Convenio de Cooperación Técnica No Reembolsable N ATN/OC-10774-RG T 1275 Sistema de Vigilancia en Salud Ambiental en la Región Amazónica SOLICITUD DE PRORROGA DE EJECUCIÓN DE CONVENIO (Resumen de propuesta) Propuesta ajustada de planes de actividades, operativo y financiero Tiempo de prórroga solicitado: 24 meses (22 meses de ejecución del proyecto y 2 meses más de ejecución financiera de mayo de 2011 a Mayo de 2013) RAZONES DE SOLICITUD PARA LA PRÓRROGA 1. Finalización del tiempo establecido El proyecto fue aprobado para su puesta en marcha en Diciembre de 2007 y para su ejecución desde diciembre del 2008, sólo hasta el 11 de marzo de 2009 se recibe por parte del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) la no objeción frente a los términos de referencia para la consultoría y el 10 de septiembre se recibe el informe de los resultados del proceso de selección por parte del Banco. La contratación del primer Coordinador del Proyecto y el inicio de actividades sólo se produce en octubre de 2009 lo que representa un retraso en la ejecución de actividades. Imagen N 1. Representación en línea de tiempo de los eventos más relevantes ocurridos hasta el momento. En línea transversal azul los momentos de renuncia de los coordinadores previos. PVSA OTCA BID N ATN/OC 10774 RG T 1275 Resumen Solicitud de Prórroga de ejecución abril de 2011 1
2. Actividades pendientes por realizar Teniendo en cuenta el inicio tardío en el desarrollo de actividades y en la implementación de los componentes, se debe destacar el interés de los Países Miembros de la OTCA (PM) en retomar y ejecutar las actividades, lo cual se evidencia con un aumento en la producción de elementos asociados al proyecto (conformación de los comités regionales, elaboración de un reglamento del comité técnico envío de información formulación de los términos de referencia finales para la contratación de consultores, etc.) y del trabajo realizado por la coordinación del proyecto para conseguir que los países retomen sus actividades de trabajo. Imagen N 2 Comparación de tiempos de Ejecución y desarrollo de actividades del Proyecto. 3. Recursos pendientes por ejecutar A la fecha el porcentaje de ejecución global del proyecto está alrededor del 15%, lo que genera la perspectiva de poder cumplir con las metas planeadas desde el inicio, haciendo reajustes en los valores del plan de adquisiciones y realizando una prórroga adecuada del periodo de ejecución. (Tiempo de ejecución estimado para el cálculo de la ejecución financiera: 19 meses de octubre de 2009 a abril 15 de 2011). Se necesita para el desarrollo del trabajo actual la reorganización de recursos que permitan la ejecución de las actividades previstas en el proyecto. Se requiere por parte de los PM y otras entidades cooperantes la información de los montos de dinero ejecutados dentro de las actividades del proyecto como contrapartida según lo establecido en el proyecto original. 2
Gráfico N 1 Representación porcentual de la ejecución de los recursos del proyecto 1 PRESUPUESTO VIGENTE BID OTCA/ PAÍSES Tabla N 2 Ejecución financiera a la fecha 5 GASTOS PERIODO 01 10 09 AL 15 04 11 TOTAL BID OTCA/ PAÍSES PRESUPUESTO PENDIENTE PARA EJECUTAR TOTAL TOTAL BID OTCA/ PAÍSES Marco 122000 75000 197000 31947 0 0 90053 75000 165053 Operativo Lineamientos 246000 125000 371000 0 0 0 246000 125000 371000 regionales Proyectos 298000 15000 313000 0 0 0 298000 15000 313000 piloto Coordinación 217500 515800 733300 98910 135.928 110115,66 118590 379872 498462 Técnica Evaluación/ 50000 0 50000 0 0 0 50000 0 50000 auditoria Imprevistos 66500 19200 857000 66500 19200 85700 TOTAL 1000000 750000 17500000 130957 135.928 266.885 869043 614072 1483115 El proyecto se encuentra en una fase que permite con la movilización de recursos adecuada, gestionar los productos originalmente concebidos, teniendo en cuenta además que el análisis de factibilidad del proyecto muestra su alta perspectiva de desarrollo positivo. Existe un interés manifiesto de los PM por ejecutar el proyecto y un acompañamiento de diferentes instituciones inscritas desde la concepción del proyecto (Organización Panamericana de la Salud, Ministerio de Salud de Brasil, FioCruz y el mismo BID). 1 Estos valores están calculados basados en el balance de ejecución de los recursos BID a abril de 2011 y los gastos de contrapartida estimados a la fecha, sin incluir los efectuados por el gobierno peruano para el COTEC realizado en LIMA, ni los gastos de los países con respecto al COTEC, los cuales están pendientes de justificar al BID. 3
