Administración EL ABC DE LA CONTABILIDAD Aunque te puede parecer un mundo ajeno y difícil de entender, supervisar la contabilidad de tu Pyme es un factor clave para su sustentabilidad. Acá te entregamos los principales puntos que debes atender para manejar la contabilidad de tu Pyme y velar por su salud financiera:
01 LA CONTABILIDAD DE TU PYME DEBE REFLEJAR SU REALIDAD: Debes registrar rigurosamente e informar a tu contador de todas tus operaciones de ingreso y egreso de fondos. Estas deben estar documentadas y respaldadas generalmente con boletas o facturas. Así, la información de tu balance reflejará la realidad de tu Pyme. Para respaldar cada una de las transacciones que realice tu Pyme debes utilizar los siguientes formularios contables, que deben estar legalizados ante el Servicio de Impuestos Internos: Facturas: Documentos tributarios (físicos o electrónicos) que contienen el detalle de la mercadería o servicio vendido, su precio unitario, el total del valor cancelable de la venta, la indicación del plazo y la forma de pago. Boletas: Comprobante tributario que acredita la venta de un producto o servicio a un consumidor final.
01 Guía de despacho: Documento que deben emitirse obligatoriamente por vendedores y prestadores de servicios en caso de postergar la entrega de la factura en una venta y cuando se trasladen bienes, independiente de que eso no constituya una venta. Nota de crédito: Documento que deben emitir los vendedores y prestadores de servicios afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA) por descuentos o bonificaciones otorgados con posterioridad a la facturación, o en caso de devolución de mercaderías o cuando un contrato queda sin efecto de común acuerdo. Nota de débito: Documento que deben emitir los vendedores y prestadores de servicios afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA) por aumentos en el impuesto facturado. En el Portal MiPyme del Servicio de Impuestos Internos podrás encontrar una guía paso a paso para emitir cada uno de estos documentos: www.sii.cl/portales/mipyme/index_fmipyme.htm
01 Adicionalmente, es obligatorio que lleves actualizados los siguientes registros contables: Inventarios y Balances: Registro detallado de aportes iniciales de la empresa y balance de cada ejercicio comercial. Libro diario: Registro cronológico diario de todas las transacciones de la empresa. Libro mayor: Registro de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, pero de acuerdo a su naturaleza. Libro de compras y ventas: En columnas paralelas se registran, a un lado, todos los detalles de facturas de compras recibidas y, del otro, las facturas de ventas emitidas y las boletas de compra venta. MARZO 28 Libro Fondo de Utilidad Tributaria (FUT): Registra la historia de las utilidades tributables y no tributables generadas por la empresa y percibidas de otras sociedades en que tenga participación. En el Portal MiPyme del SII podrás encontrar una guía paso a paso para emitir cada uno de estos documentos: www.sii.cl/portales/mipyme/index_fmipyme.htm
02 ASEGÚRATE DE REALIZAR MENSUALMENTE LA DECLARACIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS: Esto incluye: Pago Provisional Mensual Obligatorio (PPMO): Adelanto mensual obligatorio del pago del impuesto a la renta anual, cuyo monto es un porcentaje de la venta facturada total del mes. Adicionalmente, existe la posibilidad de realizar pagos voluntarios. Impuesto al Valor Agregado (IVA): Corresponde al IVA proveniente de la diferencia entre los documentos de venta emitidos y los documentos de compras recibidos. Retenciones de Boletas de Honorarios: Corresponde al 10% sobre el monto bruto de los honorarios pactados con un prestador de servicios. Si lo pactado corresponde al líquido, se divide ese valor por 0,9 para obtener el monto bruto.
