BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y BANCO HIPOTECARIO NACIONAL LICITACION ABREVIADA POR PONDERACIÓN Nº 2010-7-01-0-08-AV-000001 MANUAL DE PUNTOS IMPORTANTES
TABLA DE CONTENIDO PUNTOS IMPORTANTES Para el Control de Datos y Control Financiero...2 MONEDA EXTRANJERA El uso de las cuentas de Posición y Contra - Valor...10 El uso de la Cuenta de Contrapartida Para mostrar utilidades en Moneda Base...20 PROCEDIMIENTO PARA VERIFICAR DESCUADRE...22 SUBSIDIARIOS VERSUS CONTABILIDAD...25 OPCIONES DE INGRESO DE LOTES Reproducción del Mes Anterior...30 PROCESO DE FIN DE AŇO...38 1
REPORTES PRODUCIDOS POR EL PROCESO DE FIN DE DIA Los siguientes listados que son generados en el transcurso del proceso Fin de Día deben ser verificados al fin de cada cierre. Estos reportes proveen una vista completa del estado de las bases de datos al terminar el cierre contable. Todos errores o descuadres entre mayores y auxiliares detectados deberían ser corregidos lo antes posible para asegurar la exactitud de la data ingresada y mantenida por el Sistema Bancario Internacional. # Reporte Titulo y descripción GL0020 GL0025 GL0040 GL0050 GL0050A Validación de las Remesas Lista detallada de todas transacciones contables que fueron ingresadas al sistema durante la fecha de proceso. Entradas Generadas por el Sistema Asientos contables que el sistema genera para la periodicidad de intereses, cargos por servicios, amortización de gastos, etc. Libro Diario Lista de movimiento detallada. Por cada cuenta contable que fue afectada durante la fecha de proceso, este reporte muestra el saldo con que comenzó el día, débitos y créditos individuales, y el saldo con que cerro. Reporte de Saldos Contables Resumen de todas las cuentas ingresadas en el maestro de contabilidad. Muestra el saldo al principio del día, total de débitos y créditos, y el saldo después del cierre. Este reporte además muestra el saldo final traducido a moneda base. Detalle de Transacciones Automáticas con Fecha Valor Toda transacción generada por el sistema que afecto el maestro contable con valor retroactivo aparece en este reporte. 2
GL0050B GL0100 GL0105 DL0180 DD0460 (DL0170) DD0455 DD0470 SD0200A SD0200B Detalle de Transacciones Manuales con Fecha Valor Igual que el GL0050A pero muestra solo transacciones ingresadas por los operadores. Balance de Comprobación Saldos de las cuentas del mayor con sub - totales al nivel de cuenta/sub cuenta. Balance de Comprobación Consolidado en Moneda Base Igual que el GL0100 pero con los saldos convertidos al equivalente en moneda base. Subsidiarios vs. Cuenta Contable (Intereses) Compara los saldos de las cuentas contables contra sus auxiliares. Considera solo las cuentas de intereses acumulados por pagar/cobrar. Subsidiarios vs. Cuenta Contable (Principal) Igual que DL0180 considerando solo las cuentas de Principal (en el Release 4 Modificación 7 el reporte DD0460, es el Reporte #DL0170) Reporte de actividad de Cuentas Controladas Listado donde el movimiento de cuentas inactivas esta detallado. Reporte de Cambios a Cuentas Inactivas Listado para el uso de la gerencia en el cual los cambios de condición (activa/inactiva) son detallados. Listado de Auditoría por Usuario Este reporte detalla toda actividad empeñada por cada usuario por la fecha de proceso. Listado de Auditoría, Resumen de Rechazos Lista de usuarios que intentaron entrar a opciones que no se le han permitido. 3
DD0210 DD0410 LC0730 DL0070 DD0400 DD0015 GL0560 DL0035 Reporte Suspensiones de Pago Lista de posibles cheques que deben ser devueltos por suspensión de pago. Compara la cantidad del cheque y el número del cheque para cada cuenta de detalle. Reporte de Referencia Muestra todo movimiento en cuentas de detalle que están definidas como controladas en el campo de "Código Referencia". Reporte de Excepciones de Cartas de Crédito Listado de Cartas de Crédito registradas en el archivo maestro que tienen condiciones no consideradas normales (ejemplo: Saldos negativos, Expiradas y tienen saldo, etc.) Reporte de Excepciones de Contratos (Préstamos, Certificados, Inversiones) Listado de Contratos registradas en el archivo maestro que tienen condiciones no consideradas normales (ejemplo: Intereses negativos, Vencidos y tienen saldo, etc.) Reporte de Excepciones de Cuentas de Deposito Igual al DL0070 para las cuentas de detalle. saldo, etc.) Reporte de Sobregiro Muestra cuentas de demanda que debido a transacciones cerraron con un saldo débito. Reporte de Saldos en Cuentas Reconciliables Listado que agrupa al detalle de cuentas contables que están definidas como reconciliables. Muestra todas las transacciones que afectaron a estas cuentas que no tienen saldo neto de cero. Reporte de Renovaciones Automáticas Este Reporte lista todos los Deals o negocios renovados ese día Al Igual que sus características. El reporte también genera Mensajes de excepción cuando la renovación no fue posible realizarse. 4
