COD LI-P-04 3 2 1 0 Documento inicial Patricio D. Ochoa R Dir. Recursos Académico Comité del SIGUG Carlos A. Robles J. Rector 15-09-11 REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA APROBADO: LI-P-04 Página 1 de 10
CONTENIDO Pág. 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. REFERENCIAS... 3 4. DEFINICIONES... 3 5. PROCEDIMIENTO... 4 5.1. GENERALIDADES... 4 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 4 6. AUTORIDAD... 10 7. FORMATOS... 10 LI-P-04 Página 2 de 10
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO 1. OBJETO Programar el mantenimiento de la infraestructura física y equipos de la Universidad de la Guajira. 2. ALCANCE Aplica a todos los elementos de la Institución y aquellos que se encuentren al servicio de la entidad en comodato. Inicia con el plan de mantenimiento y culmina con el recibido a satisfacción por funcionarios de las distintas dependencias. 3. REFERENCIAS Ley 87:1993. Por la cual se establecen normas para el Ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado. Ley 872:2003. Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad. Ley 30: 1992. Por la cual se organiza el sistema de educación superior en Colombia. Ley 594:2000. Por la cual se dicta la ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 042:2002. Por lo cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regulan el inventario único documental y se desarrollan los artículos 21,22, 23 y 26 de la ley 594, Resolución 0359 de 2010. Sistema Integrado de Gestión para la calidad de la Universidad de La Guajira (SIGUG), se regula su funcionamiento y operatividad. Resolución 0770 de 2011. Por medio de la cual se modifica la resolución 0359 que crea el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira (SIGUG) y se regula su funcionamiento y operatividad. 4. DEFINICIONES Mantenimiento Preventivo. Conjunto de actividades que se llevan a cabo en un equipo, instrumento o estructura, con el propósito de que opere a su máxima eficiencia de trabajo, evitando que se produzcan paradas forzosas o imprevistas. Mantenimiento Correctivo. El que se lleva a cabo con el fin de corregir o reparar una falla en el equipo, instrumento o estructura que ha tenido una falla imprevista. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Nota. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. Programación. Proceso a través del cual se definen estructuras programáticas, metas, tiempos, responsables, instrumentos de acción y recursos necesarios para el logro de los LI-P-04 Página 3 de 10
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO objetivos de largo y mediano plazos fijados en el Plan Nacional de Desarrollo y los Programas Sectoriales y que se irán concretando. MECI 1000:2005. Modelo Estándar de Control Interno NTCGP 1000:2009. Sistema de Gestión de la Calidad. SIGUG. Sigla utilizada para identificar el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Universidad de La Guajira. UG. Sigla de Universidad de La Guajira. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. GENERALIDADES Mensualmente el jefe de recursos académicos realiza recorrido en todas las áreas de la institución para verificar el estado de las instalaciones El(a) Director de Recursos Académicos es responsable por la implementación y divulgación de este procedimiento a todo el personal de la Universidad de La Guajira, para su respectiva aplicación y cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan los lineamientos especificados en éste. El mantenimiento correctivo y preventivo de vehículos, se realizara con un contracto de prestación de servicio de un taller o serví teca, los cuales se realizaran en la medida que el vehículo lo requiera; en el caso del mantenimiento preventivo, del cual los conductores serán los veedores de la realización de los mismos en los tiempos estipulados según el caso. Los cambios de aceites se realizaran teniendo en cuenta el kilometraje recorrido del vehículo, de acuerdo al último cambio de aceite o la duración del aceite según el fabricante, para lo cual es necesario tener en cuenta la cantidad de galones requeridos para cada vehículo y los filtros a utilizar. Las demás partes del vehículo se le realizara inspecciones diarias por parte del conductor para detectar cualquier falla, cuando sea asignado a realizar salidas de campo o viaje institucional se realizara inspección general preventiva de las áreas especificas identificadas por el conductor. 5.2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El director de Recursos Académicos realiza inspecciones constantes para programar mantenimientos periódicos todos los días LI-P-04 Página 4 de 10
