diferente al trabajo de grado): PREMIO O DISTINCIÓN (En caso de ser LAUREADAS o tener una mención especial): DESCRIPTORES O PALABRAS CLAVES EN ESPAÑOL E INGLES: Son los términos que definen los temas que identifican el contenido. (En caso de duda para designar estos descriptores, se recomienda consultar con la Unidad de Procesos Técnicos de la Biblioteca General en el correo biblioteca@javeriana.edu.co, donde se les orientará). ESPAÑOL Unidad de Tierras Rurales UNAT-- Evaluación Gestión documental--bogotá (Colombia)--Estudio de casos Organización de Archivos --Bogotá (Colombia) Ciencia de la información-bibliotecología--tesis y disertaciones académicas INGLÉS Unidad de Tierras Rurales UNAT-- Evaluation Record Managment--Bogotá (Colombia)--Case Archives Administration --Bogotá (Colombia) 3
RESUMEN DEL CONTENIDO EN ESPAÑOL E INGLES: Este trabajo de grado se desarrollo teniendo en cuenta las pautas que exige el Archivo General de la Nación ente rector de la política archivística en Colombia para establecer un Programa de Gestión Documental en la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT empresa de reciente creación que adolece de una política específica para la organización de sus documentos y que da pauta para el desarrollo y aplicación del mismo dentro de la organización. This guidance discusses the records management principles which public archives must consider important when they have to implement the policy from Archivo General de la Nación (AGN) in Colombia. We did a Records Managment sample model to design a program of Records Management in the Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT company of recent creation that havent a specific policy for the documents organization. 4
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN...VII OBJETIVOS DEL ESTUDIO...IX OBJETIVO GENERAL...IX OBJETIVOS ESPECÍFICOS...IX JUSTIFICACIÓN...X METODOLOGÍA... XV 1. UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT... 20 1.1 ANTECEDENTES... 20 1.2 OBJETO DE LA UNAT... 20 1.3 MISIÓN DE LA UNAT... 20 1.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA... 21 2. ANÁLISIS ESTADO ACTUAL DE GESTION DOCUMENTAL DE LA UNAT... 23 2.1. SITUACIÓN ACTUAL... 23 2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA... 24 2.3 FORMULACIÓN... 24 3. DISERTACIÓN TEÓRICA... 27 3.1 MARCO TEÓRICO... 27 3.1.1 Conceptos... 27 3.1.1.1 Definición de documento... 27 3.1.1.2 Definición de archivo... 28 3.1.1.3 Definición Gestión Documental... 28 3.1.2 Programa de Gestión Documental... 31 3.1.2.1 Principios fundamentales... 32 3.1.2.2 Ciclo de vida de los documentos... 33 3.1.2.3 Fases sistema de Gestión Documental... 36 3.2 MARCO NORMATIVO... 42 3.2.1 Producción de documentos... 42 3.2.2 Recepción de documentos... 43 3.2.3 Distribución de documentos... 43 3.2.4 Trámite de documentos... 44 3.2.5 Organización de documentos... 44 3.2.6 Consulta de documentos... 47 3.2.7 Conservación de documentos... 48 3.2.8 Disposición final de los documentos... 50 4. MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 54 - V -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT 4.1 RECOLECCIÓN INFORMACIÓN... 54 4.1.1 Encuestas... 54 4.1.1.1 ETAPAS DE LA ENCUESTA... 56 4.1.2 Análisis de resultados... 58 4.1.2.1 Normalización y reglamentación básica... 58 4.1.2.2 Producción de documentos... 58 4.1.2.3 Distribución de documentos... 58 4.1.2.4 Trámite de documentos... 59 4.1.2.5 Organización de documentos... 59 4.1.2.6 Consulta de documentos... 59 4.1.2.7 Conservación de documentos... 59 4.1.2.8 Disposición final de los documentos... 60 4.1.2.9 Personal... 60 4.1.2.10 Edificio y equipos... 60 4.3 DIAGNOSTICO... 61 4.4 PROPUESTA MODELO... 62 4.4.1 Producción de Documentos... 62 4.4.2 Recepción de Documentos... 63 4.4.2.1 Recepción de documentos externos... 63 4.4.2.2. Recepción de documentos internos... 64 4.4.3 Distribución de Documentos... 65 4.4.3.1 Distribución de documentos recibidos... 65 4.4.3.2 Distribución de documentos internos... 66 4.4.3.3 Distribución de documentos enviados... 67 4.4.4 Trámite de Documentos... 69 4.4.5 Organización de Documentos... 70 4.4.5.1 Archivos de Gestión... 70 4.4.5.2 Archivo Central... 72 4.4.5.3 Archivo Histórico... 73 4.4.6 Consulta de Documentos... 74 4.4.7 Conservación de Documentos... 75 4.4.8 Disposición final de los Documentos... 76 4.5 RECOMENDACIONES... 77 CONCLUSIONES... 78 GLOSARIO... 80 BIBLIOGRAFÍA... 86 ANEXOS... 