1.- Definiciones Acta de nacimiento Acta de Matrimonio Acta de defunción Aviso de movimiento de baja Beneficiarios Carta testamentaria Cédula de Seguros por fallecimiento Copia Certificada PRES Derechohabiente Oficio de respuesta Documento escrito emitido por el oficial del registro civil con el que se hace constar el nacimiento de una persona ante el Oficial del Registro Civil, documento acreditativo de un evento o suceso que se transcribe a papel para su mejor constancia. Documento emitido por el oficial del registro civil en que se hace constar la unión legal de dos personas realizada voluntariamente. Documento escrito emitido por el oficial del registro civil, en el que se hace constar el fallecimiento de una persona; deberá asentarse los datos que el Juez del Registro Civil requiera, la declaración que se le haga y todos los informes que se tengan en caso de muerte violenta. Documento expedido por la dependencia donde laboraba el Servidor Público o Pensionado, avalado por el ISSEMYM que acredita la baja del servicio de la Institución donde prestaba sus servicios. Persona o personas designadas en la carta testamentaria debidamente registrada ante el ISSEMYM. Documento escrito unilateral, individual, personalísimo, libre, solemne y revocable, mediante el cual quien lo realiza, dispone para después de su muerte de lo que haya de hacerse de sus bienes y derechos trasmisibles; y expresa su voluntad sobre todo aquello que sin tener carácter patrimonial, pueda ordenar, de acuerdo con la ley de seguridad social. Reporte emitido por el sistema, que se utiliza para concentrar semanalmente los seguros por fallecimientos solicitados. Duplicado de un documento o escrito autorizado por una persona competente el cual hace contar la existencia de un hecho, acto o calidad para que surtan los efectos jurídicos en cada caso correspondiente. Sistema Integral de Prestaciones Socioeconómicas Es el servidor público, pensionado, pensionista, familiares y dependientes económicos a los que expresamente les reconoce ese carácter la Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Documento escrito en el cual el Instituto otorga o rechaza el otorgamiento del seguro por fallecimiento. Versión: 4 Página 1 de 12 Fecha de revisión: 24 Enero 2007 Elaboró Lic. Ikio Megalí Gómora Culbert Jefe del Departamento de Pensiones Vo. Bo. LIC. Enrique González Hernández Director de Prestaciones Revisó Mtra. Norma Hernández Enríquez Subdirectora de Prestaciones Económicas Autorizó Lic.. Luis Octavio Alvarado Contreras Coordinador de Prestaciones y Seguridad Social
Expediente de trámite Expediente personal Conjunto de documentos requeridos para iniciar trámite de Pago de Seguro por fallecimiento. Conjunto de Documentos que sirven para corroborar y avalar la carta testamentaria. Este expediente se obtiene del Archivo de Prestaciones. Hoja de Análisis y Diagnóstico del Seguro por fallecimiento Formato que se utiliza para hacer el análisis del Expediente General del Trámite y darle el seguimiento correspondiente para su autorización. Instituto de Seguridad Social Sistema que garantiza el bienestar colectivo de los trabajadores, Servidores Públicos y sus familiares, el cual contribuye al mejoramiento de las condiciones de salud, económicas, sociales y culturales con el propósito de elevar el nivel de vida. ISSEMYM Identificación de Afiliación Orden de Prelación. Pago de Seguro por fallecimiento Pensionado Prestaciones Económicas Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, en el presente documento se le reconocerá como Instituto o ISSEMYM. Documento de Afiliación oficial de ingreso al Régimen de de Seguridad Social. Lugar que guardan por importancia del parentesco familiar o dependencia económica, las personas que podrían adquirir el derecho a la realización del trámite para el Seguro por fallecimiento Es el importe a que tiene derecho el Beneficiario (s) del servidor público fallecido por designación en la Carta Testamentaria; a falta de esta se considera el orden de prelación establecido en la