Página: 1 de 11 1. Nombre: Elaboración de materiales impresos para la difusión de actividades. 2. Objetivo: Apoyar a las unidades administrativas del TESE en sus actividades institucionales, mediante la elaboración de materiales impresos. 3. Alcance: Aplica al personal adscrito a la Unidad de Relaciones encargado de la elaboración de los materiales impresos. 4. Referencias: Reglamento Editorial del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec, publicado en Gaceta de Gobierno el miércoles 10 de junio de 2009. Manual de Normas y Políticas para la Emisión de Publicaciones Oficiales, publicado por el Consejo Editorial de la Administración Pública Estatal en el año 2006. Capítulo I. De las publicaciones, Capítulo II. De la organización del Consejo Editorial de la Administración Pública Estatal, Capítulo III. De la Política Editorial, Capítulo IV. Del Programa Editorial Anual, Capítulo V. De la autorización, Capítulo VI. Anexos. Manual de Uso de la Identidad Gráfica del Gobierno del Estado de México, publicado por la Coordinación General de Comunicación Social. Manual de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec, publicado en Gaceta de Gobierno el jueves 31 de marzo de 2005. Sección VII. Objetivo y funciones por unidad administrativa, 205D10400 Unidad de Relaciones (Pág. 10). 5. Responsabilidades: La Unidad de Relaciones es la unidad administrativa encargada de diseñar y elaborar los materiales gráficos para la difusión de las actividades del Tecnológico. El deberá: Revisar los formatos FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos y asignar el trabajo al Diseñador de la Unidad de Relaciones Realizar la gestión de dictamen técnico y número de autorización si la cantidad del tiraje sea mayor a 100 ejemplares. Solicitar al Diseñador de la Unidad de Relaciones la impresión de los ejemplares. El Diseñador de la Unidad de Relaciones deberá: Realizar el diseño del material indicado en el formato FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos. Realizar la impresión del trabajo de manera interna, y en su caso proporciona el original mecánico y respaldo magnético del diseño generado para su impresión externa.
Página: 2 de 11 La Unidad Administrativa solicitante deberá: Elaborar el formato FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos y enviar junto con la información escrita y/o archivo magnético a la Unidad de Relaciones. Recoger los ejemplares impresos y firmar de recibido en el formato FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos. 6. Definiciones: Archivo magnético: Versión del documento en el programa de diseño empleado para su elaboración, el cual reúne las características solicitadas en el trabajo para su impresión final. Banner: o banderola en formato horizontal (generalmente de 1 x 2 m.) que se utiliza para la señalización de un evento. Difusión de actividades: Dar a conocer al público en general las actividades y/o eventos a realizar por las áreas que integran el Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec, a través de diversos materiales impresos. Dummy: Prueba impresa del material de acuerdo a lo especificado en la solicitud FO-TESE-URP-01. Materiales impresos: Trípticos, carteles, folletos, mantas, invitaciones, formatos, papelería, volantes, banners, entre otros). Originales mecánicos: Versión final del material impreso en el que se especifican medidas, colores, formato y características del trabajo realizado. 7. Insumos: Formato FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos. 8. Resultados: Materiales impresos. 9. Interacción con otros Procedimientos: Gestión de dictamen técnico y número de autorización. 10. Políticas: Toda solicitud deberá entregarse con un mínimo de cinco días hábiles de anticipación. Los materiales cuyo tiraje excedan los 100 ejemplares deberán estar integrados al Programa Editorial Anual del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec y contar con la autorización correspondiente del Consejo Editorial de la Administración Pública Estatal del Gobierno del Estado de México. Los materiales cuyo tiraje no exceda los 100 ejemplares se elaborarán de manera interna por el solicitante y/o en su caso la Unidad de Relaciones. Cuando se trate de una impresión externa, la Unidad de Relaciones entregará el archivo magnético del trabajo al área solicitante quien deberá realizar el trámite ante el Departamento de Recursos Materiales.
Página: 3 de 11 Todos los materiales que se elaboren en la Unidad de Relaciones deberán apegarse a los criterios establecidos en el Manual de Identidad Gráfica del Estado de México. La Unidad de Relaciones deberá gestionar el Dictamen Técnico de la Dirección General de Mercadotecnia para la impresión final de los materiales de distribución externa como mantas, formatos, carteles, señalización externa, trípticos, carteles, folletos, entre otros. En el caso de catálogos, folletos, o de otros materiales que requieren mayor tiempo en su elaboración, la entrega se extenderá un máximo de 30 días, previa notificación a la Unidad Administrativa Solicitante.