89 - VI -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT INTRODUCCIÓN El rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito administrativo y organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las funciones que allí se desempeñan; es así como el archivo es un área de soporte administrativo muy importante para la gestión institucional. Sin embargo el manejo documental ha presentado una problemática histórica de planeamiento conceptual y metodológico desde sus inicios, lo cual ha desencadenado graves consecuencias al momento de recuperar la información. El acceso documental se enfrenta a un acuciante problema: la identificación, valoración y selección de imponentes masas documentales 1, lo anterior dio paso al nacimiento de la Gestión Documental comenzando con el reconocimiento de la archivística como una técnica tras la segunda guerra mundial, desde entonces diferentes propuestas y modelos internacionales como el norteamericano conllevaron a desarrollar estándares y políticas con miras a normalizar el concepto archivístico. En Colombia el Archivo General de la Nación es el ente rector de la política archivística, promotor de las adecuadas prácticas en cuanto administración de documentos y mediante el programa de Sistema Nacional de Archivos, busca plantear lineamientos de normalización de los procesos archivísticos que sensibilicen y eduquen a la sociedad de la información en la toma de decisiones dentro de sus procesos documentales como el de analizar, diseñar y desarrollar sistemas, métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, almacenamiento, 1 PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc> - VII -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT recuperación y difusión de la información, soportando de esta forma la preservación del conocimiento particularmente como patrimonio documental de la nación. La Ley 594 de 2000 (LGA) en su Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Establece que: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos., en este marco, las entidades publicas o privadas que cumplen función pública están obligadas a llevar a cabo de manera eficaz y eficiente todos los procesos archivísticos rigiéndose a la normatividad y reglamentación emanada por el Archivo General de la Nación (AGN). Teniendo en cuenta que en nuestro ámbito profesional como gestores de la Información, entendemos que el manejo documental es parte fundamental de nuestro trabajo; basándonos en esto se realizo un proceso de investigación en diferentes empresas del sector público que tuvieran necesidades específicas respecto a la gestión de sus documentos y una vez hecha esta investigación se encontró que la UNAT (Unidad Nacional de Tierras Rurales), como una Unidad Administrativa Especial del orden nacional, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, es una entidad con poco tiempo de creación y que requiere de apoyo para poder gestionar su documentación de acuerdo con la reglamentación y normatividad que estipula el Archivo General de la Nación (AGN), para este tipo de instituciones. La finalidad de este trabajo es darle a la UNAT en general un sistema de Gestión Documental que involucre a los funcionarios de la UNAT, en el desarrollo y cumplimiento de sus funciones con respecto al manejo documental de su entidad, con miras a proporcionar una herramienta estratégica para el mejoramiento del área archivística. - VIII -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT OBJETIVOS DEL ESTUDIO OBJETIVO GENERAL Diseñar un modelo de Gestión Documental para la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, modelo que fundamentado en la normatividad y reglamentación Colombiana sobre Gestión Documental sea utilizado como metodología y normalización de los procesos documentales en la UNAT. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Recolectar información sobre la historia Institucional de la UNAT, compilando disposiciones legales y actos administrativos que regulen las funciones de la UNAT con el fin de conocer sus antecedentes. Hacer un estudio de la situación actual de la UNAT, con el fin de identificar los procedimientos actuales respecto al manejo documental de la institución. Analizar, evaluar e interpretar los procesos y metodologías de manejo documental para proponer una política de gestión de documentos de conformidad con las regulaciones gubernamentales en la administración de la información. - IX -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT JUSTIFICACIÓN Una de las preocupaciones del Archivo General de la Nación, es la problemática que se presenta en los archivos del sector público colombiano debido a que éstos no presentan una adecuada normalización en los procesos de ingreso, descripción, distribución, ordenamiento y conservación. Esto se demuestra cuando realizamos la consulta a los diferentes funcionarios encargados de los archivos de las siguientes instituciones adscritas al Ministerio de Agricultura: Banco Agrario, el Fondo de Financiamiento del Sector Agropecuario- FINAGRO, el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER, EL Instituto Colombiano Agropecuario ICA, la Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria CORPOICA, la Corporación Colombiana Internacional (Agroexportación) - CCI y la Bolsa Nacional Agropecuaria