DATOS ÚTILES SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD En esta primera sección el dato útil corresponde a las instrucciones para completar un parte de no conformidad.
PARTE DE NO CONFORMIDAD Nº: Clasificación Es importante recordar que esta sección del parte sólo debe ser completada por quien detecta el hallazgo, o por el Dueño del Procedimiento de Acciones Correctivas y No conformidad Preventivas Real 1.- Auditoría Interna/Externa 2.- Queja de Cliente En adelante debe ser llenado por Dueño del Proceso o Jefe de Área respectiva, quién se hará responsable en adelante del documento
En esta Página: sección Página se10 debe 1 indicar Fecha: de dónde 22.04.09 proviene el hallazgo, según los números mencionados en la parte indicada con la flecha. PARTE DE NO CONFORMIDAD Nº: 1.- Auditoría Interna/Externa 2.- Queja de Cliente No conformidad Real Clasificación En adelante debe ser llenado por Dueño del Proceso o Jefe de Área respectiva, quién se hará responsable en adelante del documento
Indicar año en que se detectó el hallazgo. PARTE DE NO CONFORMIDAD Nº: 1.- Auditoría Interna/Externa 2.- Queja de Cliente No conformidad Real Clasificación En adelante debe ser llenado por Dueño del Proceso o Jefe de Área respectiva, quién se hará responsable en adelante del documento
Indicar mes en que se detectó el hallazgo. PARTE DE NO CONFORMIDAD Nº: 1.- Auditoría Interna/Externa 2.- Queja de Cliente No conformidad Real Clasificación En adelante debe ser llenado por Dueño del Proceso o Jefe de Área respectiva, quién se hará responsable en adelante del documento
PARTE DE NO CONFORMIDAD Nº: Indicar N de hallazgo según Informe de Auditoría, 1.- Interna/Externa y según corresponda en la Matriz 2.- Queja de Cliente seguimiento. No conformidad Real Clasificación En adelante debe ser llenado por Dueño del Proceso o Jefe de Área respectiva, quién se hará responsable en adelante del documento
Indicar área donde se detecta el hallazgo, independiente la acción a seguir para subsanarlo, PARTE corresponda DE NO CONFORMIDAD a otra área o sistema. Nº: 1.- Auditoría Interna/Externa 2.- Queja de Cliente No conformidad Real Clasificación En adelante debe ser llenado por Dueño del Proceso o Jefe de Área respectiva, quién se hará responsable en adelante del documento
Fecha en qué se descubre el hallazgo, no confundir con la fechanº: de PARTE DE NO CONFORMIDAD implementación de la acción correctiva, o la fecha en que se completa el parte. 1.- Auditoría Interna/Externa 2.- Queja de Cliente Nombre de quien detecta elclasificación hallazgo, no confundir con el responsable del área No conformidad Real fue Indicar que tipo de hallazgo fue descubierto, según lo señalado por el Auditor, y debe tener relación con lo indicado en el Informe de Auditoría. Marcar con una X donde detectado el hallazgo. En adelante debe ser llenado por Dueño del Proceso o Jefe de Área respectiva, quién se hará responsable en adelante del documento
PARTE DE NO CONFORMIDAD Nº: 1.- Auditoría Interna/Externa 2.- Queja de Cliente No conformidad Real Clasificación En esta sección sólo firma quien detecta el En adelante debe ser llenado por hallazgo, Dueño del independiente Proceso o Jefe de Área respectiva, quién se hará responsable en adelante eldel documento parte haya sido completado por el dueño del procedimiento.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA A partir CALIDAD de esta ISO sección 9001-2000 en adelante, el parte debe ser completado por el Dueño de Proceso, Página: o Página el 10 de 1 Encargado Fecha: del área 22.04.09 donde se detectó el hallazgo. SECCIÓN II: TRATAMIENTO REQUERIDO (Y ACCION INMEDIATA SI ES NECESARIO) SECCIÓN III: ANÁLISIS DE CAUSA SECCIÓN IV: DESCRIPCION DE LA ACCIÓN A IMPLEMENTAR: AC: Acción Correctiva, AP: Acción Preventiva, OM: Opción de mejora AC AP OM Responsable implementación: Fec ha: / / Firma: En adelante debe ser llenado por el responsable de la verificación según fecha acordado SECCIÓN V: VERIFICACIÓN DE LA ACCIÓN IMPLEMENTADA (Se debe indicar si la acción resolvió el origen del problema e indicar cuales fueron los resultados de las acciones tomadas) Fecha de Verificación: Fecha de Cierre: Firma Verificación:
