1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Página: 1 Realizar los AVALUOS DE BIENES INMUEBLES de propiedad de la entidad, con el objeto de obtener un conocimiento pleno sobre el patrimonio con que cuenta la entidad. Efectuar los conceptos técnicos de los a tomar en arrendamiento o compra para que se escoja el más acertado, así como ejecutar el avalúo correspondiente para el funcionamiento de las diferentes dependencias de la entidad u oficinas de registro, con el objeto de conocer el valor mas acertado para el pago de la compra del inmueble o del canon respectivo por parte de la entidad. Los campos de aplicación del presente procedimiento están enmarcados dentro de los procesos que requieran el manejo de la información de los bienes propiedad de la Entidad y de los tomados en arriendo. 1.1 ALCANCE: Inicia: Vencimiento de los avalúos de propiedad de la entidad, adquisición de un bien inmueble sea por compra, arrendamiento o cualquier tipo de tenencia. Qué hace?: Identificar la necesidad del avalúo de los propiedad de la entidad, así mismo identificar la necesidad de arrendamiento o compra de los y efectuar las gestiones correspondientes. Termina: Entrega de los avalúos y con el arrendamiento o compra de los bienes 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: Coordinador de Grupo de Infraestructura. 2.2. Responsable operativo: Profesionales Universitarios, técnicos y auxiliares administrativos. 3. DEFINICIONES: Arrendamiento: Ceder por cierto tiempo un bien inmueble mediante pago de una renta. Avalúo: Es la valoración económica del costo comercial de un bien mueble o inmueble.
Página: 2 Cartera: Conjunto de cuentas por cobrar de la entidad. Certificado de Tradición: Documento expedido por las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, que corresponde a la hoja de vida del inmueble. Enajenación: Acción de pasar o transmitir a otro el dominio de una cosa. Ente avaluador: Firma que tiene por objetivo, realizar avalúos. Escritura Pública: Documento público autorizado por el Notario, donde se especifica la información general de un inmueble. Supervisor de contrato: Profesional designado por el ordenador del gasto de la entidad. 3.1 Control estadístico del procedimiento: Información condensada sobre los avalúos efectuados, los arrendamientos y compras de nuevos. 3.1.1. Hojas de cálculo: Con las cuales se elaboran, cuadros y tablas para las bases de datos y condensar la información. 3.2. PHVA Planear: Se programa la ejecución de los avalúos de acuerdo a la vigencia de los mismos por cada inmueble propiedad de la Superintendencia, así mismo, se realiza la planificación de las actividades y programación de recursos para los que se van a adquirir y se verifica la necesidad de aquellos que se requieren trasladar de acuerdo a diferentes solicitudes. Hacer: Elaborar un proyecto para la contratación de avalúos. Requerir ofertas de, realizar la evaluación técnica para los, elaborar los estudios previos para la contratación de los avalúos de los que serán tomados en arriendo o compra y supervisar su ejecución. Elaboración de estudios previos para compra o arrendamiento Verificar: Se verifica el cumplimiento de los objetivos y metas propuestas para suplir las necesidades referentes a la actualización de los avalúos y de la compra o arriendo de para el buen funcionamiento de la SNR. Se remiten los documentos a la dependencia respectiva. Actuar: Se revisa el cumplimiento de las actividades y se plantean acciones de modo que se pueda cumplir con la totalidad de necesidades.
Página: 3 4. CONTENIDO O DESARROLLO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas, actas. ACTIVIDAD ESENCIAL Avalúos de bienes propiedad de la entidad. DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: 1. Condensar la información de los avalúos de los propiedad de la entidad en formatos Excel. 2. Solicitar cotización de avaluos 3. Solicitar los recursos para la ejecución de avalúos, a través del proyecto de inversión, el cual debe ser aprobado por el Departamento Nacional de Planeación. 4. Elaborar los estudios previos 5. Supervisión de los contratos suscritos. 6. Actualizar la información Responsable: Profesionales Universitarios/técnicos. Conocimiento: Personal capacitado y calificado. Valor agregado: Prontitud y veracidad de la información. Normatividad: Decreto 422 de 2000 y Decreto 1420 de 1998, ley 80 de 1993, Decreto 734 de 2012. Herramientas de control: Comparativos de información con otras dependencias Frecuencia: Según la vigencia de los avalúos. Tecnología (M. A. S): Sistematizada. Concepto técnico y avalúos de bienes para tomar en arrendamiento Descripción de actividades: 1. Recepción de solicitudes y requerimientos de ORIP y Nivel Central. 2. Estudio de viabilidad de las ofertas presentadas mediante visita técnica efectuada por funcionarios del Grupo y remisión de concepto técnico al Ordenador del Gasto. 3. Solicitud de cotización de los avalúos de renta 4. Realización de Estudios Previos para la contratación de los avalúos de renta. 5. Supervisión del Contrato, según corresponda
Página: 4 6. Aceptación de oferta de arrendamiento por parte de la ordenadora del gasto si es aprobado. 7. Elaboración y remisión de estudios previos para tomar en arrendamiento el inmueble. 8. Remisión de la información a la respectiva dependencia Responsable: Profesionales Universitarios/técnicos. Conocimiento: Personal capacitado y calificado. Valor agregado: Prontitud y veracidad de la información. Normatividad: Decreto 422 de 2000 y Decreto 1420 de 1998, ley 80 de 1993, Decreto 734 de 2012. Herramientas de control: Comparativos de información con otras dependencias Frecuencia: Según necesidad. Tecnología (M. A. S): Sistematizada. Concepto técnico avalúos bienes para compra y de la Descripción de actividades: 1. Recepción de solicitudes y requerimientos de ORIP y Nivel Central. 2. Elaborar proyecto de inversión e inscribirlo ante el Departamento Nacional de Planeación. 3. Con recursos aprobados se efectúa la búsqueda de 4. Se efectúa visita técnica y se conceptúa técnicamente sobre la viabilidad de los, remitida al Ordenador del Gasto. 5. Se realizan los Estudios Previos para la ejecución de los avalúos de los aprobados. 6. En caso de ser aceptada la oferta por la entidad y de acuerdo con el avalúo se remite oficio de aceptación de oferta al propietario del inmueble. 7. Se efectúan los estudios previos para compra 8. Supervisión del Contrato, según corresponda 9. Se remite la información a la respectiva Dependencia Responsable: Profesional Universitario/técnicos. Conocimiento: Personal capacitado y calificado. Valor agregado: Prontitud y veracidad de la información. Normatividad: Ley 80 de 1993, Decreto 734 de 2012. Herramientas de control: Visitas a los ofertados y supervisión de los contratos.
Página: 5 Frecuencia: Según las necesidades y requerimientos de las ORIP y SNR. Tecnología (M. A. S): Sistematizada. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1. Documentos asociados: Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Política de calidad. Plan para el logro de objetivos de calidad. Mapa de riesgos de los procesos (paso 6) 5.2 Requisitos aplicables: Legales y reglamentarios: Decreto 422 de 2000 y Decreto 1420 de 1998, Ley 80 de 1993, Decreto 734 de 2012. 6. NOTAS DE CAMBIO. REGISTROS VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código GL--FR-01 Nombre Formato de avalúos de bienes Elaboró: Claudia Rodriguez Daza Coordinadora Grupo Infraestructura Fecha: 17 de agosto de 2012 Revisó: Yurley Diaz Garcia Oficina Asesora de Planeación Fecha: 17 de agosto de 2012 Aprobó: Maria Emma Orozco Secretaria General Fecha: 17 de agosto de 2012
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