DL0065 DL0230 FE0020 Pagos y Cancelaciones de Renovaciones Este Reporte lista todos los pagos automáticos correspondientes A Deals o negocios renovados y cancelados en el día. El reporte también genera mensajes de excepción cuando el pago no pudo realizarse. Reporte de contratos que vencen en los próximos 4 días Este reporte lista todas las cuentas que cuya fecha de vencimiento es en cuatro días. El DL0230P (hoja de trabajo) da espacio para correcciones. Reporte de cancelación automática de contratos F/E Este reporte lista todos los Deals o negocios en Moneda Extranjera que alcanzan su fecha de acuerdo (settlement) ese día. 5
MINIMO REQUERIDO PARA VERIFICAR EL CUADRE CONTABLE * Los totales de débitos y créditos mostrados en el GL0050 deben ser iguales * El saldo neto de ingresos y egresos debe ser el mismo saldo de la cuenta de Utilidades del Ejercicio (Cuenta de Ganancia o Perdida ingresada en el Parámetro de Control) * Activos deben ser igual a Pasivos mas Capital en consolidación y en cada moneda. Esto se puede comprobar usando el GL0105 (Comprobación consolidada) y el GL0100 (Comprobación por moneda) MINIMO REQUERIDO PARA VERIFICAR EL CUADRE DEL MAYOR Y SUS AUXILIARES * Verificar que no hayan diferencias mostradas en el reporte DD0460 (DL0170 en el Release 4 Modificación 7 el reporte DD0460, es el Reporte #DL0170) y el DL0180 (Ver el próximo capitulo). * Revisar los reportes de Excepciones, corregir y/o identificar las razones por la cual el sistema determina que esas cuentas tienen irregularidades. (Nota: no toda cuenta excepcional es errónea) 6
RECUPERACIÓN DE DATA PATA EFECTUAR DE NUEVO EL CIERRE DE UNA FECHA PROCESO Si se encuentran errores en la verificación del cierre que hacen necesario volver a abrir los libros para ingresar / cambiar la data, el operador del sistema debe restaurar la data usando la cinta de respaldo que se graba al comenzar el cierre. Para restaurar la data, el operador del sistema debe: Asegurarse que nadie este ocupando las bases de datos (se sugiere que todas las terminales de usuarios estén VARIED OFF) - Entrar al menú de operador (Opción #21 en el menú principal) - Montar la cinta el lector / grabador - Tomar la opción #14 en el menú #DAILY Al terminar el proceso de recuperación, la pantalla del operador volverá al menú #DAILY. Este proceso produce un listado que detalla todas los archivos que fueron restaurados. Revise este listado y si algunos archivos no fueron debidamente restaurados 1, inmediatamente llame a DATAPRO al (305) 374-0606 (alguien siempre estará disponible para contestar su llamada). NOTA: Hay dos archivos que no son restaurados por el proceso, estos son nombrados INPUTL5 y/o el INPUTL7. Si los archivos que aparecen en el listado son SOLO estos, la recuperación de datos se hizo debidamente y se puede continuar. 1 7
MONEDA EXTRANJERA El uso de las cuentas de Posición y Contra - Valor Metodología para el Manejo de Monedas Extranjeras El Sistema Bancario Internacional utiliza la siguiente lógica para manejar transacciones que envuelven mas de un moneda extranjera. La lógica usa dos cuentas contables (una en moneda extranjera y la otra en moneda base) para efectuar la función de contabilizar estos asientos en cuales el débito es un una moneda y el crédito es en otra. La siguiente transacción será considerada en el transcurso de toda esta explicación: El cambio de moneda extranjera (USD) a moneda base (BAS) es 2 BAS por cada dólar. También fijarse que la moneda base es el BAS. El usuario ingresara la transacción tal como aparece. De antemano, el usuario determinó que cien BAS equivalen a cincuenta dólares. D/C Cuenta Débito Crédito Equivalente Dr. BAS-CTA-PAGR en Moneda Base BAS 100.00 >> BAS 100.00 Cr. USD-CTA-CAJA en Dólares $50.00 >> BAS(100.00) Para reconocer el pago de gasto contabilizado en moneda base varios días anteriores. El pago se esta haciendo con un cheque girado contra un cuenta que se mantiene en dólares y cuya cuenta se mantiene en los libros en la moneda extranjera "Dólares Americanos" Como se puede apreciar en la transacción, los débitos cuadran contra los créditos en cuanto se refiere a equivalente, pero el total en cada moneda es diferente. Si se permitiera que esta transacción afectara los libros tal como presentada, resultarían dos asientos contables con contrapartida en diferente moneda. Al consolidar todas las monedas, los libros cuadrarían, pero a nivel de cada moneda individual, Activos no serían iguales a Pasivos mas Capital. Además, hoy estarían cuadrados los libros, pero al cambiar el equivalente de la moneda extranjera (USD), los libros estarían fuera de balance. Para remediar esta situación, el Sistema Bancario Internacional utiliza las dos cuentas a cuales se la han hecho referencia anteriormente. * Una de estas cuentas se debe mantener en la moneda base, en la nomenclatura del sistema, a esta cuenta se le refiere como el Contra - Valor. * La otra cuenta se mantiene en la moneda extranjera, a esta se le refiere como la posición. 8
Al aprobar la transacción, el sistema genera dos asientos adicionales. En este momento, la transacción luciría así: D/C Cuenta Débito Crédito Equivalente Dr. BAS-CTA-PAGR en Moneda Base BAS 100.00 >> BAS 100.00 Cr. BAS-CTA-CONTRA-VALOR USD BAS 100.00 >> BAS(100.00) Dr. USD-CTA-POSICIÓN en Dólares $50.00 >> BAS 100.00 Cr. USD-CTA-CAJA en Dólares $50.00 >> BAS(100.00) En este momento, el saldo contable neto de la posición y el contra - valor es cero, los débitos cuadran contra los créditos en la moneda base y también en moneda extranjera (dólares). 9
