MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CENTRO DE PROFESIONALIZACIÓN GUBERNAMENTAL CEPROG- 1
ÍNDICE Página Objetivo.. 1 Marco Legal.. 2 Red de Proceso 3 Procedimiento Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones. 5 Diagrama de Flujo.. 6 Procedimiento Ejecución del Programa Calendarizado.. 7 Diagrama de Flujo.. 9 Procedimiento Ejecución del Programa Calendarizado. 10 Diagrama de Flujo.. 11 Procedimiento Desarrollo del Evento... 12 Diagrama de Flujo.. 13 Procedimiento Planificación de Capacitación Interna y Externa. 14 Diagrama de Flujo.. 15 Procedimiento Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o Externa. 16 Diagrama de Flujo... 18 Procedimiento Elaboración del Plan Mensual de Capacitación (Análisis de Detención) 19 Diagrama de Flujo. 20 Procedimiento Solicitud de salón de Capacitación en zona 13, refacción, mobiliario y equipo... 21 Diagrama de Flujo.. 22 Procedimiento Designación y Requerimiento del Capacitador Interno y Externo... 23 Diagrama de Flujo.. 24 Procedimiento Solicitud de Refacción para las Capacitaciones..... 25 Diagrama de Flujo.. 27 2
ÍNDICE Página Procedimiento Colocación de Material en los Estantes. 28 Diagrama de Flujo.. 29 Procedimiento Control de Publicaciones que conforman la Hemeroteca... 30 Diagrama de Flujo.. 31 Procedimiento Ingreso de Material Bibliográfico (libro de inventario interno por compra, canje o donación) 32 Diagrama de Flujo.. 33 Procedimiento Preparación Física del Material Bibliográfico (marbete, etiqueta, catálogo).. 34 Diagrama de Flujo.. 35 Procedimiento Préstamo de Libros 36 Diagrama de Flujo.. 37 Procedimiento Registro de Inventario y Sellado Bibliográfico.. 38 Diagrama de Flujo... 39 Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por compra). 40 Diagrama de Flujo.. 41 Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por donación) 42 Diagrama de Flujo.. 43 Procedimiento Solicitud y Adquisición de Material (por canje) 44 Diagrama de Flujo.. 45 Simbología Básica para la Descripción de los Procedimientos Administrativos.. 46 3
OBJETIVO Las normas y procedimientos del Centro de Profesionalización Gubernamental en su abreviatura CEPROG-, tienen como objetivo dar a conocer la forma en que se brindan las capacitaciones gubernamentales al personal interno y personal externo, es decir de instituciones del sector publico que manejen recursos del estado, en el procedimiento y aplicación de la fiscalización gubernamental que lleva a cabo la Contraloría General de Cuentas y así lograr la total transparencia en el manejo de los bienes y recursos del Estado. 1
MARCO LEGAL Según el artículo 32 del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, el Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG-, es la Dependencia encargada de brindar capacitación profesional en control gubernamental al personal de la Contraloría y de las instituciones del sector público que laboren en el área cuyas funciones tengan incidencia en el manejo de Recursos Públicos. 2
RED DE PROCESOS DEPENDENCIA PROCESO PROCEDIMIENTOS Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones Ejecución del Programa Calendarizado Dirección de Apoyo Institucional Ejecución del Programa Calendarizado Desarrollo del Evento Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Brindar Capacitación Profesional en Control Gubernamental Planificación de Capacitación Interna y Externa Recepción de Solicitud de Capacitación Internas y Externas Elaboración del Plan Mensual de Capacitación (Análisis de Detención) Solicitud de Salón de Capacitación en zona 13 refacción, mobiliario y equipo Designación y Requerimiento del Capacitador Interno y Externo Solicitud de Refacción para las Capacitaciones 3
DEPENDENCIA PROCESO PROCEDIMIENTOS Colocación de Material en los Estantes Control de Publicaciones que conforman la Hemeroteca Ingreso de Material Bibliográfico (libro de inventario interno por compra, canje o donación) Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Preparación Física del Material Bibliográfico (marbete, etiqueta, catalogo) Biblioteca Consulta, Préstamo y Reproducción de Libros Préstamo de libros Registro de Inventario y Sellado Bibliográfico Solicitud y Adquisición de Material (por compra) Solicitud y Adquisición de Material (por donación) Solicitud y Adquisición de Material (por canje) 4
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable 1 Calendariza los temas a impartir 2 3 4 Enumera y lista las Instituciones y posibles capacitaciones Elabora programas de capacitaciones internas y externas Verifica que no se traslapen las capacitaciones tanto internas como externas 5 Calendariza capacitaciones 6 Distribuye la calendarización de capacitaciones a todo el personal 7 Fin del Procedimiento Jefe Unidad Administrativa Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- 5
