(M.O.F.) SUCURSALES Área de Operaciones Área Comercial
SUCURSALES INDICE 1. INTRODUCCION: 1.1. Objetivos. 1.2. Alcances. 1.3. Referencias. 1.4. Base Legal. 1.5. Aprobación, Divulgación, Implementación Actualización. 2. RELATIVO A LA EMPRESA: 2.1. Naturaleza. 2.2. Base Legal. 2.3. Objetivos 2.4. Servicios Específicos. 2.5. Funciones y Atribuciones. 2.6. Estructura Orgánica. 2.7. Organigrama. 2.8. Niveles de Organización y Responsabilidades. 3. : 3.1. Sucursales. 1. INTRODUCCION El presente de la EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE SAN MARTÍN SOCIEDAD ANONIMA,, se encuentra dentro del marco del ESTATUTO DE LA EMPRESA cuya Junta General de Accionistas esta conformada por los representantes de las Municipalidades Provinciales de San Martín, Lamas, Huallaga, El Dorado y Bellavista; estando su Sede Central en la ciudad de Tarapoto, Provincia de San Martín. 156
1.1. OBJETIVOS Fortalecer la Empresa mediante una adecuada Estructura Orgánica que le permita cumplir con sus objetivos. 1.2. ALCANCE Se encuentra dentro del marco de las actividades y relaciones internas y externas de los diferentes órganos de la empresa por lo que su conocimiento y cumplimiento es obligatorio. 1.3. REFERENCIAS Política de organización de la empresa. Políticas institucionales de la empresa. Principios universales de organización. 1.4. BASE LEGAL DEL MANUAL 1.4.1. Estatuto Social de la Empresa 1.4.2. Ley No 24948. Ley de la actividad empresarial del estado, su reglamento aprobado por D.S. No 027-90-MIPRE. 1.4.3. Ley No 23853, Ley Orgánica de Municipalidades. 1.4.4. Ley No 26887, Ley General de Sociedades. 1.4.5. Ley No 26338 Ley General de Servicios de Saneamiento y su Reglamento, aprobada por D.S. No 09-95-PRES. 1.5. APROBACION, DIVULGACION, ACTUALIZACION E IMPLEMENTACION 1.5.1. APROBACION De acuerdo con el Estatuto de la Empresa es atribución del Directorio aprobar el Manual de Organización y Funciones que rige las actividades de la Empresa. 1.5.2. DIVULGACION La divulgación está a cargo de la Oficina de Desarrollo Empresarial en coordinación con la Oficina de Imagen Institucional. 1.5.3. IMPLEMENTACION El órgano encargado de la Implementación es la Oficina de Desarrollo Empresarial. 157
A nivel de Comités de Gerencia deberán evaluarse los resultados que vayan lográndose con su implementación a fin de orientar la optimización de su diseño en función de los objetivos de la Empresa. 1.5.4. ACTUALIZACION El Manual de Organización y Funciones como instrumento de gestión será actualizado y perfeccionado continuamente por la Oficina de Desarrollo Empresarial a través de la sección de Organización y Método, en coordinación con los diferentes órganos de la empresa, según como se efectúen los cambios en la Estructura Orgánica y/o en las funciones de las diferentes unidades orgánicas. La actualización también podrá ser realizada por la Gerencia General y/o diferentes áreas de la empresa, con la opinión técnico - legal de la Oficina de Desarrollo Empresarial y de la Oficina de Asesoría Jurídica. 1.6 PROCEDIMIENTOS DE APROBACION, EDICION Y DIFUSION DE LAS MODIFICACIONES EFECTUADAS Otros órganos involucrados, a través de la Oficina de Desarrollo Empresarial, analizan los problemas y proponen soluciones. La propuesta debe tener el visto bueno del Gerente del área en cuyo ámbito se realizó la modificación y de la Jefatura de la Oficina de Desarrollo Empresarial. Previo visto bueno de la Gerencia General, se elevará al Directorio para su aprobación definitiva. La edición y difusión será de responsabilidad de la Oficina de Desarrollo Empresarial a través de la Sección de Organización y Métodos. Así mismo la implementación de las modificaciones y su posterior control, supervisión y evaluación. 2. RELATIVO A LA EMPRESA 2.1. NATURALEZA La Empresa denominada EMPRESA MUNICIPAL DE SERVICIOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE SAN MARTIN SOCIEDAD ANONIMA, cuya forma abreviada es, es una Empresa Municipal de derecho privado. 2.2. BASE LEGAL Se rige por la Ley No 24948, Ley de la Actividad Empresarial del Estado, su Reglamento aprobado por Decreto supremo No 027-90-MIPRE. Ley No 23853, Ley Orgánica de Municipalidades. Ley No 26887, Ley General de Sociedades. Ley No 26338, Ley General de Servicios de Saneamiento y su Reglamento Aprobado por D.S. No 09-95-PRES. 158
Por las disposiciones del Estatuto de la empresa de fecha el 14 Enero de 2007. 2.3. OBJETIVO GENERAL Brindar un eficiente servicio de agua potable y alcantarillado a los clientes en niveles óptimos de eficiencia y salubridad, los cuales están comprendidos por los siguientes sistemas: 2.3.1. SERVICIO DE AGUA POTABLE: A. SISTEMA DE PRODUCCION.- Captación, Conducción de agua cruda, Almacenamiento, Tratamiento y Conducción de agua tratada. B. SISTEMA DE DISTRIBUCION. Almacenamiento, Redes de Distribución y Dispositivos de entrega al Usuario; Conexiones domiciliarias, incluyendo Medición, Piletas Públicas, Unidades Sanitarias y otros. 2.3.2. SERVICIO DE ALCANTARILLADO SANITARIO / PLUVIAL: A. SISTEMA DE RECOLECCION: Conexiones Domiciliarias, Sumideros, Redes y Emisores. B. SISTEMA DE TRATAMIENTO Y DISPOSICION DE AGUAS SERVIDAS. C. SISTEMAS DE RECOLECCION Y DISPOSICION DE AGUAS DE LLUVIA. 2.4. OBJETIVOS ESPECIFICOS Son objetivos específicos de : 2.4.1. Contar con la infraestructura suficiente de Agua Potable y Alcantarillado. 2.4.2. Mejorar las operaciones de los servicios de Agua Potable y Alcantarillado para : A. Obtener una excelente Calidad de Agua Potable (Tratamiento). B. Obtener un volumen suficiente de agua potable, según la demanda existente. A. Almacenar la cantidad suficiente de agua potable según la demanda existente. 159 D. Mejorar el mantenimiento de la infraestructura de los servicios.
