1 de 11 DEPRECIACION DE ACTIVOS FIJOS La depreciación se define como la pérdida del valor que experimenta un activo como consecuencia de su uso, del paso del tiempo o por obsolescencia tecnológica. Debido a la depreciación los activos van perdiendo su capacidad de generar ingresos. Para efectos de la deducción especial de que trata el artículo 158-3 del Estatuto Tributario, debe entenderse como activo fijo real productivo aquellos que cumplen con las siguientes condiciones: - Que sean bienes tangibles - Que se hayan adquirido para formar parte del patrimonio - Que participen en forma directa y permanente en la actividad productora de renta - Que sean depreciables o amortizables Tal como se observa se mencionan bienes tangibles, lo que indica que no necesariamente deban corresponder a maquinaria y/o equipos, sino que también puede corresponder a otro tipo de activo, siempre y cuando tenga relación directa y estrecha con los procesos de producción, manufactura, fabricación y comercialización para la obtención del producto o para la prestación del servicio, para lo cual deberá asegurarse de que esta inversión conlleva a la obtención y el desarrollo de su actividad productora de renta. (Artículo 23 de la Ley 383 de 1997). Por lo tanto, la depreciación del activo debe de efectuarse de acuerdo con la técnica contable indicada en el decreto 2649 de 1993, ya que este beneficio tributario es completamente independiente de la depreciación del activo. Este módulo permite la generación y contabilización automática, de la depreciación ya que por la ley 1111 del 2006 ya no se realizan ajustes por inflación. Antes de iniciar el mantenimiento de este archivo debe tener en cuenta lo siguiente: En la opción Archivos/Plan de Cuentas crear todas las cuentas de activos fijos es decir, la cuenta del costo y la depreciación acumulada deben ser TIPO A (MANEJA ACTIVOS FIJOS). La cuenta del gasto depreciación, puede crearse como TIPO N (MANEJA SALDO GLOBAL). rear un comprobante para los ajustes por inflación y otro para las depreciaciones por la opción Archivos/Comprobantes / Maestros. A continuación se describen los pasos para la creación de los activos fijos y las tablas para la generación de la depreciación: 1. TABLA DE AJUSTE: Otros/Asientos Automáticos/Ajustes Integrales/Tabla de Ajuste. Aunque se había mencionado anteriormente en la ley 1111 del 2006, no se realizan ajustes por inflación, se hace necesario realizar la tabla de ajustes para el correcto cálculo de la cuota depreciación. Es suficiente crear una tabla de ajuste genérica, el único requisito que debe cumplirse es que las cuentas existan en el plan de cuentas. Esta pantalla contiene los siguientes campos:
2 de 11 -Tipo: Es un código alfanumérico de 2 caracteres de longitud con que se identifica la tabla que luego relacionaremos en la creación del activo. -Descripción: Nombre de la tabla de Ajustes por inflación, que sería igual al de la cuenta que está ajustando -Cuenta Base Inicial: Se refiere a la primera cuenta va a ajustar, es decir, la cuenta en la cual contabilizó el costo del activo. -Cuenta Base Final: Si esta tabla es para ajustar un activo fijo, debe ser igual a la cuenta inicial ya que si le damos una diferente, el programa realizaría varias veces el cálculo por cada uno de las cuentas que encuentre en el rango, lo cual nos distorsiona el resultado. Para las demás cuentas del balance, pueden utilizarse rangos de cuenta. -Cuenta Base de Ajuste: Ingrese aquí la cuenta 99 donde se contabilizará el valor del ajuste por inflación. -Cuentas Asientos de ajuste: uando se trata de ajustes de activos, coloque en el débito, la cuenta de corrección monetaria correspondiente a la depreciación acumulada y en el crédito, la cuenta de corrección monetaria del activo fijo. De esta manera, el programa ajustará el activo, lo deprecia y ajusta la depreciación, por lo tanto no es necesario crear una tabla para el ajuste de la depreciación acumulada. Ajuste Diferido: Seleccione la opción SI, si la tabla que está creando corresponde a una tabla de diferidos. -Comprobante: Es aquel que fue creado previamente para los ajustes por inflación. -Nit: Este campo puede dejarse en blanco, porque el programa tomará el nit que se indique en el momento de hacer el proceso de ajustes por inflación. -Centro de Costos: Ingrese aquí el centro de costos creado para ajustes por inflación.
