de Administración de Conexiones de Consultorios Particulares (PLS) Nº Nº de Versión / Modificación: 01/00 Fecha de Vigencia: 11/06/07 Normas & s Departamento de Información Hospitalaria
INDICE GENERAL INTRODUCCION 2 Objetivo 2 Alcance 2 Sectores Involucrados 2 Sistemas Involucrados 2 DESARROLLO 3 1. Alta de Consultorios Particulares (Conectividad y Física) 3 1.1 Solicitud de Alta de Conectividad de Consultorios Particulares (Plan de Salud) 3 1.2 Gestión de Alta Física (sólo en el caso de que el consultorio sea nuevo) 4 1.3 Evaluación Técnica y Conexión del Consultorio Particular 6 1.4 Capacitación del Médico Solicitante 8 1.5 Solicitud de Agenda de Turnos (sólo si corresponde) 11 1.6 Comunicación del alta al Médico de Consultorio Particular 11 1.7 Comunicación y Actualización de Consultorios Particulares a Socios de PLS 11 1.8 Soporte Técnico 12 2. Baja de Médico de un Consultorio Particular 13 2.1 Baja de Médico de un Consultorio Particular (Plan de Salud) 13 2.3 Pedido de Desinstalación a Tecnología 15 2.4 Gestión de Baja Física 15 2.5 Comunicación y Actualización de Consultorios Particulares a Socios de PLS 16 3. Anexo Formularios 17 3.1 Apertura de Consultorio Particular para Plan de Salud 17 3.2 Apertura de Agenda 18 3.3 Descuento de Servicio de Internet 19 3.4 Pedido de Baja de Médico de Consultorio Particular 20 1 de 20
INTRODUCCION Objetivo Instrumentar la operatoria a los efectos de establecer las responsabilidades de los diferentes actores para la administración de conexiones de aplicativos para la operatoria de Consultorios Particulares que atienden pacientes de Plan de Salud. Alcance El siguiente procedimiento alcanza desde que un médico solicita el alta de conectividad para un Consultorio Particular, la evaluación de la solicitud (aprobado/rechazado), la gestión del Alta Física, la instalación de la conexión para que pueda operar con el HI, la capacitación de los recursos a los aplicativos administrativos del HI, hasta la generación de la baja solicitada por el Profesional. Sectores Involucrados Gerencia Médica de Plan de Salud, Area de Informática Médica, Area de Tecnología, Area de Implementación, Servicios al Paciente y Calidad, Mesa de Ayuda, Administración de Plan de Salud, Comunicaciones Institucionales y Contaduría de PLS. Sistemas Involucrados HCE, Tablas Maestras, Conexión Extramuros, Turnos y Caja NSI. 2 de 20
DESARROLLO 1. Alta de Consultorios Particulares (Conectividad y Física) 1.1 Solicitud de Alta de Conectividad de Consultorios Particulares (Plan de Salud) CONSULTORIO PARTICULAR QUE ATIENDE PLAN DE SALUD Médico 1.1.a Solicita la instalación de la conexión de red a través del formulario Apertura de Consultorio Particular para Plan de Salud (Ver Anexo formularios) y, en caso de que requiera la Agenda de turnos centralizada en el HI, deberá completar también el formulario Apertura de Agenda de Turnos (Ver Anexo formularios). Si además solicita conexión a Internet, deberá completar también el formulario Descuento de Servicio de Internet (Ver Anexo formularios), los mismos puede entregarlo personalmente o a través de un mail a la Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS. GERENCIA MEDICA PLAN DE SALUD Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS 1.1.b Evalúa según parámetros internos si se le otorga conexión a la HCE en función de: Ofertas de Turnos Disponibilidad de líneas Requerimientos de Hardware y Software de la PC del Consultorio. Disponibilidad de PC en el Consultorio Particular Alternativa: 1.1.b.1 Si se le puede otorgar conexión (continúa en el punto 1.2 del presente procedimiento). 1.1.b.2 No se le puede otorgar conexión, le notifica al médico del Consultorio Particular los motivos del mismo, e informa que será instalada una Caja NSI Extramuros en una PC del Hospital / servicio a definir por el médico, a los efectos de que el Profesional pueda cargar las consultas realizadas en forma diferida (continúa en el punto 1.2 del presente procedimiento). 3 de 20
