PROCESO GESTIÓN CONTABLE Código: PSC02 Versión: 1 Fecha Aprobación: Mayo 10 de 2011; Fecha de actualización: Diciembre 22 de 2011. Nro. de páginas: 12 Fecha aprobación: Mayo 10 de 2011 Fecha de actualización: Diciembre 22 de 2011 PROCESO GESTIÓN CONTABLE 2.1. OBJETIVO Obtener información confiable, comparable, útil y oportuna para la toma de decisiones en la planeación, dirección y control de la Compañía de manera que se obtenga un mayor rendimiento económico de los recursos depositados en la misma. 2.2. ALCANCE Se inicia con las actividades desarrolladas en el proceso de gestión contable los cuales contienen los instructivos que a partir de la generación de los hechos económicos se imputan a la contabilidad, se realiza todo un proceso de depuración, revisión y control y culminando con la generación de los Estados contables. 2.3. GLOSARIO Activo: representa los bienes y derechos de la empresa. Dentro del concepto de bienes están el efectivo, los inventarios, los activos fijos, etc. Dentro del concepto de derechos se pueden clasificar las cuentas por cobrar, las inversiones en papel del mercado, las valorizaciones, etc. Ajuste contable: acción y efecto de ajustar. Cambio en la contabilidad o cuenta, aumentando o disminuyendo una cifra a su valor real. Ejemplo: en un recibo de pago el contribuyente se equivoca al escribir el NIT; debe entonces corregirse el error para que el dinero realmente ingrese a su cuenta. Análisis Financiero: es la presentación en forma procesada de la información de los estados contables de una empresa y que sirve para la toma de decisiones económicas, tales como nuevas inversiones, fusiones de empresas, concesión de crédito, etc. El análisis es horizontal si se ocupa de los cambios que se presentan en las cuentas individuales de un periodo a otro. Es vertical si se relaciona cada una de las cuentas o partes de un estado financiero con un total determinado dentro del mismo estado. (Los estados contables deben ser comparables). Catálogo General de Cuentas CGC: Es el instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, con base en una clasificación ordenada, flexible y pormenorizada de las cuentas que identifica la naturaleza y funciones de cometido estatal de la entidad contable pública. CGA: Contraloría General de Antioquia. CGN: Contaduría General de la Nación. CHIP: Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública.
Circularización de saldos: Es una técnica de investigación empleada por un auditor durante su revisión de Estados contables, que tiene como propósito obtener evidencia de terceros sobre la veracidad de las cifras examinadas. Su importancia radica en la naturaleza de la evidencia recolectada, ya que la misma queda fuera de cualquier manipulación o tergiversación sea intencional o no por parte de la Administración del negocio sujeto a revisión. Conciliación Bancaria: es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Contabilidad: Es un sistema de información basado en el registro, clasificación, medición y resumen de cifras significativas que, expresadas básicamente en términos monetarios, muestran el estado de las operaciones y transacciones realizadas. Arte de registrar, clasificar, resumir, e interpretar los datos financieros, con el fin de que estos sirvan a los diferentes estamentos interesados en las operaciones de una empresa. Contador público. Es la persona natural profesional que se encuentra facultada por la ley, para dar fe pública acerca de hechos relativos a su profesión, dictaminar estados contables y realizar todas las gestiones que se derivan del ejercicio de le ciencia contable. Estados contables: Producto del proceso contable que en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar la situación, actividad y flujos de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y período, determinados. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa y poseen la capacidad de satisfacer necesidades comunes de los usuarios. El contenido de los Estados contables del ente público, debe ser consistente con los postulados de confiabilidad y utilidad de la información, para atender propósitos de cultura ciudadana, gestión, control y análisis. Deben prepararse y presentarse forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tengan una duración equivalente. Sus elementos constitutivos están relacionados directamente con la medición de la posición financiera, económica y social y son: activo, pasivo patrimonio, ingresos, gastos, costos, cuentas de orden y cuentas de planeación y presupuesto. Los estados contables básicos son: Balance General, el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo, las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. Modulo: Son los diferentes conjuntos del sistema de Información Financiera SAFIX que generan información contable. Notas a los estados contables básicos: corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos que presentan dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos, o cuantitativos físicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación de la entidad contable pública. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico. Operaciones reciprocas: Son aquellas operaciones entre entidades públicas y que permiten depurar los saldos con el propósito de elaborar el balance consolidado de la Nación. Plazo: Son las fechas de vencimiento de obligaciones tributarias. Existen, por ejemplo, plazos calendario para cumplir con algunas de las obligaciones tributarias, tales como la presentación de las declaraciones y el pago de los impuestos. Parametrizar: Individualizar el sistema de información de acuerdo a las características y necesidades de la empresa.
