1 Puesto ENCARGADO/A RH & NÓMINA PROYECTO DIPI-INAIPI Grado: Departamento: Programas Fecha: Abr. 2016 Reporta a: Coordinador/a de Proyecto DIPI Ubicación Azua o Barahona C2 A través de su trabajo en 50 países con economías en desarrollo en África, Asia y las Américas, Plan busca alcanzar la mayor cantidad de niños y niñas que sea posible, particularmente aquellos y aquellas que son excluidos/as o marginados/as, con programas de alta calidad que entregan beneficios duraderos, a través de incrementar sus ingresos, trabajando en asocio con otros y operando de manera efectiva. Plan promueve los derechos de la niñez y está comprometida con la protección de los niños y las niñas, así como con la igualdad de género, por lo tanto toma las medidas necesarias para que sus intervenciones y el actuar de su personal sean acordes con esta política, asimismo, respetamos el principio de igualdad de oportunidades y no discriminación a personas por su raza, color, género, edad, origen, lengua, discapacidad, orientación sexual, religiosa y/o política, estatus marital o embarazo! Propósito: Gestionar el proceso de reclutamiento, evaluación, selección y gestión de promotores técnicos y/o personal fijo o temporal que requiere el proyecto Desarrollo Integral a la Primera Infancia (DIPI) para el logro de los objetivos, alineado a las políticas institucionales. Gestionar la elaboración y registro de la nómina del personal fijo y temporal, retenciones y cálculos de impuestos reglamentarios; Así como, tramitar la logística de entrenamientos e intervenciones internas o externas relacionadas al proyecto; asegurando que los procesos se lleven a cabo de acuerdo a las políticas y procedimientos y la normativa vigente en el país. Dimensiones del Rol: Maneja información confidencial: expedientes del personal, casos de seguro médico, de vida, proceso de evaluación, ingreso y salidas del personal. Responsable por la gestión de 66 Promotores/as de los Centros de Atención Integral a la Primera Infancia. Responsable por la elaboración, registro y pago de la nómina del personal, por valor anual de RD$10.8 millones que incluye Seguridad Social. Responsabilidades Principales 1. Gestionar el proceso de reclutamiento, evaluación, selección, contratación e inducción de promotores técnicos requeridos para la implementación de intervenciones comunitarias y los Centros de Atención: Efectuar proceso de reclutamiento y selección del personal idóneo que el proyecto requiere conforme las políticas vigentes
2 Efectuar proceso de depuración de candidatos que incluye referencias laborales y personales contemplando temas de protección de la niñez. Efectuar el proceso de contratación e inducción, elaborar contratos de servicios, crear expediente, registro y control de conforme los estándares definidos. 2. Tramitar los beneficios y servicios al personal, a través de: Control y gestión de inclusión, exclusión y novedades del sistema de seguridad social (PDSS, SFS, póliza de riesgos y accidentes personales); consolidando los registros correspondientes y tramitando los requerimientos y coberturas. Llevar control de las vacaciones, permisos y licencias. Atender los requerimientos del personal sobre cartas y canalizar otras solicitudes. 3. Colaborar en iniciativas que fomenten un ambiente de trabajo participativo y confiable en el que el personal se sienta valorado y respetado en sus derechos, canalizando cualquier situación y mediando ante los conflictos que pudieran presentarse. 4. Efectuar el proceso de registro, presentación y pago de vacaciones; elaborando reporte de Vacaciones trimestralmente; procesando los pagos por este concepto cuando corresponda, efectuando los registros pertinentes, y presentando las declaraciones de vacaciones ante el Ministerio de Trabajo, conforme la ley; para prevenir sanciones. 5. Gestionar el proceso de salida del personal de manera que se sienta cuidado y respetado en sus derechos como ser humano; generando y/o compilando los documentos reglamentarios, coordinando con los/las responsables, validando con el abogado (en caso de necesidad), formalizando la salida ante las autoridades y procesando los pagos por este concepto y efectuando los registros correspondiente y asegurando que se cumpla con la ley. 6. Efectuar la elaboración y procesamiento de la nómina del personal fijo y temporal, conforme las novedades; realizando cálculos de impuestos y retenciones correspondientes a la normativa vigente y políticas internas, tales como seguridad social, impuestos sobre la renta a personas físicas, descuentos acordados, entre otros; canalizando las revisiones y autorizaciones correspondientes para la ejecución final de pagos; así como atendiendo a las reclamaciones e inquietudes del personal con respecto a sus pagos y retenciones. Además, realizar el registro consolidados de (IR17, IR3, IR13 e ISFL-01, DGT3, DGT4.) y cuadre de las cuentas pertinentes. 