Pantalla de definición de Moneda Extrajera SISTEMA INTERNACIONAL BANCARIO (R04) Mantenimiento a Tasas de Cambio Moneda...: USD DÓLARES AMERICANOS Fecha de Hoy...: 311291 Tasa "Spot" Actual.: 2 000000 (6 Decimales) Multiplicar/Dividir: M (M/D) Tasa Contravalor Tasa de Cambio Compra...: 2 000000 Compra...: 2 000000 Venta...: 2 000000 Venta...: 2 000000 DESCRIPCIÓN Cuenta Posición...: 01 USD 123456789012 Muestra Titulo de Contabilidad Contravalor(Mon.Base): 01 BAS 123456789013 Muestra Titulo de Contabilidad Ganancia/Perdida...: Ganancia/Perdida IBF.: Contrapartida G/P...: Contrapartida G/P IBF: Oprima: INTRO para Continuar, F1 para Ignorar, F4 para Borrar, F7 Finalizar Es en la pantalla mostrada se definen las cuentas de posición y contra - valor para cada moneda. El acceso a esta pantalla es por el menú de Datos Comunes (Opción #1 en el menú principal) y dentro del Menú #MSD00 (Datos Comunes), la opción #3. Siempre la cuenta de posición debe ser ingresada en moneda extranjera y la cuenta de contra - valor debe ser una cuenta en moneda base. *Para la moneda base, estas dos cuentas no son necesarias. En esta pantalla también se definirá la moneda y el cambio que se debe usar para determinar el equivalente en moneda base. Tasa "Spot" es la tasa contable, y Multiplicar/Dividir determina la manera en que el equivalente se calculara. En el ejemplo que se está usando, $50 Multiplicados por la tasa (2.000000) determina que el equivalente es BAS 100.00. 10
EL USO DE LA POSICIÓN Y EL CONTRAVALOR PARA DETERMINAR GANANCIAS O PERDIDAS EN EL CAMBIO El Sistema Bancario Internacional presenta los estados financieros en moneda extranjera con su equivalente en moneda base. Cada vez que se actualiza la tasa de cambio, los equivalentes se calculan de nuevo. Considerando solo la transacción ingresada, los estados financieros serían presentados de la manera siguiente: CONSOLIDADO - TODAS MONEDAS Núm. Cuenta Descripción Saldo Equivalente ACTIVOS USD-CTA-CAJA Cuentas en Bancos EE UU (50.00) (100.00) BAS-CTA-PAGR Por Pagar 100.00 100.00 BAS-CTA-C.V. Contra-Valor de USD (100.00) (100.00) USD-CTA-POS. Posición de Dólares 50.00 100.00 POR MONEDA - BAS Núm. Cuenta Descripción Saldo Equivalente ACTIVOS BAS-CTA-C.V. Contravalor dólares (100.00) (100.00) BAS-CTA-PAGR Por Pagar 100.00 100.00 11
POR MONEDA - USD Núm. Cuenta Descripción Saldo Equivalente ACTIVOS USD-CTA-CAJA Cuentas en Bancos EE UU (50.00) (100.00) USD-CTA-POS Posición en Dólares 50.00 100.00 12
El Uso de la Posición y el Contra - valor Para Determinar Ganancias o Pérdidas en el Cambio Después del fin de día, si el banco no procesa transacciones y solo actualiza la tasa de cambio, los estados financieros serían producidos de la siguiente manera. Fijarse que el neto de la posición y el contra - valor ya no es cero. (La tasa fluctúa, el nuevo cambio es de 1USD por 2BAS a 1USD por 3BAS). CONSOLIDADO - TODAS MONEDAS Núm. Cuenta Descripción Saldo Equivalente ACTIVOS USD-CTA-CAJA Cuentas en Bancos EE UU (50.00) (150.00) BAS-CTA-PAGR Por Pagar 100.00 100.00 USD-CTA-POS Posición en dólares 50.00 150.00 BAS-CTA-C.V. Contra - valor - Dólares (100.00) (100.00) POR MONEDA - BAS Núm. Cuenta Descripción Saldo Equivalente ACTIVOS BAS-CTA-PAGR Por Pagar 100.00 100.00 BAS-CTA-C.V. Contra - valor - Dólares (100.00) (100.00) 13
POR MONEDA - USD Núm. Cuenta Descripción Saldo Equivalente ACTIVOS USD-CTA-CAJA Cuentas en Bancos EE UU (50.00) (150.00) USD-CTA-POSICIÓN Posición en dólares 50.00 150.00 14
El Uso de la Posición y el Contra - valor Para Determinar Ganancias o Pérdidas en el Cambio El sistema calcula la ganancia o perdida en el cambio durante el proceso de fin de mes. El neto de la posición y el contra - valor es el que determina la cantidad de esa ganancia o perdida. La cuenta contable que se usara para asentar el ingreso o egreso se define en el Parámetro de Control. En el momento de re evaluar la moneda el sistema compara esas dos cuentas. Basado en la diferencia entre los equivalentes, la ganancia o perdida se contabiliza. Comparando los saldos equivalentes de las dos cuentas, la diferencia entre las cuentas es BAS 50.00: BAS-CTA-POS Posición en dólares 50.00 multiplicado por el cambio 150.00 USD-CTA-C.V. Contra - valor - Dólares (100.00) (100.00) El sistema genera una transacción para ajustar esta diferencia y la contrapartida es la cuenta de ganancias o pérdidas al cambio que se ingresa en el Parámetro de Control: Cuenta Débito Crédito BAS-CTA-C.V. en Moneda base BAS 50.00 BAS-CTA - Ganancia/Perdida al Cambio BAS 50.00 Los estados financieros que resultarían de la transacción: 15
CONSOLIDADO - TODAS MONEDAS Núm. Cuenta Descripción Saldo Equivalente ESTADO DE ACTIVOS Y PASIVOS USD-CTA-CAJA Cuentas en Bancos EE UU (50.00) (150.00) BAS-CTA-PAGR Por Pagar 100.00 100.00 USD-CTA-POS Posición en dólares (50.00) (150.00) BAS-CTA-C.V. Contra - valor - Dólares 150.00 150.00 BAS-CTA-CAP Utilidades del Ejercicio 50.00 50.00 ESTADO DE GANANCIAS/PERDIDAS BAS-CTA-GANPER (Ganancia)/Perdida al Cambio 50.00 50.00 16
