CONTABILIDAD DE CHEQUES Por José Israel Trujillo del Castillo Temario: 1. Cheques en blanco 2. Cheques girados cobrados 3. Cheques girados no cobrados 4. Cheques girados no cobrado vencidos 5. Cheques posfechados recibidos 6. Cheques posfechados entregados 7. Cheques devueltos por fondos insuficientes 8. Cheques anulados 1 Es de común ocurrencia encontrar tratamientos contables que dejan mucho que desear en la operación contable rutinaria empresarial en lo atinente al manejo de los títulos valores llamados cheques. En el temario señalado al inicio de este escrito, describo los principales temas inherentes al caso que trataré en este escrito. Revisemos cada uno de ellos, a continuación: 1. CHEQUES EN BLANCO Diversos son los fraudes cometidos en las empresas al no registrar ni controlar los cheques en blanco, entendiendo como tal los correspondientes a las chequeras recibidas de los bancos o lo que la empresa elabora por cuenta propia en forma continúa con el aval del banco o bancos respectivos. Periódicamente en los arqueos de títulos valores se deben contar y verificar los títulos en blanco y su forma de custodia. En muchas ocasiones al momento de recibir los cheques en blanco no se hace el conteo ni la verificación de la numeración consecutiva y de su cantidad.
Los cheques en blanco se deben registrar en Cuentas de Orden Cuenta 9105 Bienes y valores recibidos en custodia 910505 Valores mobiliarios dándole el valor de un peso ($1) a cada título en blanco. Cada fin de mes que se haga el arqueo se retiran de la cuenta de orden indicada el valor de los cheques girados y el de los cheques anulados. Cada vez que se cambie el Tesorero o Cajero responsable de su manejo se debe hacer arqueo y acta de entrega. 2 2. CHEQUES GIRADOS COBRADOS Aquí el control es de verificar el verdadero beneficiado y de las firmas y sellos registrados para su giro. Su verificación se hace a través de la conciliación bancaria mensual. Ahora, si al beneficiario se le extravía por alguna razón el mismo deberá informar a la empresa tal circunstancia para ordenar el no pago si se alcanza a hacer o para hacerle el seguimiento en lo posible para conocer quien lo hurtó y cobró. Si el cheque extraviado no se alcanzó a cobrar en el banco, se podrá sustituir por otro cheque, previa anulación del inicialmente girado. 3. CHEQUES GIRADOS NO COBRADOS Pueden ocurrir varios eventos. Uno, que el cheque girado no ha entregado el beneficiario y permanece en custodia en la empresa; otro, que el cheque girado se entregó al beneficiario pero éste por cualquier razón no lo ha cobrado. Aquí se verificará en la conciliación bancaria del mes en que se giró y en la del siguiente mes para constatar su cobro efectivo. Un tercer evento puede darse que por deficiente custodia de los cheques girados alguna persona se lo hurte, caso en el cual se le hará el seguimiento para indagar que paso con el cheque perdido. 4. CHEQUES GIRADOS NO COBRADO VENCIDOS Recordemos que el Artículo 730 del Código de Comercio señala que las acciones cambiarias del cheque caducan los seis (6) meses desde su presentación. En consecuencia se le debe hacer especial seguimiento a los
cheques girados por cobrar que cumplan los seis (6) meses señalados. En este caso pueden ocurrir también varios eventos: uno, que el beneficiario aparezca a solicitar su habilitación para el cobro (se colocará al respaldo del mismo que se pague en una fecha determinada y se firmará y sellará nuevamente); otro, que el beneficiario no aparezca nunca, caso en el cual se anula contablemente cargándolo nuevamente al banco y abonándolo a una cuenta del pasivo. No hay necesidad de dar aviso de no pago al banco, pues el banco no lo hará por haber transcurrido el tiempo señalado. 3 5. CHEQUES POSFECHADOS RECIBIDOS Estos cheques no se pueden registrar en la cuenta de Caja General ni expedir el Recibo de Caja, por cuanto su pago no es a la vista, sino posterior a su recibo. Al momento de su recepción, se deben contabilizar mediante un cargo a la Cuenta de Orden Deudora de Control 839505 Cheques posfechados, Cuenta Auxiliar 83950505 Cheques posfechados recibidos, con abono a la cuenta de orden deudora por contra, respectiva del grupo 86. Luego en la fecha en que se debe hacer efectivo, se retira de la cuenta de orden antes indicada, se carga a la Cuenta 110505 Caja General y se abona a la cuenta del deudor correspondiente 130505 Clientes y se elabora el Recibo de Caja respectivo. Luego se procede a consignar, evento en el cual se acredita la cuenta 110505 Caja General y se carga a la cuenta 111005 Moneda nacional en el banco donde se consigne. Este evento se puede dar antes si el girador del cheque autoriza. Además recordemos que el cheque se pudo haber negociado con un tercero quien lo hará efectivo al vencimiento. 6. CHEQUES POSFECHADOS ENTREGADOS Para el girador del cheque también es necesario el registro en cuentas de orden, utilizando para el efecto la cuenta auxiliar 83950510 Cheques posfechados entregados y la cuenta de orden por contra, respectiva. No se puede acreditar a la cuenta del banco por cuanto no se ha entregado para cobrar a la vista. En la fecha de vencimiento, se cancela la cuenta de orden