2.4.3. Mejorar el suministro de bienes y servicios. A. Optimizar la distribución de agua potable. B. Optimizar la recolección de aguas servidas. C. Optimizar la disposición final de las aguas servidas en términos de saneamiento ambiental. 2.4.4. Mejorar las finanzas de la Empresa para : A. Mejorar la obtención de recursos económicos. B. Concertar créditos comerciales y financieros en términos favorables para la Empresa. C. Optimizar la aplicación racional de los recursos. D. Optimizar el registro, control y emisión de la información referida a la actividad económica - financiera de la Empresa. 2.4.5. Mejorar el sistema de Comercialización para: A. Mejorar los niveles de cobranza y eliminar el clandestinaje de agua potable. B. Mejorar el sistema de información y atención al cliente. C. Sistematizar la información de los consumos de los usuarios a fin de que sirva de base para orientar un uso racional del agua potable. 2.4.6. Mejorar la productividad laboral para: A. Mejorar el sistema de desarrollo del personal. B. Mejorar las condiciones de trabajo. 2.4.7. Mejorar el sistema de planeamiento para : A. Actualizar permanentemente la estructura tarifaría acorde con la realidad. B. Mejorar los sistemas de control económico - financiero mediante indicadores de gestión. C. Mejorar los sistemas de presupuestos y control de gestión de la Empresa. D. Elaborar y/o actualizar los procedimientos de trabajo. E. Mejorar la organización de la Empresa. 2.4.8. Mejorar los procesos de coordinación y supervisión de las sucursales con la finalidad de que cumplan sus objetivos en términos óptimos de 160
gestión y autonomía para una atención oportuna y de calidad a los usuarios. 2.4.9. Mejorar el desarrollo gerencial para : A. Optimizar la gestión por resultados. B. Mejorar los instrumentos de gestión propiciando capacitación y entrenamiento. 2.5. Y ATRIBUCIONES Las funciones y atribuciones de EMAPA SAN MARTÍN S.A. son las siguientes: Brindar el servicio de suministro de Agua Potable y Alcantarillado a las poblaciones comprendidas en el área de sus concesiones. Realizar el Planeamiento de los servicios de agua potable y alcantarillado en el ámbito de su jurisdicción en el corto, mediano y largo plazo. Buscar el financiamiento tanto a nivel nacional como internacional para sus inversiones en capital de trabajo, activos fijos y otras inversiones de la Empresa. Brindar asesoramiento y asistencia técnica a las personas y grupos organizados para la instalación o ampliación de los servicios. Celebrar los actos y contratos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos en el corto, mediano y largo plazo. Operar y controlar los bienes y/o recursos que intervienen en la prestación de los servicios, así como realizar un efectivo mantenimiento de las estructuras, maquinarias y equipos. Realizar estudios y ejecutar proyectos y obras de ampliación y rehabilitación de los servicios en el ámbito de su responsabilidad. Otras atribuciones de acuerdo al Reglamento de Prestación de Servicios de Saneamiento. Otras actividades que sean compatibles con las funciones y fines de 2.6. ESTRUCTURA ORGANICA, para el cumplimiento de sus objetivos cuenta con la siguiente estructura orgánica: 2.6.1. ORGANOS DE ALTA DIRECCION: Junta General de Accionistas. Directorio. Gerencia General. 161
2.6.2 ORGANOS DE CONTROL: Órgano de Control Institucional. 2.6.3. ORGANOS DE ASESORAMIENTO: Oficina de Asesoria Jurídica. Oficina de Desarrollo Empresarial. 2.6.4. ORGANOS DE APOYO: Oficina de Sistemas Oficina de Imagen Institucional. Oficina de Control de Calidad. GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Área de Recursos Humanos Área de Contabilidad Área de Logística y Servicios Generales Área de Recursos Financieros 2.6.5. ORGANOS DE LINEA: GERENCIA DE OPERACIONES Área de Producción Área de Distribución Área de Mantenimiento Área de Estudios Área de Obras y Liquidaciones GERENCIA COMERCIAL Área de Comercialización. Área de Catastro y Medición Área de Facturación y Cobranzas. 162
2.7. ORGANIGRAMA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS DIRECTORIO ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL GERENCIA GENERAL GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS OFICINA DE DESARROLLO EMPRESARIAL OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA AREA DE CONTABILIDA D AREA DE LOGÍSTICA Y SERVICIOS GENERALES AREA DE RECURSOS HUMANOS AREA DE RECURSOS FINANCIEROS OFICINA DE CONTROL DE CALIDAD OFICINA DE SISTEMAS OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA COMERCIAL AREA DE PRODUCCIÓN AREA DE DISTRIBUCIÓN AREA DE MANTENIMIENTO AREA DE ESTUDIOS AREA DE OBRAS Y LIQUIDACIONES AREA DE COMERCIALIZACIO N AREA DE CATASTRO Y MEDICION AREA DE FACTURACION Y COBRANZAS SUCURSAL LAMAS SUCURSAL BELLAVISTA SUCURSAL S.J. DE SISA SUCURSAL SAPOSOA 163
ORGANIGRAMA DE SUCURSALES GERENCIA GENERAL ADMINISTRADOR DE SUCURSALES AREA DE OPERACIONES AREA COMERCIAL SECCION CAPTACION Y PLANTA SECCION DISTRIBUCION Y REDES SECCION DE CATASTRO Y MEDICION SECCION DE FACTURACION Y COBRANZAS 2.8. NIVELES DE RESPONSABILIDADES 2.8.1. NIVEL DIRECTIVO: determina objetivos, políticas y planes generales de la Empresa. Junta General de Accionistas. Directorio. 2.8.2. NIVEL EJECUTIVO: (a) GERENCIA GENERAL: planifica, organiza, controla, dirige y coordina todas las actividades de la EMAPA. SAN MARTIN S.A. (b) OFICINA DE ASESORIA JURIDICA realiza labores de asesoramiento y apoyo. (c) OFICINA DE IMAGEN INSTITUCIONAL, Realiza labores de apoyo a la Gerencia General para propiciar y mantener la buena imagen de la Empresa. 164