7. Gestionar las operaciones administrativas y logística de entrenamientos e intervenciones internas o externas relacionadas al proyecto; canalizando solicitudes de transporte, refrigerios, local y toda requisición para montaje de actividades. 8. Contribuir a mantener un clima laboral donde se disfrute el trabajo, se respeten los derechos humanos y que permita la satisfacción de los colaboradores y la comunidad donde opera la organización. Realizar labores afines y complementarias adicionales, alineadas con los objetivos, valores, normas y ética de la organización y el cumplimiento de todas las políticas institucionales: Asumir el compromiso con la tolerancia cero (0) hacia el abuso infantil, el cabal cumplimiento de la política de Protección de la Niñez1, el procedimiento de reporte 1 Anexo: Política de Protección de la Niñez
3 de incidentes de protección y el apoyo a los estándares de protección; así como mantener una conducta de acuerdo al Código de Conductas y Política de Silbato2 de la institución. Asumir el compromiso con la promoción de la igualdad de género y la inclusión. Mantener la integridad y confidencialidad en el manejo de los recursos e información (electrónica y física). Contribuir a mantener una cultura de alto desempeño, eficiencia, efectividad y rendición de cuentas. Indicadores de Éxito: Mantener actualizados el 100% de los registros del personal. Procesar las nóminas, pagos y retenciones mensuales en fecha acordada. Gestionar todo conflicto y situación presentada con el personal. Solución de Problemas: Ocasionalmente podría requerir el manejo de inquietudes entre las/os empleadas/os relacionados con los servicios de salud provistos por la Administradora de Riesgos de Salud (ARS), Administradora de Fondos de Pensiones (AFP), Administradora Riesgos Laborales (ARL), la Tesorería de la Seguridad Social (TSS) u otra entidad; así como canalizar situaciones con dichas entidades. Comunicaciones y Relaciones de Trabajo: Relación Contacto con: Nivel de Contacto Interna Directivos del Comité Alto Gestor Coordinador/a Proyecto Alto Propósito Gestionar temas de recursos humanos y nómina Recibir instrucciones Externa: Bolsas de empleos y Medio Para apoyo en publicación de vacantes Universidades Comité Gestor Alto Canalizar solicitudes, recibir insumos para su trabajo. ARS, AFP, TSS, ARL Medio Apoyo en gestión de reclamaciones y coberturas. Banco o DGII Medio Pagos de Nómina y Retenciones 2 Anexo: Código de Conducta y Política de Silbato.
4 Requisitos: Formación: Licenciatura en Psicología, Administración, Contabilidad o áreas afines. Contabilidad técnica / Diplomado en (preferible) Experiencia: Dos (2) año mínimo en puestos similares, específicamente en manejo de procesos de reclutamiento y selección, registro y control de personal, nómina, retenciones y TSS. Conocimiento/Habilidades: Técnicas de entrevistas. Aplicación pruebas psicométricas. Conocimiento del Código Laboral Dominicano. Dominio de procesos de nómina, retenciones y seguridad social Conocimiento de las herramientas tecnológicas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), skype. Habilidades: Habilidades de comunicación verbal y escrita con fortalezas en redacción. Orientación al Cliente. Competencias Conductuales: Conductas de Liderazgo: Alto rendimiento y desempeño. Ambiente físico y requerimientos: Disposición de viajar fuera de su localidad habitual cuando sea requerido. Requiere manejar varias actividades a la vez. Ante situaciones de emergencia, puede requerir asumir roles o actividades adicionales. Nivel de contacto con niñas y niños: Medio: Hay contacto con moderada frecuencia con niñas y niños. Organigrama: Título Supervisor/a del Supervisor/a: Título Supervisor/a Directo/a PUESTO DESCRITO: Títulos Posiciones que Supervisa Líder de Programas Ciclos de Vida Coordinador/a Proyecto DIPI-INAIPI Encargado/a & Nómina N/A
5 Aprobación: Nombre y Apellido Firma Fecha Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Empleado/a: Con la firma de este documento, el empleado/ empleada se compromete a cumplir todo lo que en él está escrito.