DEBILIDADES OPORTUNIDADES Tránsito largo de las comunicaciones por vía diplomática El tiempo de respuesta a las comunicaciones y pedidos es largo. No se ha podido cumplir con las metas propuestas/tiempo de ejecución. Alta rotación de coordinadores del proyecto. Objetivo muy amplio, propuesta de trabajo inicial sin estructura clara. Tiempo de ejecución del proyecto a punto de vencerse. El proyecto es prioritario para los Países Miembros, está incluido en la Agenda Estratégica de Cooperación Amazónica y tiene iniciativas pares en los PM que pueden servir para activar los comités y grupos que requiere el proyecto. Existe ratificación por parte de los Ministros de Salud de los PM de apoyar el desarrollo del proyecto. Las prioridades de trabajo son similares entre los países. La ejecución presupuestal permite retomar las actividades de forma concreta reformulando la base Se cuenta con el apoyo y asesoría directa de los responsables del Proyecto dentro del BID y de las entidades cooperantes: OPAS, FioCruz. La implementación de estrategias de Red para telemedicina y de Cooperación en Salud pueden fortalecer el desarrollo de actividades previstas. FORTALEZAS AMENAZAS Se pretende estructurar un mismo modelo concertado de indicadores para el proyecto. Se cuenta con interés de trabajo entre las partes. Se cuenta con un nuevo coordinador y se proponen estrategias definidas. Se han definido las prioridades de trabajo del proyecto. Existe la posibilidad de encadenar los productos generados dentro del proyecto a estrategias propias de los países y a otras estrategias regionales como parte del desarrollo del Bien Común Regional. Se ha establecido un reglamento de trabajo para el COTEC. Los productos previstos dentro del proyecto y las estrategias desarrolladas son útiles para otras actividades del BID, la OTCA y los PM entre otros. Tabla N 1: Resumen de análisis D.O.F.A. del Proyecto Fatiga entre las partes Falta de recursos económicos que apoyen las iniciativas y las tareas Rotación de los representantes de los PM Varios países no tienen representante definido frente al proyecto. Periodos de respuesta y de ejecución por parte de los PM largos Incumplimiento de acuerdos o de responsabilidades por parte de los PM. Cambio en las prioridades de desarrollo de actividades por parte de los PM por causas de fuerza mayor (conflicto armado, Desastres naturales, cambios de políticas gubernamentales). 4. Reingeniería del proyecto La propuesta actual de la coordinación del proyecto es, empleando las mismas características establecidas dentro de los componentes, establecer procesos que se puedan realizar en paralelo y de no de forma secuencial, con lo que se pueden conseguir un número mayor de resultados en menor tiempo y optimizar los recursos. Se busca generar mejores espacios aprovechando herramientas disponibles en el mismo proyecto y que se han trabajado en proyectos anteriores del BID, la OPS y los Ministerios de Salud de los PM, tales como: 4