BNA, en todas se llevan controles de manejo de las comunicaciones oficiales, pero no cuentan con un adecuado Programa de Gestión Documental, la gran mayoría tienen actualmente problemas con el manejo de los archivos centrales. Las empresas en la actualidad producen un gran volumen de documentos, como resultado de las decisiones y manejos administrativos que se llevan en estas; cuando éstos no son debidamente organizados, su administración es bastante complicada y compleja produciendo cuantiosas pérdidas de información que se refleja en la toma de decisiones. Debido a que las entidades públicas están obligadas por la Ley 594 de 2000, a elaborar programas de Gestión Documental, la UNAT como entidad pública en el desarrollo de sus funciones debe acojerse y elaborar un programa de Gestión Documental que refleje la actividad administrativa y archivística sustentada en la reglamentación Colombiana. Como también lo justifica la UNESCO, cuando - X -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT expresa lo referente a Gestión Documental en su programa RAMP abraza todo el ciclo de utilización de documentos, desde su creación o recepción, hasta el momento en que los documentos no son necesarios en la conducción de los asuntos corrientes de una organización o institución 2. Al observarse la disciplina archivística globalmente sobresale un acuciante problema: la identificación, valoración y selección de imponentes masas documentales, ajenas en principio a la historia, producidas por las administraciones del siglo XX. Cobrará dimensión un elemento unido de siempre al documento, pero que hasta ahora no había resaltado con entidad propia: la información. Pero en el caso del archivo, la información estará íntimamente unida al llamado documento de archivo. No obstante, esto no provoca el aislamiento de la archivística, sino muy al contrario, hace que comparta el objeto y fines con las llamadas ciencia de la información. Es decir, el archivo pasa a ser considerado como servicio de información (como las bibliotecas o los centros de documentación) que forma parte del sistema de información de un país o región. 3 todas las empresas crean, mantienen y almacenan información lo cual genera altos volúmenes diarios de documentación, que en el mayor de los casos enfrenta problemas de espacio para su almacenamiento y dudas, sobre su archivo o descarte y por ende su recuperación. El aporte principal de este modelo es dar a la UNAT los lineamientos necesarios para implementar un programa de gestión de documentos, que permita administrar la información que se produce en sus diferentes soportes haciéndose énfasis en: 2 CHARMAN, Derek. Análisis y planeamiento de la documentación: un estudio RAMP con directrices[en LINEA]. [Consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: <http://unesdoc.unesco.org/images/0006/000635/063518so.pdf> 3 PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc> - XI -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT ECONOMÍA: Charles M. Dollar 4 hace énfasis en que la gestión de documentos da beneficios económicos porque se hace frente a problema como es la duplicación innecesaria de los documentos, los costos de personal, el mantenimiento, el cuidado, el espacio de almacenamiento, los implementos de oficina (carpetas, sellos, papel, tintas y computadoras) y la tecnología de registro y recuperación contribuyen al alto costo de la información. De esta forma el disponer de un sistema de gestión de documentos reduce acertadamente los costos de la entidad. EFICIENCIA: La adecuada implementación de un programa de Gestión Documental, reduce la pérdida generada por la traspapelación de documentos, lo cual permite ahorro en tiempo y dinero a la hora de buscar un dato específico siendo mucho más fácil, productiva y rápida la recuperación de la información. PROTECCIÓN LEGAL: La Gestión Documental reduce sustancialmente problemas legales, evitando demandas por falsas acusaciones o hechos que no se pueden probar debido a que se eliminaron documentos sin tener en cuenta periodos de retención o por desconocimiento del manejo de la custodia y conservación documental necesarios en las empresas del Estado. 