Página 1 de 7 I. IDENTIFICACION DEL CARGO Denominación: Jefe Superior Inmediato: Subdirector Administrativo y financiero Personal a Cargo: Gestor de Formación y Desarrollo, Gestor de Seguridad y salud en el Trabajo, Asistente de Nómina, Auxiliar de Gestión Humana, Auxiliar de Bienestar, Secretaria. Dependencia: División Gestión Humana II. NATURALEZA DEL CARGO Programar, coordinar y controlar los procesos administrativos de recurso humano, asignación básica de funciones y lo relacionado con los procedimientos de nomina, registros, prestaciones, comité laboral y planta de personal de acuerdo a normas establecidas por la Corporación. III. FUNCIONES 1. Programar y coordinar las actividades relacionadas con la dotación de personal, el Proceso de selección, inducción, liquidación de salarios, prestaciones sociales, actualización de los requisitos y estadísticas de las hojas de vida del personal y evaluación de personal que ingrese a la Caja, el control al horario de trabajo del personal que labora en las diferentes áreas de la Corporación; así como el diseño, ejecución y evaluación de los programas de formación para el personal de la Caja. 2. Controlar el registro de novedades en el sistema sobre vacaciones, licencias, sanciones, permisos, encargos, promociones, incapacidades, traslados, terminación del contrato y destituciones, con el fin de mantener actualizada la nómina. 3. Determinar los recursos técnicos, físicos y humanos requeridos para que las actividades de Bienestar, bajo su mando, se realicen en forma eficiente y oportuna. 4. Participar en la elaboración de guías ocupacionales que modifiquen o amplíen el manual de funciones, requisitos mínimos, revisión de los procedimientos y normas con relación al manejo de personal que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Así como mantener actualizada la planta de cargos con el personal a termino indefinido y fijo como por las asignaciones saláriales respectivas. 5. Elaborar el plan operativo y presupuesto de inversiones y gastos de la División de Gestión Humana incluyendo dentro del mismo las actividades de Bienestar con cobertura para todos los funcionarios, efectuando el control presupuestal. 6. Coordinar y controlar las actividades del programa de Salud Ocupacional y velar por que este se mantenga actualizado. 7. Proyectar el presupuesto de Salarios, Formación y dotación correspondiente a cada área de la Caja. 8. Velar por el debido cumplimiento del reglamento interno de la Caja. 9. Velar por la supervisión e interventoria de los contratos que celebre COFREM, referentes a las áreas bajo su responsabilidad, o los que le sean asignadas por conocimientos específicos de su profesión y/o experiencia, presentando los respectivos informes.
Página 2 de 7 10. Fomentar en sus colaboradores una política de autocontrol respecto a las actividades cotidianas de su dependencia, con el fin de que se ajusten a los procedimientos y a los objetivos misionales y estratégicos de la Corporación. 11. Tramitar las respuestas de las quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición relacionados con la dependencia y remitir copia de la respuesta enviada al cliente de forma oportuna a la Coordinación de Servicio al Cliente para su respectivo control y medición. 12. Realizar de manera objetiva la entrevista de valoración de competencias a sus trabajadores, estableciendo acuerdos constructivos y haciendo seguimiento de tal manera que aumenten la competencia y promuevan la mejora en el desempeño de sus procesos. 13. Presentar oportunamente los requerimientos de compra cumpliendo con las especificaciones del bien o servicio y anexando los soportes establecidos. 14. Remitir de forma oportuna la información relevante de la dependencia, dando cumplimiento legal y normativo, y contribuyendo al adecuado desarrollo de las actividades de otras dependencias. 15. Velar y verificar que los reportes de información requeridos por los órganos de vigilancia y control se elaboren en forma adecuada y oportuna en concordancia con las directrices definidas y los términos establecidos respectivamente. 16. Coordinar las actividades de su dependencia de tal manera que se evidencie un enfoque por procesos, tomando acciones de mejora continua, procurando un enfoque preventivo en su gestión y evitando reprocesos. 17. Cumplir con oportunidad las tareas e instrucciones proporcionadas por su superior inmediato e informar los avances u obstáculos, con el fin de generar altos niveles de solución, iniciativa, determinación y no dilatar soluciones. 18. Presentar mensualmente a su superior inmediato un reporte ejecutivo de seguimiento y control de datos e información crítica de su dependencia en donde se observe el estado actual de gestión y las acciones de mejora. 19. Definir e implementar indicadores de gestión para los procesos de la dependencia teniendo en cuenta las metas institucionales, los planes, programas, proyectos, las necesidades de los clientes y al Plan Estratégico de la Corporación. 20. Proyectar y ejecutar el presupuesto de manera anual para la implementación de SG-SST y velar por el cumplimiento de los procedimientos, requisitos legales y normas del Sistema en su dependencia. 21. Disponer del tiempo para el entrenamiento, capacitación y formación y demás actividades de SST y promover la adopción de comportamientos seguros en el personal a cargo. 22. Proyectar acciones de mejora continua relativos a Seguridad y Salud en el Trabajo en su dependencia y reportar, identificar y tomar medidas de control frente a los factores de riesgo. 23. Presentar los resultados de seguimiento a indicadores del SG-SST en coordinación con el Jefe de la y el Gestor de Seguridad y Salud en el Trabajo. 24. Presentar el estado actual de las no conformidades, cumplimiento legal y Acciones de mejora continua.
