CERTIFICADOS DE RETENCION Qué es un certificado de retención? La definición se encuentra documentada en el artículo 381 del estatuto tributario donde informa que es un documento expedido anualmente por los agentes retenedores el cual contiene los conceptos y cuantías de la retención practicada a cada tercero, estos conceptos serán diferentes de los originados en la relación laboral o legal y reglamentaria. SIIGO permite generar los certificados de: Retención en la Fuente Retención de IVA Retención de ICA Cuál es la ruta para generar certificados de retención? Para generar certificados de retenciones se puede utilizar el buscador de menú con el icono o ingresar por la ruta: Contabilidad Informes oficiales Certificados de retenciones. Al ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente pantalla:
Certificados: En esta opción se habilitan los parámetros para generar e imprimir los certificados que serán entregados a los terceros. Bases: Al seleccionar esta casilla el sistema genera un informe con la base de retención, el porcentaje de retención aplicado y el valor retenido. Al seleccionar esta opción se habilitara la siguiente pantalla: Base Retención: Permite generar un informe que detalla por cada tercero el valor sujeto de retención y el valor retenido, este listado sirve como anexo a las declaraciones de retención y es posible generar filtros de forma detallada o resumida. o Detallada: Para su generación el sistema solicita el rango de fechas (Mes Día), rango de cuentas contables y de terceros, adicional permite seleccionar si se requiere la información contabilizada en todos los documentos o solo en alguno especifico; por último es posible definir el filtro para la presentación del listado, es decir, si se visualiza por cuenta contable o por Nit. Importante: El listado en forma Detallada permite visualizar por cada cuenta contable o por cada tercero todos los documentos en los cuales se causó retención, cual es el valor sujeto de retención, cual el porcentaje de retención y cual fue el valor retenido..
Importante: El informe se puede enviar a vista preliminar, impresión o excel. o Resumida: Para su generación el sistema solicita los rangos de terceros y cuentas contables; el listado filtra por cada tercero el valor sujeto de retención y valor retenido en cada una de las cuentas contables Importante: El informe se puede enviar a vista preliminar, impresión o excel.
Control bases: Esta opción genera un listado que muestra todos aquellos documentos cuyo valor base de retención es incorrecto respecto al valor efectivamente retenido y al porcentaje asignado en la cuenta de retención. Importante: Los documentos que estén correctos no los muestra este listado. Este informe se puede enviar a vista preliminar, impresión o excel. Al seleccionar la opción de certificados el sistema genera la siguiente ventana, desde la cual es posible ingresar y generar el certificado de retenciones requerido: Importante: Al momento de ingresar a cada una de las opciones el sistema solicita datos muy similares para la generación de cada uno 1. Certificado de Retención de ICA Al ingresar a esta opción el sistema solicita los siguientes datos:
a. Tabla de datos pago retención: En esta opción se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retención con una corta descripción. Estos datos son informativos y de control. b. Informe: Al marcar esta opción el sistema permite generar los certificados de retención de ICA solicitando datos como fecha y ciudad de emisión del certificado, ciudad donde se consignó la retención, rango de terceros, tipo de impresión (Genérica o Minerva), permite la selección si en la impresión se requiere o no el espacio para la firma, rango de meses, una descripción que en caso de requerirse se visualizara al momento de la impresión y el rango de cuentas de ICA sobre las cuales se desea visualizar la información en el certificado.
Importante: Los certificados de retención de ICA pueden ser enviados a impresión, vista preliminar o excel; para poder visualizar los certificados en esta última opción es necesario haber definido previamente el témplate correspondiente, caso contrario no se podrá exportar en ese formato. 2. Certificado de Retención de IVA Al ingresar a esta opción el sistema solicita los siguientes datos:
a. Tabla de datos pago retención: En esta opción se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retención con una corta descripción. Estos datos son informativos y de control. b. Informe: Al marcar esta opción el sistema permite generar los certificados de retención de IVA solicitando datos como fecha y ciudad de emisión del certificado, rango de terceros, tipo de impresión (Genérica o Minerva), si en la impresión se requiere o no el espacio para la firma, es posible incluir una descripción que se visualizara al momento de la impresión, a continuación es posible seleccionar el rango de meses, rango de cuentas contables de IVA y de retención de IVA sobre las cuales se desea visualizar la información en el certificado. Importante: Si al generar el certificado se asigna un rango de meses superior a un bimestre, SIIGO imprime los acumulados por cada bimestre..
Importante: Los certificados de retención de IVA pueden ser enviados a impresión, vista preliminar o excel; para poder visualizar los certificados en esta última opción es necesario haber definido previamente el témplate correspondiente, caso contrario no se podrá exportar en ese formato. 3. Certificado de Retención General (Retención en la Fuente) Al ingresar a esta opción el sistema solicita los siguientes datos:
a. Tabla de datos pago retención: En esta opción se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retención con una corta descripción. Estos datos son informativos y de control. b. Informe: Al marcar esta opción el sistema permite generar los certificados de retención generales o de Retención en la Fuente solicitando datos como fecha de emisión, ciudad donde se consignó, rango de terceros y cuentas contables, si en la impresión se requiere o no el espacio para la firma y el rango de meses sobre los cuales se desea visualizar la información en el certificado.
Importante: Los certificados de retención en la fuente o generales pueden ser enviados a impresión, vista preliminar o excel; para poder visualizar los certificados en esta última opción es necesario haber definido previamente el témplate correspondiente, caso contrario no se podrá exportar en ese formato. Aspectos a tener en cuenta para la generación de certificados de retenciones Para la generación de certificados de retención es necesario: 1. Si se requiere generar certificados de ICA es necesario: marcar en el registro de control la opción de reforma tributaria municipal 2. Para la correcta generación de los certificados es necesario que las cuentas contables de retención en su parametrización inicial estén marcadas como Retención
Importante: En caso que la cuenta contable no se encuentre marcada como retención y posterior a que la cuenta ya tenga movimiento esta se marque como retención, el sistema solo genera el certificado con la información digitada posterior a la marcación. 3. Tener en cuenta que en los certificados de retención solo se reflejan las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relación laboral o legal y reglamentaria. 4. Los certificados no manejan firma digital, la funcionalidad de la marcación Con Firma es permitir que al momento de realizar la impresión del certificado se habilite un campo para que la persona encargada en cada empresa firme el documento. Ejemplo. Con Firma