Pasivo: Son todas las obligaciones o deudas que afectan el patrimonio bruto del contribuyente. Es el conjunto de todas las deudas u obligaciones apreciables en dinero que tiene un empresario mercantil, a favor de terceros, en un momento dado, respaldadas por documentos tales como letras, pagaré, hipotecas por pagar, obligaciones bancarias, documentos por pagar, impuestos por pagar, proveedores nacionales y extranjeros, acreedores varios, diferidos y otros. PGCP: Plan General de Contabilidad Pública. Patrimonio: Contablemente, el derecho patrimonial del propietario de un negocio representa los aportes o recursos invertidos. El patrimonio es igual a los activos menos los pasivos, es decir, es igual al valor que queda después de liquidar los derechos de los alrededores. Representa la participación de los propietarios en la empresa. Resulta de restar al activo, el pasivo con terceros. Se denomina también capital social o superávit. Proceso contable: Se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios. SAFIX: Sistema Administrativo de Información Financiera. 2.4. ENTRADAS INSUMOS PROVEEDOR REQUISITOS Normatividad Externa: Leyes, decretos, resoluciones, circulares, acuerdos y demás normas que apliquen. Normatividad Interna: Disposiciones, directivas, circulares, políticas, lineamientos, procedimientos Plan de Cuentas, Dinámica Contable, procedimientos y Normatividad Contable Hechos económicos relacionados con el manejo del Recurso humano de la organización que llegan a través de la Interfase de Nomina Extractos bancarios. Soportes del registro de los hechos económicos de pagos a proveedores y terceros. DIAN Contaduría General de la Nación CGN Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SSPD Contraloría General de la Nación Contraloría General de Antioquia Ministerio de Hacienda y Crédito Público Entes de Control y Vigilancia Asamblea Junta Directiva Gerencias Direcciones Contaduría General de la Nación Gestión Nómina Tesorería Normas aplicables Normatividad aplicable Cierre de nómina Archivo plano para extractos bancarios.
Información relacionada con las posibles contingencias que tiene la empresa tanto a favor como en contra. Requerimientos de Información Interna y Externa de carácter general y con periodicidad definida: Estados contables, Información de la CGN, CGA y demás entes a los que se les debe reportar periódicamente. Documentos Soporte de Registro Contable: Facturas Documentos de Cobro Contratos Seguridad social Requerimientos de Información Internos y Externos de carácter específicos y sin periodicidad definida, tales como requerimientos de estados de cuenta, circularizaciones, derechos de petición. Registros de depreciación, amortización y baja de activos fijos. Contabilidad presupuestal Secretaría General Entes Internos y Externos Dependencias de la empresa Entes Internos y Externos Activos fijos Presupuesto Procesos vigentes Requerimiento oficial Acordes con normatividad vigente Solicitud directa Cierre de activos fijos Cierre mensual de presupuesto 2.5. SALIDAS PRODUCTO CLIENTE REQUISITOS Estados contables: Estado de Balance General Estado de Actividad Financiera, Económica y Social Indicadores Financieros: Liquidez, Endeudamiento, Solvencia, Capital de trabajo, Apalancamiento. Estado de Flujos de Efectivo. Estado de Cambios en el Patrimonio Dictamen del Revisor Fiscal Notas a los Estados contables Requerimientos específicos de información para su revisión Auxiliar Cuenta Retenciones Balance de prueba Bases y movimientos Retención módulo de nómina Para Dictamen: Estados contables DAF, Gerencia y Junta Directiva Revisoría Fiscal Cierres contables mensuales fiscal y Cierre contable mensual y fiscal Declaración mensual de retenciones Tesorería Firmada Publicación estados contables Internos y externos Respuesta a requerimientos propios de solicitudes de información en temas contables Internos y externos Solicitud directa Saldos y Movimientos (CGN2005_001) Operaciones Recíprocas (CGN2005_002) Notas de Carácter General (CGN2005NG_003) Notas de Carácter Específico (CGN2005_003) Respuestas a requerimientos de información específica que solicite la CGN Contaduría General de la Nación De acuerdo con fechas establecidas por CGN.