ley de Seguridad Social del Estado de México y Municipio, seguro por fallecimiento también será reconocido por S de F. en el presente documento El servidor público retirado definitivamente o temporalmente del servicio, a quien en forma específica, la Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado y Municipios, le reconozca esa condición Constituye uno de los aspectos fundamentales de la Seguridad Social, debido a que aseguran y preservan la estabilidad económica de los servidores públicos y pensionados, así como de sus familiares y dependientes económicas Reglamento de Prestaciones Conjunto de normas que regulan lo no establecido o los asuntos generales previstos por la ley. Solicitud de Seguros por Es el formato que se utiliza para iniciar el trámite del pago del seguro por Fallecimiento. fallecimiento. Seguro por fallecimiento Es el importe a que tiene derecho el beneficiario (s) del servidor público fallecido por designación en la Carta Testamentaria; a falta de esta se considera el orden de Prelación establecido en la Ley de Seguridad Social del Estado de México y Municipios. 2.- Propósito Generar el pago del importe de un seguro por fallecimiento, a quienes hayan sido designados como beneficiarios del servidor Público o Pensionado en la carta testamentaria; de acuerdo al orden de prelación establecido por la Ley de Seguridad Social vigente o en su caso a quien compruebe haber realizado los gastos de defunción. Versión: 4 Página 2 de 12 Fecha de revisión: 24 Enero 2007
3.- Alcance Todas aquellas Unidades administrativas involucradas en el tramite de Seguros por fallecimiento desde la presentación de la solicitud en la unidad u oficinas de atención al derechohabiente, desde su alta en el sistema de seguros por fallecimiento hasta la generación del pago a sus beneficiarios, de los seguros así como a todas aquellas dependencias e Instituciones que participan desde el punto legal y jurídico. 4.- Referencias Código N/A N/A N/A N/A Nombre Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado y Municipios vigente desde el 20 de octubre de 1994 Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios vigente desde el 01 de julio de 2002 Reglamento de Prestaciones Económicas del ISSEMyM 5.- Formatos Clave FO CPSS DP SPE DP 24 FO CPSS DP SPE DP 25 FO CPSS DP SPE DP 91 FO CPSS DP SPE DP 92 FO CPSS DP SPE DP 93 FO CPSS DP SPE DP 94 FO CPSS DP SPE DP 95 FO CPSS DP SPE DP 29 FO CPSS DP SPE DP 96 FO CPSS 22 FO CPSS 126 Nombre Oficio de remisión de documentos Control de correspondencia Solicitud de seguro por fallecimiento. Hoja de análisis del seguro por fallecimiento. Dictamen de seguros por fallecimiento. Oficio de respuesta del seguro por fallecimiento Cédula de captura de seguros por fallecimiento Oficio de requerimiento por faltante de documentos Listado de datos generales para la entrega de expedientes. Hoja Viajera Producto no conforme a solicitud de seguro por fallecimiento. Versión: 4 Página 3 de 12 Fecha de revisión: 24 Enero 2007
6.- Diagrama de Flujo PO CPSS DP SAD 13 SOLICITUD DE SEGURO POR 1.- Recibir relación, solicitudes y documentos. FO CPSS DP SPE DP24 Relación 2.- Registrar, designar folio. Solicitudes FO CPSS DP SPE DP25 3.- Recibe documentos de trámite. 4.- Registra en el PRES el trámite. 5 Página 4 de 12
5.- Existe carta testamentaria? NO 6.- Se integran todos los documentos para tramitar el S. de F. de acuerdo al articulo 108 de la ley vigente No 9 7.-Elaborar hoja de análisis de seguro por fallecimiento. 14 8.- Se integran todos los documentos para tramitar el S. de F. y la hoja viajera? NO 9.- Los documentos faltantes impiden procesar el seguro por fallecimiento? NO 13 13.-Elaborar hoja de análisis de seguro por fallecimiento. 10.- Producto no conforme a solicitud de seguro por fallecimiento. 14 11 Página 5 de 12