4 DOLLAR, C. M. Electronics records management and archives in international organizations: a RAMP study with guidelines. Paris, PGI/86/WS/12, 1986 p.19 - XII -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT CONSERVACIÓN PATRIMONIAL: Michel Roberge establece la teoría de la gestión sistemática de los documentos, afirmando que la gestión de documentos administrativos debe satisfacer en primer lugar las necesidades de la administración dando preferencia al calendario de conservación y el inventario preservando de esta manera los documentos con valor permanente 5 La Ley No. 594 de 2000 en Colombia lo ratifica en sus artículos 46, 47, 48 y 49. Y los Decretos 410-71 y 1780-90, establece que las entidades de los sectores público, privado y financiero deben conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus actividades y negocios. Por lo mencionado anteriormente los valores científicos, históricos o culturales de un documento se pueden rescatar, contribuyendo a desarrollar un futuro estructurado y bien sustentado por sus hechos importantes del pasado. También con el fin de simplificar los trámites, ejercer un adecuado control interno y darle al sector empresarial del país un sistema actualizado para su manejo y conservación de los recursos de información. De esta forma la UNAT por ser una entidad del sector público debe hacer cumplimiento a lo dispuesto por la ley; pero como se creó recientemente no cuenta con un sistema de Gestión Documental que direccione la correspondencia, el archivo de gestión, los trámites documentales. No ha desarrollado manuales de procedimientos, Tablas de Retención Documental, etc. que facilite el manejo de 5 PEIS, Eduardo; RUIZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información. p.2. [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc> - XIII -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT sus documentos. Es por esta razón que se requiere implementar un sistema de Gestión Documental, en donde se identifiquen los diferentes procesos que se llevan a cabo dentro de un archivo institucional. Este modelo esta diseñado para la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT, pero puede implementarse o servir de apoyo para crear un programa de Gestión Documental en organizaciones de la administración pública en sus diferentes niveles y en las entidades privadas que cumplen funciones públicas. - XIV -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT METODOLOGÍA Como modelo metodológico para el análisis y diseño de la Gestión Documental de la UNAT, se tendrá en cuenta la etapa de desarrollo del sistema actual, lo estipulado por la norma y el sistema propuesto. El modelo consta de tres fases: RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN: La información a recolectar es de carácter primario porque es información que se toma directamente de la fuente de información involucrada en el proceso La Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) enmarca la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos. Procesos que deben reflejarse en las Tablas de Retención Documental que identifica la UNAT de acuerdo con sus funciones y procedimientos identificando los documentos que produce y/o recibe y que de acuerdo con sus valores primarios o secundarios debe conservar. En ésta fase se recogerá la información sobre la historia institucional de la UNAT, desde su creación hasta la actualidad; se identificará y compilará lo existente en cuanto a las disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las funciones, la normatividad tanto interna como externa que afecta el desarrollo de las actividades propias de la institución, el organigrama y todos aquellos datos que sean representativos para el conocimiento amplio y profundo de la UNAT. - XV -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT Se determinará si existe o no una TRD que permita evaluar el sistema de Gestión Documental en sus diferentes etapas. Una vez se revise y estudie lo anterior, se entrevistará a los funcionarios generadores de documentos en cada uno de los Departamentos según la estructura orgánica de la UNAT. Con base en lo anterior se podrá conocer la estructura y características internas y externas de la documentación, su trámite, las normas que sustentan su origen, los criterios iniciales de valoración y retención en cada una de tres fases archivísticas (Gestión, Central o Histórico). ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Se analizará, evaluará e interpretará la información recolectada a nivel institucional para identificar, conformar, definir y ordenar los procesos documentales de la UNAT. Para ello, verificaremos el cumplimiento de las siguientes condiciones: - Centralización de la recepción y envío de los documentos. - Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. - Crear el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones. - Disponer de un reglamento de archivos para la entidad - Existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad. - Elaboración del modelo - XVI -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT ELABORACION DEL MODELO Desde la perspectiva del Acuerdo 07 de 1994 el Reglamento General de Archivos define Gestión Documental como: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. 