Teleconferencias vía Elluminate 2, Skype, u otros. Mantener un contacto permanente con los países a través de medios virtuales, conservando el actual programa de reuniones. Telemedicina - Telesalud (Red Panamericana de Ciencia y Tecnología actualmente en desarrollo), para iniciar procesos conjuntos de capacitación. Foros de participación regional vía Web, los cuales se pueden realizar a través de una página elaborada para el proyecto. Manuales de indicadores de eventos de importancia en Salud Ambiental 3 Plazos de trabajo directamente con los ministerios de salud de los PM, para la consecución de resultados. Establecer la línea de base de trabajo. Establecer los indicadores de trabajo en los puntos pilotos. Desarrollar la página web del proyecto que albergará la biblioteca, la caja de herramientas y el foro de trabajo. Imagen N 3 representación esquemática del desarrollo de los diferentes componentes del proyecto 5. Resolución de problemas y posibles escenarios Para mitigar los problemas que se han presentado para la ejecución del presente Proyecto se han planteado las siguientes soluciones: 2 El sistema Elluminate permite la comunicación por medio de videoconferencia entre las partes. La Organización Panamericana de la Salud/Organización Mundial de la Salud ha proveído a los países miembros con una licencia de uso del sistema, además, cada sede de la OPS/OMS puede tener acceso al sistema, con lo cual se pueden realizar conferencias entre múltiples usuarios. Skype es una marca registrada que permite su uso de manera gratuita para comunicación vía web. 3 Con evento de importancia se deben entender los procesos que estén relacionados con la salud/enfermedad que sean medibles y cuantificables. 5
PROBLEMA DETECTADO Atraso en la presentación de cuentas Cumplimento de las reglas, procedimientos y modelos del BID Cumplimiento de la agenda de actividades programadas MÉTODO PROPUESTO PARA CORRECCIÓN Habiendo ajustado la contabilidad del proyecto y los procesos contables se dar cumplimiento de las fechas y de los formatos para la presentación de informes de fondo rotativo y solicitud de reembolso/ fondo Rotativo. Par la ejecución del Proyecto se ha previsto dentro de la contratación de personal de apoyo para la coordinación, autorizada por el Banco. Dos apoyos técnicos, uno para la parte administrativa y otro para la parte contable, estando pendiente sólo este último Una vez aclarados con El Banco los formatos y los modelos de presentación de cuentas se considera que esta situación no se volverá a presentar a lo largo del proyecto Teniendo en cuenta que esta variable es altamente dependiente de las actividades realizadas por los países y de su gestión interna, se pretende mitigar a futuro este problema así: Cronograma de actividades claro, con fechas de entrega de informes. Para garantizar un mejor acceso, oportuno y rápido de comunicación con los delegados e instituciones cooperantes, se favorecerá el uso de medios virtuales de tele y audioconferencia. Desarrollo de actividades en los países Participación de los PM en las actividades del COTEC Comunicación de hallazgos y resultados de la vigilancia en la frontera/ puntos piloto Para facilitar la comunicación con los Países Miembros se ha previsto desde el 2011 remitir los informes trimestrales de actividades y el cronograma de trabajo, para motivar la participación de los organismos gubernamentales responsables de la ejecución de actividades del proyecto. Junto con la presidencia del COTEC y con la asesoría de la OPAS se ha elaborado un calendario de actividades propuestas para el 2011 buscando que las instituciones interesadas en el proyecto, los delegados y asesores, puedan programar previamente estos encuentros y sepan de antemano que actividades se van a realizar. Se estableció un reglamento de trabajo del COTEC, con lo que se busca que el COTEC y los PM respondan a los convenios del TCA y de la SP/OTCA con el BID. Se ha propuesto acompañar de manera virtual las actividades desarrolladas por las mesas de trabajo nacionales y de los comités de frontera, para garantizar el desarrollo de los procesos Diseño de herramientas de recolección de datos, que permitan emplear la información recolectada en los puntos pilotos. Establecer un foro de discusión vía web para las actividades de los puntos pilotos. Manejo de las herramientas desarrolladas de manera