Universidad Distrital Francisco José de Caldas Comité Ejecutivo SIGUD Bogotá Marzo de 2012 1
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 1. JUSTIFICACIÓN... 4 2. IMPACTO EN LA ACREDITACION INSTITUCIONAL... 5 3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN... 6 3.1 AUTOEVALUACIÓN... 7 3.2 ELEMENTOS ESTRATÉGICOS... 12 3.3 PROPUESTA SIGUD... 13 3.4 PLAN DE ACCIÓN 2012... 15 2
INTRODUCCIÓN La Universidad Distrital Francisco José de Caldas se define como un ente universitario autónomo de carácter público del orden Distrital que concibe la educación como factor de cambio social y mejoramiento de la calidad de vida. 1 En búsqueda de su desarrollo y crecimiento, ha iniciado una transformación desde su estructura interna y de procesos que le permitirá ser más eficiente en el uso de recursos tecnológicos, económicos y de talento humano que genere flexibilidad y rapidez para adaptarse al entorno cambiante. Consecuente con ello, la alta dirección y la comunidad Universitaria en el Plan Trienal 2011-2013 ha establecido el proyecto administrativo asociado a su vez con la Política 4. Modernización de la gestión administrativa, financiera y del talento humano del Plan Estratégico de Desarrollo 2007-2016 Saberes, Conocimientos e Investigación de Alto Impacto para el Desarrollo Humano y Social el cual se encuentra articulado con el proyecto del Sistema Integrado de Gestión SIGUD. El Comité Ejecutivo SIGUD a continuación presenta las consideraciones sobre la importancia del sistema, resultados de autoevaluaciones, requerimientos internos y externos y finalmente la propuesta del sistema, sus retos e implicaciones institucionales para que la Universidad Distrital siga actuando con oportunidad y ahínco desde los procesos misionales de docencia, investigación, extensión y proyección social como la sociedad le ha designado con la contribución decidida y el desarrollo de los procesos estratégicos, de apoyo y evaluación en el marco de un ciclo de mejora continua.. 1 VICERECTORIA ACADEMICA. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS. PLAN ESTRATÉGICO DE DESARROLLO2007-2016 Saberes, Conocimientos e Investigación de Alto Impacto para el Desarrollo Humano y Social. Bogotá D.C., Octubre 12 de 2007. p 9 3
1. JUSTIFICACIÓN En primera medida, desde el punto de vista regulatorio, algunas leyes y decretos de carácter nacional y distrital 2 indican a las entidades la necesidad de crear sistemas de calidad, modelos de control interno y adopción de estándares para mejorar su gestión. Simultáneamente, el entorno cambiante exige que sectores como el educativo y por ende las Instituciones de Educación Superior, motor del desarrollo de la sociedad, se rediseñe en su estructura, procesos y cultura para brindar posibilidades solidas de alto impacto para el desarrollo humano y social de sus regiones y la nación. En este sentido, Universidades como la Nacional, Antioquia y Valle, entre otras, han desarrollado procesos de implementación de dichos sistemas con resultados sobresalientes y exitosos, que aún con el nivel de desarrollo actual mejoraron significativamente su organización y gestión. La Universidad Distrital ha realizado la implementación de este sistema por medio del proyecto de inversión Sistema Integrado de Gestión SIGUD desde el año 2008. Sin embargo, los resultados promedios de implementación del sistema y la intermitencia del proyecto aún no permiten evidenciar un impacto del sistema integrado de gestión en la cultura y por tanto en el desarrollo de las actividades de la universidad debido a que aún no ha logrado la apropiación de buena parte de la comunidad universitaria, desde la alta dirección hasta sus funcionarios y proveedores. Esto ha significado que la comunidad universitaria en los procesos de autoevaluación institucional, tanto docentes como administrativos carezcan de ánimo para emprender acciones de mejora institucional que contribuyan a fortalecer y modernizar la Institución. Lo que no ha permitido que la universidad tenga un rol proactivo y generador de soluciones y tendencias no solo en la región capital, sino a nivel nacional e internacional. La adopción y compromiso institucional con el SIGUD facilitará la