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental- CEPROG Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitaciones Jefe de CEPROG inicio Calendariza los temas a impartir Enumera y lista las instituciones y posibles capacitaciones Elabora programas de capacitaciones internas y externas Verifica que no se traslapen las capacitaciones Calendariza capacitaciones Distribuye la calendarizaciòn a todo el personal Fin 6
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Procedimiento: Ejecución del Programa Calendarizado Hoja 1 de 2 (Coordinador Interno y Externo) Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 1 Recibe la calendarización de las capacitaciones programadas Coordinador de Capacitaciones Internas 2 Recibe los nombramientos Jefe 3 Recibe y traslada los nombramientos debidamente firmados por el Jefe al Director y Sub-Contralor que corresponda 4 Recibe los nombramientos 5 Revisa, firma y sella los nombramientos 6 Traslada los nombramientos debidamente firmados Recibe los nombramientos oficializados 7 8 Revisa, firma y sella los nombramientos Traslada los nombramientos debidamente 9 firmados Recibe los nombramientos debidamente 10 oficializados Elabora cartas de compromiso para las 11 capacitaciones y docentes Traslada las cartas de compromiso para 12 el Visto Bueno del Jefe Administrativo Director Sub-contralor Coordinador de Docencia Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Dirección de Apoyo Institucional Subcontraloría de Probidad Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- 7
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental-CEPROG- Procedimiento: Ejecución del Programa Calendarizado Hoja 2 de 2 (Coordinador Interno y Externo) Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 13 Recibe las cartas de compromiso 14 15 16 17 18 19 20 Revisa, firma y sella las cartas de compromiso debidamente firmadas por el capacitador Traslada las cartas de compromiso debidamente firmados Recibe las cartas debidamente firmadas por el Jefe Reproduce una copia de los nombramientos Entrega original y copia del nombramiento y carta de compromiso al capacitador Recibe original y copia del nombramiento y la carta de compromiso Firma y sella original, copia del nombramiento y carta de compromiso Devuelve copia del nombramiento y 21 carta de compromiso debidamente firmada Recibe y devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso 22 debidamente firmada por el capacitador Elabora listado de participantes a la 23 capacitación 24 Elabora hojas de evaluación Hace recordatorio vía telefónica al 25 capacitador, dos días antes de la capacitación Jefe Coordinador de Docencia Capacitador Coordinador de Docencia Logístico y Técnico Coordinador de Docencia 26 Desarrolla el evento Capacitador 27 Fin del Procedimiento Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- 8
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de profesionalización Gubernamental -CEPROG- Nombre del Procedimiento: Ejecución del Programa calendarizado (Coordinador Interno y Externo) Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Dirección de Apoyo Institucional Subcontraloría de Probidad Inicio Coordinador Interno recibe la calendarización de las capacitaciones programadas Coordinador de Docencia reproduce una copia de los nombramientos A Director recibe los nombramientos A Jefe recibe los nombramientos Administrativo recibe y traslada los nombramientos firmados al Director Coordinador de Docencia entrega original y copia del nombramiento y carta de compromiso a los capacitadores Capacitador recibe original y copia del nombramiento y la carta de compromiso Director revisa, firma y sella los nombramientos Director traslada los nombramientos debidamente firmados Subcontralor recibe los nombramientos para su oficialización B Coordinador de Docencia recibe los nombramientos oficializados Capacitador firma y sella original, copia del nombramiento y la carta de compromiso Subcontralor revisa, firma y sella los nombramientos Coordinador elabora cartas de compromiso para las capacitaciones y docentes Capacitador devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso B Subcontralor traslada los nombramientos oficializados Coordinador de Docencia traslada las cartas de compromiso para Vo.Bo. Coordinador de Docencia recibe y devuelve copia del nombramiento y carta de compromiso debidamente firmada por el capacitador Jefe recibe las cartas de compromiso Logístico y Técnico elabora listado de participantes a la Capacitación Jefe revisa, firma y sella las cartas de compromiso debidamente firmadas por el capacitador Logístico y Técnico elabora hoja de evaluación Jefe traslada las cartas de compromiso debidamente firmadas Coordinador de Docencia Hace recordatorio vía telefónica al capacitador, dos días antes de la capacitación Coordinador de Docencia recibe las cartas debidamente firmadas por el Jefe Capacitador desarrolla el evento Fin 9
