PROCESO EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO PR-P4-S2-01 AUDITORIAS DE CONTROL
1. OBJETIVO: Realizar un análisis sistemático, objetivo e independiente de los procesos, con la finalidad de implementar una mejora continua y servir de apoyo a la Gerencia en la toma de decisiones. 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del el cumplimiento y aplicación de este procedimiento. 3. ALCANCE: Comprende la programación general de auditoría, para posteriormente realizar la planeación de la misma sobre la base de análisis de riesgos relevantes, la ejecución, la comunicación de resultados y seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora. 4. CONTENIDO 4.1 Auditorias de Control interno 1 Planeación de la auditoría P Elaboración del Auditorías con base en el análisis de los procesos de la entidad. Se incluyen auditoria legales y complementarias. Equipo de Control Auditoria 2 Programa Anual P Analizar y verificar la de Auditoria pertinencia de las auditorias dentro del Programa Anual de acuerdo a las necesidades del Canal. Equipo de Control Auditoria 3 Presentación del programa Presentación del Programa Anual de Auditorías al Comité para su aprobación. Auditoria
4 Plan de auditoria Construcción del programa de auditoria determinando el alcance, objetivo, procedimiento y normograma Técnica de FO-P4-S2-02 Programa anual de auditoria 5 - Selección de la auditoría. - Reunión de apertura Ejecución del - Solicitud de información requerida a los responsables auditorías de los procesos. - Determinación de la muestra de la auditoría. - Diseño de papeles de trabajo. - Diseño de pruebas de auditoría. - Análisis de datos. - Formulación de hallazgos. - Reunión de cierre. Equipo de Control Plan de auditoria 6 Elaboración de pre informe Elaboración del pre informe de auditoría con base en las evidencias y observaciones encontradas dentro de la ejecución. Técnico de Pre informe 7 Revisión y aprobación del pre informe Analizar y verificar la idoneidad del pre informe. Pre informe 8 Socialización del pre informe Socialización del pre informe con las personas incluidas en la auditoría. El pre informe se envía con copia a la Gerencia. Pre informe 9 Respuesta Observaciones El jefe del proceso auditado responde las observaciones con sus respectivas evidencias para lo cual dispondrá de un término de 10 días hábiles, si en este tiempo no se responde se entenderá que son aceptadas. Responsable del proceso auditado Comunicación Interna
Ajustes del 10 Se realizan los ajustes al de acuerdo a las objeciones. Técnico de Informe final 11 Envió con los ajustes - Se envía a los responsables con copia a la Gerencia, para la verificación de los ajustes. Informe final 12 Radicación del Se radica dirigido a la Gerente con copia a los responsables del proceso auditado. Técnica Administrativa Comunicación interna 13 Relación de los hallazgos Relacionar los hallazgos en el. Técnica de 14 Envío del formato Enviar a los responsables el formato, para su debido diligenciamiento. 15 Formulación de El Director o responsable del plan de mejoramiento a ejecutar, debe enviar formato con su acción correctiva, fecha de implementación y responsable al. Director Unidad de Gestión responsable del hallazgo 16 Ejecución del Plan de A El Director o responsable del plan de mejoramiento, procederá a ejecutarlo y cumplir con la acción correctiva. Director Unidad de Gestión 17 Seguimiento de los V Seguimiento a las acciones correctivas implementadas y Técnica Control
medición de la eficacia de la misma. 18 Elaboración de seguimiento a Elaboración del con los resultados obtenidos. Técnica Control Informe final 19 Revisión y V Análisis y verificación de la aprobación del idoneidad del. Posteriormente se radica. Comunicación interna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: NOMBRE DEL DOCUMENTO ETERNO Modelo Estándar de control MECI Ley 87 de 1993 Decreto 1826 de 1994 Decreto 1537 de 2001 Decreto 943 de 2014 Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas Manual DAFP 6. REGISTROS: Código Nombre Responsable Almacenamiento FO-P4-S2-02 Programa Anual de auditorías Técnico de Plan de Auditoria Técnico de de. Tiempo de Retención Archivo de Gestión Disposición Final Almacenar Destruir AC A Físico 2 años SI NA NA Físico 2 años SI NA NA Director unidad de gestión Físico 2 años SI NA NA
7. DEFINICIONES Y TERMINOS Acción Correctiva: Es aquella emprendida para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseada, con el propósito de evitar que vuelva a ocurrir. Auditoría: Proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, constituyéndose en una herramienta de retroalimentación para el sistema de control interno que examina las debilidades y fortalezas del control en la operación de la entidad. MECI: Modelo Estándar de. Auditoria: Es el documento de trabajo detallado que se constituye en la guía para la ejecución de los programas de auditoria interna a desarrollar por la oficina de o quien haga sus veces quien desarrolla las funciones de elaboración, ejecución, evaluación y seguimiento significativos que se realicen durante el ejercicio deberán ser conocidas y aprobadas por el Comité l Sistema de Control. : Es un conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control. El objetivo primordial del Plan de es promover que los procesos internos de las entidades se desarrollen en forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo. Programa de Auditoria: Enunciado lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, la extensión que se les ha de dar y la oportunidad en que se han de aplicar. Dado que los programas de auditoría se preparan anticipadamente en la etapa de planeación, estos pueden ser modificados en la medida en que se ejecute el trabajo, teniendo en cuenta os hechos concretos que se vayan observando. 8. CONTROL DE CAMBIOS: VERSION FECA RAZON DE LA ACTUALIZACION Proviene de la transformación del proceso y se incluyen los 02 14-03-2014 siguientes elementos: Portada, Codificación, Contenido, Registros y Control de Cambios.