coordinación de la planeación institucional con la ejecución de actividades, el cumplimiento de objetivos trazados. Además, posibilitará la articulación de los procesos para potenciar los resultados de la gestión institucional, será fuente para establecer ajustes a la organización interna, la adaptación de nuevos enfoques para mejorar la calidad de los servicios prestados, permitirá que la ejecución de actividades se consideren diferentes riesgos asociados a la gestión, contribuirá a establecer estrategias orientadas a fortalecer los sistemas de información propios para la toma de decisiones, entre muchos otros. De ahí, que el sistema integrado de gestión se convierta en el instrumento vital que permita la adopción de estándares como los de control interno, calidad, seguridad de la información, normatividad ambiental, ocupacional y de responsabilidad social que le permitan en primera instancia, impactar de manera determinante los procesos y 2 Para mayor detalle consultar el Informe SIGUD 2008-2011. Normatividad Aplicable. Consejo Superior Universitario. 4
resultados de Autoevaluación Institucional para de esta forma alinear a la Universidad Distrital en la trayectoria óptima de transformación hacia una Institución de Educación Superior líder y vanguardista. 2. IMPACTO EN LA ACREDITACION INSTITUCIONAL Las directivas de Universidad Distrital, han establecido como prioridad los procesos de Autoevaluación y Acreditación de Calidad Institucional. Por tanto, el sistema integrado de gestión se define como el conjunto de acciones y herramientas que sirven como pilar fundamental para dar cumplimiento a los objetivos misionales, garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativas de la comunidad universitaria y la sociedad en general, mediante la implementación y mejora continua de la gestión por procesos 3. Dicha afirmación implica que el SIGUD se convierte en la base estratégica para prepararse y cumplir con los requisitos del Consejo Nacional de Acreditación CNA, directamente se relaciona con factores como los que a continuación se enuncian no sin antes advertir que su impacto indirecto en los factores restantes es innegable: Misión y Proyecto Educativo Institucional Procesos Académicos Recursos de Apoyo académico y de planta física. Recursos Físicos y Financieros Organización y gestión administrativa Gestión Ambiental Autoevaluación y Autorregulación Sumado a lo anterior, el proceso de Autoevaluación y Acreditación Institucional y el Sistema Integrado de Gestión se complementan en la medida que sus acciones giran en torno al cumplimiento de la Política de Calidad definida en la Resolución 194 de 2010 Por la cual se ajusta y actualiza la documentación del Sistema Integrado de Gestión SIGUD, a través del Manual de Operación de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas de la siguiente manera La Universidad Distrital Francisco José de Caldas consciente de la responsabilidad que tiene ante la sociedad y la coherencia con sus principios y valores institucionales, se compromete a satisfacer los requerimientos y necesidades de la comunidad en el marco legal aplicable, soportados en la transformación de la cultura organizacional que conlleva a una mejora significativa de la capacidad académica, de la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos, consolidando así la imagen institucional. 3 Presentación Taller de Indicadores 2011. Oficina de Autoevaluación y Acreditación de Calidad y Oficina Asesora de Planeación y Control. Universidad Distrital. 5
3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El SIGUD constituido actualmente por el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005 y la norma técnica de calidad de la gestión publica NTCGP 1000:2009, que según la Resolución 194 del 2010 se define: como el conjunto articulado de herramientas de Control Interno y los demás sistemas que se consideren necesarios, que permitan a la Universidad el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y el Distrito Capital y el mejoramiento de la Calidad y servicios a cargo de la Entidad. ha sido gestionado principalmente por el Comité Ejecutivo, el Equipo Operativo SIGUD y el Equipo de Evaluación. El