3 de 11 1. CODIFICACIÓN: Otros/Asientos Automáticos/Codificaciones. Mediante esta opción, se le indica al programa cómo debe contabilizar la depreciación de los activos, la amortización de los diferidos y las provisiones. Para los activos fijos, en esta codificación sólo se incluyen los registros correspondientes al rédito de la Depreciación (la 1592) y al Débito del Gasto de la Depreciación (la 5160), no incluye asientos de Ajustes Integrales. omo esta opción es común para la codificación de Activos, Diferidos y Provisiones, se recomienda anteponer la letra que identifica el asiento automático, así: Para los activos A. Por ejemplo: A0 Para las Provisiones P. Por ejemplo: P0 Para los diferidos D. Por ejemplo: D0 Esto, con el fin de facilitar la identificación del asiento automático al que corresponden. ADVERTENCIA: Tenga en cuenta que el código debe ser el mismo para mantenimiento del débito y crédito porque de lo contrario los asientos quedarán descuadrados. Los siguientes son los campos que contiene el mantenimiento: -Tipo: Es el código con el que se identifica la codificación. Ej. A0, D0, P0. -Comprobante: Número del omprobante con el cual se desean generar los asientos contables, es decir, el correspondiente a la depreciación. -Cuenta: Es el ódigo de la uenta contable que recibe el movimiento. -Descripción: Es la descripción que debe quedar en el registro generado automáticamente. Ej.Depreciación mensual. -Documento referencia: Este campo no es necesario diligenciarlo, pues el programa en el momento de generar los asientos, coloca el número de identificación de la codificación. -Tipo: El tipo define si el asiento es Débito ó rédito. -Porcentaje: Aquí usted le está indicando al sistema que después de calcular la provisión, la depreciación o la amortización, ese valor total lo va a contabilizar con las características que se le están dando, por lo tanto el porcentaje débito y el crédito no debe ser inferior ni superior al 100%. -Activo: Es el número del Nit que tendrá el registro contable, si la uenta ontable requiere Nit, en el caso de los activos el código de activos. NOTA: Si la cuenta del gasto depreciación maneja centro de costos, deben hacerse tantos registros débito y crédito como porcentajes tenga, hasta completar el 100%.
4 de 11 1. TIPO DE ACTIVOS: Otros/Asientos /Automáticos/Activo/Tipos de Activos. La finalidad de esta opción es agrupar los activos por cada una de las cuentas a las que pertenecen. Por Ej:
5 de 11 2. CREACION DE ACTIVOS: Otros /Asientos Automáticos /Activos / Mantenimiento de Activos. Una vez se han definido las Tablas de Ajustes por inflación para los activos, la codificación para las depreciaciones y los grupos de activos, el paso a seguir es matricular uno a uno los activos. Esta opción consta de dos partes: General y ontable. PESTANA GENERAL: Se ingresa la hoja de vida del activo y tiene los siguientes campos. Código: Es una identificación que se le asigna a cada Activo. La longitud máxima del código es de 11 dígitos y es alfanumérico. omo código puede utilizar: el número de la cuenta a la cual pertenece en el plan de cuentas y anexar dígitos de consecutivo dentro del grupo; o también puede colocar el código del tipo de Activo anexándole consecutivo dentro del tipo. -Nombre: Una descripción del Activo de no más de 30 caracteres. -Tipo: Es el grupo al cual pertenece el Activo. Debe haber sido definido previamente. Utilice <F2> para selección -Referencia: Es un campo con las mismas características del código. uando el activo que se matricula, es un activo principal, este campo es igual al del código. Pero si es una adición o mejora de otro activo, aquí se coloca el código del activo al cual pertenece la adición o mejora. -Estado: Es un campo que le sirve al Sistema, para identificar las condiciones del activo, es decir si es o no depreciable, si se encuentra en periodo improductivo, en tránsito, vendido o si está totalmente depreciado. -Descripción: Usted puede escribir las características principales del activo, tales como área, peso, color y/o especificaciones técnicas. Adquisición Fecha: Fecha en la que se compró el activo. Esta debe digitarse con el formato MM/DD/AAAA. Costo: Valor de compra del activo. uando se está matriculando un Activo que ya ha sido ajustado y depreciado, en este campo se informa el costo histórico del activo y no su saldo. Compra Proveedor: Especifique en este campo el NIT del tercero a quién se le compró el activo, el cual debe haber sido creado previamente en el archivo de Nits. Documento de Compra: Número de la factura de compra del activo. Venta Fecha de Venta: Este campo se activa, sólo cuando el estado del activo es vendido. Aquí debe informarse la fecha en que se vendió el activo. Valor Salvamento: orresponde a un porcentaje del activo, considerado como el valor mínimo después de la vida útil del activo. A partir de la entrada en vigencia de los ajustes por inflación, no es necesario calcular éste valor. Por lo que éste campo es opcional. Precio de Venta: Si el estado del activo es vendido, el precio por el cual se vendió el activo. Vida Útil (Días): Digite aquí los días correspondientes de servicio del activo por depreciar. Tenga en cuenta que el valor a digitar en éste campo debe ser la vida útil que fiscalmente tienen los activos fijos en olombia y por lo tanto el sistema de depreciación que utiliza el programa es el de Línea Recta:
6 de 11 Después de matriculado el activo éste campo no puede ser modificado. Días Transcurridos: Ingrese aquí los cierres anuales transcurridos desde la fecha de adquisición del activo y la fecha de matrícula si el activo se matricula con fecha actual este campo debe de quedar vacío. Al igual que la vida útil días no se puede modificar. Tasa Depreciación: orresponde a la tasa anual de depreciación. Este campo es diligenciado automáticamente por el programa. Identificación del Activo: Utilice estos campos para ampliar las características o información adicional del activo, como: marca, modelo, serie, póliza. Propósito del Activo: Contable: Al seleccionar ésta opción el sistema efectuará las depreciaciones y los ajustes por inflación de los activos. Administrativo: Esta opción se debe seleccionar cuando usted desee tener la historia de sus activos pero estos no van a ser ajustados ni depreciados. PESTANA CONTABLE: El mantenimiento contable requerirá la siguiente información para cada Activo: Cuenta Depreciación: orresponde a la cuenta de depreciación acumulada del activo. Utilice <F2> para selección. Recuerde que debe ser igual a la definida en la codificación, para este grupo de activos. Cuenta Ajuste Activo: orresponde a la cuenta de Ajuste por inflación del Activo. Utilice <F2> para selección. Recuerde debe ser la misma cuenta que se asignó en la tabla de ajustes, como cuenta base de ajuste. Cuenta Ajuste Depreciación: orresponde a la cuenta de Ajuste por inflación de la Depreciación. Utilice <F2> para selección.