Estados contables dictaminados Planos auxiliar contable por terceros Planos de comprobantes contables. Contraloría General de Antioquia Antes del 30 de abril de cada año. ID 1 2 3 4 5 2.6. ACTIVIDADES ACTIVIDAD NOMBRE Administrar plan general DESCRIPCIÓN Aplicar el plan de cuentas de la empresa y adecuar el sistema de información para el registro de las transacciones económicas que se desarrollan al interior de la misma de acuerdo con el Plan General de la Contabilidad Pública. Ejecutar Instructivo 1 Administrar Plan General A partir del modelo instrumental se hace la divulgación al interior de la Planear y asesorar en empresa, dando la claridad de los procedimientos que se deben aplicar en materia contable materia contable Ejecutar Instructivo 2 Planear y Asesorar en Materia Contable Identificar, clasificar y realizar el registro y ajustes de las hechos económicos que se den en el desarrollo del objeto social de la Empresa, lo cual es insumo Registrar y contabilizar fundamental para la generación de los Estados contables y la información que hechos económicos se debe enviar a los diferentes entes internos y externos Ejecutar Instructivo 3 - Registrar y Contabilizar Hechos Económicos Generar información financiera Asegurar la Calidad de la Información Contable El generar los informes requeridos a nivel internos y externo de acuerdo con las fechas establecidas. Ejecutar Instructivo 4 - Generar de Información Financiera Revisar los registros contables de los diferentes hechos económicos, para verificar el cumplimiento de la normatividad establecida. Ejecutar Instructivo 5 - Asegurar la Calidad de la Información Contable ID 1 2 3 2.7. INSTRUCTIVOS INSTRUCTIVO 1 ADMINISTRAR PLAN GENERAL ACTIVIDAD NOMBRE Administrar Modelo Instrumental Aplicar el Modelo instrumental a las necesidades contables de la empresa Definir Dinámica de Registro de Hechos Económicos DESCRIPCIÓN Contador debe estar permanentemente actualizado en el Modelo instrumental definido por la Contaduría General de la Nación (CGN), el cual comprende el conjunto interrelacionado de conceptos, normas, procedimientos e instrumentos contables que considerados con los demás elementos que enmarcan la teoría contable permiten la producción de información contable y financiera que requiere la empresa. Contador con base en el conocimiento del modelo instrumental aplica la normatividad asociada en materia contable en cuanto a las estructuras del plan de cuentas que aplica, la teoría contable, los procedimientos y la dinámica contable asociada al rol del negocio y a la naturaleza jurídica de la Empresa. Estudia y adecua el modelo instrumental a las condiciones propias de la empresa en cuanto al plan de cuentas que aplica para la misma y los procedimientos propios. Contador de acuerdo con el modelo instrumental establecido, define la dinámica contable asociada a las transacciones económicas que se dan en la empresa. En esta actividad se asignan las cuentas contables que se deben mover en el registro de la operación que se va a realizar y se define si el movimiento debe ser débito o crédito
4 Adecuar Sistemas de información Contador carga y mantiene actualizado el plan de cuentas y parametriza y mantiene actualizada los campos que contienen información de cuentas contables para que cuando se generen los registros económicos en el sistema queden registrados de forma correcta. ID 1 2 3 4 5 6 7 ID 1 INSTRUCTIVO 2 PLANEAR Y ASESORAR EN MATERIA CONTABLE ACTIVIDAD NOMBRE Estudiar regulación contable Implementar procesos y procedimientos Definir y proponer políticas en materia contable Divulgar las políticas establecidas en materia contable. Evaluar e implementar las mejores prácticas en el proceso contable Asesorar en materia contable a la organización Realizar seguimiento y control a la aplicación de políticas y lineamientos en la organización DESCRIPCIÓN Contador, debe estar pendiente de la doctrina contable existente y analizar y estudiar la teoría contable que se esté generando, mediante consulta a páginas de Internet y libros que existan al respecto. Baja las resoluciones que emite la Contaduría General y los entes que regulan y que se deben aplicar para el registro de las transacciones, la presentación de Estados contables y los reportes que se deben enviar a los clientes internos y externos. Contador, Con base en la normatividad y los diferentes hechos económicos que se presentan en la empresa, define procedimiento para el registro y operatividad de cada uno de ellos. Contador, con base en la normatividad define y propone las políticas que se deben aplicar en el registro contable y en los procedimientos establecidos. Son directrices generales a las cuales toda la organización debe acoger con el fin de velar por la aplicación de los principios generales de contabilidad y todas las normas en materia contable que aplica. Contador, divulga las políticas y las directrices que en materia contable se deben aplicar en la empresa. Contador, evalúa actualiza e implementa las mejores prácticas en el proceso contable. Contador, asesora en materia contable en cuanto a la forma como se deben registrar los diferentes hechos económicos y la normatividad que se debe cumplir al respecto. Contador, mediante la revisión de los Estados contables, el seguimiento que se hace a la naturaleza de los saldos de la cuentas, y a la evaluación de los procedimientos definidos, verifica que se estén aplicando las políticas, lineamientos y normatividad establecidos. INSTRUCTIVO 3 REGISTRAR Y CONTABILIZAR HECHOS ECONÓMICOS ACTIVIDAD NOMBRE DESCRIPCIÓN Identificar Los empleados de Hidroituango que requieran realizar un cobro o un pago en documentos soporte nombre de la empresa deben solicitar o tener el soporte documental para requerido para el realizar dicha transacción. Estos documentos soportes pueden ser: factura de registro de la venta o de compra, documento de cobro o de venta, resoluciones, liquidaciones transacción. internas etc.