(d) OFICINA DE SISTEMAS, Realiza labores de apoyo mediante el Soporte Informático. (e) OFICINA DE DESARROLLO EMPRESARIAL Planifica, proyecta y efectúa el seguimiento de las operaciones de la EPS. (f) REALIZAN PLANEAMIENTO PROGRAMACION Y CONTROL POR SISTEMAS A NIVEL DE EMPRESA LAS SIGUIENTES UNIDADES ORGANICAS: Gerencia de Administración y Finanzas. Gerencia de Operaciones. Gerencia Comercial. 2.8.3. NIVEL OPERATIVO (a) PRIMER NIVEL OPERATIVO: realizan labores de orientación, seguimiento, control y ejecución de actividades especificas de la sede central; así como labores de apoyo a las Sucursales, las jefaturas de: Oficina de Desarrollo Empresarial Oficina de Asesoría Jurídica Oficina de Imagen Institucional Oficina de Sistemas Oficina de Control de Calidad Área de Recursos Humanos Área de Contabilidad Área de Recursos Financieros Área de Logística y Servicios Generales Área de Producción Área de Distribución Área de Mantenimiento Área de Estudios Área de Obras y Liquidaciones Área de Comercialización Área de Catastro y Medición Área de Facturación y Cobranzas (b) SEGUNDO NIVEL OPERATIVO: Realizan labores de orientación, apoyo, seguimiento, control y ejecución de actividades específicas en cada zona que se ubica fuera del ámbito de la sede central: 165 Sucursal Lamas.
Sucursal Saposoa. Sucursal San José de Sisa. Sucursal Bellavista. AUTORIDAD: De acuerdo a la Estructura Orgánica de la Empresa la autoridad fluye de arriba hacia abajo, el Gerente General depende del Directorio, teniendo el Gerente General autoridad directa sobre los demás Gerentes, Jefes de Oficina e indirectamente sobre las Áreas. Cada Gerente o Jefe de Oficina tiene a su vez autoridad directa e inmediata sobre los Jefes de Aéreas y personal dependiente de éste. Cada Jefe de Oficina tiene autoridad directa e inmediata sobre los jefes de sus Unidades. La autoridad fluye bajo el principio de unidad de mando, que establece que cada trabajador es responsable de sus funciones ante una sola autoridad. La autoridad puede delegarse mediante documento expreso estableciendo claramente el grado de autoridad delegada. RESPONSABILIDAD: La responsabilidad es indelegable, la asignación de responsabilidad va acompañada de la delegación de autoridad suficiente, así como de los recursos necesarios para desempeñarla; es así que, la línea de mando se convierte en línea de responsabilidad hacia el jefe inmediato superior, ante el hecho implícito de que cada trabajador debe responder por el logro de los objetivos y funciones asignadas. COORDINACION Y COMUNICACION: Con la finalidad de alcanzar el objetivo común y facilitar el trabajo en equipo, se constituye la Gerencia General en una unidad integradora y dinámica que armoniza los objetivos y funciones de las Gerencias, Oficinas, Áreas y Secciones relacionándolas funcionalmente, respetando los principios administrativos y principio del control de todos los niveles. Es muy importante manifestar que la coordinación es el esfuerzo encaminado a asegurar una interacción perfecta entre las funciones y las fuerzas de las diferentes partes constitutivas de una organización, con el objeto de que sus propósitos se materialicen con un mínimo de fricción y un máximo de efectividad en la colaboración para el logro de mejores resultados. Las coordinaciones se realizarán como, COORDINACION VERTICAL: la existente en los diferentes niveles de la organización; COORDINACION HORIZONTAL: se realizan entre Gerencias, Oficinas, Áreas; COORDINACION DIAGONAL: se realizan entre Gerencias u otras Oficinas y áreas de un sistema, con jefaturas u otras áreas de otra unidad. RELACIONES INTER - INSTITUCIONALES Las relaciones Inter - Institucionales más frecuentes de la Empresa son las siguientes: A.- DIRECCION NACIONAL DE PRESUPUESTO PÚBLICO (DNPP), para normar el proceso presupuestario de las empresas del estado y empresas 166
municipales, respecto a la formulación, ejecución y evaluación del Presupuesto Institucional. B.- MINISTERIO DE VIVIENDA Y CONSTRUCCION para gestionar el financiamiento de Ejecución de perfiles, expedientes técnicos y obras de Saneamiento de el ámbito empresarial- C.- D.- E.- F.- G.- H.- SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO que por razones de fiscalización del cumplimiento de la normatividad y la coordinación de objetivos, políticas y planes para el desarrollo de los servicios. CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA, para efectos del control externo posterior de las operaciones de la Empresa. CONTADURIA PUBLICA DE LA NACION para la presentación de los Balances, Estados de Pérdidas y Ganancias, Estados Financieros, Informes de los Balances Auditados, Evaluación Presupuestal, etc. Con otras Instituciones como ESSALUD, MINISTERIO DE SALUD, INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA, MINISTERIO DE TRABAJO, para la coordinación de acciones e información para el desarrollo de los servicios. Con las MUNICIPALIDADES PROVINCIALES de la Región, para la coordinación de las acciones orientadas a la instalación, operación y ampliación de los servicios. Con ENTIDADES FINANCIERAS PUBLICAS Y PRIVADAS NACIONALES, para la concertación de créditos que permitan el financiamiento de las inversiones de la empresa. I.- Con PROVEEDORES NACIONALES Y EXTRANJEROS para el abastecimiento de equipos, materiales y servicios para la empresa. J.- K.- Con (USUARIOS) Y PÚBLICO en general para cubrir sus demandas de servicio. Otras Instituciones que tengan relación directa con las actividades de EMAPA SAN MARTÍN S.A. 167