1.2 Gestión de Alta Física (sólo en el caso de que el consultorio sea nuevo) GERENCIA MEDICA PLAN DE SALUD Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS 1.2.a Solicita el alta de un Consultorio Particular, vía Mesa de Ayuda a Informática Médica, indicando en el mensaje: Nombre y Apellido del Médico Especialidad Dirección y Código Postal del consultorio Localidad Teléfono del consultorio Teléfono de contacto Mail Si desea conexión a la HCE Si desea que le instalen Internet Si desea que la agenda de turnos se maneje desde el Hospital Si desea que le instalen la turnera Web MESA DE AYUDA Despachador 1.2.b Recibe el pedido de alta del Consultorio Particular y lo deriva a Informática Médica. INFORMATICA MEDICA Administrativo 1.2.c Recibe el pedido de alta física derivado por Mesa de Ayuda. 1.2.d Verifica si el médico del Consultorio Particular esta nombrado por el HI. Alternativa 1.2.d.1 Si esta nombrado por el HI (continúa en el punto 1.2.e del presente procedimiento). 1.2.d.2 Si no esta nombrado por el HI, deberá dar de alta al Médico de Consultorio Particular, previa disposición de la Dirección Médica, según lo descripto en el Ingreso 4 de 20
de Médicos al H.I, Modificación o Cese en el Cargo (continúa en el punto 1.2.e del presente procedimiento). 1.2.e Verifica si el Consultorio Particular en cuestión ya tiene el Alta Física. Alternativa 1.2.e.1 Si ya tiene el Alta Física (continúa en el punto 1.2.f del presente procedimiento). 1.2.e.2 Si no tiene el Alta Física, gestiona el Alta Física del nuevo Consultorio Particular y lo carga en la Tabla Maestra de Lugares Físicos (continúa en el punto 1.2.f del presente procedimiento). 1.2.f El Médico del Consultorio Particular solicitó conexión? Alternativa 1.2.f.1 En caso de querer conexión, deriva el pedido a Tecnología usando el sistema Mesa de Ayuda (continúa en el punto 1.3 del presente procedimiento). 1.2.f.2 En caso de no querer conexión, deriva el pedido a Implementación usando el sistema Mesa de Ayuda (continúa en el punto 1.4 del presente procedimiento). 5 de 20
1.3 Evaluación Técnica y Conexión del Consultorio Particular TECNOLOGIA Personal Técnico 1.3.a Recibe el pedido de conexión del Consultorio Particular derivado por Informática Médica. 1.3.b Evalúa si es factible realizar la conectividad en función de la cobertura 1.3.c Contacta al médico solicitante a los efectos de averiguar si el Consultorio Particular, cuenta con Banda Ancha a través de un Proveedor de Internet diferente al del HI. Alternativas: 1.3.c.1 En caso de poder realizar la conexión coordina fecha y hora para realizar la conexión (continúa en el punto 1.3.d del presente procedimiento). 1.3.c.2 En caso de que el Consultorio Particular ya posea Banda Ancha, envía por mail un instructivo de configuración y le otorga clave y password para que pueda acceder a los sistemas del HI (continúa en el punto 1.3.l del presente procedimiento). 1.3.c.3 En caso de que el Consultorio Particular no posea Banda Ancha y no se pueda realizar la conexión por problemas de cobertura, el médico deberá contratar a un Proveedor de Internet en forma particular. Una vez que el Consultorio Particular posee Banda Ancha, se procede igual que en el punto 1.3.c.2 1.3.d Comunica al proveedor externo el domicilio, día y hora del consultorio al que le tiene que instalar la conexión. En la fecha y hora estipulados PROVEEDOR DE INTERNET Personal Técnico Exterior 1.3.e Realiza la conexión. 6 de 20