Página 3 de 7 25. Y las funciones inherentes a la naturaleza del cargo que le sean asignadas por su Jefe inmediato. IV. AUTONOMIA -Es autónomo para disponer de los recursos humanos, físicos y de presupuesto a su cargo, para tomar decisiones teniendo en cuenta la reglamentación existente (Convención colectiva, Código Sustantivo del Trabajo y Reglamento Interno de COFREM). -Tiene autonomía en la planeación de actividades de bienestar presupuestadas en el plan operativo. V. RESPONSABILIDAD 1. Responsabilidades por proceso Proceso Responsabilidad - Lidera el proceso desde el reclutamiento hasta la contratación - Acompaña el diagnóstico de cada área para determinar las necesidades de formación. - Autoriza las solicitudes de formación. - Presenta informes de los procesos que lidera a la Dirección Administrativa. - Facilita la asistencia del personal a cargo en la formación y entrenamiento programado y participa en la evaluación de su eficacia. Gestión por Competencias - Asiste a las capacitaciones a las que sea convocado según el Programa de Formación anual, Plan de Inducción y Cronograma de Seguridad y salud en el trabajo - Facilita la evaluación de la eficacia de las capacitaciones recibidas. - Lidera acciones orientadas a aumentar el desarrollo de sus competencias incluyendo la valoración de las mismas y cumple con sus acuerdos relacionados en el Plan individual de desarrollo. -Responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo de los colaboradores de su dependencia, participar en las actividades de capacitación e informar oportunamente todo accidente de trabajo. Seguridad y Salud en el Trabajo -Responsable del desempeño de SST de su dependencia, de mantener ambientes de trabajo saludables y seguros acordes a los factores de riesgos
Página 4 de 7 identificados y promover la participación de todos sus trabajadores en el cumplimiento de los objetivos del Sistema. -Debe garantizar que el SG_SST opere bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos -Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud y cumplir las normas, reglamentos, e instrucciones del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). -Autoriza la ejecución de las actividades direccionadas a Seguridad y salud en el trabajo y hace seguimiento. -Presenta el informe de gestión a la Dirección Administrativa. -Vigila el cumplimiento estricto del Manual de Seguridad y Salud en el Trabajo y ambiente para contratistas. Bienestar Social Auxilios Convencionales Liquidación de Nómina Pago de Seguridad Social y Parafiscales Gestión de Calidad - Planea la actividades de Bienestar Social - Diseña las actividades a realizar anualmente - Establece el presupuesto de las actividades - Autoriza las actividades a realizar - Verifica la viabilidad del otorgamiento del auxilio - Autoriza el pago de los auxilios - Autoriza las novedades que afectan la nómina - Autoriza memorando con los montos a ser cancelados - Autoriza el pago según aprovisionamiento - Cumple lo establecido en los procesos, procedimientos y demás normatividad establecida por el Sistema de Gestión de la Calidad - Propone acciones correctivas, preventivas y de mejora a los procesos, procedimientos y demás normatividad.
