DECISIÓN No. 58 FECHA: Octubre 14 de 2009. ASUNTO: Entrega de unidad y entrenamiento a nuevo gerente de unidad. RESPONSABLE: Juan Ramon Huerta Carrillo (Gerente de Operaciones) NUMERO DE HOJAS: 5 ANTECEDENTES Y ESTUDIOS: Con la finalidad de garantizar el cumplimiento de los estándares de operación de pizzeta Así como nuestra misión, el cambio de un gerente de tienda titular requiere que se haga de manera formal por la importancia que esto representa. Hay que considerar todos y cada uno de los aspectos para mantener una operación aceptable con el nuevo gerente de unidad así como tener claros los compromisos en ventas, manejo de instalaciones, producto, servicio y capacitación. Este último punto es muy importante ya que es la esencia de nuestro negocio. NOTA. ESTE PROCESO DE CAPACITACIÓN INCLUYE A GERENTES ACTUALES Y SE DEBERÁ DE APLICAR A PARTIR DE ESTA FECHA DECISIONES TOMADAS: 1.- Se realizará una inspección de unidades el primer día por parte del gerente de zona en el formato autorizado con la intención que sean revisados todos los puntos y se hagan asignaciones en tiempo y forma, es decir, quien lo hace y cuando lo termina. Al momento de la entrega se deberán definir las metas de ventas y niveles de estadísticas por cumplir, así como se reconocerán los niveles de entrenamiento de cada colaborador en la unidad revisando sus cuadernillos y estableciendo el plan de capacitación para cada uno. 2.- El Gerente de Zona deberá redactar un aviso de cambio a las áreas de la empresa (Gerencia de sistemas, Gerencia administrativa de zona, Gerencia nóminas y Gerencia de operaciones) con la finalidad que cada una de estas áreas apliquen su role play que corresponda en los procesos y poder garantizar que estamos dando las herramientas para que el nuevo gerente cumpla con su objetivo. Gerente de zona 1.- El gerente operativo de zona deberá de aplicar el rol play de gerencia de zona a cada gerente titular o suplente en las unidades a su cargo (Ver anexo). A partir de esta Fecha se deberá de aplicar el rol play de gerencia operativa de zona a cada gerente existente titular y suplente de la cadena Pizzeta y se deberá de aplicar a gerentes nuevos el mismo día que se haga entrega de la unidad a su cargo. La omisión de este rol play es una falta grave en los procedimientos del sistema Pizzeta. Por lo tanto, al asesor que le corresponda lo aplicará en el momento de la inspección y causará la suspensión de incentivos al gerente de zona equivalente a 3 meses de una tienda promedio de la cadena, la reincidencia causa despido.
Los rol play aplicados se deberán de incorporar a la carpeta de operaciones, el tiempo límite para contar con los rol play de gerentes actuales serán 45 días a partir de esta fecha. 2.- Hacer un inventario de materia prima y otro inventario de equipos y accesorios. Los faltantes deberán de ser corregidos para garantizar la operación. Los ajustes acordarlos con administración para aplicarlos a los encargados. 2.- Hacer recorrido mostrándoles cada detalle de la tienda, almacén, centros de carga, el acomodo de las materias primas en las mesas frías y almacén de secos 3.- Reunión para establecer compromisos generales y presentarse con los empleados, (1ra. Reunión de sucursal). 4.-Analizar en el sistema las horas de mayor demanda y ver los productos vendidos para su preparación anticipada. 5.-Definir cuales son las metas de ventas, ticket promedio, incentivables por canal. 6. - Explicar como realizar el análisis de la competencia, evaluación de proveedores, empleado del mes, (auto evaluaciones a repartidores en tiendas con servicio a domicilio) 7.-Hacer recorrido en su campo de acción o venta para saber a que áreas se va a enfocar mas sus actividades de promoción. 8. - Ver programa de pedidos a proveedores de queso, carnes frías, refrescos, helados, centro de distribución Pizzeta. 9. - Revisar que se encuentre actualizado el directorio de teléfonos de servicios y emergencias. 10.- Hacer entrega de cuadernillos y guía de entrenamiento junto con manual de operaciones. 11.- Explicación del sistema evacuación a tiendas (inspecciones) y los diferentes estatus 12. - Dar a conocer el plan de incentivos (gerente, cocineros y vendedoras) 13. -Explicar tarjeta de Valores 14.- Hacer conciencia de que son los responsables directos de la operación de la unidad y todo lo que se encuentra dentro de ella, Personal, valores, equipos, etc. 15.- Programar acceso a Lectura de circulares, decisiones y formatos digitales (Web) 16.- Explicar las Garantías Pizzeta 17.- Explicar Carpetas de unidad 18.- Explicar Hoja de actividades 19.- Explicar Plan de promoción 20.- Explicar Revisión y aplicación de las estadísticas (Friedman) 22.- Explicar y aplicar los 4 sombreros del gerente (ver decisión # 46 gerente en turno) Requisitos: Cuadernillos uno y dos terminados, Rol play de sistemas Rol play administrativas y Gafete de gerente en turno
Gerente de sistemas Explicar Role play (Sistemas) Explicar Manejo de multifuncional Explicar Guía rápida de chefsys Explicar Garantías de tiempo 15 y 30 min. Gerente administrativo: 1.- Hacer inventario de materia prima (para determinar si existe alguna diferencia para el gerente que sale). 2-- Se hace su respectiva entrega de fondos de caja y de fondo de reembolsos y se le hace su vale para firma, 3. - Se entrega carpeta de requisitos donde vienen los datos de hacienda, impuesto sobre nominas etc. (si hubiese motos entrega de tarjetas de circulación) (esto lo hace el gerente operativo cuando hace la entrega) 3- Se notifica a nominas y área de sistemas del cambio para que haga el respectivo cambio en el checador. 4- Capacitar con el formato de Responsabilidades administrativas (Role play) 5. - Checar si todos los depósitos estén correctamente depositados al momento del cambio y todos los reembolsos correctamente comprobados. Sucursal). 6.- Se debe de programar cambio de combinaciones de chapas, puertas, caja fuerte y clave de alarma. Esto con la finalidad de garantizar seguridad de la unidad, tranquilidad del nuevo gerente y que asuma la total responsabilidad de la unidad.