Nombre Firma Fecha Revisado por Lic. Luís Trinidad Lic. Braulino Flores Lic. Luís Santana Aprobado por Lic. Manuel Monegro
I. OBJETIVO: Establecer los lineamientos metodológicos para instruir a las instituciones en el control y manejo de las cuentas por pagar del sector público no financiero. II. BASE LEGAL Y NORMATIVA: Ley 126-01 de creación de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, d/f 27 de Julio del 2001, Art. 7 num. 1 y Art.8 num. 4 y 5. Reglamento 526-09 de aplicación de la Ley 126-01, d/f 21 de Julio 2009, Art. 14 letra b punto 2; letra d punto 6; Art. 21; Art. 27 letra a; Art. 30 letra a. Norma Internacional de Contabilidad de Sector Público No 1, Art.88 letra k y Art. 94 letra d. III. ALCANCE Desde el registro del devengado (la recepción de los documentos) hasta la generación de pago a la persona o entidad correspondiente. IV. RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN 1. Departamento de Compras. 2. División de Cuentas por Pagar. 3. Departamento Administrativo. 4. Departamento de Contabilidad. 5. Departamento Financiero. 6. Departamento de Tesorería. 7. Ministro y/o Director General. V. DOCUMENTOS UTILIZADOS Facturas con comprobante fiscal y/o Contratos de Servicios. Constancia de Entrada de Almacén Relación de Deudas Vencidas. Autorización de Pago. Relación de Pagos. Libro mayor auxiliar de cuentas por pagar Libro mayor general 1
VI. POLITICAS Y CONTROLES 1. El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todas las instituciones del Sector Público no Financiero Dominicano, los cuales realizan las funciones de recepción y trámite de solicitudes de cuentas por pagar. 2. La Dirección General de Contabilidad Gubernamental es la única entidad con facultad para normar el contenido, registro y publicación del presente procedimiento, conforme al mandato de su ley de creación No. 126-01 d/f 27 de julio del 2001 en su artículo 9 numeral 1 donde establece que La Dirección General de Contabilidad Gubernamental tendrá las siguientes atribuciones: 1.-Dictar las normas de contabilidad y los procedimientos específicos que considere necesario para el adecuado funcionamiento del sistema de contabilidad. 3. Las asignaciones presupuestarias para el pago de la porción corriente de la deuda, únicamente pueden ser ejercidas en las partidas autorizadas que cuenten con disponibilidad. 4. Para registrar una cuenta por pagar, el beneficiario debe estar registrado en la Dirección General de Contabilidad Gubernamental DIGECOG- como beneficiario del estado, poseer contrato validado, constancia de entrada de almacén, facturas con los requisitos establecidos por la DGII, es decir, con la documentación soporte que avale el compromiso de pago. 5. Las instituciones del Gobierno Central deben registrar el compromiso de pago con la orden de compra en el cual se establece la forma de pago de dicha orden y a través del compromiso se crea una reserva para la apropiación de la cuenta, en el momento del devengado es donde se registra la cuenta por pagar total con la documentación que avalan dicha cuenta, con el libramiento se ejecuta el pago de la parte devengada a la fecha. 6. No se deben aceptar facturas que contengan errores, alteraciones o enmendaduras. 7. Las facturas deben estar impresas por establecimientos autorizados por la Dirección General de Impuestos Internos; cuando se trate de comprobantes impresos por el propio contribuyente deben contar con autorización de esa autoridad. Dichos comprobantes deben cubrir los siguientes requisitos fiscales y administrativos: a. La factura debe contener impreso el nombre, denominación o razón social, dirección, además de estar numerada y contener el registro nacional de contribuyente RNC y número de comprobante fiscal NCF con su fecha de 2
impresión y vigencia, los cuales acreditan el documento a un determinado Organismo. b. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deben señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. c. Debe contener la cantidad y clase de mercancía o en su defecto la descripción del servicio que ofrecen. d. Valor unitario consignado en número (si es mercancía) y el valor total consignado en número y letra, así como el monto del impuesto transparentado. e. Se pueden tramitar gastos por concepto de viáticos que otorguen las entidades al personal bajo su cargo, que realicen labores de carácter oficial. f. Las unidades ejecutoras que cuenten con fondos reponibles pueden cubrir sus gastos locales a través de ese mecanismo; las que no estén dentro de este esquema lo deben ejercer de la manera ordinaria en que se realizan otros gastos. 