02 Impuesto Único a los Trabajadores Dependientes: Es un impuesto progresivo que deben pagar mensualmente todos quienes desarrollan una actividad laboral dependiente y cuya renta mensual excede las 13,5 UTM. En el siguiente link puedes encontrar una tabla con los porcentajes de impuestos efectivos a aplicar: www.sii.cl/pagina/valores/segundacategoria/imp_2da_abril2014.htm La declaración y pago se realizan simultáneamente entre los días 1 y 12 de cada mes a través del Formulario 29 del Servicio de Impuestos Internos, que puedes revisar aquí: www.sii.cl/formularios/imagen/f29.pdf
03 ASEGÚRATE DE PAGAR TUS COTIZACIONES PREVISIONALES OBLIGATORIAS Y TAMBIÉN LAS DE TUS TRABAJADORES CONTRATADOS: El monto de las cotizaciones obligatorias se determina como la suma de los siguientes porcentajes: AFP: 10% de la renta imponible destinado a la pensión de vejez. Una comisión que depende de cada AFP, destinada a su financiamiento. 1,26% de la renta imponible destinado al pago de un Seguro de Invalidez y Sobrevivencia. 3% de la renta imponible destinado al Seguro de Cesantía, donde un 2,4% es pagado por el empleador y un 0,6% es pagado por el trabajador.
03 Salud: Corresponde al 7% de la renta imponible destinado al pago de la previsión de salud, ya sea Fonasa o Isapre. Si el plan de salud contratado excede el 7% de la renta imponible, el trabajador deberá costear la diferencia que se descuenta de su liquidación de sueldo. Mutual o Instituto de Seguridad Laboral: Corresponde al 0,95% de la renta imponible destinado a pagar un Seguro de Accidentes del Trabajo y Enfermedades profesionales, más una tasa adicional dependiendo del riesgo de la actividad realizada. Todos estos pagos previsionales puedes realizarlos directamente en cada institución o en www.previred.cl hasta el día 12 de cada mes.
04 ASEGÚRATE DE REALIZAR LA DECLARACIÓN Y PAGO ANUAL DE IMPUESTOS: Durante el mes de Abril de cada año, todas las empresas que hayan obtenido ingresos calificados como rentas para los efectos tributarios, y que su monto exceda los límites exentos establecidos por la ley, deben realizar la declaración y pago de impuestos correspondientes al ejercicio del año anterior. La declaración se realiza completando el Formulario 22 del Servicio de Impuestos Internos, el que puedes revisar en este link: ABRIL 30 www.sii.cl/formularios/imagen/f22.pdf En este documento del Servicio de Impuestos Internos puedes encontrar una completa guía paso a paso para realizar tu declaración: www.sii.cl/como_se_hace_para/declarar_renta_anual/declarar_re ntaf22.pdf
05 CONOCE LA ESTRUCTURA CONTABLE DE TU PYME: Desde la perspectiva contable, toda empresa está formada por tres grandes partidas: ACTIVO: Todo lo que el negocio tiene o se le adeuda. Se divide en: Activo Circulante: como dinero en caja, existencias, insumos o cuentas por cobrar a menos de un año. Activo Fijo: como oficinas, locales, terrenos y maquinarias de su propiedad. PASIVO: Todo lo que el negocio debe a terceros. Se divide en: Pasivos de Corto Plazo: como cuentas por pagar o créditos comerciales a menos de un año. Pasivos de Largo Plazo: como un crédito hipotecario.
05 PATRIMONIO: Son todos los bienes que son de exclusiva propiedad de la empresa y por lo tanto, de sus socios. El capital inicial aportado por los socios, las reservas, las utilidades del ejercicio y las utilidades retenidas son ejemplos del Patrimonio. En tu contabilidad siempre se debe cumplir la siguiente relación: EMPRESA ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO
06 CONOCE Y MONITOREA LOS ÍNDICES FINANCIEROS BÁSICOS: Existen una serie de índices financieros que permiten analizar la salud financiera de tu Pyme. La mayoría de estos surgen de las partidas de tu Balance y Estado Resultado. 1) Índices de Liquidez: Son esenciales para que monitorees la salud financiera de tu Pyme. Capital de trabajo = Activo Circulante Pasivo Circulante Muestra cuánta liquidez te queda después de pagar tus deudas de corto plazo. Si el indicador es positivo, quiere decir que con tu Activo Circulante puedes pagar tu Pasivo Circulante. Si es negativo, quiere decir que necesitas financiamiento para cubrir tus compromisos. En el Capítulo Cómo Mantener Mi Liquidez Mes a Mes puedes encontrar toda la información necesaria para ordenarte y conseguir financiamiento en caso de ser necesario. Liquidez = Activo Circulante / Pasivo Circulante Este índice determina qué parte del dinero que tienes en caja deberás utilizar para pagar deudas que ya tienes.
