COMISIÓN REVISORA DE CUENTAS. PERIODO LEGISLATIVO 2014-2018. 363" LEGISLATURA SESIÓN 31a. ORDINARIA CELEBRADA EN MIÉRCOLES 5 DE OCTUBRE DE 2016, DE 12:06 A 12:40 HORAS. SUMA. Pronunciarse sobre el informe de seguimiento a la auditoría efectuada por la Unidad de Auditoría Interna recaído en la administración de las cuentas corrientes bancarias de la Cámara de Diputados. ASISTENCIA. Presidió el Diputado señor Ortiz, don José Miguel. Asistieron los integrantes señora Hernando, doña Marcela y señores García, don Rene Manuel y Ortiz, don José Miguel. Concurrieron los señores Patricio Leiva, Director de Finanzas y Jaime Osorio, Coordinador de la Unidad de Auditoría Interna. Actuó como cretario de la Comisión el abogado señor John Smok Kazazian, y como abogado adjunto el señor Osear González Vega. ******* ACTAS. -El acta de la sesión vigésima novenas quedó aprobada.
diputados. -El acta de la sesión trigésima fue puesta a disposición de los señores CUENTA recibieron los siguientes documentos: 1.- Informe N 12-2006 de la Unidad de Auditoría Interna relativo al seguimiento efectuado a las recomendaciones de la auditoria a las cuentas corrientes bancarias de la Cámara de Diputados. 2.- Oficio de la Comisión de Régimen Interno y Administración por el que informa que se ha autorizado el cretario General adoptar las medidas pertinentes para que la Contraloría General de la República capacite a los funcionarios que se desempeñan en la Unidad de Auditoría Interna de la Corporación. Asimismo, respecto del convenio existente con dicha institución, acordó por el momento no innovar en la materia. 3.- Informe del Director de Finanzas (S) sobre los aporte entregados por la Cámara de Diputados a las asociaciones o agrupaciones internas. ******* ORDEN DEL DÍA. Entrando en el Orden del Día, correspondió pronunciarse sobre el informe de seguimiento a la auditoría efectuada por la Unidad de Auditoría Interna recaído en la administración de las cuentas corrientes bancarias de la Cámara de Diputados, cuyo texto es el siguiente:
INFORME N 12-2016. RELATIVO AL SEGUIMIENTO EFECTUADO A LA AUDITORÍA A LAS CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS DE LA CÁMARA DE DIPUTADOS, DE ACUERDO A INFORME FINAL DE AUDITORÍA N 7 DEL 20 DE ABRIL DE 2016. Valparaíso, 31 de agosto de 2016. OBJETIVO De acuerdo a lo establecido en el Plan de Auditoría Anual de la Corporación, se efectuó un seguimiento con la finalidad de verificar la efectividad de las medidas adoptadas para subsanar las observaciones contenidas en el Informe Final N 7 del 20 de abril de 2016, de la auditoría a las cuentas corrientes bancarias de ta Corporación. El proceso de seguimiento consideró el mencionado informe final y los antecedentes aportados por ia Dirección de Finanzas a esta auditoría de seguimiento. Esta información recibida fue verificada y analizada a fin de estimar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, obteniéndose los siguientes resultados: 1. Observaciones que se subsanan (11). Corresponde a aquellas presentadas en el recuadro N 1 y sobre las cuales la unidad responsable efectuó acciones tendientes a subsanarlas y que esta auditoría de seguimiento determinó eran adecuadas. 2. Observaciones que se mantienen (7). Corresponde a aquellas presentadas en el N 2 y sobre las cuales la unidad responsable no realizó acciones tendientes a subsanarlas o sólo se efectuaron soluciones parciales y por lo tanto esta auditoría de seguimiento determinó se deben mantener.
1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN. Ote. DETALLE OBSERVACIONES DEL INFORME FINAL COMENTARIOS DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS NÁLISIS Y VERIFICACIONES AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO ONCLUSIONES verifica la existencia de formularios de cheques que Esto corresponde a una situación puntual en que por error se enviaron e verifica el cierre del stock de.2 permiten la emisión de cheques no nominativos. cheques desde la imprenta del Banco sin cerrarlos. Por ahora se han cerrado todos los cheques manualmente. formularios de cheques en blanco. tenidos a la vista, se da observa establecieron que no existe una adecuada separación de funciones separadas, se acompaña documento. e tuvo a la vista documento firmado funciones en la gestión de las cuentas por don Patricio Leiva, Director de tenidos a la vista, se da corrientes, dado que la misma persona que gira Finanzas (S), en donde se instruye cheques a su vez realiza las conciliaciones de la separación de funciones respecto.3 la misma cuenta. exceptúa las cuentas N 9013881 y N 901955-3 (remuneraciones - del personal que debe operar la cuenta corriente y quien debe habilitación) en las que un funcionario distinto a conciliar. quien confecciona los cheques de estas cuentas realiza las conciliaciones bancarías.