1.3.f Entrega al Médico del Consultorio Particular comprobante de conformidad de conexión realizada. 1.3.g Notifica, vía mail, al área de Tecnología que la conexión ya ha sido efectuada. TECNOLOGIA Personal Técnico 1.3.h Contacta al médico solicitante para coordinar fecha y hora para verificar el funcionamiento de la PC. En la fecha y hora estipulados CONSULTORIO PARTICULAR QUE ATIENDE PLAN DE SALUD Personal Técnico 1.3.i Verifica el funcionamiento de la PC e instala firewalls. Médico 1.3.j Firma y entrega a Tecnología el comprobante de conformidad de conexión realizada por el Proveedor de Internet. TECNOLOGIA Personal Técnico 1.3.k Archiva el comprobante de conexión. 1.3.l Deriva el pedido a Implementación, usando el sistema Mesa de Ayuda, notificando finalización de la conexión y la dirección IP de la PC, para que inicie la capacitación. Nota: En caso de que el consultorio particular necesite más de una conexión, el Médico del Consultorio Particular deberá comprar un Access Point Wireless y una placa de red Wireless para cada PC y el Personal Técnico de Tecnología del HI se encargará de efectuar la configuración, caso contrario el Médico del Consultorio Particular deberá contratar a algún técnico que realice las conexiones en forma particular. 7 de 20
1.4 Capacitación del Médico Solicitante IMPLEMENTACIÓN Analista 1.4.a Recibe el pedido de capacitación del Consultorio Particular derivado por Tecnología o Informática Médica. 1.4.b Se comunica con el Personal del Consultorio Particular, vía telefónica, para instalar la Caja NSI Extramuro y le notifica que se encuentra disponible para iniciar la capacitación. 1.4.c Instala la Caja NSI Extramuro en forma remota. 1.4.d Envía al Consultorio Particular, vía mail la grilla de días y horarios disponibles para realizar la capacitación. CONSULTORIO PARTICULAR QUE ATIENDE PLAN DE SALUD Médico/Administrativo 1.4.e Notifica, via mail a Implementación la fecha y el horario seleccionado para comenzar la capacitación. IMPLEMENTACIÓN Analista 1.4.f Archiva el mail enviado por el Consultorio Particular como comprobante de fecha y hora de inicio de la capacitación. En el día programado para dar comienzo a la capacitación 1.4.g Capacita al Médico/Administrativo del Consultorio Particular para que pueda operar con los aplicativos administrativos del Hospital. 8 de 20
Una vez finalizada la capacitación Médico/Administrativo 1.4.h Completa y firma Solicitud de acceso a los sistemas administrativos del HI. Analista 1.4.i Recibe y archiva Solicitud de acceso 1.4.j Otorga clave y password vía mail, con acuse de recibo, al Médico/Administrativo del Consultorio Particular para que pueda empezar a operar con la Caja NSI Extramuro y, eventualmente la turnera Web. 1.4.k Comunica, vía mail a Contaduría de Plan de Salud del nuevo número de Caja NSI Extramuro. 1.4.l Realiza el cierre del pedido en la Mesa de Ayuda, informándose automáticamente a la Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS del cierre del mismo. Nota: Cada vez que el profesional atienda a un socio del Plan de Salud deberá registrar la consulta en la Caja NSI Extramuro ingresando: Fecha ID Médico ID Area Jerárquica socio GERENCIA MEDICA PLAN DE SALUD Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS 1.4.m Recibe el cierre del pedido. 1.4.n Verifica si se realizó la conexión a Internet a través del HI. Alternativa: 1.4.n.1 Si no se realizó la conexión a Internet a través del HI (continúa en el punto 1.4.q del presente procedimiento). 9 de 20
1.4.n.2 Si se realizó la conexión a Internet a través del HI, le envía el formulario Descuento de Servicio de Internet a Honorarios Médicos (continúa en el punto 1.4.o del presente procedimiento). HONORARIOS MEDICOS Personal 1.4.o Registra el descuento mensual en los honorarios del médico solicitante del Consultorio Particular por el servicio de Internet. 1.4.p Archiva el formulario Descuento de Servicio de Internet (continúa en el punto 1.4.q del presente procedimiento). GERENCIA MEDICA PLAN DE SALUD Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS 1.4.q Verifica si el Consultorio Particular requiere Agenda de Turnos centralizada en el HI. Alternativa: 1.4.q.1 Si no requiere de la Agenda de turnos centralizada (continúa en el punto 1.6 del presente procedimiento). 1.4.q.2 Si requiere de la Agenda de turnos centralizada, lo notifica vía mail a la Supervisora Administrativa de Plan de Salud adjuntado el formulario Apertura de Agenda de Turnos. (continúa en el punto 1.5 del presente procedimiento). 10 de 20
