! Guía para modernizar tus incentivos Transforma tu programa de incentivos Reduce el tiempo administrativo Obtén información y datos en tiempo real Cambia las pautas de comportamiento de forma más efectiva Inicia programas en semanas, no en meses Aumenta la flexibilidad!1
Tabla de contenidos Introducción Primeros pasos: Automatizar informes Generar informes automatizados Crear rankings de participantes en tiempo real. Gamificación y rankings Iniciar nuevos programas de forma rápida con plantillas personalizables Aceleradores Impulsar el compromiso de los comportamientos que importan Medir la eficacia del programa de incentivos. Optimizar los programas motivacionales Desafíos comunes. Transición a una nueva plataforma. Integración de fuentes de datos heredadas, globales o sin conexión. Organizar empleados de terceros y canales de distribución. Sobre ThinkSmart!2
Introducción Los programas de incentivos son una parte esencial de cualquier programa de motivación para tus empleados y en especial, equipos de venta. Los beneficios de recompensar y mejorar las pautas de comportamiento han sido documentados durante muchos años. Sin embargo, si estás leyendo esta guía, probablemente seas el o la responsable de implementar un programa de incentivos en tu empresa, así que no te sorprenderá el desafío logístico que supone. En el fondo de cada programa de motivación hay una premisa muy simple: Si la gente hace X, obtendrán una recompensa o reconocimiento Y Pero hacer que ocurra no es tan sencillo En primer lugar, X se debe definir y comunicar. Después, el logro X debe medirse y cuantificarse. Y finalmente, los premios y el reconocimiento se deben obtener, distribuir y celebrar. El proceso para realizar esto con métodos tradicionales puede requerir muchas horas: hojas de cálculo, rankings manuales, etc Desde una perspectiva de negocio el tiempo para realizar todo este trabajo manual (especialmente para equipos internacionales) se ve ralentizado por la espera entre la acción y la recompensa. Lo ideal también sería que midieras y optimizaras el impacto en las pautas de comportamiento de tus empleados. Cambiar el comportamiento es el objetivo de un programa, pero medir el cambio con los sistemas tradicionales es algo casi imposible. Es probable que, cuando se lanzó tu programa de incentivos se hiciera de la mejor forma posible con las herramientas que tenías a tu alcance. Sin embargo, los avances de la tecnología ya permiten una mejor forma de llevar a cabo tus programas motivacionales.!3
! El propósito de este libro electrónico es guiarte paso a paso a través del proceso de transformar tu programa de incentivos aprovechando los recientes avances para: Reducir el trabajo manual. Obtener datos en tiempo real. Mejorar el impacto en el comportamiento. Lanzar programas de forma ágil. Aumentar la flexibilidad de los incentivos y reducir los costos. Primeros pasos: Automatizar los informes Es probable que tus programa de incentivos se lanzaran antes de que tu empresa se uniera a la revolución informática en la nube y sigáis utilizando hojas de cálculo, copiar, pegar y mucho trabajo administrativo. Eliminar este trabajo soporífero es el primer paso para transformar tu programa de incentivos. La clave para automatizar los informes es agrupar tus diferentes fuentes de datos en una sola base de datos.!4
Lo ideal para la base de datos sería que: Ya haya sido utilizada por tu empresa con otros fines como ventas, contabilidad, operaciones, etc. Esté vinculada con tu base de datos de recursos humanos o canales de distribución para que puedas realizar un seguimiento automático de los participantes cuando entren o se vayan de la empresa. Sea una plataforma relativamente abierta y estandarizada con unas APIs de fácil acceso. Para un número creciente de empresas, es probable que la base de datos primaria sea Salesforce.com o un CRM en la nube similar. Salesforce y otros CRM, en mayor o menor medida, poseen una serie de ventajas: Por lo general, ya tienen tasas de utilización relativamente altas, especialmente entre el personal de ventas, soporte y marketing, por lo que no estarás introduciendo una aplicación nueva. El aumento del uso de CRM es, en sí mismo, una meta para muchas empresas. Por lo general, los CRM ya registran muchos de los comportamientos que tratas de influir, como las ventas y la eficiencia de la atención al cliente. Son plataformas abiertas que pueden aceptar datos de nuevas fuentes y admiten nuevas aplicaciones como tu programa de incentivos. Al ser herramientas estándar, es probable que los nuevos participantes estén ya familiarizados con ellas.!5