sistema ha logrado ser diseñado con la participación de docentes y funcionarios principalmente, socializado e implementado gradualmente, sin embargo en la actualidad se sostienen parcialmente algunos de los elementos del modelo inicial adoptado. Ahora bien, la Institución como parte activa del Distrito y contribuyendo de manera proactiva al cumplimiento de los deberes de la carta iberoamericana de la calidad, considera clave que en la presente vigencia se debe adoptar estándares que contribuyan a la mejora de la gestión distrital a través del fortalecimiento de aspectos tan importantes como la gestión del talento humano, salud ocupacional, gestión ambiental, seguridad de la información, gestión documental, responsabilidad social y control interno dando cumplimiento a las directrices del orden distrital; Decreto 651 de 2011 "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del - SIGD-, y se dictan otras disposiciones" el cual es un referente nacional y mundial, pues no se encuentran antecedentes de una iniciativa similar en el sector público. Así mismo, el Decreto 652 de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales" y finalmente el Decreto 688 de 2011 "Por medio del cual se crea el Índice de Desarrollo Institucional Distrital- IDID - para las Entidades, Organismos, Alcaldías Locales y Hospitales Distritales y se establece el procedimiento para su implementación." A continuación se presenta la autoevaluación del sistema actual (MECI CALIDAD) y del sistema futuro según requerimientos no solo normativos, sino estratégicos para transformar la Universidad Distrital en el tema de gestión, en una Institución de Educación Superior a la vanguardia de las tendencias educativas. 6
3.1 AUTOEVALUACIÓN SISTEMA ACTUAL Partiendo de la evaluación realizada por la Oficina Asesora de Control Interno en el 2011 al Sistema Integrado de Gestión con la escala de evaluación que se observa en la ilustración 1, es decir a la gestión de la Universidad misma y el conjunto de normas, elementos y estructura que la componen, se encuentran los siguientes resultados generales en la tabla 2. Ilustración 1. Escala de Evaluación Fuente: Oficina Asesora de Control Interno. Universidad Distrital.2011 7
Tabla 1. Resultados Generales SIGUD (MECI-CALIDAD) Fuente: Oficina Asesora de Control Interno. Universidad Distrital.2011 Para facilitar el análisis de los puntos débiles del sistema, la oficina asesora de planeación y control a continuación muestra a detalle algunos elementos críticos: Subsistema Estratégico: Detalle Descripción de Resultados No existe Manual de Funciones por Competencias Documentos borradores de los Programas de Inducción, Reinducción, Bienestar, Incentivos Seguimiento a SIGUD No existe valoración y plan de mitigación de Riesgos actualizado. 8
Subsistema de Control a la Gestión Detalle Descripción de Resultados Documento Borrador de Metodología para Políticas de Operación. Mapas de Riesgos por Subproceso desactualizados Acciones preventivas y correctivas no documentadas Indicadores de Gestión por proceso propuestos No existen tablas de Retención Documental No existe Políticas y Plan de Comunicación Institucional 9
Subsistema de Evaluación: Detalle Descripción Resultados No se tiene, Análisis de los resultados de la gestión de los planes, programas y procesos, verificando la pertinencia de los indicadores como tampoco toma de decisiones basadas en datos. Procedimientos establecidos pero no implementados de Planes de Mejoramiento. SISTEMA FUTURO Teniendo en cuenta, la Norma Técnica Distrital que manifiesta los elementos comunes de cada uno de los subsistemas y que por tanto debe tener la Institución para dar inicio al diseño e implementación del sistema integrado de gestión, la OAPC se reunió con los responsables de cada subsistema como se puede apreciar en la ilustración 2 y realizó una autoevaluación con la herramienta establecida por la Oficina Asesora de Control Interno para MECI-CALIDAD pero adoptada a cada uno de los estándares y normas de los subsistemas de acuerdo a la tabla 2. 10