Página 5 de 7 Sistema Disciplinario Gestión de la Dirección Administrativa Gestión Documental - Participa como miembro del comité - Propone las acciones a que haya lugar - Envía comunicado al colaborador investigado sobre las decisiones tomadas. - Interpreta e implementa las directrices proporcionadas por la Dirección Administrativa, de tal manera que integre la operación de su dependencia con la estrategia corporativa. - Cumple con todas las normas, proceso y procedimientos del Sistema de Gestión Documental. 2. Comités en los que participa Comité Objetivo Frecuencia Estudiar, analizar y decidir los casos que se presenten relacionado con el personal Comité Laboral indefinido de acuerdo al artículo 5 de la convención, los casos del personal a término fijo, indefinido, no convencionados y personal Directivo Quincenal Velar por la búsqueda de soluciones de las conductas de acoso laboral, de acuerdo con Bimestral y/o Comité de lo dispuesto por la ley 1010 de 2006 en cuando sea convivencia concordancia con el Reglamento Interno de la requerido Corporación. Comité de Dirección Comité de Vivienda para trabajadores de COFREM. Avanzar Desarrollo y seguimiento a proyectos gerenciales, planes, proyectos, actividades que se desarrollen entre otras. Otorgar préstamos de compra de vivienda, reparaciones locativas y liberación de gravámenes hipotecarios e la vivienda propia del trabajador de COFREM. Estudiar, aprobar y tramitar los créditos solicitados por los trabajadores. Cuando sea requerido Según aplique Según aplique 3. Informes que reporta Informes Dirigido a: Frecuencia Estadísticas de personal Superintendencia de Subsidio Familiar Semestral Internas Externas 4. Relaciones con el entorno Director Administrativo Jefes de las dependencias Proveedores Revisor Fiscal
Página 6 de 7 5. Responsabilidades implícitas a. Material, herramientas o equipos: Equipo de computo b. Dinero, títulos o - Documentos generados de su actividad documentos - Hojas de vida de los trabajadores c. Nivel de Confidencialidad Alto EDUCACION FORMACION EXPERIENCIA CONOCIMIENTOS ESENCIALES VI. REQUISITOS DEL CARGO Título profesional en ciencias administrativas o sociales. Especialización en Gerencia del Talento Humano o afines. - Procesos, procedimientos y reglamentos relacionados al cargo - Servicios de la Corporación - Aplicativo de la dependencia - Gestión por competencias - Contratación y legislación laboral - Identificación, manejo y control de factores de riesgo psicosocial. - Manual de convivencia - Reglamento de higiene y seguridad industrial - Código de buen gobierno - Convención colectiva - Auditoria Interna de Calidad - Responsabilidad Social Cuatro (4) años de experiencia profesional dentro de la cual certifique dos (2) años de experiencia en cargos directivos. - Seguridad y salud en el Trabajo - Seguridad Social - Negociación laboral - Planeación estratégica e Indicadores de gestión - Ley de acoso laboral - Reglamento interno de trabajo - Office e Internet Nota: Por disposición del Consejo Directivo, las equivalencias anexas al presente documento tendrán vigencia hasta el 31 de diciembre de 2012 y aplicaran exclusivamente para los trabajadores que ingresaron con posterioridad al 25 de junio de 1999.
Página 7 de 7 COMPETENCIAS POND. NIVEL DE DESARROLLO D C B A Calidad del servicio 10 X Liderazgo para el cambio 15 X Pensamiento estratégico 10 X Trabajo en equipo 10 X Orientación a resultados 10 X Comunicación efectiva 10 X Gestión del talento humano 20 X Administración laboral 15 X ELABORO REVISO APROBÓ Director Administrativo Cargo: Nombre: Subdirector Héctor Orlando Solano Administrativo y Novoa Jefe de División de Gestión Humana Nombre: Jorge Arturo Pedraza Leyva Financiero Nombre: Sandra Milena Carrillo Pulido AUTORIZÓ Consejo Directivo Presidente: Gregory Enrique Martínez Solís. Acta: DOCUMENTO CONTROLADO Firma: Firma: Firma: Firma: (SELLO)