1.5 Solicitud de Agenda de Turnos (sólo si corresponde) COORDINACION DE SERVICIOS AL PACIENTE Y CALIDAD Supervisora Administrativa de Plan de Salud 1.5.a Recibe, vía mail, el pedido de la creación de la Agenda de Turnos, exclusiva para pacientes de Plan de Salud, del Consultorio Particular del médico autorizado junto al formulario Apertura de Agenda de Turnos. 1.5.b Gestiona en el sistema la creación de la agenda del nuevo consultorio, en los días y horarios solicitados por el médico (Ver Generación y Administración de Agendas Sistematizadas de Atención al Paciente ). 1.5.c Notifica, vía mail a la Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS que la agenda del Consultorio Particular del médico autorizado se encuentra habilitada en sistema Web, en base a los días y horarios solicitados por el interesado. 1.6 Comunicación del alta al Médico de Consultorio Particular GERENCIA MEDICA PLAN DE SALUD Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS 1.6.a Notifica, vía mail al Médico de Consultorio Particular que se encuentra listo para empezar a operar con el HI. 1.7 Comunicación y Actualización de Consultorios Particulares a Socios de PLS GERENCIA MEDICA PLAN DE SALUD Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS 1.7.a El Consultorio Particular tiene Agenda de Turnos Centralizada? Alternativa: 1.7.a.1 Si no tiene Agenda de Turnos Centralizada, notifica, vía mail al Jefe de Ventas de Plan de Salud y al área de Comunicaciones Institucionales que publiquen al Consultorio Particular en la Cartilla Médica del Plan de Salud y en la publicación Contacto Comunitario, con los siguientes datos: 11 de 20
Nombre y Apellido del Médico Especialidad Dirección, localidad y teléfono del consultorio Teléfono para solicitar los turnos (puede ser el del consultorio y/o el del Call Center según desde donde se maneje la agenda) Días y horarios de atención en el consultorio 1.7.a.2 Si tiene Agenda de Turnos Centralizada, notifica vía mail solamente al área de Comunicaciones Institucionales todos los datos descriptos en el punto anterior, ya que al crear una Agenda de Turnos Centralizada el sistema notifica automáticamente al Jefe de Ventas de Plan de Salud que debe insertar al Consultorio Particular en la Cartilla Médica de Plan de Salud. ADMINISTRACIÓN PLAN DE SALUD Jefe de Ventas 1.7.b Agrega al Consultorio Particular a la Cartilla Médica del Plan de Salud. COMUNICACIONES INSTITUCIONALES Analista 1.7.c Agrega al Consultorio Particular a la publicación Contacto Comunitario. 1.8 Soporte Técnico Los médicos de Consultorios Particulares sólo podrán solicitar Servicio Técnico a través de la Mesa de Ayuda. 12 de 20
2. Baja de Médico de un Consultorio Particular 2.1 Baja de Médico de un Consultorio Particular (Plan de Salud) La baja de un médico de un Consultorio Particular puede detectarse a través de 3 formas posibles: Cuando el médico del Consultorio Particular notifica la misma a la Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS. Cuando el sector de Contaduría de PLS realiza una Auditoría cada 3 meses sobre los Consultorios Particulares y detecta que no se facturó en un lapso prudencial se averigua las causas. En caso de que la causa sea la desvinculación del consultorio del HI el sector de Contaduría de PLS lo notificará a la Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS. Cuando el Supervisor Administrativo de PLS recibe el pedido de baja de la agenda de turnos centralizada del médico de un Consultorio Particular debido a que deja de atender en el mismo. En este caso dicho sector notificará del cierre de su gestión (baja de la agenda) a la Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS. CONSULTORIO PARTICULAR QUE ATIENDE PLAN DE SALUD Médico 2.1.a Solicita su baja del Consultorio Particular a través del formulario Pedido de Baja de Médico de Consultorio Particular (Ver Anexo formularios), el cual puede entregarlo personalmente o a través de un mail a la Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS. Alternativa: 2.1.a.1 Si tiene Agendas de turnos centralizada desde el HI, la da de baja a través de la HCE (continúa en el punto 2.1.b del presente procedimiento). 2.1.a.2 Si no tiene Agendas de turnos Centralizada desde el HI (continúa en el punto 2.1.b del presente procedimiento). 13 de 20
