Nombre l documento: Procedimiento para Control Página 1 5 Propósito Establecer los controles necesarios para la intificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo retención y la disposición los registros calidad establecidos en el sistema gestión la calidadl Instituto Tecnológico l Valle l Yaqui. 1. Alcance Este procedimiento aplica a todos los registros generados en el SGC en el Instituto Tecnológico l Valle l Yaqui. 3. Políticas operación 3.1 El control para la intificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo retención y la disposición los registros es responsabilidad l usuario acuerdo a lo establecido en la lista para el control los registros calidad y lo scrito en el apartado 7 cada uno los procedimientos. 3.2 Todos los formatos los procedimientos al momento requisitarse se convierten en registros calidad; los cuales berán ser controlados por cada uno los usuarios y acuerdo a la política anterior. 3.3 Los espacios en los formatos para los registros calidad ben ser requisitados acuerdo a su instructivo o bien cancelados en caso no requerir llenarse. 3.4 En los casos, en que los registros se controlen por folio, y se tenga la necesidad realizar alguna corrección, se be cancelar completamente el registro cruzándolo con la palabra Cancelado, biéndose archivar y conservar en el área correspondiente uso con el fin mantener un control, acuerdo a la normatividad vigente. 3.5 La disposición los registros calidad se sujetará a la normatividad vigente y a la naturaleza los 3.6 Los Formatos para la generación registros calidad serán proporcionados por el Controlador Documentos l Tecnológico vía Internet por medio l Portal l Instituto, a los usuarios correspondientes según se establece en cada procedimiento l SGC. 3.7 Los usuarios los registros calidad son responsables mantener un respaldo impreso o electrónico con el fin que estos sean recuperados, en caso alguna contingencia. 3.8 En el caso que algún usuario requiera hacer un respaldo sus registros en electrónico, berá solicitarlo al CD para que le cree un archivo en PDF únicamente para consulta, siendo ellos mismos los responsables aplicar sus propios controles intificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo retención y disposición éstos. CONTROL DE EMISIÓN ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ LIC. LETICIA VELA PALOMERA Controlador Documentos M.A. RIGOBERTO REYES VALENZUELA. Firma: Firma: Firma: DR. RAFAEL GARCÍA MARTÍNEZ Director 5 Enero 2012 12 Enero 2012 26 Enero 2012 Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado distinto a lo clarado en el portal a excepción l original.
Nombre l documento: Procedimiento para Control Página 2 5 4. Diagrama l procedimiento Controlador Documentos Usuario Inicio Revisa y Autoriza formatos para 1 2 Distribuye formatos en medios electrónicos 3 Aplica controles 4 para la intificación los registros 4 5 Almacena los 5 6 Asegura la protección y recuperación los registros calidad durante su vigencia 6 7 Retiene y dispone los registros calidad Término Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado distinto a lo clarado en el portal a excepción l original.
Nombre l documento: Procedimiento para Control Página 3 5 5. Descripción l procedimiento Secuencia etapas 1. Revisa y Autoriza formatos para 2.Distribuye formatos en medios electrónicos 3. Aplica controles para la intificación los registros 4. Almacena los Actividad 1.1 Recibe propuestas formatos para registros calidad con la justificación para generar un nuevo registro o darlo alta en el SGC. 1.2 Revisa que los formatos o documentos para registros propuestos sean convenientes al SGC. 1.3 Autoriza los formatos o documentos para registros lo que expresa a incorporarlos al SGC. 2.1 Distribuye los formatos para registros calidad a los usuarios con base en lo establecido en el procedimiento para el control los documentos (ver actividad 6 l procedimiento ITVY-CA-PG-001). 2.2 Distribuye los formatos y sus respectivos instructivos llenado por medio l portal Instituto, entrega los formatos en medio electrónico a usuarios que no cuenten con internet, informándoles que berán eliminar tanto los números que hacen referencia al instructivo llenado como el propio instructivo, con el fin que al momento requisitarlo e imprimirlo este se convierte ya en un registro calidad. 2.3 Deberá informar al usuario sobre las condiciones control que berá aplicar a sus registros calidad generados durante la operación su procedimiento. 2.4 Informa a los usuarios que berán llenar todos los campos los formatos con base en lo scrito en cada uno los instructivos y cancelar los campos no utilizados, con el fin que éstos no puedan ser alterados. 2.5 Informa a los usuarios que los registros calidad no ben presentar tachaduras o enmendaduras, por lo que si la información que se registra es incorrecta berá cancelarse dicho registro cruzándolo con la palabra C A N C E L A D O en particular si se maneja por folio. 2.6 Crea archivos PDF registros electrónicos a usuarios que lo soliciten. 2.7 Informa al sobre la utilización FE (formatos electrónicos) 3.1 Aplica los controles a los registroscomo lo establece la lista para el control registros calidad o el apartado 7 l mismo procedimiento. 4.1 Controla la forma almacenamiento los registros,con base en lo establecido en el Manual, anexo 11 ITVY-CA-MC-001 lista maestra para control registros calidad. Responsable Controlador Documentos Usuario Usuario Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado distinto a lo clarado en el portal a excepción l original.
Nombre l documento: Procedimiento para Control Página 4 5 5. Asegura la protección y Recuperación durante su vigencia 6. Retiene y dispone los acuerdo a la normatividad vigente 5.1 La recuperación la evincia registrada es a través la propia intificación, almacenamiento y protección los registros. 5.2 La forma protección los registros, be asegurar que no sean dañados, inpendientemente l medio usado para almacenarlos. 5.3 Genera un respaldo en físico.osi requiere en electrónico lo solicitará al CD, cuando sea conveniente que garantice la recuperación en caso siniestro o contingencia que los ponga en riesgo pérdida, el cual será controlado por los usuarios. 6.1 Retiene los en el lugar uso durante el tiempo establecido en la Lista para Control o finido en el apartado 7 cada procedimiento o en el mismo formato cuando éste no pertenezca a algún procedimiento en particular. 6.2 Los registros calidad con carácter legal berán retenerse en archivos según lo que establece la ley. 6.3 Dispone los registritos una vez que el periodo uso y almacenamiento establecido para cada uno ellos ha finalizado, con el fin porlos recuperar en caso así requerirse. Usuario Usuario 6.Documentos referencia Documentos Manual Procedimiento para el Control Documentos. ITVY-CA-PG-001 7. Tiempo retención Responsable conservarlo Código registro Listas para Control Hasta nueva revisión. Usuarios ITVY-CA-MC-001 8. Glosario Disposición los registros: Acción tomada sobre los una vez concluido el tiempo retención finido (Ej. strucción, archivo histórico, puración archivos). calidad: Documento que se genera a partir requisitar un formato l SGC, con el cual se conserva la evincia que los procesos l mismo se realizan manera estándar conforme a lo establecido en los procedimientos. Tiempo retención: Periodo que se be guardar el registro, antes su disposición. Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado distinto a lo clarado en el portal a excepción l original.
Nombre l documento: Procedimiento para Control Página 5 5 9. Anexos NA 10. Cambios a esta revisión Número revisión Fecha la actualización Descripción l cambio 0 05/01/2012 A partir la Certificación individual se inicia con Revisión 0. Se da una revisión total al procedimiento resultando el siguiente ajuste: Se modifica el código intificación l procedimiento para control registros calidad SNEST-CA-PG-002 por ITVY-CA-PG-002. Se agrega el logo l instituto actualizado. Se actualiza a los responsables l control emisión l presente procedimiento. Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado distinto a lo clarado en el portal a excepción l original.