física y virtual (esta última a través de material para computador y en la nube digital). Pago de consultores Los pagos se generarán a partir de la cuenta en Dólar del Proyecto extranjeros. Pago de actividades OTCA/BID/Saude, directamente a la cuenta del proveedor/consultor, en el extranjero. Pago de evitando trámites largos. Para dichos procedimientos se tendrá en proveedores en el extranjero. cuenta el valor de la taza de transferencia, la cual será cargada al proyecto y es una de las vías de inversión de los intereses obtenidos por los dineros del proyecto. Tabla Nº 3: Planteamiento de escenarios: Problemas y Soluciones RIESGO POTENCIAL Demora de los países en la recolección de la información No consecución de los Consultores MÉTODO PROPUESTO PARA CORRECCIÓN Emplear la agenda estratégica de la SP/OTCA como método de solicitud a los PM Dado que la convocatoria es abierta, emplear el banco de datos obtenido como fuente para posibles candidatos en 6
segunda línea Uso de medios virtuales para minimizar el impacto sobre el cronograma de trabajo Se ha establecido una memoria institucional dinámica, alimentada semanalmente para minimizar el riesgo de pérdida de la información. Así mismo, la contabilidad se está manejando de forma semanal, generando un respaldo virtual y físico del proyecto. La documentación del proyecto se ha circulado a los PM y en los dos meses anteriores se ha procurado llenar los vacíos de información de los países. Con el desarrollo de la página virtual, el archivo histórico quedará al alcance de todos por niveles de información. Debido a la variación del dólar es un fenómeno que se debe estudiar. Una solución planteada es el uso de recursos de financiación externos adquiridos por solicitud o por oferta. Además de plantear la anterior solución, se pueden emplear los recursos remanentes de los diferentes componentes, para cubrir los déficit que se llegasen a presentar. Otro método de corrección es la inversión de los intereses obtenidos por los dineros del proyecto. Tabla Nº 4: Planteamiento de escenarios: Riesgos y Soluciones Cambio en las fechas de reunión Cambio en la coordinación del Proyecto Cambios en los delegados del COTEC Recursos agotados Costos de productos más elevados que el presupuesto inicial. 6. Actividades en desarrollo ACTIVIDAD A DESARROLLADAS REVISIÓN DE ASPECTOS LEGALES NORMATIVOS CONSTRUCCION Y DEFINICION DE INDICADORES CONTRATACION DE LOS CONSULTORES PRESENTACION DEL PROYECTO EN LOS MIN DE SALUD E LS PAISES PAGINA WEB PRESENTACION DE METODOLOGIA DE INDICADORES REUNION VIRTUAL DEL COTEC SEGUIMIENTO BIMENSUAL DE ACTIVIDADES PARTICIPACIÓN EN EL COMITÉ DE EY D UNASUR CONCETRTACION DE ESPACIO PARA LA PROXIMA METAS ALCANZADAS O POR ALCANZAR RECOLECCIÓN DE INFORMACION POR PARTE DE CADA PAÍS. ENVIO ASESOR EXPERTO CARLOS MACHADO (FIOCRUZ) COMO APOYO AL PROYECTO SE ENVIARON LOS TDR AL BID PARA LA NO OBJECION. UNA VEZ ESTA SE RECIBA SE INICIARÁ EL PROCESO CON LOS PM ELABORACIÓN DEL MATERIAL INFORMATIVO PARA ENVIO A LOS PM Y SU DISTRIBUCION PROPUESTA DE TRABAJO BASADA EM LA PROPUESTA DE LA PAGINA WEB DE LA OTCA (UNIFORMIDAD E IDENTIDAD) PRESENTACION DE LA ESTRATEGIA A SEGUIR POR LOS PAISES MIEMBROS REUNION DE AJUSTE Y PRESENTACION DE AVANCES DE LA UER Y LOS PAISES MIEMBROS REALIZADAS EN CONJUNTO E INDIVIDUALMENTE PARTICIPACION DE MESAS DE TRABAJO PARA VERIFICAR PROPUESTAS COMUNES EM EL COMPONENTE DE EMERGENCIAS Y DESASTRES REGLAMENTO DEL COTEC. FORMULACION DE LOS ENTES NACIONALES DE APOYO A L PROYECTO POR REUNION REGIONAL PARTE DE LOS PM 7. PRODUCTOS RELACIONADOS HASTA LA FECHA ACTUAL (Basados en el Plan operativo original del proyecto). ITEM DEL PLAN DE ADQUISICIONES PRODUCTO OBTENIDO DEMOSTRATIVO 1.1. Taller Regional de inicio de Definición de las características del Proyecto proyecto Brasilia 8-9 de dic. de 2009 Acta de reunión de Inicio del proyecto 7