Página: 4 de 11 11. Desarrollo: No. Unidad Administrativa / Puesto 1. Unidad Administrativa Solicitante 2. 3. 4. 5. 6. 7. Diseñador de la Unidad de Relaciones Diseñador de la Unidad de Relaciones Actividad Elabora el formato FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos y envía junto con la información escrita y/o archivo magnético al. Recibe el formato FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos, información escrita y/o archivo magnético, revisa y turna al Diseñador de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión. Recibe el formato FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos, información escrita y/o archivo magnético, diseña el material y entrega dummy al Jefe de la Unidad de Relaciones. Recibe dummy, revisa y determina Está correcto? No está correcto Realiza observaciones y turna al Diseñador de la Unidad de Relaciones para realizar correcciones. Recibe dummy con las observaciones, realiza las correcciones y turna al. Regresa a la actividad No. 4. Si está correcto Remite dummy a la Unidad Administrativa Solicitante para su visto bueno. 8. Unidad Administrativa Solicitante Recibe dummy, revisa y determina Aprueba? 9. 10. 11. Unidad Administrativa Solicitante 12. 13. No aprueba Realiza observaciones y turna al Jefe de la Unidad de Relaciones para realizar correcciones. Recibe las observaciones, revisa y turna al Diseñador de la Unidad de Relaciones para corrección. Regresa a la actividad No.6. Si aprueba Firma de visto bueno el dummy y turna al Jefe de la Unidad de Relaciones. Recibe el dummy aprobado y determina Cantidad de ejemplares? Más de 100 ejemplares Realiza la gestión de dictamen técnico y número de autorización. Se conecta con el procedimiento 205D10400/06 Gestión de Dictamen Técnico y Número de Autorización.
Página: 5 de 11 No. 14. 15. 16. 17. 18. Unidad Administrativa / Puesto Diseñador de la Unidad de Relaciones Unidad Administrativa Solicitante Actividad Menos de 100 ejemplares Solicita al Diseñador de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión la impresión de los ejemplares. Recibe dummy, imprime el trabajo y entrega al Jefe de la Unidad de Relaciones. Recibe la impresión del trabajo y notifica a la Unidad Administrativa Solicitante para que recoja el material impreso. Recibe la notificación y acude a recoger los ejemplares impresos, firma de recibido en el formato FO-TESE-URP- 01 Solicitud de Apoyos Gráficos y entrega al Jefe de la Unidad de Relaciones Públicas. Recibe el formato FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos y archiva.
Página: 6 de 11 12. Diagramación:
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Página: 9 de 11 13. Medición: Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número de solicitudes atendidas Número de solicitudes recibidas Registro de Evidencias: X 100 = Porcentaje de cumplimiento en la elaboración de materiales impresos. El número de solicitudes recibidas queda registrado en el formato FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos. El número de solicitudes atendidas queda registrado en el formato FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos. 14. Formatos e Instructivos: FO-TESE-URP-01 Solicitud de Apoyos Gráficos.
Página: 10 de 11 Formato Solicitud de Apoyos Gráficos
Página: 11 de 11 Instructivo de llenado del formato Solicitud de Apoyos Gráficos Objetivo: Solicitar a la Unidad de Relaciones el servicio de diseño e impresión de materiales o de documentos para eventos institucionales. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y copia. El original se archiva en la Unidad de Relaciones y la copia se entrega a la Unidad Administrativa Solicitante. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1. ÁREA/DEPARTAMENTO SOLICITANTE Anotar el nombre de la Unidad Administrativa que solicita. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. FECHA TIPO DE TRABAJO CANTIDAD MEDIDA TINTAS JUSTIFICACIÓN/OBSERVACIONES ANEXA Anotar el día, mes y año en el formato DD/MM/AAAA. Marcar con una X el tipo de material solicitado, especificar en otros si el documento no se encuentra en ninguna de las opciones. Anotar el volumen del material solicitado. Especificar las medidas del material: media carta, tamaño carta, tamaño oficio, o las medidas exactas en centímetros o pulgadas. Marcar con una X el número de tintas que lleva el documento. Anotar la justificación de la solicitud, especificando el nombre del evento y la fecha a realizarse, o en su caso, anotar alguna observación del material que solicita. Anotar si entrega muestra del trabajo, texto y respaldo magnético (disquette, disco compacto). 9. 10. 11. SOLICITANTE UNIDAD DE RELACIONES PÚBLICAS Y DIFUSIÓN RECIBE Anotar el nombre y firma del titular de la Unidad Administrativa que solicita. Anotar el nombre y firma de quien recibe la solicitud. Anotar el nombre y firma de quien recibe el material, así como la fecha de recepción en el formato DD/MM/AAAA.