MONEDA EXTRANJERA El Uso de las Cuentas de Contrapartida Para Reflejar Ganancias y Pérdidas en Moneda Base El sistema le provee al usuario la opción de mostrar las ganancias/pérdidas netas por operaciones en la moneda base. Estas ganancias y pérdidas no están atadas a ganancias debidas a fluctuaciones cambiarias. En esta sección se discutirán solo ganancias y pérdidas resultando de operaciones (préstamos, colocaciones, depósitos, etcétera) en moneda extranjera. En los parámetros de control (opción 16 en el menú principal; Menú #MIN00), se determina la frecuencia en que esta conversión de las ganancias operacionales en moneda extrajera se efectuara. Las opciones son: D (diariamente), M (mensualmente), o N (nunca, dejar las ganancias en su moneda natural). Estas ganancias serán contabilizadas en una cuenta del mayor en moneda base. Esta cuenta también se especifica en la pantalla de parámetros de control. Se sugiere que esta cuenta sea asignada el tipo de cuenta NPA (no se permite asientos contables), puesto que esta cuenta debe ser afectada solo por la re - clasificación de ganancias que el sistema ejecuta. Normalmente, esta cuenta se incluye en el mismo grupo de la cuenta de utilidad del ejercicio en curso. Parámetros Generales de Control Nombre y Dirección del Banco...: 99 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Teléfono Nro...: 99999999999 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Identificación del Banco: XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Fin Ano Fiscal (MM/AA)..: 99 / 99 Moneda Base...: XXX Revaluación P/G Mda/Extr: * (D/M/N) Multimoneda...: X (Y or N) Cta Revalcn P/G Mda/Extr: 111111111111 Facilidad "IBF" (U.S.A.): X (Y or N) Cta Ctble Suspenso(A/P).: 999999999999 Entidad Multibanco...: X (Y or N) Cta Ctble Suspenso(Cont): 999999999999 Entidad Multisucursales.: X (Y or N) Revaluación PyG No-IBF..: 999999999999 Calc Intereses 1er Dia..: X (F=1er) Revaluación PyG IBF...: 999999999999 Seguridad IBS Activa...: X (Y or N) Cuenta a Cobrar/Cta IBF.: 999999999999 Renovaciones por Cliente: X (Y or N) Cuenta a Pagar/Cta NoIBF: 999999999999 Saldo p/calc Sobregiro..: X (G/N/A) Cta Ctble Canje Salida..: 999999999999 Cta Ctble Canje Entrada.: 999999999999 Estructura Cta Contable.: 9 9 9 9 9 Dígito-Chequeo Cta Nueva: X (N,0,1) Región...: XX Ult No.de Cheque Oficial: 999999999 No.Lote p/repr Est/Finan: 999 A 999 Format Fech(MDY,DMY,YMD): DMY Medio de Respaldo a Usar: XX Opción Microficha/Reprts: X (M/R/B/N) Lengua Nativa...: X ( E or S ) Ult Numero de Cliente...: 999999999 Nota: Continua en Otra Pantalla Oprima: INTRO p/validar, F1 p/actualizar, F3 p/ignorar, F7 p/finalizar 17
Al usar esta opción del sistema (un valor de "D" o "M" en el campo "Revaluación P/G Mda/Extr") el sistema generara asientos contables para que el neto de ganancias y pérdidas en cada moneda sea cero. Estas ganancias se reflejaran en la cuenta especificada en el campo "Cta Revalcn P/G Mda/Extr". 18
PROCEDIMIENTO PARA VERIFICAR DESCUADRES EN EL BALANCE GENERAL Es importante destacar que los descuadres siempre son ocasionado por una mala configuración de parámetros o por ingresar erróneamente datos al sistema, es decir que el sistema por si mismo nunca descuadra lo balances. Básicamente un descuadre se origina porque el total de la suma de los débitos es diferente al total arrojado por la suma de los créditos o transacciones entre cuentas de balances contra contingencias o cuentas memos. Esto se puede observar, en el reporte GL0040B que genera el proceso del cierre, el cual reporta en cada una de las monedas utilizadas, el total de transacciones de débito, crédito y los totales de ambos. Si este reporte refleja una diferencia en la columna que mostraría el neto (la diferencia de los dos totales), significa un error. Normalmente esta columna debe estar en cero (0), si no fuera así, el importe reflejado en esta columna corresponderá a la diferencia por la cual no cuadra el balance. En el Menú de Utilitarios existe la opción Verificación de Lotes (Seleccionando Día), la cual muestra el lote o lotes que generaron una diferencia. Esta opción lista todos los lotes del día seleccionado y mostrará aquellos en los que exista diferencia, más el importe de la diferencia. En el Menú de Utilitarios también existe la opción titulada Listar Lotes Desde Archivo Histórico. Esta opción lista los lotes deseados, los movimientos que los conforman y permite buscar la diferencia en esos lotes. El sistema genera estos dos (2) reportes: GL0015: (Reporte Diario de Lotes) el cual muestra los lotes manuales que entraron en sistema. Son llamados manuales a los movimientos que fueron capturados desde la opción de entrada de lotes o aquellos movimientos derivados de las operaciones de cada uno de los módulos del sistema, por ejemplo: Contratos, Cartas de Crédito, Pagos y Transferencias, etc. 19