SUCURSALES 1.- NATURALEZA Y UBICACIÓN ORGANICA Las Sucursales, son órganos de línea que depende jerárquica y funcionalmente de la Gerencia General a quien reporta todas sus actividades. 2.- ORGANIZACIÓN Las Sucursales tienen las unidades orgánicas que se detallan en la Estructura Orgánica aprobada en la Sesión de Directorio Nº 000-2008 de fecha 22 de diciembre de 2008. 3.- OBJETIVO Lograr que el sistema operacional (captación, producción, almacenamiento y distribución de agua potable; y servicios de alcantarillado) y el sistema comercial (facturación, catastro y cobranza), funcionen a niveles de mínimo costo y máxima calidad, cantidad y volumen para alcanzar la meta de ser una sucursal económicamente y financieramente viable. 4. COMPETENCIAS Grado de Instrucción Especialidad Edad Mínima Experiencia CARGO Condiciones Personales Superior Administrador, Contador, Economista, Ingeniero Industrial o especialidad similar. 30 Años 5 Años Mínimos. ADMINISTRADOR Moral Sólida, Honestidad, Disciplinado, Puntualidad, Dinámico, Ordenado, Buen Trato, Personalidad Definida, Conocimientos de Sistemas Computarizados, Liderazgo y don de Mando, Conocimientos de Control de Operaciones, Conocimientos de Indicadores de Gestión, Capacidad y Habilidad Para Comunicarse, Capacidad de Organización, Capacidad para Implementar Normas y Procedimientos. 5. FUNCION GENERAL Operar, controlar, mantener los servicios de agua potable, disposición de aguas servidas, recolección de aguas residuales domésticas y Comercializar los servicios de Agua Potable y Alcantarillado. 168
6. ESPECÍFICAS Para cumplir con sus objetivos es necesario que las Sucursales cumplan con los siguientes objetivos: Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el Manual de Normas y Procedimientos de su Gerencia. Dirigir las operaciones de la Sucursal y cumplir con los objetivos y disposiciones de la Gerencia General. Comunicar y coordinar con la Gerencia General todo lo relacionado a la buena marcha de la sucursal. Planificar, organizar, integrar sus recursos humanos, dirigir y control de las actividades operativas, administrativas y comerciales. Remitir dentro la fecha establecida a la Sede Central los informes mensuales del sistema operativo, comercial y administrativo de la sucursal. Así también lo relacionado a los indicadores de gestión. Supervisar las labores de facturación y cobranza de los recibos de pensión de agua potable y alcantarillado, así mismo lo referente a los servicios colaterales. Responsabilizarse por la recepción de los recursos económicos provenientes de las cobranzas por diversos conceptos que realiza la empresa, y por su custodia de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos, informando la coordinado diariamente. Velar por los niveles de morosidad no excedan los límites establecidos por la empresa. Representa a la Sucursal ante las entidades públicas y privadas sobre asuntos relacionados con la buena marcha de la sucursal. Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales, tributarias y contables. Velar por los recursos humanos, económicos - financieros, materiales y equipos con que cuenta la sucursal sean óptimamente utilizados. Formular a la Gerencia General, los objetivos, metas y acciones mensuales a cumplir dentro la sucursal. Proponer a la Gerencia General los procedimientos que pudieran mejorar la eficiencia y eficacia de la sucursal. Realizar el control del presupuesto asignado para el cumplimiento de sus operaciones. Supervisar el control del fondo fijo. Autorizar el pago de las obligaciones contraídas por su sucursal previa revisión del presupuesto asignado. Realizar en coordinación con la Sede Central estudios para la detección y control de fugas no visible sen la Sucursal. Supervisar el control físico de los activos fijos de la sucursal. Autorizar las adquisiciones de bienes materiales y ver que se realicen de acuerdo con los procedimientos establecidos. 169
Coordinar con al Gerencia de Administración y Finanzas, el entrenamiento y capacitación del personal de la Sucursal en lo referente a los sistemas informáticos y usos de equipos. Planear, dirigir y controlar la eficiencia de los equipos informáticos para que estos sean utilizados en forma optima, coordinando con el Área de Sistemas el mantenimiento preventivo de estos. Supervisar el control fisco contable de los stocks de material. Planificar, organizar, dirigir y controlar en coordinación con el Área de Imagen Institucional las actividades de comunicación social relacionada con la promoción de la imagen positiva de la sucursal, en función de sus objetivos, políticas y planes. Liderar la promoción de educación sanitaria a la comunidad para asegurar su participación directa y efectiva. Coordinar y atender eventos culturales, cívicos, sociales, deportivos, reuniones de trabajo, inauguraciones de obras y otros. Motivar a la población para participar activamente de la eliminación de fugas y desperdicios de agua potable. Crear conciencia en la población respecto a la buena conservación de las cuencas y demás acciones que coadyuven al correcto manejo ambiental. Resolver las cuestiones que someta el Directorio, así como aquellas en las que resulte comprometido algún interés de la Sociedad. Otros que le asigne la Gerencia General y que sean inherentes a sus funciones. ASISTENTE ADMINISTRATIVO 1. COMPETENCIAS Grado de Instrucción Especialidad Experiencia Edad Mínima CARGO Condiciones Personales Superior o Técnica Secretariado Ejecutivo Computarizado, Técnico Contable o carrera afín. 2 años 20 años. ASISTENTE ADMINISTRATIVO Trato Amable, Ordenada, Personalidad Definida, Capacidad de Comunicación y Organización, Empatía, Puntualidad, Tolerancia para Trabajar bajo Presión, Proactivo, Moral Sólida, Disciplinado, Dinamismo, Buen Trato, Capacidad y Habilidad para Coordinar y Comunicarse 170