14.-Capturar, en el Sistema los datos generales del finado y sus beneficiarios. 11.-Turnar trámite al jefe de Departamento para firma del oficio 15.-Imprimir Dictamen de Seguro por Fallecimiento. 12.-Enviar oficio, de no conformidad y documentación, a la Unidad receptora y archivar Archivar 16.- Están correctos los datos del Dictamen del Seguro por Fallecimiento? NO 17.-Capturar en el Sistema los datos correctos del finado y sus beneficiarios. 15 18.-Firmar el Dictamen de Seguro por Fallecimiento. 19 Página 6 de 12
19.- Se paga el seguro a todos los beneficiarios? NO 20.-Elaborar oficio de respuesta del seguro por fallecimiento Especificando quienes tienen derecho al cobro y solicitando documentos de los beneficiarios pendientes. 22 21.- Elaborar oficio de respuesta del seguro por fallecimiento Especificando la procedencia del pago a todos los beneficiarios del seguro. 22.-Turnar trámite para recabar firmas de validación por parte de las áreas respectivas. Documentos 23.-Recibir trámites con firmas de validación Documentos 24 Página 7 de 12
24.-Enviar disco con información a la Dirección. de Tecnología. de la Información. Para generar cheques Disco 25.-Integrar a la documentación de trámite, copia del oficio de respuesta del Seguro por Fallecimiento. Oficio 26.-Enviar oficio de respuesta del seguro por fallecimiento a las Unidades de Atención al Derechohabiente FO CPSS DP SPE DP 29 27 Página 8 de 12
27.- Existe Expediente personal en el Departamento de Pensiones? NO 28.-Elaborar oficio, relacionar y enviar la documentación al Archivo de la Subdirección de Prestaciones; archivar oficio. Documentos. Archivar. 29.-Solicitar el expediente, a la Sección que corresponda e integrar la documentación y actualizar la hoja de relación de documentos Expediente. FO CPSS DP SPE DP 28 29.-Devolver el expediente a la Sección que corresponda. Fin Página 9 de 12
7.- Descripción de actividades 1. Secretaria del Departamento de Pensiones, recibe mediante oficio de la Subdirección de prestaciones Económicas (FO CPSS DP SPE DP24) relación, solicitud y documentos presentados por el solicitante de trámite. (La recepción por parte del Departamento de Pensiones, debe de ser dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la solicitud por parte de las Unidades y Oficinas de Atención al Derechohabiente) 2. Secretaria del Departamento de Pensiones, recibe mediante oficio de remisión de documentos, de la Subdirección de prestaciones Económicas (FO CPSS DP SPE DP 24) relación, solicitud y documentos presentados por el solicitante de trámite. 3. Secretaria del Departamento de Pensiones registra en el formato de control de correspondencia del Departamento de Pensiones (FO CPSS DP SPE DP 25), designa folio interno y entrega al responsable de la Sección de Seguros de Fallecimiento, recaba firma de recibido y archiva el formato de control de correspondencia. 4. Responsable de la Sección de Seguros de Fallecimiento, recibe documentos de trámite para la generación del pago de seguro de fallecimiento. 5. Sección de Seguros por Fallecimiento registra el trámite en el PRÉS (de acuerdo al manual del sistema). 6. Sección de Seguros por Fallecimiento verifica si existe carta testamentaria en la que se designe beneficiarios del seguro por fallecimiento. 7. Si no existe carta testamentaria, verifica si no se integran los documentos para tramitar el seguro por fallecimiento de acuerdo al artículo 108 de la Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios, conectarse al punto número 9. 8. Si, si se integran los documentos para tramitar el seguro de fallecimiento de acuerdo al artículo 108 de la Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios, elaborar hoja de análisis de seguro por fallecimiento y conectarse al punto número 14. 9. Si, si existe carta testamentaria de acuerdo a la solicitud del seguro por fallecimiento (FO CPSS DP SPE DP 91) verificar que en la documentación se integren todos los documentos así como la hoja viajera para la validación del proceso. 10. Si no están integrados todos los documentos para procesar el seguro por fallecimiento, verificar si los documentos faltantes no impiden procesar el seguro por fallecimiento, continuar con el punto 13. 