2 3 4 Registrar en el sistema las transacciones económicas realizadas Registrar Operaciones periódicas Hacer seguimiento a transacciones Contador, realiza el registro contable de las transacciones económicas que se dan a través de la adquisición de un bien o servicio. El registro también puede realizarse mediante interfases contables. (nómina, parafiscales, seguridad social, presupuesto, depreciaciones y amortizaciones) También se pueden registrar las transacciones económicas por medio de otros módulos que se vinculan directamente con Contabilidad y que se realizan en línea quedan directamente cargados en la contabilidad. Contador, ejecuta proceso de depreciación de activos fijos y de amortización de los cargos diferidos. Tesorera, realiza las transacciones requeridas y envía por correo los archivos planos de los extractos bancarios para que el Contador realice la conciliación bancaria. Contador, mediante conciliaciones de contabilidad Vs. módulos hace monitoreo para verificar que las transacciones realizadas estén ajustadas y registradas en la contabilidad. ID 1 2 3 4 5 6 INSTRUCTIVO 4 GENERAR INFORMACIÓN FINANCIERA ACTIVIDAD NOMBRE Establecer Cronogramas de Cierre Cerrar transacciones y operaciones para Generación de Estados contables Generar Estados contables para revisión Generar Estados contables definitivos Generar libros oficiales Generar reportes específicos con periodicidad definida DESCRIPCIÓN Director Administrativo y Financiero, de acuerdo con las fechas solicitadas por la Gerencia para la entrega los Estados contables, define las fechas en las cuales se deben recibir los soportes para los registros contables. Contador, verifica que todas las transacciones relacionadas con el cierre contable definidas en el cronograma de cierre se hayan realizado completamente, hace seguimiento y control a los procesos que intervienen en el cierre contable y al cumplimiento de las fechas del plan de cierre mensual para la generación de Estados contables. Contador, genera en el sistema de información balance de prueba, para revisar y evaluar la razonabilidad de las cifras y los saldos de acuerdo con la naturaleza de las cuentas; de presentarse inconsistencia en estos informes, identifica quien generó el problema y lo contacta con el fin de que se realicen las correcciones requeridas, luego genera nuevamente balance de prueba para su revisión hasta obtener la información depurada para elabora los Estados contables finales. Contador, genera la última versión de los Estados contables. Director Administrativo y Financiero y Contador analizan la información financiera, la razonabilidad de las cifras, su comportamiento con relación a períodos anteriores para detectar los puntos de atención y proponer mejoras al proceso contable y envían los Estados contables al grupo directivo y se publican. Contador, genera en el sistema de información los libros oficiales (Mayor y Balance, Caja diaria) de acuerdo con los requerimientos normativos para tal fin. Procede a imprimirlos en las hojas selladas por la cámara de Comercio de Medellín. Contador y profesional presupuesto, generan información requerida por entes externos (Saldos y Movimientos, Operaciones Reciprocas, notas de carácter específico y Notas de Carácter General a la CGN, entre otros). Consultan las páginas web de la CGN, CHIP, Ministerio de Hacienda, Contralorías, para identificar las disposiciones respecto a la actualización del sistema para el envió de la información solicitada por dichos entes.