7 de 11 Estas cuentas son las que complementan los asientos débito y crédito de la tabla de Ajustes por Inflación. Tipo de Codificación: Utilice <F2> para obtener una lista de los tipos de codificación matriculados en el paso 2. Tipo de Ajuste: Este es un campo que sirve para identificar el tipo de ajuste integral definido para este activo. Utilice <F2> para obtener una lista de las tablas de Ajuste definidas. Centro de Costos: Indique aquí el centro de costos al que está asignado el activo. Este campo no es obligatorio. Valor Libros Año Anterior: Valor al cual se declaró fiscalmente el activo el año inmediatamente anterior. Este campo es informativo. Recuerde este campo es modificado por el Sistema una vez se cierre el año. Por Depreciar: Valor en libros del activo, a la fecha de creación; este es un campo que el Sistema actualiza automáticamente. Último Periodo Generado: En que se generaron las depreciaciones y ajustes por inflación para los activos, campo actualizado por el sistema. Valores iniciales: uando se trata de activos que se venían ajustando y depreciando por fuera del programa, debe ingresar los valores que traen acumulados a la fecha por: Depreciación Acumulada: Valor de la depreciación acumulada desde la creación del activo a la fecha. Ajuste Activo Acumulado: Valor correspondiente al ajuste del activo acumulado hasta la fecha. Ajuste Depreciación Acumulado: Valor acumulado del Ajuste de la depreciación hasta la fecha. Los siguientes campos son actualizados automáticamente por el sistema, y son el resultado de la suma de saldos iniciales más la generación del activo mensual, a continuación breve explicación de su contenido: Valor Año Anterior Depreciación: Valor de la depreciación acumulada a diciembre 31 del año inmediatamente anterior. Valor Año Anterior Ajuste Activo: Valor correspondiente al ajuste del activo a diciembre 31 del año anterior. Valor Año Anterior Ajuste Depreciación: Valor del Ajuste de la depreciación a diciembre 31 del año anterior. Valor Año Actual Depreciación: Valor de la depreciación acumulada al último día del mes inmediatamente anterior. Valor Año Actual Ajuste Activo: Valor correspondiente al ajuste del activo del presente año. Valor Año Actual Ajuste Depreciación: Valor del ajuste de la depreciación del presente año. Valor Mes Depreciación: Valor de la depreciación del mes. Este campo es mantenido por el Sistema al momento de realizar la generación de la depreciación mensual, y varía de acuerdo al cálculo que realice el Sistema mes a mes. Valor Mes Ajuste Activo: Valor mensual del Ajuste por Inflación del Activo.
8 de 11 1. GENERACION: Otros/Asientos Automáticos/Activos/Generación de asientos de Activos Una vez hechos todos los mantenimientos se procede a generar los asientos de activos para ello, el sistema le mostrará una ventana solicitándole la siguiente información: Tipo de generación: Aquí usted le indicará al sistema si desea generar los asientos en forma detallada o resumida por cada tipo de activo. Tipo de documento: Elija un documento cuando desee que todos los asientos estén bajo el mismo documento (nota contable), o un documento por tipo cuando desee que para cada tipo de activo se genere un documento diferente. Número de documento: Ingrese aquí el número de documento bajo el cual se generarán los asientos o el inicial si la opción que eligió es un documento por tipo. Nota: El proceso de generación puede realizarse las veces que sea necesario, pues el sistema automáticamente borrará los existentes y los reemplazará por el nuevo movimiento.
9 de 11 1. MOVIMIENTO GENERADO: Otros/Asientos Automáticos/Activos/Movimiento generado de Activos Una vez realizada la generación de los asientos por esta ruta se puede observar el movimiento generado de estos. ALGUNAS CAUSAS PORQUE SE RECHAZAN LOS ACTIVOS uando se está haciendo el proceso de generación de los asientos y sale este mensaje, se genera un reporte de activos rechazados el cual hace referencia a lo siguiente:
10 de 11 Se debe de revisar el mantenimiento de los activos en la pestaña ontable
11 de 11 2. En el mantenimiento de activos, en la pestaña general verificar que el estado del activo este Depreciable y que en el campo de vida Útil (Días) no esté en 0 o blanco ya que no generaría depreciación.