2. ESPECÍFICAS: Para cumplir con sus objetivos la Secretaria deberá realizar las siguientes funciones que no son limitativas: Llevar y mantener los Archivos de la documentación entregada y recibida, así como los informes de los diferentes órganos de la Sucursal. Registra el ingreso y egreso de los documentos referentes a las labores de la Sucursal. Elaborar todos los documentos administrativos que se asigne el Administrador de la Sucursal. Recepcionar y remitir todas las cartas, informes, oficios u otros documentos relativos a las funciones de la Sucursal. Atender todos los requerimientos de la Sucursal. Otros que le asigne la Administración de la Sucursal y que sean relativos a sus funciones. 171
AREA DE OPERACIONES 1. NATURALEZA Y UBICACIÓN ORGANICA El Área de Operaciones es un Órgano de Línea que depende jerárquicamente y funcionalmente de la Administración de la Sucursal a quien reporta todas sus actividades. 2. ORGANIZACIÓN Cuenta con las siguientes dependencias bajo su responsabilidad: 2.1 Sección Captación y Planta 2.2 Sección Distribución y Redes 3. OBJETIVOS Lograr que los sistemas de captación, conducción, tratamiento, almacenamiento y distribución de agua potable, así como de los servicios de alcantarillado y disposición final de las aguas servidas, funcionen a niveles de mínimo costo y máxima calidad y volumen para alcanzar las metas socioeconómicas de la Sucursal. 4. COMPETENCIAS Grado de Instrucción Especialidad Experiencia Edad mínima CARGO Condiciones Personales Superior o Técnico Ing. Sanitario., Ing. Civil, o similar. 3 años. 28 años. JEFE DEL AREA DE OPERACIONES Moral Sólida, Disciplinado, Honesto, Personalidad Definida, Puntualidad, Espíritu de Colaboración Destreza en la Ejecución de su Trabajo, Dinámico y Metódico. 5.. Para cumplir con los objetivos el Jefe del Área de Operaciones deberá cumplir con las siguientes funciones específicas que no son limitativas: Formular a la Administración de la Sucursal el plan mensual y anual de las actividades de su Área. Supervisar las actividades de captación, conducción y tratamiento de agua cruda a la planta de tratamiento y/o reservorios se realicen en forma óptima. 172
Coordinar con la administración acerca del control de los recursos hídricos así como su conservación. Enviar a la Oficina de Control de Calidad de la Sede Central muestras de agua para el control de calidad con la finalidad que mediante los resultados se mejore la calidad del servicio. Remitir en forma oportuna a la Oficina de Desarrollo Empresarial de la Sede Central la información operacional. Supervisar el cumplimiento de las tareas de desinfección del agua; así como la operación de los cloradores y demás instrumentos e insumos que intervengan en las actividades de control de calidad de agua potable producida. Supervisar el control de los volúmenes de agua en los reservorios y distribución del caudal en las redes de distribución, de acuerdo a los planes establecidos. Supervisar las operaciones y control de plantas de tratamiento de agua potable. Informar a la Administración acerca del desarrollo de las actividades de su Área. Mantener los equipos y mobiliario de su sección en condiciones de confiabilidad y operatividad. Supervisar la operatividad de los diferentes equipos tales como: electro bombas, bombas neumáticas, equipos eléctricos, etc. Prever, reportar y resolver cualquier situación que ocasione paralizaciones en la producción de agua. Formular informes periódicos y cuadros estadísticos mensuales, trimestrales semestrales o anuales de las operaciones y actividades realizadas en las fechas establecidas. Analizar, controlar e informar sobre el estado en que se encuentran las redes de agua y alcantarillado para la oportuna programación de cambio de colectores y/o ampliaciones. Priorizar los trabajos cuando se trata de atender emergencias que se presentan en las diferentes unidades de la Sucursal. Controlar y evaluar el alcance de los trabajos y/o acciones, sean estos de carácter permanente o de emergencia. Realizar estudios para la detección y control de fugas de agua potable visible y no visible. Supervisar la ejecución de los planes para detectar y controlar fugas de agua potable visible y no visible en la Sucursal. Coordinar, controlar supervisar y ejecutar el mantenimiento de todos los elementos confortantes del sistema de redes de agua potable y alcantarillado. Estudiar y proponer la modificación o implementación de directivas, procedimientos y normas que contribuyan a racionalizar y optimizar las actividades de explotación y uso de los recursos. Realizar los programas diarios y de fin de semana de la operación y mantenimiento de los sistemas de agua y alcantarillado. Controlar y evaluar la disponibilidad y la situación de los equipos, herramientas y recursos humanos. Otros que le asigne la Administración y que sean de su competencia. 173
ASISTENTE CAPTACION Y PLANTA 1. COMPETENCIAS Grado de Instrucción Especialidad Experiencia Edad Mínima CARGO Superior o Técnica Mecánica o similar. 2 años 23 años. ASISTENTE SECCION CAPTACION Y PLANTA Condiciones Personales Personalidad Definida, Honestidad, Disciplinado, Puntualidad, Responsabilidad, Espíritu de Colaboración, Destreza en la Ejecución de Trabajos de campo, Dinámico, Metódico, Capacidad de Análisis. 2. : Para cumplir con sus objetivos el encargado de Captación y Planta deberá cumplir con las siguientes funciones que no son limitativas: Coordinar y apoyo en supervisión de trabajos en las captaciones, línea de conducción. Coordinar con la Administración acerca del control de los recursos hídricos así como su conservación. Coordinar la operación permanente y mantenimiento de las planta de tratamiento de agua potable de la Sucursal, en sus etapas de ingreso, almacenamiento y salida a las redes de distribución de agua potable con los operadores. Realizar trabajos de mantenimiento y limpieza de los cloradores y equipos electromecánicos. Coordinar y apoyo en supervisión de trabajos de limpieza y desinfección de las plantas de tratamiento y de los Reservorios. Coordinar y apoyo en supervisión del control de consumo de insumos químicos en la planta de tratamiento. Supervisar el control del buen funcionamiento del equipo generador de energía eléctrica de la planta de tratamiento. Monitoreo del cloro residual en los puntos críticos de la red de distribución, para realizar los ajustes necesarios en los procesos de tratamiento. Prever, reportar y resolver cualquier situación que ocasione paralizaciones en la producción de agua potable. Lograr el máximo de eficiencia en la conducción del proceso de producción de agua potable de las plantas de tratamiento, así como asegurar su óptima calidad. 174