GERENCIA MEDICA PLAN DE SALUD Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS 2.1.b Solicita la baja del médico del Consultorio Particular, vía Mesa de Ayuda a Implementación, indicando en el mensaje: Nombre y Apellido del Médico Especialidad Dirección y Código Postal del consultorio Localidad Teléfono del consultorio Teléfono de contacto Mail Si tiene conexión a la HCE Si tiene el servicio de Internet brindado a través del HI Si tiene agenda de turnos desde el Hospital Si hay mas médicos que atienden a pacientes de PLS trabajando en el Consultorio Particular MESA DE AYUDA Despachador 2.1.c Recibe el pedido de baja del Consultorio Particular y lo deriva a Implementación. 2.2 Pedido de Desinstalación a Implementación IMPLEMENTACIÓN Analista 2.2.a Recibe el pedido de desinstalación del Consultorio Particular derivado por Mesa de Ayuda. 2.2.b Bloquea los accesos del Médico del Consultorio Particular a los aplicativos del HI. 2.2.c Notifica, vía mail a Contaduría de Plan de Salud la eliminación del número de Caja NSI Extramuro, solamente en caso de que sea el único médico del Consultorio Particular. 14 de 20
Alternativas: Cons. Particular tiene conexión? Si No No/Si Hay más médicos que atiendan ptes de PLS? No No Si Acción a tomar Deriva el pedido a Tecnología usando el sistema Mesa de Ayuda (continúa en el punto 2.3 del presente procedimiento) Deriva el pedido a Informática Médica usando el sistema Mesa de Ayuda (continúa en el punto 2.4 del presente procedimiento) Realiza el cierre del pedido en la Mesa de Ayuda, informándose automáticamente a la Coord Médica del área ambulatoria de PLS del cierre del mismo. 2.3 Pedido de Desinstalación a Tecnología TECNOLOGIA Personal Técnico 2.3.a Recibe el pedido de desinstalación del Consultorio Particular derivado por Implementación. 2.3.b Coordina con el médico del Consultorio Particular la forma en que se realizará la desinstalación. Una vez concluida la desinstalación 2.3.c Deriva el pedido a Informática Médica usando el sistema Mesa de Ayuda, para que inicie la baja física del consultorio. 2.4 Gestión de Baja Física INFORMATICA MEDICA Administrativo 2.4.a Recibe el pedido de Baja Física derivado por Implementación o por Tecnología. 15 de 20
2.4.b Gestiona la Baja Física del Consultorio Particular y lo borra de la Tabla Maestra de Lugares Físicos. 2.4.c Realiza el cierre del pedido en la Mesa de Ayuda, informándose automáticamente a la Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS del cierre del mismo. 2.5 Comunicación y Actualización de Consultorios Particulares a Socios de PLS GERENCIA MEDICA PLAN DE SALUD Coordinadora Médica del área ambulatoria de PLS 2.5.a El Consultorio Particular tiene Agenda de Turnos Centralizada? Alternativa: 2.5.a.1 Si no tiene Agenda de Turnos Centralizada, notifica, vía mail al Jefe de Ventas de PLS y al área de Comunicaciones Institucionales que publiquen la baja del Consultorio Particular en la Cartilla Médica del Plan de Salud y en la publicación Contacto Comunitario. 2.5.a.2 Si tiene Agenda de Turnos Centralizada, notifica solamente al área de Comunicaciones Institucionales, ya que al dar de baja una Agenda de Turnos Centralizada el sistema notifica automáticamente al Jefe de Ventas de Plan de Salud que debe dar de baja al Consultorio Particular en la Cartilla Médica de Plan de Salud. ADMINISTRACIÓN PLAN DE SALUD Jefe de Ventas 2.5.b Elimina al Consultorio Particular de la Cartilla Médica del Plan de Salud. COMUNICACIONES INSTITUCIONALES Analista 2.5.c Publica la baja del Consultorio Particular en la publicación Contacto Comunitario. 16 de 20
3. Anexo Formularios 3.1 Apertura de Consultorio Particular para Plan de Salud 17 de 20
3.2 Apertura de Agenda 18 de 20
3.3 Descuento de Servicio de Internet 19 de 20
3.4 Pedido de Baja de Médico de Consultorio Particular 20 de 20