6 El Programa de Gestión Documental en una empresa del Estado, es un conjunto de instrucciones con las que se determinan los procedimientos de administración documental al interior de cada institución, como los enunciados anteriormente. (Producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos) La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización del Programa de Gestión Documental de la UNAT, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): Teniendo en cuenta el concepto anterior se procederá a trabajar en el modelo así: Producción de documentos Recepción de documentos 6 Colombia. Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivo. 2ª. Ed. Santafé de Bogotá. 1997. p. 39 - XVII -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT Distribución de documentos Trámite de documentos Organización de documentos Consulta de documentos Conservación de documentos Disposición final de documentos - XVIII -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT - XIX -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT 1. UNIDAD NACIONAL DE TIERRAS RURALES - UNAT 1.1 ANTECEDENTES Mediante la reforma agraria el Gobierno Nacional de Colombia estableció el estatuto de desarrollo rural el cual pretende...promover y ejecutar acciones orientadas a lograr un desarrollo humano sostenible y el bienestar del sector rural, en condiciones de equidad, competitividad y sostenibilidad 7 Uno de los principales objetivos de este estatuto es establecer el Sistema Nacional de Desarrollo Rural cuya actividad esta destinada a mejorar las condiciones económicas y sociales de los habitantes del medio rural. Partiendo de allí nace la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT. 1.2 OBJETO DE LA UNAT La Unidad Nacional de Tierras Rurales, UNAT, es el instrumento de planificación, administración y disposición de los predios rurales de propiedad de la Nación, con el propósito de lograr su apropiada utilización de acuerdo con la vocación y los fines que correspondan. 8 1.3 MISIÓN DE LA UNAT Contribuir al ordenamiento sostenible de las áreas rurales mediante la administración de los predios rurales de propiedad de la nación, la identificación de su uso de acuerdo con sus características y afines. 9 7 Colombia. Congreso de la Republica. Ley 1152. Bogotá. 25 de julio 2007 8 Colombia. Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Decreto 4907. Bogotá. 21 de Diciembre 2007 9 Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT, Misión y Visión. [EN LINEA]. [consultado May 2008]. Disponible en: <http://www.unat.gov.co/index.php?option=com_content&task=view&id=12&itemid=28> - 20 -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT 1.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA Mediante el Decreto 4907 de 2007 el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural determina la estructura y funciones de la Unidad Nacional de Tierras Rurales, UNAT. La Unidad Nacional de Tierras Rurales, UNAT, tiene la siguiente estructura: Despacho del Director Oficina asesora Jurídica Subdirección de Planificación Subdirección de Administración de Bienes Rurales Subdirección Administrativa y Financiera - 21 -
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DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT 2. ANÁLISIS ESTADO ACTUAL DE GESTION DOCUMENTAL DE LA UNAT 2.1. SITUACIÓN ACTUAL De acuerdo con las funciones que debe realizar la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT y en cumplimiento de las mismas, la Unidad dentro de sus actividades diarias maneja un alto volúmen de documentos los cuales requieren de un trámite rápido, ordenado y eficiente. Actualmente la UNAT esta manejando la documentación sin utilizar procedimientos adecuados lo que ha hecho que se comience a presentar problemas en el manejo y administración de los mismos. En la UNAT se requiere implementar un Programa de Gestión Documental, que permita llevar a cabo todos los procesos administrativos y legales con la documentación que produce y tramita, de acuerdo con la respectiva normatividad que estipula el Archivo General de la Nación para este fin. La UNAT por ser una entidad de carácter oficial debe cumplir con la normatividad archivística colombiana. En la actualidad la UNAT no cuenta con un Programa de Gestión Documental, ya que es una entidad con poco tiempo de creación. Es por esta razón que es de interés crear un Modelo de Gestión Documental que facilite a la UNAT lo relacionado con este tema. Por tal motivo la información que se maneja y se manipula en la Entidad no entra dentro de las diferentes fases de archivo y tampoco tiene claridad sobre el ciclo vital de los documentos. - 23 -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT 2.