GL0025: (Entradas Contables Generadas Automáticamente) muestra todas las transacciones generadas de forma automática y derivadas principalmente de las referencias cruzadas de la contabilidad, por ejemplo: Acumulación de Intereses, Afectación de Gastos/Ingresos, Comisiones, etc. La revisión detallada de estos reportes es la forma en la que se detecta que transacción o transacciones son las que están generando el descuadre. Cuando se detecta el error, se debe solucionar a través de entradas por lote y si es el caso las mismas fechas valor. A este procedimiento se anexa otro para entrar y solucionar diferencias generadas entre el subsidiario y la contabilidad. Es imprescindible para evitar diferencias, definir la contabilidad y sus referencias cruzadas. Se debe asegurar también que todas las cuentas de producto tengan asociadas las referencias cruzadas correspondientes. Existe en el Menú de Utilitarios la opción Revisar Contabilidad/Subsidiarios, la cual genera varios reportes que muestran las cuentas de producto que no tienen referencias cruzadas, aquellos productos que no tienen tablas asignadas y las cuentas de producto con referencia de Cuentas Contables inexistentes. Con estos reportes tiene la seguridad de que no tendrá más problemas por la parte contable. Aconsejamos llevar un estricto control del Catálogo Contable. Solo una o dos personas deben tener acceso al mantenimiento del mismo. El mantenimiento se debe hacer con el debido cuidado y responsabilidad que merece esta función. Todas las tablas de los módulos del sistema y las que tengan cuentas relacionadas, sobre todo de ingresos (Por Comisiones), deben ser vigiladas y el mantenimiento controlado, de igual forma que el Catálogo Contable. Es importante tomar en cuenta que la Seguridad juega un papel determinante en el buen funcionamiento del sistema. 20
DD0460(DL0170) / DL0180 Listado de Saldos de Subsidiarios versus Contabilidad (En la Versión 4.7 el reporte DD0460, es el Reporte #DL0170) Los reportes mencionados listan las diferencias entre los libros auxiliares y el libro mayor. El reporte DD0460 ((en el Release 4 Modificación 7 el reporte DD0460, es el Reporte #DL0170) detalla los intereses acumulados por cobrar o por pagar. Cada línea de estos reportes contiene una cuenta del mayor. En estos reportes se provee una columna donde se muestra la suma de todas las cuentas individuales (cuentas de detalle, préstamos, cartas de crédito, depósitos a plazo) registradas dentro de una cuenta contable del libro mayor. En la siguiente columna se muestra el saldo de la cuenta contable, tomando el mismo del archivo maestro de la contabilidad. La suma de todas las cuentas individuales y el saldo de la cuenta del libro mayor donde éstas están registradas, debe ser el mismo monto. Una diferencia, implica que de alguna manera, fuera del proceso normal de IBS, una transacción afectó a alguna cuenta de los libros auxiliares y fue afectada sin afectar la cuenta contable. El primer paso seria identificar la transacción que causo la deferencia en el DD0460 (en el Release 4 Modificación 7 el reporte DD0460, es el Reporte #DL0170) o el DD0180. Los reportes GL0015 y GL0025 listan todas las transacciones que fueron procesadas en el día. El GL0015 lista las transacciones digitadas por los usuarios o generadas por procesos On Line como las aperturas de préstamos o depósitos a plazo, cuentas por pagar, etc. El GL0025 lista las transacciones generadas en el proceso BATCH del cierre de día/mes/año. Todos los lotes con numeración mayor a 6999 en este reporte deben estar cuadrados (total de débitos igual al total de créditos). Una vez identificada la transacción que causó la diferencia, esta tiene que ser extornada. Consideraciones especiales deben de tomarse en cuenta ya que esta reversión es para ajustar algo que ocurrió fuera del proceso normal del IBS: 21
Esta reversión debe afectar la contabilidad sin afectar sus auxiliares nuevamente o Esta reversión debe afectas los auxiliares sin afectar la contabilidad. El IBS no permite afectar las cuentas contable que están amarradas a procesos (como cuentas de detalles, depósitos a plazo, cartas de crédito) sin ingresar el número de la operación especifica. El IBS contempla estos puntos y se superan de la siguiente forma: Parámetros de Control Desde el menú principal la Opción #16, y en el menú de Parámetros de Control (Menú: MIN00) la Opción #1. En la pantalla que continua se selecciona el Código del Banco, Parámetros Generales. Parámetros Generales de Control Número del Banco...: 01 Dirección: 11STEMA INTEGRADO BANCARIO - R04M07 Número del Telefono...: 3672000 1300 BRICKELL BAY DRIVE Identificación...: 1005 MIAMI, FLORIDA Nro Ident Tributaria..: 59.000.940-7 Moneda Base...: CLP Cierre Año FiscalMM/AA: 12 / 99 Moneda Base Casa Matriz.: CLP Transfe P&G en Mda/Ext: B (D/M/N/B) Multimoneda...: Y (Y/N) Cta Transfe P&G M/E...: Entidad Multibanco...: Y (Y/N) Cuenta Suspenso Balanc: 2110100020000000 Entidad Multi-Agencia...: Y (Y/N) Cuenta Suspenso Contin: 9880050005000000 Frecuencia Revaluacion..: 1 (1/2/3/N) Revaluación P/G No-IBF: Facilidades de IBF (USA): N (Y/N) Revaluación P/G IBF...: Lengua Nativa...: S (E/S) Cta a Cobrar (IBF)...: Seguridad IBS Activa...: N (Y/N) Cta a Pagar (No IBF)..: Acceso a los Clientes...: 1 (1/2) Contable Canje Salida.: 2110050010000000 Saldo Cálculo Sobregiro.: N (G/N/A) Contable Canje Entrada: 2110050010000000 Provisión Interés 1r Dia: F (F/' ') Estructura Contable...: 4 2 4 6 Dígito Chequeo Cta Nueva: N (0/1/N) Lote Especial Contable: 6995 A 6999 Ultimo Nro Cheq/Gerencia: * Respaldo a Utilizar...: DI Tipo Fecha (MDY,DMY,YMD): DMY Microfichas/Reportes..: R (M/R/B/N) (*) F2=Cambiar Número de Cheque F1=Actualizar F3=Ignorar F7=Finalizar F10=Buscar El rango de lote desde hasta se reserva para ingresar movimientos a cuentas que normalmente deben requerir un número de operación (número del préstamo, cuenta de detalle, deposito a plazo fijo). 22