Mantener un sistema de control permanente en las plantas de tratamiento en sus etapas de ingresos, tratamiento, almacenamiento y distribución. Operar adecuadamente las instalaciones y equipos a su cargo. Supervisar el movimiento de insumos, materiales y repuestos utilizados en el proceso de producción. Coordinar y apoyo en supervisión de trabajos en las captaciones, línea de conducción. Otras funciones que le asigne el Jefe de Operaciones que sean compatibles con sus funciones. ASISTENTE DE DISTRIBUCION Y REDES 1. COMPETENCIA Grado de Instrucción Especialidad Edad Mínima Experiencia CARGO Condiciones Personales Técnico Gasfitero 25 Años 3 Años ASISTENTE DE DISTRIBUCION Y REDES Moral Sólida, Honestidad, Disciplinado, Puntualidad, Dinámico, Ordenado, Buen Trato, Personalidad Definida, Responsabilidad, Dinámico, Metódico, Destreza en Ejecución de Trabajos de Campo, Capacidad de Organización, Capacidad de Análisis. 2. 175 Para cumplir con sus objetivos, deberá cumplir con las siguientes funciones las mismas que no son limitativas: Cumplir y hacer y cumplir el manual de organización y funciones así como el Manual de Normas y Procedimientos de su área. Operar y controlar la calidad en la distribución del servicio de agua potable y redes de alcantarillado sanitario. Planear, dirigir y coordinar las tareas de normalización, programación y control de las actividades relacionadas con el control de operaciones de los servicios a su cargo. Programar y controlar los servicios de pitometría, detección de fugas de agua y regulación de medidores. Controlar los niveles de distribución del caudal en las redes de distribución en la satisfacción de las necesidades de la población. Operar adecuadamente las instalaciones y equipos a su cargo.
Suministrar especificaciones técnicas y opinar sobre la selección y adquisición de materiales y equipos destinados a operación de los servicios. Proponer estudios para detección y control de fugas de agua potable visible y no visible. Ejecutar los planes para detectar y controlar de fugas de agua potable visible y no visible. Emitir informes periódicos sobre el avance de los programas en marcha así como sus respectivas evaluaciones. Elaborar estudios de sectorización, macro - medición y operación de sistemas para la detección de pérdidas de agua. Emitir los informes y cuadros estadísticos de las actividades ejecutadas de acuerdo a su competencia. Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa en especial con la Oficina de Desarrollo Empresarial y la Gerencia de Operaciones, lo referente a las actividades de su competencia. Supervisar el mantenimiento adecuado de los equipos de su área, así como de los archivos documentarios. Brindar apoyo técnico a las organizaciones sociales, e instituciones que lo soliciten, en materia de su competencia. Coordinar, controlar y mantener actualizado los catastros de redes, equipos e instalaciones. Apoyar con los servicios especializados el levantamiento y calificaciones de las informaciones técnicas necesarias para la conformación del catastro. Mantener actualizados los planos catastrales con el apoyo de la Gerencia de Operaciones. Coordinar las acciones con el jefe del área y con el personal operativo. Manipuleo de válvulas de control y operación de reservorios. Identificar las principales válvulas del sistema y proponer mejoras para su protección y facilidad de cambio y/o mantenimiento. Ejecutar el programa de purga y mantenimiento de válvulas de purga en redes de distribución de agua potable. Ejecutar el programa de purga y mantenimiento de Grifos Contra Incendios. Identificar posibles zonas para inserción de válvulas de purga. Apoyar en la ejecutar de planes de sectorización del servicio. Apoyar en la actualización de la información de sectores de distribución (límites, zonas de presión, continuidad, población, cobertura, etc.), en coordinación con el jefe del área. Ejecutar los planes de monitorear de presiones y continuidad de servicio en redes de distribución existentes, comparando los datos e campo con las teóricas de la simulación, coordinando los niveles de reservorio con sus operadores. Ejecución de programas de reducción de pérdidas visibles y no visibles mediante trabajos de detección y reparación. 176