11. Si los documentos faltantes si impiden procesar el seguro por fallecimiento, elaborar oficio de Producto no conforme a solicitud de seguro por fallecimiento 12. Turnar trámite al Jefe del Departamento de Pensiones para firma del oficio. 13. Enviar oficio de no conformidad y documentación a la Unidad receptora y archivar el acuse de recibido. 14. Si, si están integrados todos los documentos para procesar el seguro por fallecimiento, elaborar hoja de análisis de seguro por fallecimiento. 15. Capturar los datos generales del finado y de los beneficiarios en el sistema de seguros por fallecimiento. Versión: 4 Página 10 de 12 Fecha de revisión: 24 Enero 2007
16. Generar impresión del dictamen de seguro por fallecimiento. 17. Revisar datos del dictamen de seguro por fallecimiento. 18. si no están correctos los datos del dictamen del seguro por fallecimiento, se capturan los datos correctos y se conecta al punto número 15 19. Si, si están correctos los datos del dictamen del seguro por fallecimiento, el Jefe de Sección de Seguros por Fallecimiento firma el dictamen de seguro de fallecimiento. 20. Verificar si se paga a todos los beneficiarios del seguro por fallecimiento o quedan algunos pendientes por falta de documentación. 21. Si no se paga a todos los beneficiarios del seguro por fallecimiento, elaborar el oficio de respuesta del seguro por fallecimiento, especificando quienes tienen derecho al cobro de seguro por fallecimiento por haber presentado los documentos correspondientes y solicitando la documentación faltante a los beneficiarios que no presentaron su documentación y conectarse con el punto número 22 22. Si, si se paga a todos los beneficiarios del seguro por fallecimiento, elaborar el oficio de respuesta del seguro por fallecimiento informando que es procedente el pago total de Seguro por fallecimiento. 23. Turnar trámites de seguro por fallecimiento, para recabar firmas de revisión de la Jefatura del Departamento de Pensiones; de Visto Bueno (Vo. Bo.) de la Subdirección de Prestaciones Económicas y de autorización de la Dirección de Prestaciones. 24. Recibir trámites de seguros por fallecimiento con firmas de validación en el Dictamen de seguros por fallecimiento y en oficio de respuesta de seguro por fallecimiento. 25. Enviar a la Dirección de Tecnología de la Información, disco con información de los seguros por fallecimiento aprobados para la generación de cheques. 26. Enviar oficio de respuesta de seguros por fallecimiento a las Unidades de Atención a Derechohabientes (FO CPSS DP SPE DP 29). (El tiempo para enviar los oficios de respuesta a las Unidades de Atención al Derechohabiente debe ser dentro de los trece días siguientes a la fecha de recepción de las solicitudes por parte del Departamento de Pensiones.) 27. Integrar al trámite, copia de oficio de respuesta del seguro por fallecimiento. 28. Enviar oficio de respuesta de seguros por fallecimiento a las Unidades de Atención a Derechohabientes (FO CPSS DP SPE DP 29). 29. Verificar si en el Departamento de Pensiones, existe expediente personal con algún otro trámite en proceso. 30. Si, no existe expediente, elaborar oficio, relacionar la documentación del trámite y enviar la documentación del trámite al archivo de la Subdirección de Prestaciones, para que se integre a su expediente personal; archivar oficio con acuse de envío. 31. Si, si existe expediente, solicitar a la Sección que corresponda el expediente personal e integrar la documentación del trámite de seguro por fallecimiento y actualizar la hoja de relación de documentos contenidos en el expediente (FO CPSS DP SPE DP 28). 32. Devolver expediente para que cada Sección continué con el trámite que tiene en proceso. Fin. Página 11 de 12
8. Historial de Cambios Punto de Descripción del Cambio Referencia 7 Punto 1 se incluyó (La recepción por parte del Departamento de Pensiones, debe de ser dentro de los diez días hábiles siguientes a la fecha de recepción de la solicitud por parte de las Unidades y Oficinas de Atención al Derechohabiente) Versión Fecha de Revisión 4 24/01/2007 Página 12 de 12