Cuando el número de lote es igual al número de lote ingresado en el campo desde el sistema no valida que el número de referencia de la operación no sea igual a cero. Ingresando una operación sin el número de cuenta en los libros auxiliares resulta en un movimiento a la cuenta contable sin afectar los auxiliares. En lo siguiente se explica la manera en que esto se aplica. Como ejemplo, el DD0460 (en el Release 4 Modificación 7 el reporte DD0460, es el Reporte #DL0170) muestra la siguiente línea donde existe una diferencia entre auxiliar y mayor: Cuenta Contable Titulo Auxiliares Contabilidad Diferencia 140012001000000 Préstamos Quirografarios 400,000.00 500,000.00 100,000.00 Auxiliares No. Del Pres Saldo 123456789 $100,000.00 Por error de proceso, un aumento del 121314151 50,000.00 préstamo #121314151 no afecto los 333444555 150,000.00 auxiliares, sin embargo si fue registrado 444455556 100,000.00 en la contabilidad Total 400,000.00 Usando el lote mágico (explicado anteriormente) se ingresa un lote que no tenga efecto contable pero si aumente o disminuya el saldo de las operaciones ubicadas en los libros auxiliares: Cuenta Contable Cuenta del Auxiliar Monto Débito Monto Crédito 1400-1200-1100-0000 121314151 $100,000.00 1400-1200-1100-0000 $100,000.00 El efecto de esta transacción en los libros mayores es CERO (débito y crédito a la misma cuenta) Sin embargo, los auxiliares son afectados por el movimiento deudor. En caso que los auxiliares estén bien y sea la contabilidad que no fue afectada, la cuenta contable donde esta registrada la operación será débitara o acreditada, solamente usando el lote Mágico contra la cuenta apropiada que estuvo envuelta en la operación. 23
El Uso de las Cuentas de Contrapartida Para Reflejar Ganancias y Pérdidas en Moneda Base La contrapartida de la cuenta "Cta Revalcn P/G Mda/Extr" se ingresa en la pantalla de definición de monedas extranjeras. El campo lleva como titulo "Contrapartida G/P". SISTEMA INTERNACIONAL BANCARIO (R04) Mantenimiento a Tasas de Cambio Moneda...: USD DÓLARES AMERICANOS Fecha de Hoy...: 311291 Tasa "Spot" Actual.: 2 000000 (6 Decimales) Multiplicar/Dividir: M (M/D) Tasa Contravalor Tasa de Cambio Compra...: 2 000000 Compra...: 2 000000 Venta...: 2 000000 Venta...: 2 000000 DESCRIPCIÓN Cuenta Posición...: Contravalor(Mon.Base): Ganancia/Perdida...: Ganancia/Perdida IBF.: Contrapartida G/P...: 01 USD 123456789012 INGRESOS-CONTRAPARTIDA P/G Contrapartida G/P IBF: 01 USD 123456789012 INGRESOS-CONTRAPARTIDA P/G IBF Oprima: INTRO para Continuar, F1 para Ignorar, F4 para Borrar, F7 Finalizar Al establecer los parámetros de control y las monedas extranjeras como se mostró en las dos pantallas mostradas, el sistema genera los siguientes asientos con la frecuencia determinada en la pantalla de parámetros de control (Daría, Mensual, o Nunca). Favor tomar nota que el cambio para esta moneda es $2/Moneda Base y también el uso de la posición y el contra - valor, se explica en la sección anterior. Asumiendo utilidad en la moneda extranjera de USD$500.00 (250.00 en moneda base BAS). Al tener los parámetros de control y la moneda definida como se mostró anteriormente, asientos contables se generaran con la frecuencia determinada por el control para llevar a cabo los siguientes resultados: Mostrar un neto de ingresos y egresos (en moneda extrajera) de cero. Utilizando la posición y contra - valor, reconocer esta ganancia/perdida en moneda base. 24
El Uso de las Cuentas de Contrapartida Para Reflejar Ganancias y Pérdidas en Moneda Base El siguiente asiento contable provee los resultados detallados en la página anterior: Descripción * Débito Crédito Cuenta de Contrapartida 1 USD 500.00 Cuenta de Posición en USD 1 USD 500.00 Cuenta de Contra-Valor 1 BAS 250.00 Cuenta Revaluación P/G Mda/Extr 2 BAS 250.00 *1. Estas cuentas se ingresan en la pantalla de definición de monedas extranjeras 2. Estas se ingresan en la pantalla de parámetros de control Este asiento se genera diariamente si se ingresa D en los parámetros generales de control, o mensualmente si se ingresa M en el mismo campo. Si en el campo se ingresa N, el asiento no se genera y como resultado la utilidad neta en cada moneda se mantendrá en la moneda extranjera. En este caso, se utiliza la cuenta de contrapartida como la cuenta de Utilidad de Ejercicios Anteriores (Utilidades no Distribuidas). 25