Una vez que hayas elegido una única base de datos, trabaja con tu equipo informático o proveedor de incentivos para importar los datos necesarios. Si has elegido un sistema CRM como Salesforce como tu repositorio de datos, es probable que este tipo de trabajo de integración ya esté hecho. Un proveedor motivacional especializado en la plataforma que hayas elegido debería ser capaz de ayudar a tu equipo a acelerar el proceso.! Generar informes automatizados Una vez que los datos se encuentren en un único lugar, generar informes automatizados es relativamente sencillo dependiendo de la plataforma escogida. Hay dos opciones básicas en cuanto a informes: 1. Informes personalizados: Su principal ventaja es que es relativamente fácil de generar para un principiante. Pero su desventaja es que no es muy flexible, ya que necesitas generar un nuevo informe cada vez que realices un cambio o introduzcas un programa nuevo. 2. Utiliza un marco de informes que permita la creación de informes de forma rápida y flexible. Puede ser más difícil de manejar, pero debería venir prediseñado en cualquier plataforma moderna de informes motivacionales. Los programas motivacionales no son solo para mejorar las ventas Incentiva el cambio de comportamiento en toda la empresa. Ahora que has establecido un sistema flexible con el que puedes iniciar programas de manera fácil, amplíalo para influir y recompensar hábitos positivos y el comportamiento en toda tu empresa. Atención al cliente Seguridad Uso del CRM Mejora de datos de Salesforce.com!6
Crear rankings de participantes en tiempo real Los paneles de participantes en tiempo real tienen una importancia crucial en promover la eficacia de tu programa de incentivos. En pocas palabras, cuanto antes puedas premiar la acción que deseas promover, mejor. La gente mejora con la gratificación instantánea, la competición y el reconocimiento entre compañeros... y todo ello se promueve con acciones en tiempo real. Gamificación y rankings La gamificación ha sido una moda de la industria por una buena razón: funciona. La gente realmente trabaja más a cambio de insignias, estatus, etc. El mismo concepto es válido para los rankings, pero con una particularidad, en ellos la motivación principal es la de competir con los compañeros. Los rankings suelen ser extremadamente populares entre los mejores vendedores.!7
Iniciar nuevos programas de forma rápida con plantillas personalizables Uno de los objetivos clave de un programa motivacional moderno es reducir drásticamente el tiempo que se tarda en lanzar nuevos programas. La mejor forma de hacerlo es crear plantillas flexibles. Trabaja con tu equipo o proveedor para configurar plantillas personalizables que te permitan:! Elegir un objetivo motivacional como ventas, bienestar, cumplimiento, seguridad, etc. Añadir reglas de incentivos personalizadas, fechas del programa y posibles incentivos. Crear anuncios del programa, rankings y paneles en tiempo real visualmente atractivos sin la ayuda del servicio informático o de tu equipo de diseño. Iniciar tu programa eligiendo de una lista prediseñada de tipos de participantes (todos los empleados, ventas, atención al cliente, etc) y pulsando un solo botón. Una manera rápida de saber si tu programa es tan fácil como debería, sería preguntarte cómo reaccionarías si tu jefe te pidiera mañana realizar un programa motivacional personalizado de un día. Si tu respuesta es diferente a no hay problema entonces necesitarás un sistema más eficaz. Aceleradores Prueba con programas de incentivos a corto plazo para enfatizar un comportamiento específico que sea especialmente importante o con el que tu empresa tenga problemas. Por ejemplo, inicia un concurso especial de ventas para familiarizar a tu equipo de ventas con un producto específico. O crea un programa motivacional especial de una semana con una única recompensa para disminuir un mal hábito que haya comenzado a tener el equipo de atención al cliente.!8
Cómo medir la efectividad del programa de incentivos. Empieza a medir el rendimiento de tus participantes antes de iniciar tu programa lanzando un programa oculto. Efectivamente, iniciarás tu programa pero no se lo dirás a nadie. Una vez finalizado el programa oculto, anuncia y lanza oficialmente en abierto. Compara los dos programas. Cuánto han cambiado las pautas de comportamiento? Para el ROI, calcula cuánto vale el cambio de comportamiento medido frente al costo del programa de incentivos. Impulsar el compromiso de los comportamientos que importan Cuando estás atrapado en la pesadilla de la logística que supone un programa de incentivos tradicional, es fácil olvidar el verdadero propósito detrás de todo. La finalidad de un programa de incentivos NO es la de repartir cosas. La finalidad de un programa de incentivos es la de CAMBIAR LAS PAUTAS DE COMPORTAMIENTO. Si la finalidad de tu programa de incentivos es la de cambiar el comportamiento, algunos programas son mejores que otros. Pero cómo se mide eso? Medir la eficacia del programa de incentivos Pocos administradores de programas pueden realmente cuantificar el impacto de tus programas motivacionales. Resulta un problema a la hora de intentar obtener la aprobación para extender los programas existentes o para defenderlos cuando el presupuesto de la empresa se ve reducido. En sistemas heredados, este es un problema casi imposible de resolver. Sin embargo, con la transparencia e informes disponibles para los administradores en un sistema moderno, el cálculo del ROI se vuelve bastante simple.!9