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Procedimiento: Ejecución Programa Calendarizado Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa 1 2 3 4 Recibe la calendarización de las capacitaciones programadas Elabora oficio de solicitud de salón para la capacitación Solicita material didáctico al capacitador para reproducirlo Entrega material didáctico al encargado de reproducirlo 5 Recibe el material didáctico para su reproducción 6 Reproduce material didáctico Coordinador de Eventos de Capacitación Interna Docente Administrativa y Logística Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- 7 Fin del Procedimiento 10
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Nombre del Procedimiento: Ejecución Programa Calendarizado Coordinador de Eventos de Capacitación Interna Docente Administrativa y Logística Inicio Recibe la calendarización de las Capacitaciones programadas Elabora oficio de solicitud de salón Solicita material didáctico al capacitador para reproducirlo Entrega material Didáctico al encargado de reproducirlo Recibe el material didáctico para su reproducción Reproduce material didáctico Fin 11
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental-CEPROG- Procedimiento: Desarrollo del Evento Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa 1 2 3 4 Registra y verifica a los participantes en el listado de asistencia Distribuye el material didáctico a los participantes Presenta a los participantes al docente que impartirá la capacitación Imparte el tema y aclara dudas a los participantes 5 Distribuye las boletas de evaluación Administrativa y Logística Jefe Docente Administrativa y Logística Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- 6 Evalúa el tema expuesto 7 Traslada las boletas de evaluación al Participante 8 9 Recibe las boletas de evaluación y los listados de los participantes Traslada las boletas de evaluación al Coordinador de Profesionalización Administrativa y Logística Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- 10 Fin del Procedimiento 12
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Nombre del Procedimiento: Desarrollo del Evento Administrativa y Logística Jefe Docente Participantes inicio Registra y verifica a los participantes en el listado de asistencia Distribuye el material didáctico a los participantes Presenta a los participantes al docente que impartirá la capacitación Imparte el tema y aclara dudas a los participantes Distribuye boleta de evaluación Evalúa el tema expuesto Recibe boletas de evaluación y los listados de participantes Traslada boletas de evaluación Traslada las boletas de evaluación al Coordinador de Profesionalización Fin 13
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Procedimiento: Planificación de Capacitación Interna y Externa Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable 1 Recibe solicitud de capacitación 2 3 4 5 6 7 Verifica si la capacitación se encuentra programada SI: sigue paso 3 NO: sigue paso 5 Coordina con el solicitante el lugar, hora y fecha de la capacitación Si no hay acuerdo con el solicitante se rechaza la solicitud, o se calendariza para otra fecha Calendariza el lugar, hora y fecha de la capacitación Confirma al solicitante la capacitación Incluye la capacitación dentro del plan mensual 8 Fin del Procedimiento Administrativo Jefe Unidad Administrativa Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- 14
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Nombre del Procedimiento: Planificación de Capacitación Interna y Externa Administrativo Jefe inicio Recibe solicitud de capacitación Capacitación está Programada? No Si A Calendariza el lugar, hora y fecha de la capacitación Coordina con el solicitante el lugar, hora y fecha Sino hay acuerdo con el solicitante se rechaza la solicitud o se calendariza otra fecha A Confirma al solicitante la capacitación Incluye la capacitación dentro del plan mensual Fin 15
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Procedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o Externa Hoja 1 de 2 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa 1 Entrega original y copia de la solicitud de capacitación al Administrativo Interesado 2 Recibe original y copia de la solicitud de capacitación Firma y sella de recibido original y copia 3 4 de la solicitud Devuelve copia de la solicitud al interesado debidamente sellada y firmada de recibido 5 Traslada al Jefe para su conocimiento 6 Recibe la solicitud de capacitación 7 8 9 10 11 12 13 Revisa y analiza si procede o no la capacitación Si: procede paso 8 No: procede paso 15 Solicita aprobación de la Dirección de Apoyo Institucional Traslada la solicitud al Administrativo Recibe la solicitud debidamente aprobada o rechazada Aprobada la solicitud la traslada para aprobación de la Dirección de Apoyo Institucional Recibe solicitud de autorización para capacitación Revisa, analiza, margina de aprobado o rechazado y traslada Administrativo Jefe Administrativo Director Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Dirección de Apoyo Institucional 16
. Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Procedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o Hoja 2 de 2 Externa Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 14 15 16 17 Recibe la solicitud marginada de la Rechazada la solicitud elabora oficio al interesado indicando el motivo del rechazo Aprobada la solicitud elabora oficio para la Institución que solicito la capacitación Traslada oficio para revisión y firma al Jefe Administrativo Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- 18 Recibe, revisa, firma y sella el oficio 19 Traslada el oficio firmado al Administrativo 20 Recibe y traslada el oficio al solicitante 21 Fin del Procedimiento Jefe Administrativo 17
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Nombre del Procedimiento: Recepción de Solicitud de Capacitación Interna o Externa Interesado Administrativo Jefe Director DAI Inicio Recibe original y copia de la solicitud de capacitación Entrega original y copia de la solicitud de capacitación Firma y sella de recibido la solicitud de capacitación Devuelve copia al itneresado Traslada al Jefe para su conocimiemto Recibe la solicitud de capacitación A Recibe solicitud aprobada o rechazada Procede la Capacitación? No Si B Aprobada la solicitud la traslada a la DAI C Recibe solicitud marginada de la DAI Se margina la solicitud Solicita aprobación de la DAI Rechazada la solicitud elabora oficio indicando el rechazo A Traslada la solicitud a la Administrativo Aprobada la solicitud elabora oficio para la Institución Traslada oficios para revisión y firma del Jefe Recibe, revisa, firma y sella el oficio B Recibe solicitud de autorización Recibe y traslada el oficio al solicitante Traslada el oficio firmado C Margina de aprobado o rechazado Fin 18
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitación Hoja 1 de 1 (Análisis de Detección) Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 1 2 3 4 Clasifica y enumera los posibles temas de capacitación Calendariza e imprime los temas a impartir Enumera las Instituciones y temas de capacitación Coordina la capacitación con la Dependencia que la solicita 5 Fin del Procedimiento Jefe Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- 19
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución : Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Nombre del Procedimiento: Elaboración del Plan Mensual de Capacitación (Análisis de Detección) Jefe -CEPROG- Inicio Clasifica y enumera los posibles temas de capacitación Calendariza e imprime los temas a impartir Enumera las Instituciones y temas de capacitación Coordina la capacitación con la Dependencia que la solicita Fin 20
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Procedimiento: Solicitud de Salón de Capacitación en zona 13, refacción, mobiliario y equipo Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Elabora oficio solicitando el salón, refacción, mobiliario y equipo, indicando el número de participantes, fecha y hora del evento Traslada el oficio al Jefe para su visto bueno Recibe, revisa, firma y sella el oficio Traslada oficio debidamente sellado y firmado Recibe oficio y lo traslada al Director DAI Recibe oficio firma y sella de Visto Bueno Traslada oficio al Director Administrativo y Financiero Recibe, analiza y autoriza la solicitud de - CEPROG- Gira instrucciones para que se acomode el mobiliario y equipo en el salón asignado 10 Fin del Procedimiento Administrativo Jefe Administrativo Director Director DAF Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Dirección de Apoyo Institucional Dirección Administrativo Y Financiero 21
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental-CEPROG- Nombre del Procedimiento: Solicitud de salón de Capacitación en zona13, refacción, mobiliario y equipo Centro de Profesionalización Gubernamental Dirección de Apoyo Institucional Dirección Administrativa y Financiera inicio elabora oficio solicitando el salón, refacción mobiliario y equipo Administrativo traslada oficio al Jefe para Vo.Bo. Jefe recibe, revisa, firma y sella oficio Recibe oficio y lo traslada al Director DAI Jefe traslada oficio debidamente sellado y firmado Director DAI Recibe oficio, firma y sella de Vo.Bo. Director traslada oficio a la Dirección Financiera Director Recibe, analiza y autoriza la solicitud del CEPROG Gira instrucciones para que se acomode con Mobiliario y equipo Fin 22