8. Se pueden tramitar gastos por concepto de prestaciones de seguridad social, retenciones, impuestos y derechos, estancia bienestar infantil u otros servicios que implique un pago a una empresa o institución gubernamental, Servicios Personales con oficio de autorización del Director y/o Subdirector de Área justificando el gasto correspondiente. 9. Presentar el formato de cuenta por pagar con sus requisitos legales. 10. El pago anticipado de suscripciones, seguros o de otros servicios, en los que no sea posible pactar que su pago sea cubierto después de que la prestación del servicio se realice, debe ser autorizado mediante oficio por el Ministro o funcionario autorizado y/o Director General. VII. NORMAS 1. La sección de cuentas por pagar será responsable de controlar el proceso de los pasivos generados por las distintas unidades ejecutoras. 2. Es responsabilidad de la sección de cuentas por pagar informar a la dirección financiera la situación de las deudas adquiridas por el ente. 3. La sección de cuentas por pagar no podrá solicitar la emisión de cheques o notas de débito, sin la orden de pago original con los documentos obligatorios anexos. 3
4. El encargado de cuentas por pagar, realizará las gestiones de pago ante el departamento de Tesorería, previa reunión con el departamento financiero. 5. En caso de adelanto de pago, el encargado de cuentas por pagar deberá mantener el documento original, en espera de la certificación del servicio, informe de recepción o de la terminación de la obra y deberá controlar el envío y recepción del informe de terminación de la obra, certificación del servicio o informe de recepción, de parte de las unidades a la sección de cuentas por pagar. 6. El encargado de cuentas por pagar informará a los beneficiarios de los pagos correspondientes suministrados por el departamento de tesorería, de la siguiente manera: a) Prestaciones Sociales, enviará al departamento de nómina el listado de beneficiarios, indicando el número de transferencia y/o de cheque, nombre del beneficiario y monto; informará a través de listado, correo electrónico o página Web indicando número de cheque y nombre del beneficiario. b) Aportes y Retenciones a organismos, informarán a través de oficio y por medio de correo electrónico a los organismos internos. c) Aportes y Retenciones externos, informarán a la unidad responsable para que retire el cheque y proceda a enviar el pago al organismo correspondiente. 7. El encargado de cuentas por pagar realizará mensualmente un inventario físico de las facturas y/o contratos adeudados y realizará conciliación con el libro auxiliar, además, enviará al departamento de tesorería los estados de cuenta de sus proveedores para su validación y conciliación. 8. La sección de cuentas por pagar elaborará un cronograma de pago de acuerdo a los ingresos del trimestre mostrando la situación de las cuentas por pagar y lo remitirá mensualmente al departamento financiero dentro de los primero cinco (5) días hábiles de cada mes, resaltando el mes a que corresponde dicho gasto, este cronograma debe ser remitido al departamento de contabilidad para la conciliación. 9. Las normas y procedimientos establecidos en este manual estarán sujetos al control posterior de la unidad de auditoria interna y al control previo por parte de las unidades involucradas. 10. Es responsabilidad de las unidades involucradas en el procedimiento, asignar a la persona encargada de realizar el control previo correspondiente a su unidad. 4
VIII. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Sección de Cuentas por Pagar 1. Recibe la documentación correspondiente: Carta orden/orden de compras, contrato de servicios o factura, la cual debe contener todos los requisitos legales, cubicaciones y solicitud de transferencia de pago con sus soportes. 2. Revisa la documentación recibida la postea y valida y la archiva en orden alfabético. 3. Al existir disponibilidad financiera elabora relación de pagos de acuerdo a la disponibilidad existente y a la antigüedad de la deuda. 4. Anexa el soporte validado a la Relación de Pagos y lo envía al departamento financiero para su revisión y validación. IX. SOLICITUD, AUTORIZACIÓN Y PAGO DE CUENTAS Departamento Financiero a) Revisa y valida la relación de cuentas por pagar con la documentación soporte anexa, en original y 2 copias, con la cual solicita al Ministro y/o Director General la autorización de pago del bien o servicio adquirido o requerido por la entidad. b) Cuando es un contrato de construcción se solicita el contrato original y las cotizaciones realizadas cuando sean pagos parciales; en el trámite de pagos parciales deber anexar una copia del contrato en el 1er. Pago y en los subsecuentes indicar el No. la cuenta por pagar y el de la cuenta donde envío en contrato. c) Cuando es adquisición de bienes o prestación de servicios, solicita factura de conteniendo los requisitos fiscales vigentes y el formulario de recepción de almacén, en caso de materiales y suministros o del área que haya recibido el servicio. El formulario de recepción de almacén debe contener los siguientes datos: Fecha Beneficiario Costo unitarios o valor de cotización Valor total d) Verifica que los documentos se encuentren con la documentación soporte correcta: a. Que el importe de la cuenta por pagar corresponda al de la factura. 5