OPCIONES DE INGRESO DE LOTES Reproducción del Cierre del Mes Anterior El módulo de contabilidad del Sistema Bancario Internacional permite el proceso de ingresar asientos que afectaran los resultados del mes anterior. Todas las opciones que se utilizan para esta función se encuentran en el menú de proceso de lotes (menú #MIT00). Solo se puede realizar asientos para el último cierre de mes efectuado. MENÚ: MIT00 PROCESO DIARIO PROCESOS DE SERVICIO 1.- Entrada de Lotes/Transacciones 23.- Menú Principal 2.- Validación de Lotes 90.- Desconectar (Solo Lotes Aprobados) 3.- Aprobación de Lotes 4.- Actualización de Tasas de Renovación (Certificados) R E P O R T E S 10.- Reporte Referencial PROCESO DE MES ANTERIOR 15.- Crear Ambiente Mes Anterior 16.- Entrada de Lotes/Transacciones 17.- Validación de Lotes 18.- Aprobación de Lotes 19.- Proceso de Actualización (Cierre Mes Anterior) 20.- Generación de Comprobante de Cierre de Semestre Numero de Opción o Comando ===> F3=Exit F4=Prompt F9=Retrieve F12=Cancel F13=User support F16=System main menú Estas opciones ejecutan programas que cumplen las siguientes tareas: Opción 15.- Crea un ambiente (una base de datos aparte de la real de producción) en el cuál se ingresan los asientos que deben ser considerados como parte de los estados financieros del fin de mes anterior. Esta opción no produce ni pantalla de ingreso, ni listados. No hay acceso a lotes creados dentro de estas opciones por mediación del proceso diario. Esta opción tampoco tiene acceso a lotes creados por el proceso diario (opciones #1 a 3). Opción 16.- Permite asentar lotes que afectaran los saldos del mes anterior. Transacciones ingresadas por esta opción pasaran a la base de datos de producción al momento de tomar la opción de actualización (opción #19 o 20). Dentro de este módulo, solo se permite afectar cuentas contables y cuentas reconciliables. No se pueden afectar cuentas de detalle, préstamos, ni depósitos a plazo fijo. Opción 17.- Al igual que el proceso de lotes diario, en esta opción se produce un listado que detalla las transacciones ingresadas usando la opción #16. 26
Reproducción del Cierre del Mes Anterior Opción 18.- Los lotes ingresados por el operador dentro de la opción #16, serán aprobados por el supervisor utilizando esta opción. Está opera igual que la opción #3 en el proceso diario de lotes. Opción 19.- Esta opción actualiza todas las bases de datos I.B.S. y genera de nuevo los reportes de contabilidad con fecha del fin de mes anterior. Esta opción incorpora los asientos a la base de datos actual. Opción 20.- Esta opción no actualiza ninguna base de datos. El propósito de ésta es crear un lote (identificado por el número 850) para llevar el saldo de las cuentas de ingreso y egreso a cero. Después de revisar los reportes producidos por la opción 19, si los resultados son los deseados, se ejecuta esta opción. Después de ser ejecutada, se debe correr de nuevo la opción #19 para actualizar el cierre semestral. Pasos a Seguir para Efectuar el Cierre del Mes Anterior Crear Ambiente (opción 15): Esta opción se debe ejecutar solo una vez por cada actualización (opción #19). Cuando se corre esta opción, lotes creados (opción 16, 17, y 18) son borrados del sistema. Si existen lotes ya creados, se debe actualizar antes de crear el ambiente de nuevo. Ingresar, Validar, y Aprobar Lotes (opción 16, 17, y 18): Estas opciones operan igual las de ingresar lotes en el proceso diario. Actualizar (opción 19): Los lotes asentados se actualizan en la base de datos real del banco. Además, los reportes de contabilidad del mes anterior son generados incluyendo los asientos ingresados para este proceso. 27
Revisar el cierre: El departamento de contabilidad o la gerencia debe revisar los estados financieros producidos por el cierre. Si hacen falta asientos adicionales, volver a crear el ambiente, ingresar lotes, y ejecutar la actualización de datos. Si es el fin de semestre, generar el comprobante (opción 20). Esto crea un lote en el ambiente de cierre que lleva a cero las cuentas de ingreso y egreso contra la cuenta de utilidad del ejercicio en curso (una cuenta de capital). Después de crear el lote, se debe actualizar las bases de datos nuevamente. 28
Reproducción del Cierre del Mes Anterior Consideraciones Especiales Bajo este proceso, no se pueden afectar cuentas auxiliares. Para poder reconocer actividad en cuentas de préstamos, cuentas corrientes, etc. tome nota del ejemplo siguiente: Tres días después del cierre de mes, el departamento de crédito le avisa al departamento de contabilidad que el préstamo moroso #123456789 hizo un pago de 300.00 que debe ser considerado pagado al cierre de mes anterior. Al cierre de mes (antes de reproducirlo) el Balance General del banco mostraba los siguientes montos: ACTIVOS 1000 EFECTIVO EN CAJA Y EN BANCOS 1,000 1400 PRESTAMOS 500 TOTAL ACTIVOS 1,500 PASIVOS Y CAPITAL 3000 CAPITAL 1,500 TOTAL PASIVOS Y CAPITAL 1,500 El asiento que se debe ingresar como resultado del ajuste reportado por el departamento de crédito afecta el mayor y las auxiliares. Esa transacción seria: Débito Cuenta 1000-0000-0000 Sub-cuenta NINGUNA tipo: ' ' 300.00 Crédito Cuenta 1400-0000-0000 Sub-cuenta 123456789 tipo: 'LNS' 300.00 Como se mencionó anteriormente, el proceso de reproducir el fin de mes anterior no permita transacciones a sub - cuentas; por lo tanto no se pueda asentar el débito a la cuenta 1400-0000-0000. La manera de ingresar este asiento es utilizando una cuenta del mayor que caiga dentro del mismo rango de cuentas (por ejemplo crear una cuenta #1400-0000-1111 con el tipo de cuenta igual a blancos). 29