indicada, se carga al pasivo causado y se acredita a la cuenta de bancos de la subcuenta 111005, elaborando el Comprobante de Egreso correspondiente. 7. CHEQUES DEVUELTOS POR FONDOS INSUFICIENTES Aquí comencemos por recordar el ciclo de ingresos, según el cual al momento de efectuar una venta a crédito, se carga al cliente el valor neto de retenciones en la fuente y se abona el ingreso operacional y el impuesto a las ventas si el bien o servicio está afectado por este gravámen. Simultánemente si maneja el sistema de inventario perpetuo o permanente cargará el Costo de Ventas (Grupo 61 del PUC) y acreditará el Inventario (Grupo 14). 4 Al momento de pagar el cliente, el cheque recibido se cargará a la Caja General (Cuenta 110505) y se abonará a Deudores Clientes Nacionales (Cuenta 130505). Luego el cheque recibido se consigna en la cuenta bancaria correspondiente, cargando la cuenta de Bancos (111005) y abonando la cuenta de Caja General. En el evento de que el cheque consignado sea devuelto por el banco, generalmente por fondos insuficientes, la entidad financiera carga el valor del cheque en la cuenta corriente, generando la nota débito atinente. Al recibir el cheque devuelto por el banco, el beneficiario afectado procede a los siguientes registros: A. Cargar a Deudores Clientes Nacionales el valor del cheque devuelto y acreditar la cuenta de Bancos (111005) B. Registrar el valor del cheque devuelto en la cuenta de orden 839515 Cheques devueltos y en la cuenta de orden por contra, correspondiente. Además debe considerar el cobro de la sanción del veinte por ciento (20%) establecida en el Artículo 731 del Código de Comercio:
ARTÍCULO 731. El librador de un cheque presentado en tiempo y no pagado por su culpa abonará al tenedor, como sanción, el 20% del importe del cheque, sin perjuicio de que dicho tenedor persiga por las vías comunes la indemnización de los daños que le ocasione. Por otra parte el Artículo 248 del Código Penal colombiano, establece: ARTÍCULO 248. Emisión y transferencia ilegal de cheque. El que emita o transfiera cheques sin tener suficiente provisión de fondos, o quien luego de emitirlo diere orden injustificada de no pago, incurrirá en prisión de uno (1) a tres (3) años, siempre que la conducta no constituya delito sancionado con pena mayor. La acción penal cesará por pago del cheque antes de la sentencia de primera instancia. La emisión o transferencia de cheque posdatado o entregado en garantía no da lugar a acción penal. No podrá iniciarse la acción penal proveniente del giro o transferencia del cheque, si hubieren transcurrido seis meses, contados a partir de la fecha de la creación del mismo, sin haber sido presentado para su pago. La pena será de multa cuando la cuantía no exceda de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes. 5 La sanción penal solo es procedente cuando el monto del cheque devuelto por fondos insufientes supere el valor de los diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, esto es en la fecha $5.356.000 ($535.600 x 10). Si no supera este monto la sanción será la indicada en el Código de Comercio. El tema ahora es como se registra el cobro de la sanción regulada en el Código de Comercio. Pueden ocurrir varias situaciones a saber: A. Existe la certeza de que el girador del cheque devuelto pagará la sanción. En este evento, el valor de la sanción del veinte por ciento (20%) se cargará al cliente (Cuenta 130505) y se abonará a la cuenta de Ingresos no Operacionales Financieros 421060 Sanciones cheques devueltos. Luego al momento del pago del cliente debitará la cuenta de Caja general (110505) y se acreditará a deudores (cuenta 130505).
B. Si no existe la certeza de que el girador del cheque devuelto pague la sanción, caso en el cual al constituir un ingreso contingente no se recomienda cargar a deudores ni generar el ingreso no operacional, de conformidad con lo indicado en el Artículo 100 del decreto 2649 de 1993, por cuanto existe incertidumbre sobre su cobrabilidad. Para este caso se recomienda registrar valor en cuentas de orden Cuenta 839595 Diversas, Cuenta auxiliar 83959505 Sanciones cheques devueltos con abono a la cuenta de orden por contra, respectiva. Si no se le cobra la sanción al girador del cheque simplemente reversa el registro en la cuenta de orden indicada. Si la cobra y el cliente la paga, se llevará el valor a Caja General o a Bancos Moneda Nacional y se abonará al ingreso no operacional de la cuenta 421060. Considero que la empresa que paga la sanción debería efectuar retención en la fuente a título de Otros Ingresos con tarifa del 3.5%, la cual de aplicarse se registrará en cada una de las partes. 6 8. CHEQUES ANULADOS Los cheques anulados tendrán como efecto contable la reversión del asiento originado al ser contabilizados. Además, se les recomienda recortar o mutilar el número preimpreso del cheque y la(s) firma(s) del girador, colocándole además el sello de ANULADO al cuerpo del cheque y a cada uno de los documentos de soporte, a efecto de evitar su pago posterior. Espero de parte de ustedes los lectores, los comentarios altruistas o de oposición reflexiva sobre el contenido de este escrito. Cordial saludo a todos Santiago de Cali, 2011-10-18 internationalaccounting@gmail.com Móviles 3155740730 y 3117662830 TWITTER: @CONVERNIIF