5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA TAREA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO 1. Solicitud del mantenimiento Las diferentes Auxiliar dependencias solicitan administrativo mantenimiento de cualquier elemento físico. Según cronograma de mantenimiento /1 día DOCUMENTO SOPORTE Formato de solicitud de mantenimiento PUNTO DE CONTROL 2. mantenimiento El Director de Recursos Director de Académicos verifica que el Recursos mantenimiento pueda ser Académicos subsanado por los técnicos a su cargo o si es necesario la realización de una orden de servicio. Se tiene el técnico necesario para realizar el mantenimiento? SI: ir a tarea 3 No: ir al procedimiento de contratos de suministro. 1 día X LI-P-04 Página 5 de 10
TAREA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO 3. Verificación del mantenimiento efectuado Efectuado el mantenimiento Director de por parte de los técnicos o Recursos efectuado el contrato, el Académicos director o en su defecto el auxiliar de recursos académicos verifica que todo lo previsto para el mantenimiento se haya realizado. Previa entrega del Reporte de visto bueno por parte del funcionario de la dependencia. Dos (2) horas DOCUMENTO SOPORTE Formato de recibo de mantenimiento PUNTO DE CONTROL X LI-P-04 Página 6 de 10
MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO DE VEHÍCULOS TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO 1. Solicitud de Mantenimiento 2. Recepción de la solicitud Cuando esté próximo a vencerse el tiempo para efectuar el mantenimiento preventivo según el el kilometraje recorrido, o cuando el vehículo presente falla ocasional o necesita ser reparado, el conductor correspondiente solicita el mantenimiento. El funcionario responsable del área de mantenimiento o quien haga sus veces recibe solicitud formulada por el conductor el cual debe abrir hoja de vida del vehículo con las especificaciones, verifica la última fecha de mantenimiento preventivo o correctivo según sea el caso para efectuar la evaluación antes del envío del automotor al taller contratado por la Universidad de la Guajira. Conductor Jefe de Recursos Académicos Recursos Según kilometraje del vehículo Un (1) día DOCUMENTO SOPORTE NA Hoja de vida de vehículo PUNTO DE CONTROL LI-P-04 Página 7 de 10
TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO 3. Verificación del mantenimiento efectuado Efectuado el mantenimiento por parte del taller, el responsable del área de transportes verifica que hayan sido cambiados los elementos cotizados, los lubricantes requeridos, que el automotor quede funcionando correctamente y el taller expida la correspondiente garantía. Cuando se trata de reparación de motor, arreglo de caja y suspensión, solicitar la garantía correspondiente. Conductor Jefe de Recursos Académicos Dos (2) horas Reporte de visto bueno por parte del DOCUMENTO SOPORTE Formato de verificación de mantenimiento PUNTO DE CONTROL X 4. Orden de servicio Efectuado el mantenimiento, el taller contratado para tal fin remite la factura correspondiente a la oficina de recursos Académicos. Jefe de Recursos Académicos 1 día Recibido a satisfacción del servicio Cuenta de cobro 5. Actualización y archivo de la hoja de vida del vehículo Una vez realizado el mantenimiento se actualiza la hoja de vida del vehículo con el fin de llevar el control permanente y se archiva. Auxiliar Administrativo 45 minutos Hoja de vida del vehículo X LI-P-04 Página 8 de 10
TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO 6. En el caso de compra de llantas Cuando dentro del mantenimiento del vehículo se requiera realizar reposición de llantas, igualmente se actualiza la hoja de vida del vehículo en forma simultánea con el registro realizado en el almacén, de tal forma que se pueda cotejar la información en el momento que se requiera. Ver procedimiento de entrega de elementos Auxiliar Administrativo 45 minutos DOCUMENTO SOPORTE Hoja de vida de vehículo Salida de almacén. PUNTO DE CONTROL LI-P-04 Página 9 de 10
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO 6. AUTORIDAD Son responsables de la realización del procedimiento las siguientes personas: Dir. Recursos Académicos 7. FORMATOS Hoja de vida de Vehículo Formato de verificación de mantenimiento LI-P-04 Página 10 de 10