Qué es una empresa? CREACIÓN NUEVA EMPRESA De acuerdo al decreto 2649 de 1993 la empresa es un ente económico, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. Para SIIGO una empresa es un ente donde se deben parametrizar y definir conceptos contables y parámetros para posteriormente poder contabilizar todos los recursos y hechos económicos. Cuál es la ruta para crear una empresa? Para crear una empresa es posible utilizar el buscador de menú con el icono ingresar por la ruta: Otros - Creación nueva empresa. o Al momento de ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente pantalla:
En ella es necesario incluir la siguiente información: Instala empresa nueva: Esta marcación permite realizar la instalación de una empresa desde ceros permitiendo la correspondiente creación de parámetros iniciales para la posterior inclusión de información. Instala con copia de datos existente: Esta casilla permite adjuntar la información de una empresa ya existente en otra licencia a una nueva licencia. Ubicación del Z06 de los datos de origen: Esta casilla se habilita únicamente si se marcó la opción anterior, permitiendo seleccionar la ruta donde se encuentran los archivos Z06. Unidad de red: Corresponde a la unidad local o de red en la cual se ubicaran los directorios de las empresas, solo se visualizaran las que tenga disponibles y configuradas el computador. Si la empresa a instalar corresponde de la segunda en adelante el sistema sugiere la unidad de red donde ya se encuentren las carpetas de las otras empresas. Si en la unidad seleccionada no se encuentran los directorios de las empresas previamente instaladas, el sistema generara un mensaje informativo. Corresponde a una reinstalación: Permite reutilizar una empresa que se encuentra creada en el sistema y no se está usando, de igual forma el sistema solicita la clave de administrador de dicha empresa para confirmar el proceso. Al reinstalar una empresa el sistema elimina los archivos existentes y de manera automática crea unos nuevos sin información.
Número de empresa a instalar: El sistema sugiere el número de empresa teniendo en cuenta el consecutivo de las instaladas, en caso de no seleccionar el número de empresa correspondiente el sistema presentara el siguiente mensaje informativo: Nombre de la empresa Identificación Digito de verificación: Es necesario incluir estos datos con la información correcta, estos datos se reflejan en la impresión de los libros oficiales y en la impresión del encabezado de los documentos al manejar formato estándar. Fecha de saldos iniciales: Corresponde a la fecha en la cual se va a incluir el balance de apertura. El orden en que se ingresa la fecha es año, mes y día. Se recomienda digitar como fecha de saldos iníciales; el último día del mes inmediatamente anterior al cual se va a ingresar movimiento. Inventario periódico: Campo informativo. Plan de cuentas: Es posible dejar en blanco o seleccionar el plan de cuentas a utilizar del combo que trae el sistema, su efecto se visualizara al momento de repasar las cuentas contables si el campo fue seleccionado, luego al momento de crear las cuentas contables y digitar el código de la cuenta el sistema trae la descripción de la misma; en caso de no seleccionar plan de cuentas será necesario al momento de crear una cuenta contable digitar el código y la descripción de la misma. Desea incluir parámetros por defecto: Este campo solo se habilita para licencias de SIIGO Pyme y Contador y cuando se selecciona el plan de cuentas para empresas comerciales o de servicios, su objetivo es al momento de ingresar a la empresa está ya quede con algunos parámetros definidos como son: Cuentas contables: Se carga el plan de cuentas incluyendo algunas marcaciones como si tercero, retención, tipo de cuenta, entre otras Terceros: Se cargan por defecto algunos como son SIIGO S.A., DIAN, entre otros.
Centro de costo: Se crea uno como principal Definición de documentos: Se incluye la parametrización de algunos documentos básicos como son: Factura de venta Egreso Recibo de caja Compra Otros. País (Colombia) Ciudades: Se crean con el código DANE y el código del área Acepta Licencia: Esta ventana cuenta con tres opciones las cuales permiten: Desea ver contrato de licenciamiento de software: Con esta opción el usuario podrá abrir el documento de la licencia y realizar su impresión. Acepta: Confirma aceptación de la licencia. No Acepta Confirmación: El sistema confirma si los datos digitados son o no correctos para poder corregirlos o continuar con el proceso de instalación de empresa.
Luego el sistema habita la siguiente pantalla donde es necesario definir los parámetros requeridos por el sistema para la empresa que se está instalando. Por último el sistema da el ingreso a la empresa recién instalada. Luego cada vez que se ingrese a SIIGO en el menú de acceso, en el cual se permite visualizar la empresa recién instalada. Para ingresar a la empresa recién instalada la clave de ingreso es: USUARIO: ADMON CLAVE: 1111