06 El nivel óptimo del índice de Liquidez es entre 1,5 y 2,5. Si está por debajo de 1,5 puedes tener problemas de pago al no tener liquidez suficiente para pagar tus compromisos de corto plazo. Si está por encima de 2,5 puedes perder rentabilidad por tener liquidez ociosa que podrías invertir o movilizar hacia otras actividades productivas. Test ácido = (Activo Circulante Inventarios) / Pasivo Circulante Este índice es parecido al anterior, pero más exigente, ya que no considera los inventarios como dinero líquido que puedes utilizar para pagar deudas que ya tienes. El nivel óptimo del Test Ácido es entre 0,5 y 1. Si está por debajo de 0,5 puedes tener problemas de pago al no tener la liquidez suficiente para pagar tus compromisos de corto plazo. Si está por encima de 1 puedes perder rentabilidad por tener liquidez ociosa que podrías invertir o movilizar hacia otras actividades productivas.
06 Rotación de Cuentas por Cobrar = Ventas a Crédito anuales / Promedio anual de Cuentas por Cobrar Este indicador muestra la cantidad de veces que se cobraron las Cuentas por Cobrar en el año. Una Rotación de Cuentas por Cobrar alta indica que cobraste las cuentas más rápido. El nivel óptimo es de 6 a 12 veces al año. Plazo Promedio de Cobro = 365 / Rotación de Cuentas por Cobrar Determina el promedio de días que demoran tus clientes en pagar lo que te deben. Te servirá para determinar qué facilidades de pago darás a tus clientes. El nivel óptimo se encuentra entre 30 a 60 días de cobro. Rotación de Cuentas por Pagar = Compras a Crédito Anuales / Promedio Anual de Cuentas por Pagar Este indicador muestra la cantidad de veces que pagas las Cuentas por Pagar en el año. Una Rotación de Cuentas por Pagar alta indica que pagaste tus deudas más rápido. Plazo Promedio de Pago = 365 / Rotación de Cuentas por Pagar
06 Plazo Promedio de Pago = 365 / Rotación de Cuentas por Pagar Determina el promedio de días que demoras en pagar a tus proveedores. Es recomendable mantener este índice entre 30 a 60 días para consolidar la confianza con tus proveedores. 2) Índices de Endeudamiento: Te ayudarán a determinar cuánto de tu patrimonio está comprometido con acreedores o si eventualmente debes más de lo que tienes. El indicador clave es: Ratio de endeudamiento = Deuda Total (Pasivos Corto Plazo + Pasivos de Largo Plazo) / Patrimonio Neto Un Ratio de endeudamiento de hasta 2,5 indica que tu negocio está saludable. Un Ratio mayor a 2,5 indica que tienes más deuda que patrimonio, en este caso intenta no aumentar más tu deuda, para llegar a un nivel saludable.
06 3) Índices de Rentabilidad: Calculando estos índices podrás tener una idea de cuán rentable es tu Pyme: Margen bruto = (Ingreso por ventas Costo por ventas)/ingreso por ventas Indica el porcentaje de ganancias que estás obteniendo sobre los costos de venta. Un Margen Bruto más alto es mejor, ya que indica que tienes un bajo costo de los productos o servicios que estás vendiendo. Margen Neto = Utilidad Neta / Ingreso por ventas Indica el porcentaje de ganancias que estás obteniendo luego de pagar todos tus gastos. En la planilla INDICADORES FINANCIEROS podrás calcular de manera fácil todos estos indicadores pidiéndole la información necesaria a tu contador.
Conclusión CONOCER Y SUPERVISAR LOS REQUERIMIENTOS ESENCIALES DE LA CONTABILIDAD TE PER- MITIRÁN MANTENER EL ORDEN Y LA SALUD FINANCIERA DE TU PYME.