Ilustración 2. Sistema Futuro y Líderes Subsistemas Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Control. Universidad Distrital.2011 Tabla 2. Subsistemas y Normas Subsistema Norma-Estándar Gestión Ambiental (SGA). ISO 14001 SISTEDA Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). Gestión Documental y Archivo (SIGA). Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Ley 489/08 Decreto 3622/05 OHSAS 18001 Decreto 614 de 2008 ISO 27001/27002 11
Responsabilidad Social (SRS). ISO 26000 Control Interno (SCI) Decreto 4485 del 2009. Decreto 1599 del 2005 Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Control. Universidad Distrital.2011 El resultado general de la autoevaluación institucional realizada fue la siguiente: Tabla 3. Resultados Generales Sistema Futuro Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Control. Universidad Distrital.2011 3.2 ELEMENTOS ESTRATÉGICOS Partiendo de la formulación del Plan Trienal 2011-2013 y de la Planeación Estratégica realizada por la Institución, es importante analizar y buscar alinear los siguientes proyectos para que su desarrollo exitoso, fortalezca y mejore el sistema integrado de gestión, es decir, el ethos y la gestión de la Universidad Distrital. Modernización y Desarrollo del Talento Humano Actualización del sistema de gestión del talento humano Fortalecimiento del Programa de Salud Ocupacional Plan Institucional de Formación y Capacitación del Talento Humano Plan Integral de Bienestar Laboral e Incentivos Sistema de Planeación y Gestión -Indicadores Buen Gobierno Universitario Normogramas institucionales 12
Sistema de Gestión Documental Reforma Estatutaria 3.3 PROPUESTA SIGUD De acuerdo con los antecedentes anteriormente mencionados, la OAPC y el Comité Ejecutivo SIGUD proponen a la comunidad universitaria la estrategia y objetivos para el Sistema Integrado de Gestión en los próximos dos años. Ilustración 3. ESTRATEGIA Y OBJETIVOS SIGUD 2011-2013 OBJETIVOS Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Control. Universidad Distrital.2011 Esta estrategia se sustenta en los retos futuros que tiene la Universidad, igualmente se construye con las lecciones aprendidas y se complementa con las recomendaciones que surgieron de la discusión a la cual el sistema ha sido sometido por parte de la Comunidad Universitaria. Integrar En esta etapa, se apropiará del sistema a la comunidad universitaria y se ampliará el alcance de los subsistemas actuales. La Institución realizará las siguientes actividades macro que implicarán mayores esfuerzos por parte de los lideres de los subsistemas: Formalizar y Comunicar Responsabilidades Sensibilizar y capacitar a los lideres Diseñar y articular elementos del Planear del Sistema Integrado de Gestión. Implementar el hacer, verificar y actuar del Sistema Integrado de Gestión. 13
Apropiar Paralelamente, el apropiar en especial para el presente año será la etapa central que se utilizará para lograr el compromiso y participación efectiva de la comunidad universitaria en el Sistema Integrado de Gestión. Algunas de las actividades que se proponen y que se señalan no son repetitivas sino necesarias, esto con base en la alta rotación de las ordenes de prestación de servicio, los nuevos decanos y vicerrectores. Las actividades son: Sensibilizar y capacitar en el modelo Establecer equipos de Mejoramiento Mejorar los trámites y servicios definidos Gobierno en Línea Implementar elementos Mejorar elementos Participar en el Premio Distrital a la Gestión Consolidar El consolidar se concentra en las acciones que mediante una estrategia educativa permitan transformar la cultura de la Universidad. Algunas de estas actividades son: Promover trabajo colaborativo Gestión del Cambio Realizar Desafió a la Gestión Estos objetivos y actividades han sido proyectados de la siguiente manera: 14
Tabla 4. Objetivos y Actividades SIGUD 2012-2013 Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Control. Universidad Distrital.2011 3.4 PLAN DE ACCIÓN 2012 Como resultado de la estrategia y objetivos definidos, para el año 2012 se presenta el siguiente plan de acción junto con el presupuesto necesario para la ejecución del mismo. En concordancia, se señalan las siguientes metas de la tabla: Tabla 5. Metas SIGUD 2012 Fuente: Oficina Asesora de Planeación y Control. Universidad Distrital.2011 15