En esta sección se debe indicar la acción que se realiza en primera instancia para subsanar el hallazgo. No corresponde a la que subsana de raíz el hallazgo. SECCIÓN II: TRATAMIENTO REQUERIDO (Y ACCION INMEDIATA SI ES NECESARIO) SECCIÓN III: ANÁLISIS DE CAUSA Es importante realizar un análisis que involucre encontrar la raíz del problema que ocasionó el hallazgo, a fin de que esta AC sea SECCIÓN IV: DESCRIPCION DE LA ACCIÓN A IMPLEMENTAR: corregido con la acción a AP AC: Acción Correctiva, AP: Acción Preventiva, OM: Opción implementar. de mejora Para esto quienes completen esta sección deben OM preguntarse las razones de fondo de la ocurrencia del hallazgo. Responsable implementación: Fec ha: / / Firma: En adelante debe ser llenado por el responsable de la verificación según fecha acordado SECCIÓN V: VERIFICACIÓN DE LA ACCIÓN IMPLEMENTADA (Se debe indicar si la acción resolvió el origen del problema e indicar cuales fueron los resultados de las acciones tomadas) Fecha de Verificación: Fecha de Cierre: Firma Verificación:
SECCIÓN II: TRATAMIENTO REQUERIDO (Y ACCION INMEDIATA SI ES NECESARIO) SECCIÓN III: ANÁLISIS DE CAUSA SECCIÓN IV: DESCRIPCION DE LA ACCIÓN A IMPLEMENTAR: AC: Acción Correctiva, AP: Acción Preventiva, OM: Opción de mejora En esta sección se debe indicar la acción a implementar que subsanará el hallazgo, y que permitirá que este no vuelva a ocurrir, se debe indicar la fecha comprometida de implementación. AC AP OM Responsable implementación: Fec ha: / / Firma: En adelante debe ser llenado por el responsable de la verificación según fecha acordado SECCIÓN V: VERIFICACIÓN DE LA ACCIÓN IMPLEMENTADA (Se debe indicar si la acción resolvió el origen del problema e indicar cuales fueron los resultados de las acciones tomadas) Señalar quién es el Corresponde a la responsable de cumplir fecha en que se con la acción señalada completa el parte en el párrafo anterior. Fecha de Verificación: Fecha de Cierre: Firma Verificación:
SECCIÓN II: TRATAMIENTO REQUERIDO (Y ACCION INMEDIATA SI ES NECESARIO) SECCIÓN III: ANÁLISIS DE CAUSA SECCIÓN IV: DESCRIPCION DE LA ACCIÓN A IMPLEMENTAR: AC: Acción Correctiva, AP: Acción Preventiva, OM: Opción de mejora AC AP OM En esta sección, el dueño del Responsable procedimiento Fec / / Firma: de acciones implementación: ha: correctivas y preventivas, debe describir la acción que se En adelante debe ser llenado por el responsable de la verificación según fecha acordado implementó y que permitió que SECCIÓN V: VERIFICACIÓN DE LA ACCIÓN IMPLEMENTADA el hallazgo se diera por (Se debe indicar si la acción resolvió el origen del problema e indicar cuales fueron los resultados cerrado. de las acciones tomadas) Fecha de Verificación: Fecha de Cierre: Poner atención en la fecha de verificación y cierre, ya que no necesariamente corresponden a la misma, puede que un hallazgo necesite ser revisado dos veces hasta cerrarlo. Firma Verificación: La firma corresponde exclusivamente al Encargado del Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.
ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR: * Clasificación Hallazgos: No Conformidad No Conformidad Potencial No Conformidad Opción de Mejora T R A T A M I E N T O Acción Correctiva Acción Preventiva Opción de Mejora
TIPS PARA DEFINIR UN BUEN ANÁLISIS DE CAUSA: Identificar las causas probables. Realizar una sesión de lluvias de ideas. Preguntar para cada causa por qué es así? o por qué está sucediendo?. Continuar preguntando por qué? Al menos cinco veces. Nunca preguntar QUIEN, ya que se debe focalizar en el proceso y no en las personas involucradas.