verifica Existe supervisión que las conciliaciones canearías no son física y electrónica de la gestión de cada una de las e recopilan las conciliaciones supervisadas por un funcionario de rango cuentas corrientes. Sin embargo, se ha agregado a bancarias del mes de mayo 2016, y tenidos a la vista, se da superior de la Dirección de Finanzas, además cada documento y reporte, la firma y timbre del se verifica que se supervisan no se identifica quien las prepara. operador y del supervisor. adecuadamente las conciliaciones bancarias. observa implemento un S que las cartelas bancarias electrónicas son validador de solicitudes, se encuentra en el e verifica que está en on las verificaciones modificadas por la misma persona que efectúa Escritorio Virtual. acompaña una imagen del funcionamiento la aplicación efectuadas, se da por la conciliación, sin autorización de un escritorio señalada. subsanada la supervisor. verifica implementarán que los errores en las cartelas bancarias sólo los avisos al banco. e tuvo a la vista correo electrónico son informados al banco cuando se trata de los de don Patricio Leiva, Director de tenidos a la vista, se da montos, obviando otro tipo de errores. Finanzas (S), que instruye se debe informar al banco todos los errores detectados en las cariólas bancarias. verifica Implementado. que no se realizan arqueos periódicos de los e verifica que se implementaron arqueos periódicos. recopila tenidos a la vista se da
cheques en blanco en custodia de las arqueos tomados para proceso diferentes unidades. mayo de 2016. observa Están todos los que no todos los cheques en blanco de las cheques en lugares seguros con llave. Alguno por e verifica custodia de cheques en on las verificaciones cuentas corrientes 9019049 (gasto su volumen no caen en las cajas fuertes por lo que muebles con llaves. efectuadas se da por.9 operacional), 9019545 (asesorías externas) y 9013865 (cuenta principal) son resguardados se encuentran en otros estantes, pero debidamente asegurados con llaves. subsanada la en una caja de seguridad. verificó Rehacer las que las conciliaciones correspondientes a las conciliaciones con errores, aplicar el formato vigente e tuvo a la vista las conciliaciones de cuentas corrientes N 9019049 (gasto y utilizado en las otras cuentas corrientes de la julio a diciembre de 2015, de las tenidos a la vista se da operacional) y N 9019545 (asesorías extemas) Corporación. cuentas corrientes N 9019049 y N presentan errores en su preparación, en el 9019545, en que se verifica que inicio se consideró el saldo de la cartola del mes fueron corregidas..1 anterior y el saldo del libro banco del mes anterior, en circunstancias que debió considerarse el saldo de la cartola del mes anterior, los giros concillados y los depósitos del mes, esto hace que matemáticamente no se pueda llegar al saldo correcto de conciliación. También se observa que en las conciliaciones (parte final) figuran una serie de cheques
caducados que no guardan relación con la conciliación de ese periodo, lo que se repite mes a mes. observa Corregido. que en las cuentas corrientes N 9019049 e tuvo a la vista libro banco mayo y (gasto operacional) y N 9019545 (asesorías junio 2016, confeccionados por tenidos a la vista se da.2 externas), el libro banco no se encuentra totalizado, tanto los cargos como los abonos. sistema y debidamente totalizados. Existen Corregido. cheques girados y no cobrados dentro de los e recopilan las conciliaciones plazos legales que no fueron reversados bancarias del mes de mayo 2016. tenidos a la vista se da.3 oportunamente en las cuentas correspondientes, excediendo el plazo de 90 verifica que no existen cheques con antigüedad superior a tres dfas establecido para ello. meses desde su emisión. observa implementa el que los cheques caducados no son registro. e tuvo a la vista correo electrónico.4 contabilizados en la cuenta corriente principal. de don Patricio Leiva, Director de Finanzas (S), que instruye que los tenidos a la vista se da cheques por cobrar no deben cumplir 3 meses de antigüedad, s>!^ \*^