En este ejemplo, habría que tomar en consideración tres diferentes transacciones que afectan la base de datos: 1. reconocer una disminución en la cartera de préstamos en el ambiente del mes anterior para efectos de reproducir los estados financieros, 2. mostrar el pago en el préstamo en la base de datos real, y 3. reversar en la base de datos real la transacción que se va a ingresar en el punto #1. 30
REPRODUCCIÓN DEL CIERRE DEL MES ANTERIOR Las siguientes transacciones se ingresaran: Para satisfacer el punto #1 de la página anterior, esta se asentara usando el Proceso de Mes Anterior: Débito Cuenta 1000-0000-0000 Sub - cuenta NINGUNA tipo: ' ' 300.00 Crédito Cuenta 1400-0000-1111 Sub - cuenta NINGUNA tipo: ' ' 300.00 Para satisfacer el punto #2, se utilizara el Proceso Diario para ingresar esta transacción: Débito Cuenta 1000-0000-0000 Sub - cuenta NINGUNA tipo: ' ' 300.00 Crédito Cuenta 1400-0000-0000 Sub - cuenta 123456789 tipo: 'LNS' 300.00 Para satisfacer el último punto, se utilizara el Proceso Diario para ingresar la tercera transacción: Débito Cuenta 1400-0000-1111 Sub-cuenta NINGUNA tipo: ' ' 300.00 Crédito Cuenta 1000-0000-0000 Sub-cuenta NINGUNA tipo: 'LNS' 300.00 Como resultado de la actualización del cierre (la opción #19), el Balance General que se produciría para el mes anterior mostrara los siguientes saldos: ACTIVOS 1000 EFECTIVO EN CAJA Y EN BANCOS 1,300 1400 PRESTAMOS 200 TOTAL ACTIVOS 1,500 PASIVOS Y CAPITAL 3000 CAPITAL 1,500 TOTAL PASIVOS Y CAPITAL 1,500 31
La reproducción del cierre de mes anterior produce los mismos listados que se producen durante el cierre de mes regular. Este considera todas las transacciones que se ingresen dentro de este proceso. No todos los asientos hechos para ajustar los estados financieros requieren el reverso de dicho asiento en la base de datos real. La razón por la cual hubo necesidad de tomar los tres paso es que en este caso, el ajuste requería afectar una sub - cuenta. Para efecto de acumulación de intereses, la segunda transacción se puede ingresar con fecha de valor retroactiva. 32
IMPORTANT POINTS PROCESO DE FIN DE AÑO El Sistema Internacional Bancario provee un proceso para finalizar un período contable (el ejercicio). El proceso cierra (lleva a cero) todas las cuentas contables que forman parte del estado de ganancias y pérdidas. Comparando el proceso de fin de semestre con el de fin de año, se notaran las siguientes diferencias: Al igual que el fin de semestre, este proceso lleva a cero todas las cuentas de ingreso y egreso. La diferencia consiste en que el fin de semestre genera un asiento de débito o crédito que se puede visualizar en consulta, el fin de año solo le pone un valor de cero a los ingresos y egresos, y le suma o le resta el resultado a la cuenta de utilidades no distribuidas / utilidades de ejercicios anteriores. El fin de año crea el ambiente de año anterior (xxxpyfiles) para consulta. También este proceso elimina del ambiente de año en curso (xxxcyfiles) las cuentas de detalle, los contratos y las cartas de crédito que están cerradas al momento de ejecutar el cierre contable. El fin de semestre crea un lote para debitar o acreditar todas las cuentas de ingreso y egreso de manera que estas cuentas cierren con un saldo de cero después que se actualiza la base de datos. Las transacciones generadas en este lote se pueden visualizar cuando se hacen consultas de la cuenta contable. El proceso de fin de año no genera lote. Simplemente, cambia los saldos de las cuentas de ingreso / egreso a cero, y el neto lo muestra en la cuenta de resultado. Miami, Florida USA (305) 374-0606 Page POINTS.doc 1
IMPORTANT POINTS Ejecución del Proceso El fin de año se ejecuta adicionalmente al cierre mensual. Al terminar el fin de mes, se toma la opción #16 en el menú #DAILY. El proceso comienza haciendo un respaldo de la biblioteca xxxpyfiles. En esta cinta se grabara la información tal como aparecía al correr el fin de año anterior. Después pide el respaldo que se hizo al concluir el cierre mensual. El sistema usa este para crear el ambiente de año anterior. Una vez terminada la restauración, el sistema procede con los programas que limpian los saldos y borran las cuentas cerradas del ambiente de año en curso. Solo se generan tres listados durante el fin de año: 1) el DL0360 muestra los contratos que fueron borrado, 2) el DD0440 lista todas las cuentas de detalle, y 3) el LC0590 detalla todas las cartas de crédito que se eliminaron de la base de datos. Al terminar el fin de año, el procedimiento hace otro respaldo para los archivos permanentes del banco. Miami, Florida USA (305) 374-0606 Page POINTS.doc 2