Tener conocimiento amplio de las características operativas de sus zonas de operación asignadas. Acatar los pedidos de apoyo coordinados a través de los responsables de las áreas. Realizar acciones de supervisión en sectores críticos de su zona de operación asignada. Mantener en condiciones operativas las herramientas asignadas. Mantener en condiciones operativas los vehículos asignados. Informar a su responsable, sobre la necesidad de adquisición, cambio y/o reparación de válvulas, herramientas o materiales. Detectar las causas que originan las intervenciones. Identificar los tramos de tubería que requieren cambio (Antigüedad, Corrosión, etc.). Formular el plan de trabajo mensual y anual, programas de mantenimiento y operación de redes de agua y alcantarillado. Programar, supervisar y realizar los trabajos de limpieza, mantenimiento y desatoros de los colectores, según cronograma y órdenes de trabajo. Atender a los usuarios con los diferentes requerimientos, difundir mediante el buen trato y servicio al usuario la buena imagen de la Empresa. Coordinar con las demás secciones y la jefatura de distribución, el desarrollo de las actividades del Área. Mantener los equipos y mobiliario de la sección de mantenimiento de redes en condiciones de confiabilidad y operatividad. Prever, reportar y resolver en forma inmediata cualquier situación que ocasione paralizaciones en la distribución del agua potable. Supervisar y controlar el movimiento de los materiales, equipos e insumos utilizados en el área. Evaluar los resultados de los planes y programas del área informando a su jefe inmediato superior. Prestar asistencia técnica a las Sucursales en lo que se refiere a mantenimiento de redes. Ejecutar programas de mantenimiento preventivo, correctivo y rehabilitación de los elementos del sistema de alcantarillado sanitario. Identificar los buzones en mal estado (Marco, Tapa, Media Caña, Revestimiento, etc.). Coordinar con los inspectores acerca de las condiciones técnicas en cuanto a la mano de obra y materiales que se utilizaran en una nueva conexión afín de valorizarla con los parámetros establecidos. Verificar la exactitud de la información brindada por las empresas de servicios referentes a los cortes de servicio, levantamiento de conexiones y otros. Contribuir con la información catastral tanto para el catastro técnico como para el catastro de usuarios. 177
Realizar cortes y reconexiones de los servicios de agua potable o alcantarillado cunado así lo disponga el Área Comercial. Supervisar a las empresas de servicios o ejecutar las instalaciones nuevas de agua potable y alcanatarillado. Supervisar y ejecutar el control de la instalación de micros medidores, previa revisión y/o calibración con el informe respectivo del Banco de Medidores. Proponer estudios y contribuir a ejecutar los planes para la detección y control de agua potable no contabilizada. Realizar otras funciones que le asigne el Jefe del Área de Operaciones, que sean compatibles con sus funciones. 178
AREA COMERCIAL 1. NATURALEZA Y UBICACIÓN ORGANICA El Área Comercial es un Órgano de Línea que depende jerárquicamente y funcionalmente de la Administración de la Sucursal a quien reporta todas sus actividades. 2. ORGANIZACIÓN Cuenta con las siguientes dependencias bajo su responsabilidad: 2.1 Sección Catastro y Medición 2.2 Sección Facturación y Cobranza 3. OBJETIVOS. El Área Comercial tiene como objetivo lograr la administración eficiente y eficaz de las actividades de comercialización, facturación y cobranza por concepto de los servicios prestados. 4. COMPETENCIAS Grado instrucción Especialidad Edad Mínima Experiencia CARGO Condiciones Superior o Técnica Administración, Contabilidad, Economía o similar. 28 años 5 años JEFE DEL AREA COMERCIAL Moral Sólida, Honestidad, Disciplinado, Altos Principios de Equidad, Personalidad Definida, Destreza y Habilidad para la Toma de Decisiones, Puntualidad, Dinamismo, Don de Mando, Buen Trato. Capacidad para Desarrollar Actividades, Capacidad y Habilidad para Coordinar y Comunicarse. 5. FUNCION GENERAL Lograr que el sistema comercial se realice en forma eficiente y eficaz de tal manera de brindar una atención oportuna a nuestros clientes. 6. ESPECÍFICAS Para cumplir con sus objetivos deberá cumplir con las siguientes funciones específicas que no son limitativas: 179
Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el Manual de Normas y Procedimientos de su Gerencia. Comercializar los servicios de agua potable y alcantarillado que brinda la Sucursal, posibilitando una atención eficiente a los clientes. Verificar una efectiva aplicación de políticas de corte de los servicios, cobranza de deuda, promoviendo la aplicación de penalidades en estricto cumplimiento del reglamento interno de la empresa. Generar los recursos necesarios para el desarrollo de las operaciones corrientes y de inversión de la Sucursal. Remitir en forma oportuna a la Oficina de Desarrollo Empresarial de la Sede Central la información comercial. Mantener y mejorar la imagen de la empresa a través de una adecuada atención a los clientes. Mantener actualizada la información del cliente de tal forma que su identificación y localización sea precisa. Solucionar en forma oportuna y eficaz, los reclamos de los clientes por los servicios prestados. Coordinar en forma eficiente con el Área de Operaciones el mantenimiento y reparación de los micro medidores. Realizar la consistencia de la información comercial y operacional de tal forma de minimizar el índice de error el abastecimiento de la base de datos al sistema de facturación y cobranza. Coordinar con la Oficina de Desarrollo Empresarial el envío de informaciones sobre resultados del funcionamiento del Sistema Comercial. Proponer normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades de la Sucursal. Las demás que le asigne la Gerencia General en materia de su competencia. ASISTENTE DE CATASTRO Y MEDICION 1. COMPETENCIA Grado de Instrucción Especialidad Edad Mínima Experiencia Técnico Administración o similar 25 Años 5 Años CARGO ASISTENTE DE CATASTRO Y MEDICION. Condiciones Personales Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad, Dinámico Ordenado, Buen Trato, Personalidad Definida, Predisposición para Recibir Ordenes, Conocimientos de Sistemas Computarizados, Capacidad y 180