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El gobierno colombiano con la Ley 1152 de 2007 (julio 25) dicta el Estatuto de Desarrollo Rural y crea la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT. La UNAT por ser una institución creada recientemente adolece de un adecuado sistema de manejo de su documentación por lo tanto requiere implementar dentro de su infraestructura medidas necesarias para desarrollar este sistema basado en el cumplimiento de las funciones asignadas por la ley. El Reglamento General de Archivos establece "Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la nación. Por lo tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso exista 10 y hace obligatoria su aplicación en todos los archivos oficiales del orden nacional, departamental, distrital municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las entidades territoriales que se creen por Ley; las divisiones administrativas y los archivos históricos especiales. 2.3 FORMULACIÓN La mayoría de las entidades deben tener políticas específicas que faciliten el manejo documental dentro de si misma y sobre todo cuando de entidades públicas se habla ya que tienen que reglamentarse a las políticas que establece un ente rector como lo es el Archivo General de la Nación, es por esta razón que la Unidad Nacional de Tierras Rurales UNAT requiere establecer un Programa 10 Colombia. Archivo General de la Nación. Reglamento General de Archivo. 2ª. Ed. Santafé de Bogotá. 1997. p. 20-24 -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT de Gestión Documental que facilite los respectivos procesos de gestión con los documentos y de esta forma evitar la producción de errores administrativos que puedan presentarse. Teniendo en cuenta lo expuesto anteriormente Podrá generarse un modelo para un Programa de Gestión Documental el cual refleje todo el ciclo vital de los documentos para la Unidad Nacional de Tierras Rurales - UNAT? - 25 -
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DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT 3. DISERTACIÓN TEÓRICA 3.1 MARCO TEÓRICO Con relación al marco teórico se va a definir la Gestión Documental, en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, su metodología, procesos, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables. Señalando la normatividad vigente y las orientaciones impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la Gestión Documental. 3.1.1 Conceptos 3.1.1.1 Definición de documento El Consejo Nacional de Archivos define documento como: "Toda expresión testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte material." 11 Según el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. 12 11 CONSEJO NACIONAL DE ARCHIVOS. Instructivo de organización básica y Gestión de Archivos Administrativos. Quito. 2005. p.47 [EN LINEA]. [consultado May 2008]. Disponible en: http://www.coalicionacceso.org/docs/archivos.pdf 12 COLOMBIA. Código de Procedimiento Civil. Artículo 252. Distintas clases de documentos. - 27 -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT El Archivo General de la Nación define el documento como: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. 3.1.1.2 Definición de archivo El Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la Nación, el cual expresa que: "Archivo es uno o más conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o información para la persona o Institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia". 3.1.1.3 Definición Gestión Documental El Archivo General de la Nación en la Ley 594 de 2000 define Gestión Documental como Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación Por otro lado la ISO (Organización Internacional para la Estandarización) define Gestión Documental como Disciplina encargada del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la forma de records. - 28 -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT Así mismo el Consejo Internacional de Archivos define Gestión Documental como área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos 13. En resumen Gestión Documental significa planeación, control, dirección, organización, entrenamiento, organización, promoción y otras actividades de gerencia que involucran la creación documental, su mantenimiento, uso y disposición en orden de archivar adecuada y apropiadamente la documentación basándose en las políticas y reglamentación gubernamental. La Universidad Inernacional de Andalucia representa la definición de Gestión Documental con el siguiente gráfico: Gráfico N.2. Definición de Gestión Documental 14 13 PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de información. p.2. [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: < www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz3.doc> - 29 -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT 3.1.1.3.1 Objetivos de la Gestión Documental: Cumplir completamente la reglamentación del Archivo General de la Nación Controlar la cantidad y la calidad de los documentos producidos en virtud de sus funciones. Establecer y mantener mecanismos de control con respecto a la creación de documentos en orden de prevenir creaciones innecesarias Simplificar actividades, sistemas, y procesos de creación documental de su uso y mantenimiento. Preservar y disponer de la información en acuerdo con los estatutos gubernamentales. Controlar los documentos desde su inicial creación hasta su final disposición. 