antes de ese plazo se deben informar a la sección Contabilidad. 2. OBSERVACIONES QUE SE MANTIENEN. Ote. DETALLE OBSERVACIONES DEL INFORME FINAL DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS COMENTARIOS NÁLISIS Y VERIFICACIONES AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO ONCLUSIONES permite la emisión de cheques a nombre de un tercero La Comisión Revisora de Cuentas ofició al señor secretario e mantiene la.1 distinto del beneficiario. respecto de este tema, estamos a la espera de una resolución. verificó El programa.7 que en las cuentas corrientes N 9019049 (gasto operacional) y N 9019545 (asesorías asociado a esas cuentas está en proceso de pruebas, se espera durante el mes de mayo ya tener un e recopila conciliaciones bancarias del mes de mayo 2016. e mantiene la
externas) las conciliaciones bancarias y el libro sistema de conciliación automático. Sin embargo, no evidencian avances, banco se preparan en forma manual. se deja de realizar la conciliación aunque sea e verifica que se automatizó los pero no está manualmente. procesos de conciliaciones y libro banco. Queda pendiente el formato de pie de firma en las subsanada completamente esta conciliaciones bancarias. verifica Implementado. que las llaves de las cajas de seguridad y otros e tuvo a la vista correo electrónico e mantiene la muebles que contienen cheques, permanecen de don Patricio Leiva, Director de No se guardadas en los escritorios de las distintas Finanzas (S), que indica que para verifica la existencia de.10 unidades. También no hay constancia de un registro que de cuenta de los ejemplares de el resguardo de las llaves de las cajas de seguridad se deben un registro que de cuenta de los cada llave existente y en poder de quienes se solicitar y entregar al final de cada ejemplares de cada encuentran. jornada de trabajo. lleva y en poder de quien se encuentran. advierte que no existe un procedimiento formalizado Tarea a realizar por la Administración de la Corporación. e mantiene la.11 para el manejo y control de las cuentas corrientes. advierten Tarea a realizar por.12 que no están formalizadas las descripciones cargos del personal asociado a la gestión de las la Administración de la Corporación. e mantiene la cuentas corrientes.
observa que los cheques caducados cuando son realiza de acuerdo con el diseño del programa. está N o se verifica que esté e mantiene la reversados en el libro banco de la cuenta estudiando la posibilidad de modificar el programa implementada la modificación en 9013865 (cuenta principal), se ingresan con informático. los sistemas informáticos. valor negativo. verificó está trabajando que en las cuentas corrientes N 9019049 en las cuentas señaladas. e recopila cuadraturas de saldos e mantiene la {gasto operacional) y N 9019545 (asesorías mensuales para las cuentas No hay externas), no cuentan con las cuadraturas de corrientes N 9019049 (gasto evidencia de que se fondos ni los respectivos análisis de saldos, y la operacional), N 9019545 efectúen análisis de cuenta N 9013873 (personal de apoyo) no (asesorías extemas). La cuenta N saldos. Las tiene los análisis de saldos; que den cuenta de 9013873, solo tiene cuadratura cuadraturas de la que se recibieron todos los fondos trimestral. cuenta N 9013873 correspondientes y que se hicieron todos los deben ser mensuales. pagos íntegra y correctamente. & ^A - r^w
CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, se concluye que las gestiones realizadas por la Dirección de Finanzas de ta Corporación, permitió subsanar las observaciones contenidas en el recuadro N 1. Respecto de tas observaciones informadas en el recuadro N 2, se mantienen considerando que en algunos casos no se han realizado las acciones necesarias para su corrección, o sólo se presentan en algunos casos soluciones parciales que no permiten dar por superadas estas situaciones, las que deben ser atendidas por la unidad respectiva. En cuanto a las observaciones que se mantienen, éstas son materia de una futura auditoría de seguimiento que se planificará e informará oportunamente su realización.". El señor cretario dio lectura a las observaciones subsanadas. Luego de un breve debate, la Comisión acordó fijas un plazo de 60 días a fin de subsanar las observaciones, oficiando para tal efecto al Director de Finanzas y al Jefe del Departamento de Informática. El debate suscitado en esta sesión queda archivado en un registro de audio a disposición de los señores diputados, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 256 del Reglamento de la Cámara de Diputados. - levantó la sesión a las 12:40 horas. JOSÉ MIGUEL ORTIZ NOVOA Presidente de la Comisión. JOHN SMOK KAZAZIAN Abogado cretario de la Comisión.