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2 PRESENTACIÓN Las empresas encaminadas a una buena gestión de calidad establecen una metodología de control de la información, para que ésta sea eficiente y con un grado de jerarquía en el crecimiento y desarrollo de la organización; y así facilitar la consulta de diferentes documentos de importancia para la empresa y de relevante análisis en sus procesos de gestión. Es por esto que en este contenido se presentan los conceptos de Inventario Documental; diligenciamiento de rotulados, según el sistema de la organización; técnicas de prevención y conservación documental y norma de sistema de gestión documental, para llevar acabo la Organización Documental. Resultado de aprendizaje:ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organización, la normatividad vigente, normas y técnicas de prevención y conservación documental y el sistema de gestión de la calidad.
3 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN... 2 ÍNDICE DE FIGURAS... 4 1. INVENTARIO DOCUMENTAL... 5 2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL... 6 3. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL... 8 4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Norma ISO 15489)... 14 4.1. Información y Documentación: Generalidades... 14 4.2. Información y documentación: Directrices... 15 GLOSARIO... 16 BIBLIOGRAFÍA... 17 WEB GRAFÍA... 18 IMÁGENES... 19 CRÉDITOS... 20
4 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Cajas para uso de archivo x200... 9 Figura 2. Carpetas... 11 Figura 3. Amarre... Error! Marcador no definido. Figura 4. Embalaje... Error! Marcador no definido.
5 1. INVENTARIO DOCUMENTAL El inventario documental es una herramienta de recuperación de la información que detalla de manera precisa y acorde las series o asuntos de un fondo documental. Es decir, que se reconocer la documentación producida. Dicho proceso es realizado por un servidor público, quien es la persona encargada de la apropiada organización, manejo, conservación y uso de la información de escritos y archivos, con el fin de hacer un control de los documentos en sus diferentes fases. Pero aquel servidor público que sea vinculado, movido o desvinculado de su cargo, deberá recibir o entregar, según sea el caso, los escritos y archivos adecuadamente relacionados en el inventario, de tal manera que se logre garantizar la persistencia de la gestión pública. Por otro lado, las entidades públicas acogerán el Formato Único de Inventario Documental FUID, con su respectivo instructivo, para la conservación y preservación de los escritos y documentos públicos. Pues este formato ayuda a orientar a los archivistas en los métodos para la entrega y recibo de los documentos, así como de las transferencias de éstos.
6 Imagen 1. El Formato Único de Inventario Documental es diligenciado por un servidor público en ejercicio de sus funciones. 2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL En el desarrollo de la organización, principalmente durante la ordenación de los documentos, es puntual implementar varias acciones de carácter físico con el objetivo de controlar y conservar la documentación:
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8 3. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Las Unidades de conservación se pueden definir como el material usado para la conservación y preservación de la documentación. Las más usuales que se logra hallar en los diversos archivos, se encuentra: Paquetes, legajos, tomos, cajas, carpetas y A Z. Dependiendo del estado de conservación, estas unidades deben prepararse de la siguiente manera para la transferencia: Cuando la documentación encuadernada o empastada cuyos dorsos están despegados o dañados debe pasar al proceso de empaste o encuadernación del lomo aplicando materiales y procedimientos adecuados. Si los escritos no se encuentra encuadernados ni encartonados debe ser almacenada en cajas y carpetas. Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación aconseja, tanto para transferencia como también para aglomerar la documentación en archivos centrales o históricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrán las siguientes especificaciones:
9 Figura 1. Cajas para uso de archivo x200 Imagen 3. Caja de Archivo Central.
10 El reconocimiento de las cajas se hace a través de la rotulada en las cubiertas laterales, con los siguientes datos generales: Código (de la entidad) Fondo Sección Subsección Número de carpetas o expediente Caja N N Consecutivo N Correlativo Fechas extremas del al Imagen 4. Rotulado para la Caja de Archivo.