Algunas de las mejores cosas de la vida son gratuitas, baratas o intangibles Un programa motivacional no se crea para repartir premios, sino para cambiar pautas de comportamiento. Puntos de reconocimiento / Rankings / Premios. Un poco de reconocimiento puede significar mucho. Especialmente cuando ese reconocimiento y elogio vienen de los dirigentes de la empresa. El maillot amarillo. Si funciona para el Tour de Francia, también podría funcionar para tu equipo. Recompensa al líder diario con el derecho exclusivo de llevar una prenda especial camiseta, sombrero, corbata, etc.. Almuerzo con el jefe. Ya sea con el CEO o el jefe de departamento, a todo el mundo le encanta pasar un rato personal con su jefe. Haz que trabajen para lograrlo! Aparcamiento reservado. Tienes un gran aparcamiento que se llena temprano? Quizás valorarían un lugar agradable reservado al lado de la puerta principal. Ropa de edición limitada. Seguro que todos tienen una camiseta con el logo, pero quizás quieran alguna que sea exclusiva. Días de vacaciones / Pase para entrar tarde o salir antes. Cuánto se esforzarían Susi o Dan por un poco más de tiempo de vacaciones o por ver la obra escolar de sus hijos? Recompensa de equipo. Permite que el ganador haga de anfitrión en el lugar de almuerzo más cercano bar o restaurante o que su equipo disfrute de un desayuno en la oficina, todo pagado por la empresa.!10
Optimizar los programas motivacionales Ahora que ya tienes una medida cuantificable de la eficacia del programa, no pares! Es hora de optimizarlo. Haz cambios y lanza variantes del programa. Ofrece nuevos premios. Asegúrate de tener siempre un antes y un después al probar nuevas variantes del programa para saber si modificas las pautas de comportamiento en la dirección correcta.!11
Desafíos comunes La transición a un nuevo programa de incentivos no está exenta de desafíos. Estos son algunos de los problemas comunes que puedes encontrar al cambiar a un nuevo programa de incentivos: Guau! Esto parece mucho trabajo. La conversión de un sistema heredado a un programa moderno de incentivos no es fácil, pero con el socio adecuado la experiencia no tiene que ser dolorosa o excepcionalmente larga. En ThinkSmart, nuestro tiempo medio de conversión para un sistema heredado es de solo 2 a 6 semanas y hacemos la mayor parte del trabajo pesado. Para las empresas que ya han centralizado sus fuentes de datos, este tiempo puede disminuir en un día o dos. Los incentivos en términos de ahorro de tiempo, aumento de la eficacia del programa, y mayor flexibilidad proporcionarán un beneficio rápido en la inversión que realices para transformar tu programa de incentivos en una máquina motivacional moderna. Transición a una nueva plataforma. Al pasar a una nueva plataforma, no intentes cambiarlo todo a la vez. Empieza con un programa pequeño y con un número limitado de participantes. Una vez que hayas solucionado todos los posibles problemas de la nueva plataforma con el programa de prueba, transfiere todo al nuevo sistema.!12
! Integración de fuentes de datos heredadas, globales o sin conexión. Vivimos en un mundo globalizado y complejo, y es probable que tu programa de incentivos refleje algunas de esas complejidades. No permitas que los retos de incluir datos de participantes de diferentes fuentes te detengan. El proveedor de incentivos adecuado debe ser capaz de trabajar mano a mano con tu equipo informático para desarrollar las API o procesos casi en tiempo real que puedan requerir datos. Ten en cuenta que la elección de una base de datos abierta o estándar de la industria facilitará el proceso. Organizar empleados de terceros y canales de distribución. Si los empleados de los canales de distribución o de terceros son un punto importante para tus esfuerzos motivacionales, asegúrate de asociarte con una empresa de incentivos que entienda a la perfección este ámbito.!13
Sobre ThinkSmart ThinkSmart nace en 1998 con el objetivo de crear un sistema que permita mejorar el rendimiento de todos los colectivos implicados en el proceso de venta: productor, fuerza de ventas, canal de distribución y cliente final. Actualmente la compañía está reconocida como unos de los líderes mundiales en desarrollo de tecnología para mejorar el Sales Performance mediante programas de Motivación, Reporting y Loyalty. Con una dilatada experiencia de más de 18 años en el tratamiento y organización inteligente de la información comercial, gestiona los proyectos estratégicos de más de 70 empresas Fortune 500/Ibex 35 en más de 20 países. Los clientes han utilizado ThinkSmart para reducir su bucle de retroalimentación motivacional de 48 días a 48 horas, además de para disminuir el tiempo administrativo en un 93 %. La plataforma ThinkSmart incluye: Informes automatizados Paneles de control con datos en tiempo real Gamificación y rankings instantáneos Galerías de plantillas de incentivos, ejemplos de reglas, plantillas de notificación prediseñadas y páginas web. Todo esto permite iniciar nuevos programas en minutos. Herramientas integradas de medición y optimización Sistema integrado y personalizable de canjeo de incentivos sin aumento de precios!14
Para más información sobre ThinkSmart, una demostración en línea o prueba de concepto, ponte en contacto con nosotros en el +1 (855) 373-5374. Estas organizaciones confían en ThinkSmart para llevar a cabo sus programas motivacionales:!15