Habilidad para Comunicarse, Capacidad de Organización. 2. El Asistente de Catastro y Medición para cumplir con su objetivo deberá realizar las siguientes funciones: Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como el Manual de Normas y Procedimientos de su área. Formular, ejecutar y evaluar los planes de trabajo del Área. Organizar, Coordinar y controlar el registro catastral de los clientes reales, factibles e identificar los clientes potenciales. Establecer y conducir la información catastral. Evaluar y disponer la actualización de rutas. Modificar, ubicar y reubicar a los clientes, así como dar de baja o incorpora nuevos clientes, manteniendo la información actualizada. Fiscalizar permanentemente el óptimo funcionamiento de los micro medidores. Registrar, coordinar y programar las instalaciones de medidores que le fueron asignados a la Sucursal. Elaboración o supervisión y actualización de los planos catastrales. Establecer y actualizar las rutas de lectura de medidores. Dar solución a los reclamos que presenten los clientes por concepto de medición y de acuerdo con los procedimientos establecidos. Realizar la lectura de los medidores en forma eficiente y eficaz con la finalidad de evitar reclamos por dicho concepto. Proponer programas de instalación de medidores. Informar a su Jefe inmediato sobre el mal estado de los medidores, cajas, tapas y otros con la finalidad de tomar las acciones pertinentes. Verificar las lecturas que se observen inconsistentes con respectos a los promedio de consumo. Otras que le asigne su Jefe Inmediato en materias de su competencia funcional. ASISTENTE DE FACTURACION Y COBRANZA 1. COMPETENCIA Grado de Instrucción Especialidad Edad Mínima Experiencia Técnico Administración o similar 25 Años 3 Años 181
CARGO Condiciones Personales ASISTENTE DE FACTURACION Y COBRANZAS Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad, Dinámico, Ordenado, Buen Trato, Personalidad Definida, Predisposición para Recibir Ordenes, Conocimientos de Sistemas Computarizados, Capacidad y Habilidad para Comunicarse, Capacidad de Organización. 2. Para cumplir con sus objetivos, el asiente de Facturación y Cobranza deberá cumplir con las siguientes funciones las mismas que no son limitativas: 182 Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como el Manual de Normas y Procedimientos de su área. Elaborar los programas de facturación por los servicios prestados y permitir el cobro oportuno de los mismos. Efectuar los cálculos monetarios, valorizando los servicios que presta la Sucursal, sobre la base de las tarifas establecidas, emitiendo la facturación correspondiente. Programar y controlar permanentemente los procesos de facturación. Revisar y supervisar las alteraciones detectadas que pudieran surgir en las lecturas, informando a la administración para realizar las inspecciones respectivas. Enviar en forma oportuna la información de las lecturas a la Sede Central con la finalidad de emitir oportunamente los recibos por los servicios de agua potable y alcantarillado de acuerdo a los procesos establecidos. Incorporar las modificaciones con relación a la categoría de los clientes dispuestos por las instancias respectivas. Controlar y verificar la eficiencia y eficacia en la entrega de los recibos. Emitir información sobre presupuestos de conexiones domiciliarias de agua y alcantarillado. Revisar y dar solución a los reclamos que le competen como casos de irregularidades e inconsistencias detectados como altos consumos. Organizar y actualizar la segmentación de las cobranzas según zonas geográficas para dinamizar y optimizar la cobranza. Controlar y supervisar a los centros autorizados para la cobranza regular. Controlar, supervisar y coordinar el proceso de cobranzas. Proponer normas, procedimientos y criterios técnicos para el desarrollo de los procesos y actividades bajo su competencia. Supervisar y controlar la aplicación de las políticas de cobranzas.
Elaborar informes periódicos de los movimientos de la cartera de cobranza. Realizar acciones de cobranza a grandes usuarios y/o de carácter especial. Evaluar el comportamiento mensual de la recaudación efectuada. Conducir o coordinar las cobranzas morosas. Recomendar las acciones para mejorar las cobranzas morosas, evaluando periódicamente las medidas adoptadas. Proponer locales propios o de terceros como centros de cobranza autorizados. Propiciar la interconexión de los centros de cobranza autorizados con la Empresa. Mantener actualizada la información de los sistemas informáticos implementados. Cumplir con las disposiciones contenidas en los procedimientos internos. Vigilar permanentemente las acciones de cobranza de los recaudadores. Entrega diaria de lo recaudado al responsable de realizar los depósitos en los bancos. Mantener actualizada y archivada en orden, la información procesada (PEC). Elaborar los reportes de las planillas de ingreso a caja en forma diaria. Elaborar informes periódicos por sistema de los movimientos de la cartera de cobranza. Realizar acciones de cobranza a grandes usuarios y/o carácter especial. Recomendar las acciones para mejorar las cobranzas morosas, evaluando periódicamente las medidas adoptadas. Sugerir locales propios o de terceros como centros de cobranza autorizados. Verificar la exactitud de la información sobre cortes de servicio, conexiones levantadas y otros. Evaluar el seguimiento y control de las actividades de cobranza, a fin de ejercer acciones inmediatas sobre los usuarios con cuentas nuevas procurando captar el pago evitando así que se conviertan en morosos. Realizar otras funciones que le asigne el Área Comercial y que sean compatibles con sus funciones. 183