b. Que se tenga apropiación. c. En el caso de bienes de consumo y de activo fijo que los mismo se gestionen a través del comité de compra, para lo cual se requiere: 1.1. Sello de entrada al Almacén con el alta que corresponda, en caso de bienes de uso la firma y sello del área operativa que los recibió. 1.2. Número de contrato y/o pedido. 1.3. Nombre, firma y cedula del encargado de almacén 1.4. Copia de remisión, conteniendo los datos completos del bien enviado al departamento, sello del Almacén y firma del encargado. 1.5. Las facturas no deben contener, errores, borrones o que se encuentren mutilados. 2. Revisa formulario de devolución de documentos en original y copia. 3. Entrega al encargado administrativo, para que corrija la causa que originó la devolución. 4. Recibe original del formulario de devolución y documentación soporte y anexos de la cuenta por pagar correspondiente. 5. Obtiene las firma de autorización de pago del Ministro y /o Director General. Departamento de Contabilidad 6. Identifica y valida la cuenta en el objetal del clasificador presupuestal y lo enlaza con el catalogo contable del grupo 2 correspondientes a la cuenta por pagar. 7. Realiza la captura presupuestaria y contable en el sistema: a) En el clasificador Presupuestario identificamos: Objeto del Gasto. Partida específica, de acuerdo al clasificador por objeto del gasto e importe de la misma. Concepto de la cuenta por pagar y número consecutivo de la misma. Monto total de la factura. b) Contablemente: Cargo a las cuentas por pagar Cuentas por pagar proveedores Cuentas por pagar contratistas 6
Abono a las cuentas de mayor correspondiente. c) Tratándose de Obra Pública: Por avance o termino de obra Cargo a las cuentas.- Obras en Proceso. Abono a las cuentas: Anticipo a Contratistas.- Retención de Impuestos. Sección de cuentas por pagar 8. Recibe Cuenta por Pagar y verifica registros contables, las firma y devuelve al departamento contabilidad. 9. Elabora relación de entrega de cuentas por pagar en original y copia y lo remite al departamento de Tesorería con acuse recibo en dos copia. Departamento de tesorería 10. Recibe, revisa y entrega documentos al analista de tesorería para que emita el pago de acuerdo al caso. Analista de Tesorería 11. Recibe documentos y actúa de acuerdo al tipo de pago o transferencia a realizar. 12. Realiza transferencia y/o elabora cheque con retenciones si las hay y las nota de débito. 7
X. DIAGRAMA DE FLUJO: 8
X Departamento Financiero Verifica que los documentos se encuentren con la documentación soporte correcta K Identifica y valida la cuenta en el objetal del clasificador presupuestal y lo enlaza con el catalogo contable del grupo 2 correspondientes a la cuenta por pagar Departamento de Contabilidad Revisa formulario de devolución de documentos en original y copia Realiza la captura presupuestaria y contable en el sistema: Entrega al encargado administrativo, para que corrija la causa que originó la devolución. En el clasificador Presupuestario identificamos: Obtiene las firma de autorización de pago del Ministro y /o Director General Objeto del Gasto. Partida específica, de acuerdo al clasificador por objeto del gasto e importe de la misma. K Concepto de la cuenta por pagar y número consecutivo de la misma. Monto total de la factura. b) Contablemente: Cargo a las cuentas por pagar Cuentas por pagar roveedores Cuentas por pagar contratistas Abono a las cuentas de mayor correspondiente Tratándose de Obra Pública: Por avance o termino de obra en Proceso. Cargo a las cuentas.-obras Abono a las cuentas: Anticipo a Contratistas.- Retención de Impuestos 0 9
0 Sección de cuentas por pagar Recibe Cuenta por Pagar y verifica registros contables, las firma y devuelve al departamento contabilidad Elabora relación de entrega de cuentas por pagar en original y copia y lo remite al departamento de Tesorería con acuse recibo en dos copia. Departamento de tesorería Recibe, revisa y entrega documentos al analista de tesorería para que emita el pago de acuerdo al caso. Analista de Tesorería Recibe documentos y actúa de acuerdo al tipo de pago o transferencia a realizar. Realiza transferencia y/o elabora cheque con retenciones si las hay y las nota de débito. FIN 10