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Procedimiento: Designación y Requerimiento del Hoja 1 de 1 Capacitador Interno y Externo Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa 1 2 3 4 5 6 Elabora oficio de invitación para impartir la capacitación Traslada el oficio al Jefe para visto bueno Recibe, revisa, firma y sella el oficio Traslada el oficio firmado y sellado Recibe, reproduce una copia del oficio Traslada original y copia al capacitador 7 Recibe original y copia del oficio 8 9 10 Firma y sella de recibido el original y la copia del oficio Devuelve copia firmada y sellada Recibe la copia firmada y sellada por el capacitador 11 Fin del Procedimiento Coordinador de Profesionalización Jefe Coordinador de Profesionalización Capacitador Coordinador de Profesionalización Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- 23
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Nombre del Procedimiento: Designación y Requerimiento del Capacitador Interno y Externo Coordinador de Profesionalización Jefe Capacitador Inicio Elabora oficio de invitación para impartir la Capacitación Traslada el oficio al Jefe para Visto Bueno Recibe, revisa, firma y sella el oficio Recibe, reproduce una copia del oficio Traslada el oficio firmado y sellado Traslada original y copia al capacitador Recibe original y copia del oficio Firma y sella de recibido el original y la copia del oficio Recibe la copia firmada y sellada por el capacitador Devuelve copia firmada y sellada Fin 24
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Procedimiento: Solicitud de Refacción para las Capacitaciones Hoja 1 de 2 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa 1 Elabora oficio requiriendo refacción para los participantes y docentes de las capacitaciones calendarizadas, indicando número de participantes lugar, fecha y hora 2 Traslada oficio para firma 3 4 5 6 7 8 9 Recibe, revisa, firma y sella el oficio Traslada oficio debidamente firmado sellado Recibe oficio firma y sella de Visto Bueno Traslada oficio al Jefe de Departamento de Compras Recibe, firma y sella de recibido el oficio requiriendo las refacciones Autoriza la refacción solicitada Traslada oficio a la Dirección Administrativa y Financiera para Vo.Bo. Administrativo Jefe Director Jefe Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Dirección de Apoyo Institucional Departamento Compras 25
Unidad, Departamento, Sección: Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Procedimiento: Solicitud de Refacción para las Capacitaciones Hoja 2 de 2 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa 10 11 12 13 14 15 16 17 Recibe el oficio firmado y sellado por el Jefe de Compras Da Visto Bueno a la solicitud de refacciones Devuelve el oficio autorizado al Departamento de Compras Recibe el oficio firmado y sellado Compra los suministros y los envía al Almacén Hace la solicitud de Almacén Recibe los suministros solicitados para la refacción Traslada los suministros al área de capacitación 18 Fin de Procedimiento Director Jefe Administrativo Dirección Administrativa y Financiera Departamento de Compras Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- 26
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Nombre del Procedimiento: Solicitud de Refacción para las Capacitaciones Centro de Profesionalización Gubernamental -CEPROG- Dirección de Apoyo Institucional Departamento de Compras Dirección Administrativa y Financiera inicio Administrativo Elabora oficio requiriendo refacción para los participantes Director Recibe, oficio firma y sella de Vo.Bo. Administrativo Traslada oficio para firma Director Traslada oficio al Jefe de Departamento de Compras Jefe recibe, firma y sella de recibido el oficio requiriendo las refacciones Jefe recibe, revisa firma y sella el oficio Jefe autoriza la refacción solicitada Jefe traslada oficio firmado Jefe traslada oficio a la Dirección Administrativa y financiera para Vo.Bo. Director recibe oficio firmado y sellado por el Jefe de compras Administrativo hace la solicitud de Almacén Administrativo recibe los suministros para la refacción Administrativo traslada los suministros al área de capacitación Jefe recibe el oficio firmado y sellado. Jefe compra los suministros y los envía al Almacén Director da Visto Bueno a la solicitud de refacciones Director devuelve oficio autorizado al Departamento de compras Fin 27
Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Colocación del Material en los estantes Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable 1 2 3 4 Prepara el material para ser colocado en su respectivo anaquel Ordena en forma ascendente y de izquierda a derecha, tomando en cuenta la materia de que se trate Retira de los anaqueles el material que esta deteriorado o fuera de uso Intercala el nuevo material con el que ya se encuentra colocado en los estantes, conservando el orden de los números 5 Fin del Procedimiento Encargado de Biblioteca Unidad Administrativa Biblioteca 28
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del Procedimiento: Colocación del Material en los estantes Encargada de Biblioteca Inicio Prepara material para ser colocado Ordena en forma ascendente e izquierda y derecha Retira de los anaqueles material Deteriorado Intercalar el nuevo Material Fin 29
Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Control de Publicaciones que conforman la Hoja 1 de 1 Hemeroteca Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable Unidad Administrativa 1 Adquiere los ejemplares de los periódicos por medio de suscripción, compra o donación. En caso de suscripción debe renovarla antes de vencer. 2 Anota e identifica en una tarjeta de kardex los datos de cada ejemplar que recibe 3 Recibe diaria o semanalmente los ejemplares 4 Identifica cada ejemplar colocando el sello en la portada 5 Anota el número del ejemplar en la tarjeta de registro correspondiente 6 7 8 9 10 11 Revisa si es el número que correlativamente corresponde Reclama a donde corresponde, si hay algún faltante, en caso de suscripción el o los ejemplares correspondientes Coloca en la vitrina el ejemplar recibido y lo cambia cuando recibe el nuevo Ordena los fascículos que ingresan en el anaquel correspondiente en forma alfabética y cronológica Clasifica el material que debe encuadernarse y empastarse, Verifica que existan los recursos económicos para la empastada y encuadernación de los ejemplares por mes o por año 12 Fin del Procedimiento Encargada de Biblioteca Biblioteca 30
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia :Biblioteca Nombre de procedimiento: Control de Publicaciones que conforman la Hemeroteca Encargado de Biblioteca Inicio Adquiere los ejemplares de los peridicos Anota e identifica en una tarjeta de Kardex Coloca en la vitrina el ejemplar deteriorado y lo cambia cuando recibe el nuevo Recibe diario o semanalmente los ejemplares Ordena los fascículos que ingresan en el Anaquel Anota el número del ejemplar en la tarjeta de registro correspondiente Revisa si es el número que correlativamente corresponde Reclama si hay algún faltante, en caso de suscripción o ejemplares Clasifica el material que debe encuadernarse y empastarse, Verifica recursos económicos para empastar y encuadernar por mes o año. Fin 31
Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Unidad, Departamento, Sección : Biblioteca Procedimiento: Ingreso del material Bibliográfico (libros de Inventario Interno por Compra, Canje, Donación) Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable 1 2 3 Si los libros se adquieren por compra, se revisa para confirmar que se recibe lo solicitado, si está completo y si se encuentra en buenas condiciones lo pedido Cuando el material que recibe es por canje se verifica los listados de la bibliografía que se envía y se recibe Si el material bibliográfico que se recibe es por Donación, este debe ingresar en forma gratuita a la biblioteca. Envía nota de agradecimiento al donante 4 Fin del Procedimiento Encargada de Biblioteca Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa Biblioteca 32
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas página 1/1 Nombre de la Dependencia :Biblioteca Nombre de procedimiento: Ingreso del Material Bibliográfico ( libro de inventario Interno por Compra, Canje, Donación) Encargada de Biblioteca Inicio Si los libros se adquieren por compra, se revisa Para confirmar lo solicitado Cuando el material que recibe es por canje se verifican los listados de la bibliografía Si es bibliográfico que se recibe es por Donación, este debe ingresar en forma gratuita Fin 33
Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Unidad, Departamento, Sección : Biblioteca Procedimiento: Preparación física del Material Bibliográfico (Marbete, Etiqueta, Catálogo) Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable 1 2 3 4 Rotula los marbetes para identificar la signatura topográfica del documento colocándolo en el lomo, a una distancia de tres pulgadas del vértice posterior Utiliza etiqueta para uso de sobres y tarjetas de control de préstamo. Este se adiciona en la parte interior de la caratula posterior y contiene datos como identificadores,del documento; donde el usuario anotara su nombre e indicará posteriormente la devolución para que el usuario tenga la fecha presente Revisa que el documento esté sellado en las hojas que se señalaron y si el documento tiene suficiente paginas o hojas se le adiciona otro sello Ordena los catálogos de autor, titulo y materia se ordenan alfabéticamente para su fácil recuperación por parte del usuario 5 Fin del Procedimiento Encargada de Biblioteca Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa Biblioteca 34
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del procedimiento: Preparación física del Material Bibliográfico (marbete, etiqueta, catalogo) Encargado de Biblioteca Inicio Rotula marbete para identificar Utiliza etiqueta para uso de sobres y tarjeta de control Revisa el documento que esté sellado en las hojas Ordena los caalogos por autor, titulo y materia Fin 35
Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Préstamo de Libros Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable 1 2 3 4 Realiza préstamo del material o libro requerido por las autoridades o trabajadores de la Contraloría, que estén bajo los renglones presupuestarios 011, 021,031 y 029 Registra en la tarjeta correspondiente los datos personales, como del material prestado, incluyendo la fecha en que vence el préstamo Marca en la hoja última del documento o libro prestado la fecha de entrega y la fecha de devolución Archiva la tarjeta clasificándola en orden alfabético según el nombre del usuario, para un mejor control 5 Fin del Procedimiento Encargada de Biblioteca Usuario CGC Encargada de Biblioteca Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa Biblioteca 36
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución :Contraloría General de Cuentas página 1/1 Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del procedimiento: Préstamo de Libros Encargada de Biblioteca Usuario CGC Inicio Realiza préstamo del material o libro requerido por las autoridades Registra en la tarjeta correspondiente los datos personales Marca en la hoja última del documento o libro prestado la fecha de devolución Archiva la tarjeta clasificando a en orden alfabético Fin 37
Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Registro de Inventario y Sellado Bibliográfico Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable 1 2 3 4 5 6 Registra el material bibliográfico en el catálogo de inventario Asigna número correlativo a cada tomo de publicaciones Registra los datos bibliográfico siendo el siguiente: 1)Número de inventario; 2) Ubicación física; 3) Fecha de ingreso del libro; 4)Nombre del autor; 5) Título del libro; 6) Edición; 7) Editorial 8) Procedencia Escribe en la página de portada de cada uno de los volúmenes cerca de los límites de la encuadernación los datos de inventario, fecha y costo. Asigna en el catálogo de inventario, un número correlativo, fecha de ingreso y precio Identifica con el sello de biblioteca los materiales bibliográficos, el cual se coloca en la página de portada, los lomos y la página clave 7 Fin del Procedimiento Encargado de Biblioteca Hoja 1 de 1 Unidad Administrativa Biblioteca 38
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del procedimiento: Registro de Inventario y sellado Bibliográfico Encargado de Biblioteca Inicio Registra el material bibliografico Asigna numero correltivo Registra los datos bibliográfico Escribe en la pagina de portada de cada uno de los volumenes Asigna en el catálogo de inventario un número correlativo Identifica con el sello de biblioteca los materiales bibliográficos Fin 39
Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por compra) Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable 1 2 3 4 5 Requiere el material necesario para la biblioteca Selecciona los libros de su interés y requiere la aprobación del Jefe de CEPROG para su adquisición Solicita una proforma del material seleccionado Elabora formulario de solicitud del gasto y lo envía a CEPROG para firma y visto bueno del Jefe Recibe y traslada solicitud del gasto al Jefe de CEPROG para firma y visto bueno 6 Recibe, revisa, firma y sella el formulario 7 Traslada a asistente administrativo 8 9 10 11 Traslada solicitud a la Dirección de Apoyo Institucional Recibe solicitud del Gasto, la traslada al Director de Apoyo Institucional Revisa y aprueba firmando y sellando la solicitud del gasto Recibe solicitud firmada y sellada y la traslada Dirección General Administrativa y Financiera 12 Recibe solicitud del gasto firmada 13 14 15 Recibe solicitud y aprueba o rechaza la compra Da seguimiento al proceso de compra ante la Dirección Financiera para la adquisición del material ya sea a nivel nacional o extranjero Comprado el material, verifica que se encuentre en buenas condiciones 16 Fin del Procedimiento Encargado de Biblioteca Administrativo Jefe Administrativa Administrativo Director Administrativo Administrativo Director Encargado de Biblioteca Unidad Administrativa Biblioteca Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Dirección de Apoyo Institucional Dirección General Administrativa y Financiera Biblioteca 40
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución: Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del Procedimiento: Solicitud y Adquisición de material (por compra) Biblioteca CEPROG Dirección de Apoyo Institucional Dirección General Administrativa y Financiera Inicio Encargado requiere el material necesario para biblioteca Encargado selecciona los libros de su interés y requiere la aprobación del Jefe CEPROG Encargado solicita una proforma del material seleccionado Administrativo Recibe y traslada solicitud del gasto al Jefe CEPROG Encargado elabora formulario de solicitud del gasto Jefe recibe, revisa firma y sella el formulario Jefe traslada a asistente Administrativo Administrativo traslada solicitud a la DAI Administrativo recibe solicitud del Gasto Encargada da seguimiento al proceso de compra ante la Dirección General Administrativa y Financiera para la adquisición Director revisa y aprueba firmando y sellando la solicitud del gasto recibe solicitud del gasto firmada Encargada Comprado el material, verifica que se encuentre en buenas condiciones Administrativo recibe solicitud firmada y sellada y la traslada del Dirección General Administrativa y Financiera Director recibe solicitud y aprueba o rechaza la Compra Fin 41
Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Unidad, Dependencia, Sección: Biblioteca Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por donación) Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración: junio/ 2013 Paso Actividad Responsable 1 2 3 4 5 6 7 Adquiere material bibliográfico o publicaciones periódicas de las Instituciones en forma gratuita a la biblioteca Selecciona el material que se ha recibido en calidad de donación Verifica la documentación para ser ingresado al fondo bibliográfico de la biblioteca Selecciona lo que va a ser de utilidad para la biblioteca Recibe material que puede servir en canje o, para donar a otras Instituciones que lo requieran Envía nota de agradecimiento a entidad que envió la donación Adjunta lisado de lo recibido en la nota de agradecimiento 8 Fin del Procedimiento Encargado de Biblioteca Unidad Administrativa Biblioteca 42
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución : Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del Procedimiento: Solicitud y Adquisición de material (por donación) Encargado de Biblioteca Inicio Adquiere material bibliográfico o publicaciones periódicas Selecciona el material que se ha recibido en calidad de donación Verifica la documentación para ser ingresado al fondo bibliográfico de la biblioteca Selecciona lo que va a ser de utilidad para la biblioteca Recibe material que puede servir en canje o para donar a otras Instituciones que lo quieran Envía nota de agradecimiento a entidad que envío la donación Adjunta listado de lo recibido en la nota de agradecimiento Fin 43
Centro de Profesionalización Gubernamental CEPROG- Unidad, Departamento, Sección: Biblioteca Procedimiento: Solicitud y Adquisición de Material (por canje) Hoja 1 de 1 Fecha de Elaboración junio/ 2013 Unidad Paso Actividad Responsable Administrativa Adquiere por canje material 1 bibliográfico de la biblioteca sin mayor costo presupuestal Intercambia información entre Instituciones y efectúa envió de 2 listados de obras que una Institución ofrece a otra Recibe los listados de cada una de las 3 Instituciones que le envían para canje Verifica entre los responsables y hacer 4 la selección de material y escoger los Títulos afines a la Biblioteca Biblioteca 5 6 Recibe en calidad de canje el material bibliográfico de algunas instituciones. Atiende las solicitudes en el orden que se reciben 7 Recibe material con este servicio 8 9 10 11 Envía listados de documentos que ofrece la Institución Informa si representa algún gasto de envió o tramite aduanal Confronta los listados enviados por la bibliotecaria con lo recibido de otro lugar Agradece al donante, el material que se incluye en el fondo bibliotecaria 12 Fin del Procedimiento Encargado de Biblioteca 44
Diagrama de Flujo Nombre de la Institución : Contraloría General de Cuentas Página 1/1 Nombre de la Dependencia: Biblioteca Nombre del Procedimiento: Solicitud y adquisición de material ( por canje) Encargado de Biblioteca inicio Adquiere por canje El material bibliográfico Intercambia información entre Instituciones Recibe los listados de cada Institución Verifica y selecciona el material Recibe en calidad de canje al material Atiende las solicitudes en orden Informa si representa algún gasto Envía listados de documentos Confronta los listados enviados Agradece al donante el material que se incluyo Fin 45
SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Inicio o Final: Indica el principio o el fin del flujo Puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Actividad: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Documento: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Decisión o alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones. Archivo Permanente: Indica que se guarde un documento en forma permanente. Archivo Temporal: Indica que se guarde un documento en forma temporal. 46
Proceso Predefinido: Hace referencia a otro procedimiento preestablecido. Conector de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Conector: Representa una conexión o enlace del diagrama de flujo dentro de la misma página. Transporte o Desplazamiento: Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro. Conector Dinámico: Establece de forma automática la ruta entre las formas. Conector de Línea: Conecta los procesos en el diagrama, mediante líneas rectas. 47