1.3 Taller virtual de validación y ajustes a las LB con el Comité Técnico Regional y el Comité Asesor Interagencial. 1.4. Contratación de Especialistas para armonización de estándares e indicadores 1.5 Taller Regional de definición y consenso del marco Operativo; y de consideración del Plan Operativo y del Plan de Adquisiciones Lima 31 de Ago. al 2 de Sept. de 2010 4.4 Suporte Informático para el Proyecto (creación de la base de datos, herramientas de análisis de los datos, difusión de la información generada). Definición de las prioridades de trabajo dentro de la problemática de la salud ambiental en los PM Documento de elaboración de la línea de Base. Propuesta de desarrollo de indicadores Elaboración de los Términos de referencia de los Consultores para el Proyecto Los países acordaron desarrollar estrategias de capacitación para el proyecto. Se definieron prioridades por país en el desarrollo del proyecto. Se definieron los posibles Puntos piloto de gestión compartida de trabajo en fronteras del componente 3 del proyecto. Elaboración de un folleto que dé cuenta de la propuesta de trabajo del proyecto como método de difusión de las actividades que serán desarrolladas Elaboración de un reglamento de trabajo Listado de capacitaciones a ser proveídas por los países del TCA y las instituciones que apoyan Documento Documento TDR de los Consultores Memoria de la reunión de lima Folleto Reglamento del COTEC Listado 8. Cronograma de actividades mayo de 2011 mayo de 2013 El siguiente es el cronograma propuesto de actividades para ejecutar dentro del proyecto con vigencia de mayo de 2011 a mayo de 2013. Las fechas pueden variar dependiendo de la dinámica de desarrollo del proyecto y del cumplimiento de actividades por parte de los PM. Se han suprimido las categorías de actividades ya ejecutadas dentro del proyecto, las cuales pertenecen a los componentes 1 (marco operativo) y 4 (administración). 8
ACTIVIDAD 1. Componente I: Marco Operativo Desarrollo de instrumentos de trabajo países Inicio de consultorías por país. (8) Línea de base Realizar misiones de trabajo a los PM con las Mesas Nacionales del Proyecto.(8) Desarrollo de la página web del proyecto (1) 2. Componente II: lineamientos regionales Consultorias temáticas (8) Necesidades y recursos Talleres a nivel Regional para definir Desarrollo de indicadores y planes demostrativos (2) Talleres de capacitación y armonización de herramientas, estándares e indicadores(8) Recolección de indicadores y directrices púbicas y plan de acción amazónico frente al Cambio Climático Publicación de directrices para políticas públicas y un plan de acción amazónico en salud ambiental frente al Cambio Climático(1) 3. Componente III: Proyectos piloto Talleres de análisis de la situación de salud ambiental fronteriza y planificación estratégica local para la evaluación y validación del sistema en fronteras.(5) Fortalecimiento de los laboratorios de referencia para mejorar la calidad del diagnostico y sistemas de alerta (5) Fortalecimiento de la red informática del sistema según prioridades (5) Talleres de capacitación para capacitadores (5) Talleres intersectoriales de fortalecimiento en el uso y aplicación de información generada por los sistemas (8) Reunión de evaluación local intersectorial y transfronteriza (5) Publicación del Manual de Vigilancia de Salud Ambiental de la Región Amazónica (1) Consultorías para elaboración de material educativo para fortalecimiento de redes de entornos saludables.(2) Desarrollo del material educativo del proyecto Taller Regional de Evaluación de Resultados y Sostenibilidad (1) 4.Coordinación Técnica y administrativa Reuniones COMITÉ INTERAGENCIAL Encuentros del COTEC Regional (presenciales o virtuales). Informe de Actividades al BID Informes a los PM Entidades cooperantes Mesa de trabajo conjunta con OPS Auditoria y Evaluación Evaluación Intermedia & Final Auditorias Elaboración y presentación de informe final del proyecto 2011 2012 2013 MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY 9
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