3.1.1.3.2 Antecedentes de la Gestión Documental Después de la segunda guerra mundial a mediados del Siglo XX, de los profesionales norteamericanos nace el concepto records management que se denominara modelo norteamericano primario de gestión de documentos. El cual incluye 3 fases, fase de creación, mantenimiento /uso, y la fase de disposición/conservación. El modelo americano tenia como objetivo principal la eliminación de grandes masas documentales para incidir en el factor económico. Paralelamente se desarrollaron a nivel mundial varios modelos de Gestión Documental tales como el de Quebec: (Gestion des documents administrafifs), 14 UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA. III Maestría en Gestión Documental y administración de archivos: La Gestión Documental: concepto, modelos y normas. Llanso Sanjuan, Joaquim. 2006. [EN LINEA]. [consultado 9 Nov. 2007]. Disponible en: http://www2.unia.es/nuevo_inf_academica/visualizar_file_adjunto.asp?id=2696-30 -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT en Francia: (Préarchivage), el Reino Unido: (Registry), en. Alemania: (Registratur) y Australia: (Records continuum). A lo largo de su desarrollo la Gestión Documental ha sido apoyada por dos entidades internacionales: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Para el caso de la UNAT, por ser una entidad pública se debe basar única y exclusivamente a la legislación colombiana, es por eso que nos limitaremos a profundizar en los antecedentes normativos de la Gestión Documental en Colombia. En Colombia, el Reglamento General de Archivos en el acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la Gestión Documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos 3.1.2 Programa de Gestión Documental La Gestión Documental se da como resultado del sustrato conceptual de la disciplina de la documentación que aunque no es algo nuevo (por que se ha desarrollado desde hace mas de 1000 años de antigüedad) ha venido evolucionando en el último siglo ante un crecimiento exponencial de la información, desarrollando nuevas técnicas para permitir el acceso a grandes masas de información. Estas técnicas a su vez han desarrollado herramientas y aplicaciones mas estructuradas para manejar estos volúmenes de información partiendo de una - 31 -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT planificación predefinida orientada a soportar las actividades de creación, control, accesibilidad y valoración de la documentación institucional. 3.1.2.1 Principios fundamentales Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas: por temas, criterios ideológicos; solían utilizarse, también, sistemas ajenos a la naturaleza de los documentos de archivo, por ejemplo: Dewey (que es privativo de libros, revistas, etc.) En 1814, el archivista e historiador francés Natalis de Wailly enuncia la noción de fondo de archivo, consistente en mantener reunidos los documentos provenientes de un mismo organismo, persona, familia, etc.; surge, de este modo, el principio de procedencia o de respeto a los fondos. Sin embargo, el respeto a los fondos no garantizaba aún que las agrupaciones documentales existentes a su interior (secciones, series, expedientes) no pudieran ser mezcladas entre ellas mismas; se reglamentaban las relaciones entre los fondos, más no las que pudieran suceder en sus niveles documentales inferiores. Por tal razón, en 1881 H. Von Seybel enunció un nuevo principio: el de orden original 15 El principio de orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que sea dicha organización. Ya mucho después el principio de respeto a la estructura nace estableciendo que la clasificación interna de un fondo debe responder a la organización y competencias de la unidad productora. 15 MÉXICO. Archivo General de la Nación. Introducción a la organización de archivos. Francisco Acevedo Gutiérrez.2004 [EN LINEA]. [consultado Marzo 2007]. Disponible en: http://www.agn.gob.mx/ - 32 -
DD II ISS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II IÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT 3.1.2.2 Ciclo de vida de los documentos El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como organismo vivo, se crea o se recibe, se establece su forma física (papel, electrónico, magnético, fotográfico etc.) y el contenido informativo. Los documentos después se utilizan y mantienen. Se indizan, revisan, rearchivan, reorganizan y cumplen con su tiempo de función su edad aumenta gradualmente con sus valores. ( Ver Gráfica N. 3 Nacimiento del flujo documental) - 33 -
DD II I SS S EE ÑÑ OO DD EE UU NN MM OO DD EE LOO L DDEE GGEES SS TT II I ÓÓ NN DD OO CC UU MM EE NN TT AA L PAARRAA P L AA UU NN AA TT Gráfica N.3. Nacimiento del flujo documental. - 34 -