11 Figura 2. Carpetas
12 Otro tipo de carpetas que se utiliza son las de yute, que es un material neutro. Imagen 7. Las carpetas de yute también tienen ciertas medidas y color específico. Otros de los procedimientos necesarios que se deben realizar con las Unidades de Conservación en la Organizaciòn Documental son:
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14 Para embarcar las cajas en el medio de transporte, es necesario realizarla de la siguiente manera: La primera caja incorporada debe corresponder al último número de referencia y así consecutivamente en orden descendente, permitiendo que la caja N 1 sea la última de ingresar al vehículo. El elemento cartográfico debe valorarse en su estado de protección, logrando establecer el método de empaque más apropiado para su transporte, el cual se realizará en guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas. 4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Norma ISO 15489) La norma ISO 15489 se fundamenta en el inicio de la gestión de documentos y fija las condiciones básicas, para que las organizaciones logren implantar un marco de prácticas que mejoren de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La normatividad expresa un método específico para esquematizar e implementar el sistema de gestión de documentos, concretar los procedimientos técnicos, crear las herramientas principales y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conducen a la mejora continua del sistema. La norma ISO 15489 está conformada por dos partes: 4.1. Información y Documentación: Generalidades Es la esencia de la norma, donde se determinan los conceptos básicos, los orígenes y los requerimientos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican los elementos que se deberían tener en cuenta, con el fin de garantizar que una organización crea y gestiona los documentos que necesita. En la primera parte se encuentra: Beneficios de la gestión de documentos Cuadro reglamentario Estrategia y responsabilidades
15 Obligaciones de la gestión de documentos Delineación y aplicación de un sistema de gestión de documentos Métodos e inspección de la gestión de documentos Control y auditoría Formación 4.2. Información y documentación: Directrices Es un documento técnico que suministra unas técnicas de implementación de un sistema de gestión de documentos, según los principios puntualizados en el primer segmento de la norma. Así, se insiste específicamente en las habilidades y los métodos de diseño y aplicación y también las directrices agregadas para concretar los procesos y los instrumentos principales de gestión de documentos. Esta segunda parte tiene relación con el documento técnico, el cual se centra en un enfoque sistemático para la utilización del experto en gestión de documentos y los comprometidos de tramitar los documentos en las organizaciones. Imagen 10. Para a Gestión de documentos se debe realizar lo dictado en la Norma ISO 15489.
16 GLOSARIO Directrices: Conjunto de normas o reglas generales para el desarrollo de alguna situación o suceso. Documentos Públicos: Son los escritos que informan situaciones de carácter general o específico, y cuenta con la posibilidad de ser consultado por cualquier persona. Fuelle de Cartón: Son pliegues realizados lateralmente con hojas gruesas o cartón que sirve para aumentar la capacidad o profundidad para guardar algo. Gestión Pública: Es el conglomerado de acciones por las cuales las entidades buscan alcanzar los logros de sus fines, objetivos y metas, cumpliendo con los fines del Estado, según lo establecido por las políticas gubernamentales. Legados: Son diferentes documentos de agrupación de A Z. Servidor público: Es la persona empleada por el Estado que presta sus servicios a la comunidad en general.
17 BIBLIOGRAFÍA Ley General de Archivo. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la República de Colombia, 2000, 14 de Julio
18 WEB GRAFÍA Archivo General de la Nación. Acuerdo 060 de 2001. Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010. Maomauro. (2006). Archivos documentales. Unidades de conservación Tomado de http://maomauro.blogdiario.com/. Sánchez, J. N. (2013). Unidades de almacenamiento. Tomado de http://www.archivobogota.gov.co/libreria/php/decide.php?patron=01.090608. Archivo General de la Nación. Acuerdo 050 de 2000. Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2007. (s.a.) Información y Documentación. Gestión de documentos. Tomado de http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewfile/297/346.
19 IMÁGENES Imagen 1. (s.n.) Formato Único de Inventario Documental. Tomada de http://3.bp.blogspot.com/- 1Gdg6w4JMW0/UANDCnSyp9I/AAAAAAAAAIM/fN6czAe0_Hg/s320/formatounicoinven atario.png Imagen 2. (s.n.) Caja de Archivo Histórico. Tomada de http://papelerialacomuna.com/tienda/images/imagecache/caja%20archivo%20inactivo% 2035-20%20minerva.jpg Imagen 3. (s.n.) Caja de Archivo Central. Tomada de http://argospapel.com/images/cajas%20x-200.jpg Imagen 4. (s.n.) Rotulado de Caja de Archivo. Tomada de http://cgservicios.df.gob.mx/prontuario/vigente/2375_archivos/image002.gif Imagen 5. (s.n.) Diagrama de Carpeta. Tomada de http://1.bp.blogspot.com/_cp_onvdb8sw/smguobzqzzi/aaaaaaaaafk/kxrv3gdd0s8 /s400/image003.gif Imagen 6. (s.n.) Diseño de Carpeta Propalcote. Tomada de http://images01.olx.com.co/ui/11/59/61/1313275081_239155861_4-cajas-de- CARTON-PARA-ARCHIVO-INACTIVO-Compra-Venta.jpg Imagen 7. (s.n.) Tamaño de Carpeta. Tomada de http://www.forteco.com.co/img/imagenes_productos/medidas_carpeta.jpg Imagen 7a. (s.n) Diseño carpeta de Yute. Tomada de http://images03.olx.com.co/ui/11/59/61/1313275081_239155861_3-cajas-de- CARTON-PARA-ARCHIVO-INACTIVO-Otras-ventas.jpg Imagen 10. (s.n) Gestión de documentos. Tomada de http://www.scarchivistas.org/wpcontent/uploads/2010/10/control_documentos.jpg
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