7 Generar Reportes específicos sin periodicidad definida Contador da respuesta a requerimientos internos o externos solicitando información específica tales como confirmación de saldos cuentas por pagar, valores causados por conceptos de ingresos costo gasto en un período determinado, certificados de retenciones, entre otros. INSTRUCTIVO 5 ASEGURAR LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTABLE ID 1 2 3 4 ACTIVIDAD NOMBRE Analizar la información Financiera Verificar la integridad de los módulos con la contabilidad Definir y normalizar los flujos de documentos soportes Implementar mecanismos que contribuyan al aseguramiento de la calidad contable DESCRIPCIÓN Contador, realiza revisión de los Estados contables generados, identificando la razonabilidad de las cifras y la naturaleza de los saldos de las cuentas, así como los indicadores financieros que se calculan a partir de dichos reportes con el fin de suministrar información de la situación financiera de la empresa a partir de dichos informes. Contador realiza conciliación mensual que tienen los módulos: activos fijos, nómina y Cuentas por Pagar, con la información que se genera directamente desde el módulo de Contabilidad del cual se generan los Estados contables Contador y el Tesorero identifican cuales son los diferentes documentos soportes de las transacciones contables que quedan registrados en el sistema de acuerdo con los tipos de documento que se generan y la trasladan al archivo para su conservación según las normas establecidas. Contador monitorea ciertas transacciones con el fin de poder validar al final de mes antes de generar los Estados contables que efectivamente se haya registrado todas las transacciones requeridas y tener la certeza de la razonabilidad de los mismos. Se tiene un calendario de cierre en el cual se encuentran todas las actividades que se deben revisar antes de realizar el cierre y generar los Estados contables.
2.8. FLUJOGRAMAS
2.9. POLÍTICAS Plan General de Contabilidad Pública PGCP de la Contaduría General de la Nación Manual de Procedimientos de La Contaduría General de la Nación - Libro II Manual de Procedimientos.
Calendario Tributario DAF Cierre Contable Mensual de mayo 05 de 2010 Lista de Chequeo Mensual (Ver numeral 2.11) 2.10. LISTA DE CHEQUEO MENSUAL Realizar proceso de amortizaciones: Modulo Contabilidad Contador realiza el proceso desde el módulo de contabilidad y verifica que los documentos generados estén acordes en cuanto a valor y tercero. Realizar proceso de depreciaciones: Modulo Activos Fijos Contador realiza el proceso de depreciaciones desde el módulo de activos fijos y verifica en contabilidad que los documentos se hayan generado bien. Realizar proceso de interface de nómina: Modulo de Contabilidad La persona responsable del proceso informa si se procede a realizar la interface, luego el Contador realiza la interface de provisiones, causaciones de seguridad social y los pagos de nómina. Realizar proceso de conciliación bancaria: Modulo de contabilidad La persona responsable de tesorería informa si ya están todas las notas bancarias en la contabilidad para que el Contador proceda a realizar la Conciliación Bancaria. Cierre de Facturación De acuerdo a la DAF 016 de mayo de 2010, se definen las fechas de recibo de las facturas. Contador verifica que todas las facturas, cuentas de cobro, caja menor y legalizaciones estén debidamente causadas en el mes correspondiente y se chequea con cada área de la Compañía que no existan pendientes. Conciliación de Cuentas x Pagar Se realiza la verificación de las cuentas x pagar que se derivan de la interface de nómina como la seguridad social y parafiscales, además de los valores que se descuentan de nómina como Medicina prepagada, Préstamo Bancolombia, parqueadero, etc. y se deja evidencia de la misma. Conciliación Nomina Se realiza la verificación de pago de nómina, provisiones de prestaciones sociales y se deja evidencia de la misma. Conciliación de Activos Fijos Se realiza la verificación de la interface de depreciaciones y se hace un chequeo de los valores de los activos fijos vs. los que hay en el módulo de activos. Ajuste Contable de los pagos de Nomina Es necesario realizar el ajuste de los pagos de nómina con un asiento individual del pago de cada empleado, para efectos de la conciliación bancaria, ya que se elabora un comprobante de egreso general del pago. Revisión del Balance de Prueba Se hace una revisión del Balance de Prueba con el fin de verificar las cifras, cuentas, terceros y realizar los ajustes contables necesarios para la generación final de los Estados contables.